5 способов, с помощью которых программное обеспечение CMMS обеспечивает организацию работ по техническому обслуживанию

Компьютеризированное программное обеспечение для управления техническим обслуживанием — это отличный инструмент, который помогает специалистам по техническому обслуживанию стать более организованными. Программное обеспечение CMMS оптимизирует процессы обслуживания, выполняя все, от простых запросов до рабочих заданий, профилактического обслуживания, управления запасами и отслеживания времени простоя.

Поскольку повседневные дела всегда в пути, хранение рабочих заданий и другой информации вместе является сложной задачей. Если вы знаете, как лучше всего использовать свое программное обеспечение для обслуживания, выполнение необходимой работы будет намного проще. Вот пять преимуществ программного обеспечения для заказов на работу CMMS, позволяющих лучше организовать и повысить эффективность их отделов обслуживания.

Классификация ремонтных работ

Как правило, рабочие задания могут варьироваться в зависимости от различных действий и обязанностей. В зависимости от деталей, относящихся к рабочему заданию, могут применяться различные процедуры. Одни работы могут относиться к инфраструктуре, другие – к ремонту оборудования. Правильная ассоциация связанных рабочих заданий помогает найти закономерности в обслуживании объекта. Также могут быть проекты или отделы, для которых необходимо, чтобы история заказов на работу отличалась от остальных заказов на работу

Одним из ресурсов, которые можно использовать в CMMS, является программное обеспечение для рабочих заданий. Создавайте пользовательские названия работ по техническому обслуживанию и отделов (сантехника, электрика, напольные покрытия и т. д.). Любой созданный заказ на работу можно затем зарегистрировать в одной из категорий, которая свяжет его с каждым заказом на работу из той же категории или подкатегории.

Создав список категорий и подкатегорий, вы сможете лучше упорядочивать действия по техническому обслуживанию друг относительно друга и лучше структурировать отчеты по техническому обслуживанию. Это может выявить закономерности поломок или отделов, у которых есть более серьезные проблемы с обслуживанием.

Назначение разрешений пользователей для ролей обслуживания

Если у вас есть несколько пользователей в вашей системе программного обеспечения для управления техническим обслуживанием, имейте в виду, что видят ваши технические специалисты и члены группы технического обслуживания. Если их роль заключается в наблюдении за электричеством, им, вероятно, не следует выполнять заказы на мытье окон при входе в систему. Менеджеры, чья роль заключается в проверке выполненной работы, должны быть единственными, кто должен отмечать рабочие задания как выполненные. Чтобы помочь им сосредоточиться, их пользовательский доступ должен быть связан только с их ролями и обязанностями.

В зависимости от вашего программного обеспечения у вас может быть фиксированное количество пользовательских лицензий для вашей системы обслуживания. Потратьте некоторое время, чтобы просмотреть роль каждого человека и установленные для него права доступа. При необходимости многие компании-разработчики программного обеспечения могут оказать вам техническую поддержку. Свяжитесь с ними, чтобы они помогли вам узнать, какие права доступа должны быть у каждого участника.

Расписание отчетов о техническом обслуживании

Как упоминалось ранее, составление отчетов может занять много времени без правильных инструментов. Если вы знаете тип отчетов об обслуживании, которые вам нужны для отслеживания, многие программные системы могут предварительно настроить их для вас. С помощью Hippo CMMS наши клиенты создают сохраненные отчеты для просмотра конкретных действий по техническому обслуживанию — простоя оборудования, затрат на ремонт, производительности поставщика и т. д. Они доступны для просмотра или регулярно отправляются по списку электронной почты.

Сведите к минимуму или устраните бумажную работу

Улучшение управления рабочими заданиями предполагает использование наилучшего метода отслеживания процесса от начала до конца. Распечатанные заказы на работу могут потеряться между передачей от одного человека к другому. Это затрудняет припоминание важных обзоров. Поиск содержимого и документов может стать настоящей проблемой, когда они вам больше всего нужны. Вот почему полезно рассмотреть альтернативу бумаге — меньше бумаги или вообще никакой.

Если возможно, отсканируйте печатные копии руководств по оборудованию или руководств по эксплуатации и техническому обслуживанию, чтобы сохранить их на своем компьютере. Затем их можно загрузить в программное обеспечение в виде PDF-файлов, чтобы вы могли получить к ним доступ при необходимости.

Импорт контактов поставщиков и поставщиков

При обращении к поставщикам для обслуживания всегда полезно упростить процесс, насколько это возможно. Предоставление правильной информации является ключом к получению необходимой услуги или ценового предложения.

Импортируя контакты ваших поставщиков, вы можете напрямую ассоциировать поставщиков с рабочими заданиями в вашей системе. Затем это становится инструментом для отслеживания и анализа производительности поставщика с течением времени. Также полезно знать, получаете ли вы наибольшую ценность. Настройте запланированный отчет о производительности поставщиков с назначенными им рабочими заданиями. Вы можете увидеть, получаете ли вы большую ценность или пришло время искать другого поставщика.

С помощью этих ресурсов вы можете облегчить ежедневную организационную нагрузку. Настройка соответствующих категорий и подкатегорий для вызова связанных задач. Структурируйте каждую учетную запись пользователя в системе в соответствии с соответствующими ролями в группе обслуживания. Постарайтесь заблаговременно планировать отчеты о техническом обслуживании, чтобы правильно работать над просмотром информации. Включение ваших поставщиков в программное обеспечение cms (также известное как программное обеспечение для управления объектами) может помочь упростить общение и оценить их эффективность.

Планируя заранее, сокращая количество ненужного и оптимизируя шаги, вы сможете быстрее выполнять больше задач.