Как CMMS Health Care может ориентироваться в лабиринте своих правил

Качество и эффективность всегда зависят от хорошего обслуживания, но нигде это так не очевидно, как в больнице. Почти все, что делают ремонтные работники, влияет на соблюдение требований, а плановое техническое обслуживание, такое как очистка, осмотр и правильное хранение оборудования, может означать для пациентов разницу между жизнью и смертью. Контрольный список обслуживания в больнице — хорошее начало для поддержания процедур в порядке.

По крайней мере, больница полагается на эффективные процессы для поддержания постоянного потока ухода за пациентами, гарантируя, что определенное количество пациентов осматривается по установленному графику. Отказ оборудования и пропущенные задачи могут увеличить время ожидания пациента и создать нагрузку на персонал больницы и резервное оборудование.

Программное обеспечение для управления больничными учреждениями — это основной инструмент, используемый организациями для соблюдения нормативных стандартов и снижения затрат за счет централизации процессов. Хотя многие больницы уже внедрили программное обеспечение для управления техническим обслуживанием, некоторые организации все еще используют децентрализованные ручные методы. Если ваша организация еще не присоединилась к CMMS, читайте дальше, чтобы узнать больше о преимуществах программного обеспечения для управления техническим обслуживанием для больниц.

Ваша больница борется за соблюдение нормативных требований?

Больницы являются одними из самых регулируемых учреждений, и отдел технического обслуживания играет важную роль в соблюдении этих правил. Закон о конфиденциальности и переносимости медицинского страхования (HIPAA) — это закон, который, среди прочего, требует надежной защиты личной и медицинской истории пациентов. профилактическое обслуживание. Для упрощения рутинных задач необходимо следовать политике обслуживания больницы и руководству по процедурам. Если работа не планируется тщательно, работники оказываются в местах, где они подвергаются воздействию защищенной медицинской информации (PHI). Это помещает их в сферу действия HIPAA, что требует дополнительного обучения и мер безопасности и без необходимости увеличивает риск нарушения.

Задачи обслуживания, связанные с ИТ-оборудованием или областями, где хранятся данные, необходимо выполнять осторожно, чтобы свести к минимуму риск взлома. Для этого требуются дополнительные протоколы для обеспечения выхода рабочих станций из системы или блокировки картотечных шкафов до проведения технического обслуживания. Соответствие требованиям HITECH требует дополнительных затрат на техническое обслуживание для обеспечения эффективного использования технологии. Компьютеры, сети и другие ИТ-ресурсы требуют регулярного обслуживания, чтобы обеспечить их безопасность и постоянную работоспособность.

Кроме того, существуют правила Министерства здравоохранения, требования Объединенной комиссии, опросы HCAHPS, которые влияют на общественное мнение о больнице, и необязательные стандарты, такие как требования Кодекса безопасности жизнедеятельности, которые многие больницы предпочитают соблюдать.

В таком запутанном лабиринте правил и положений недостаточно чинить вещи, когда они ломаются. Менеджеры по техническому обслуживанию должны быть в состоянии установить стандарты и расставить приоритеты задач, чтобы обеспечить соблюдение требований по ремонту и профилактическому обслуживанию. Компьютеризированное программное обеспечение для управления техническим обслуживанием — это эффективный инструмент, который гарантирует, что ничто не будет упущено из виду и не будет упущено.

Этот пример из практики Philhaven Health Care иллюстрирует возможности правильного программного обеспечения CMMS. Этот поставщик поведенческих медицинских услуг изо всех сил пытался справиться с их быстрым ростом, используя традиционные методы управления обслуживанием. С 12 офисами, включая больницу на 103 койки, бумажные заказы на работу и электронные таблицы Excel уже не подходили. Джим Ипсен, директор по инфраструктуре в Филхейвене, объясняет:

«Чтобы эффективно и действенно управлять операциями по техническому обслуживанию на наших объектах и ​​демонстрировать соблюдение требований регулирующих органов, нам нужна была более гибкая система управления техническим обслуживанием, позволяющая записывать и сообщать о статусе задач».

Программное обеспечение для управления техническим обслуживанием Hippo позволило Филхейвену «упростить общение между всеми сторонами, участвующими в создании, выполнении и обработке рабочих заданий». Функция управления активами и оборудованием позволила им отслеживать техническое обслуживание на своих объектах, гарантируя, что ни одна задача обслуживания не будет упущена. Это не только упростило проверку соответствия, но и повысило эффективность. Это означает более высокий уровень обслуживания, более низкие риски несоблюдения требований и сокращение расходов в рамках всей организации.

Отсутствует ли в вашей больнице стандартизация процессов? В управлении обслуживанием больниц каждая задача должна соответствовать определенным шагам и ориентирам. Все, что влияет на соблюдение требований, безопасность или миссию больницы — стерилизация инструментов, обслуживание медицинского оборудования и даже проверка аварийного оборудования — должно выполняться особым образом, чтобы свести к минимуму риски и максимально повысить качество обслуживания. Даже несложные задачи должны быть прописаны шаг за шагом в мельчайших деталях.

