Упростите управление рабочими заданиями в вашем учебном заведении с помощью CMMS

Давно ушли в прошлое идиллические однокомнатные школы прошлых лет. Школы теперь могут быть гигантскими объектами со своими собственными большими отделами обслуживания. Несомненно, трудно поддерживать работу. Но насколько проще было бы использовать CMMS на основе рабочих заданий?

В современных школах есть свои собственные дорожки для посадки и высадки, многоуровневые игровые площадки, асфальтированные дорожки и часто спортивные комплексы с полями и трибунами AstroTurf. В центре этих лабиринтов находятся классы, спортивные залы, ресурсные центры, кафетерии, аудитории. , компьютерные лаборатории, научные лаборатории и библиотеки. Обеспечение безопасности и соответствия нормативным требованиям — это круглогодичная работа на полный рабочий день. У большинства сотрудников и учащихся летние каникулы, но июль и август — напряженные месяцы для школьных отделов технического обслуживания, и в расписании полно наверстать упущенное.

Давайте рассмотрим, какую роль заказы на работу могут играть в обычном рабочем дне школьного управления. Мы можем использовать реальную вакансию для специалиста по техническому обслуживанию, чтобы получить хорошее представление о ежедневных проблемах, с которыми сталкиваются отделы. Следующие описания обязанностей взяты непосредственно из объявления о вакансии для начальной школы в Нью-Джерси.

Общие задачи обслуживания и ремонта

Выполнять общие задачи по техническому обслуживанию и ремонту в различных областях и в соответствии с указаниями начальника технического обслуживания и в соответствии со всеми применимыми нормами и правилами

Это хорошее место для начала, потому что оно описывает большую часть дня среднего технического специалиста. Итак, какую роль будут играть наряды на работу?

Во многих случаях заказы на работу начинаются с заявки, отправленной учителем или другим сотрудником. Мы можем представить себе учительницу рисования, заметившую сломанный кран в своей комнате. Войдя в программное обеспечение заказа на работу, она вводит краткое описание проблемы и ее местонахождение. Затем информация автоматически пересылается программным обеспечением CMMS руководителю технического обслуживания.

Учитель рисования, вероятно, включил бы очень мало информации. Но теперь супервайзер может взять тикет и превратить его в рабочее задание с большим объемом данных. Со своего рабочего стола или с мобильного устройства он получает доступ к CMMS и, если она хорошая, через ее интуитивно понятный и удобный интерфейс добавляет к рабочему заданию:

• Интерактивные карты этажа
• Списки необходимых деталей, включая текущий уровень запасов.
• Настраиваемые контрольные списки для обеспечения актуальности передового опыта.

Он может добавить еще много чего, но для сломанного крана он, скорее всего, сделает это проще. Затем он расставляет приоритеты, а затем назначает ремонт. Все зависит от относительного уровня критичности актива. Влияет ли кран в художественной комнате на то, чтобы двери школы оставались открытыми? Скорее всего нет. Но он должен учитывать безопасность студентов и сотрудников при рассмотрении любого заказа на работу. Эта грань приведет к пятнам на руках от водной краски, что не является большой проблемой. А вот сломанные качели на детской площадке с ослабленной металлической цепью представляют непосредственную опасность для любопытных детей.

В конце концов, сломанному крану, скорее всего, будет присвоен низкий приоритет. Приняв решение, руководитель теперь назначает наряд на работу. Поскольку он рассылает задания каждому сотруднику своего отдела, используя отслеживаемые заказы на работу через CMMS, он знает, где все находятся и что они делают. Просматривая текущие рабочие задания, он относит ремонт крана к рабочему дню техника. В конце дня он вернется и проверит, было ли закрыто рабочее задание, какие части использовались, и отправил ли техник какие-либо заметки.

Заказы на работу для третьих лиц

Рекомендовать ремонт или процедуры, которые выходят за рамки обязанностей, навыков или опыта, с описанием необходимых работ и спецификаций, требуемых от стороннего подрядчика.

Это случается реже в школах, но заказы на работу могут быть созданы для сторонних поставщиков. Например, для установки новой панели выключателя требуется лицензированный электрик. В отделе может не оказаться никого, кто мог бы безопасно или законно выполнить эту работу.

Несмотря на то, что работа выполняется кем-то за пределами отдела, рабочее задание поможет сделать все более гладко. Он может содержать информацию о требуемой работе, а также контактную информацию руководителя. Иметь все, что есть заказ на работу, удобно, когда дело доходит до оплаты поставщику или отслеживания каких-либо соглашений или гарантий.

Отслеживание запасов с помощью заказов на работу

Поддерживать достаточный запас деталей и расходных материалов, обычно используемых при ремонте, и запрашивать необходимые расходные материалы в соответствии с установленными процедурами школьного округа.

Хорошая CMMS упрощает отслеживание запасов. После того, как у вас есть первоначальные точные подсчеты, отслеживание запасов обрабатывается программным обеспечением заказа на работу. Детали, необходимые для ремонта, могут быть включены в рабочее задание при его создании. Когда он закрывается, уровни запасов автоматически корректируются.

В объявлении о вакансии упоминаются «установленные процедуры округа». Трудно понять, что это такое, но стоит посмотреть, как хорошая CMMS упрощает управление запасами. В программном обеспечении детали и запасы могут быть установлены с пороговыми значениями повторного заказа. Как только цифры упадут ниже этих настраиваемых уровней, CMMS сможет самостоятельно рассылать заказы, даже с учетом текущего времени выполнения заказа. Или он может уведомить отдел технического обслуживания по электронной почте о низком уровне. Ваш выбор.

Профилактическое обслуживание и отслеживание заказов

Убедиться, что все применимые нормы и законы в отношении пожарной безопасности, безопасности, здоровья и окружающей среды соблюдаются и перевыполняются.

Ведите журнал всех операций по техническому обслуживанию и ремонту.

Соответствие состоит из двух частей:соблюдение требований и доказательство того, что вы соответствуете требованиям. Во-первых, отделы используют PM, которые представляют собой особый тип заказа на работу, который планируется заранее, чтобы гарантировать, что в будущем не потребуется капитальный ремонт или замена. Они покрывают проверки и мелкое содержание. В школах PM включает в себя проверку детекторов дыма, проверку заряженности огнетушителей, а в научных лабораториях имеются приспособления для промывания глаз. После добавления PM в CMMS они становятся повторяющимися рабочими заданиями. Они гарантируют, что ничего не будет забыто.

Отслеживание заказов на работу упрощает вторую часть, доказывая, что вы соответствуете требованиям. Хорошая CMMS позволяет просматривать исторические данные, рассчитывать почти бесконечные комбинации ключевых показателей эффективности (KPI) и безболезненно создавать отчеты, которые затем можно направить в соответствующие государственные ведомства.

Организованное управление обслуживанием

Всегда демонстрируйте готовность к сотрудничеству и доброжелательность, особенно в присутствии сотрудников, учащихся и посетителей сообщества.

ОК, Заказы на работу не могут гарантировать, что каждый сотрудник вашего отдела будет приятным. Но заказы делают управление техническим обслуживанием более организованным и, следовательно, менее напряженным. Планировать проще, так что меньше неприятных сюрпризов. Заказы на работу не изменят ваше отношение. Но использование систем заявок на выполнение работ и отслеживание заказов значительно снижает вероятность того, что что-то на работе испортит вам день.