Сарафанное радио или практическое обучение ненадежны. В больницах работают от десятков до сотен человек, отвечающих за техническое обслуживание. Такие задачи, как обслуживание сложного диагностического оборудования или управление и мониторинг ИТ-безопасности, обычно выполняются сторонними подрядчиками, а обычное техническое обслуживание объектов часто осуществляется по контракту. Текучесть часто высока, и в любой момент больница может сменить поставщиков или передать на аутсорсинг обязанности, которые ранее выполнялись собственными силами.

Даже с СОП для каждой единицы оборудования трудно обеспечить их соблюдение без программного обеспечения для управления техническим обслуживанием. Если они хранятся в электронной таблице или папке, у работников часто нет практического способа получить к ним доступ, когда им это нужно; Непрактично, чтобы все бежали обратно в офис техобслуживания, чтобы перепроверить процедуры и убедиться, что они все сделали правильно. Работа с памятью приводит к ошибкам и пропущенным шагам, а использование бумажной системы затрудняет организацию и повторение.

Мощное программное обеспечение для управления рабочими заданиями по запросу позволяет легко обеспечить своевременное выполнение работ независимо от назначенного работника — от штатных ремонтников до внешних подрядчиков, которые приходят только один или два раза в год. Заказы на работу имеют настраиваемые поля, что позволяет менеджерам объектов указывать как можно меньше или больше информации, как это необходимо. Необходимые инструменты, документы, вопросы безопасности и другие данные доступны в рабочих заданиях, что позволяет работникам ссылаться на всю информацию, относящуюся к этому ремонту.

Доступ к заказам на работу могут получить как внутренние ремонтные работники, так и сторонние поставщики. Все пользователи могут получать заказы на работу в любом месте, где у них есть подключение к Интернету, с возможностью обновлять информацию о заказах на работу с поля с помощью мобильного приложения CMMS. Администраторы могут сортировать, отслеживать и просматривать ход выполнения заказов на работу, следя за тем, чтобы все выполняли поставленные задачи и все выполнялось.

Можете ли вы привлечь сотрудников и поставщиков к ответственности? Отслеживание рабочих заданий, истории ремонта и других факторов помогает не только ремонтникам; он также обеспечивает руководству наглядность, необходимую для обеспечения подотчетности в масштабах всей организации. Подробные отчеты о техническом обслуживании позволяют менеджерам сразу увидеть статус всех рабочих заданий, отфильтрованных по определяемым пользователем категориям в виде простых в использовании диаграмм. Легко увидеть, какие задачи выполнены, а какие просрочены — отсортируйте по приоритету, типу задания и другим критериям.

Отчеты CMMS упрощают извлечение записей истории обслуживания. Пользователи могут анализировать затраты, разбивая их по обычным и сверхурочным часам работы, используемым деталям и материалам, а также по счетам. Отчеты истории технического обслуживания также дают точное представление о ключевых показателях производительности. Наличие этих данных позволяет легко найти поставщика с наиболее конкурентоспособной ценой, продвигать сотрудников с лучшим послужным списком или назначать низкоэффективных работников для дополнительного обучения. Это также помогает принимать более стратегические кадровые решения, позволяя менеджерам сравнивать подрядчиков и сотрудников напрямую.

Программное обеспечение для управления техническим обслуживанием так же полезно для управления запасными частями и другими запасами, как и для планирования рабочих. Функция отчетов об инвентаризации позволяет менеджерам просматривать и сортировать весь запас одним взглядом. Когда детали и материалы заканчиваются, оповещения по электронной почте отправляются нужным людям для повторного заказа, гарантируя постоянную доступность критически важных деталей. В модулях управления запасами CMMS также хранится контактная информация о поставщиках, поэтому при необходимости пополнения запасных частей и материалов это можно сделать без промедления.

Наглядность и подотчетность отчетов были важной характеристикой для многих руководителей учреждений, включая Рейнольда Питерса из регионального управления здравоохранения Манитобы, Southern Health. Организация охватывает почти 27 000 километров и работает по децентрализованной модели, что ставит уникальные задачи. Хотя центральный орган контролирует некоторые из их учреждений, многие из их больниц, клиник и центров престарелых управляются независимо, поэтому трудно проверить постоянную работу их отдела технического обслуживания.

Использование программного обеспечения Health Care CMMS позволило им революционизировать свой отдел технического обслуживания. По словам Питерса, менеджера по строительству и энергосбережению, программное обеспечение для технического обслуживания позволяет им видеть, «кто выдал наряд на выполнение работ, и знать, к кому обращаться, если возникнут какие-либо проблемы с документацией». Они могут использовать отчеты и контрольные показатели для сравнения производительности между объектами, выявляя проблемы контроля качества до того, как они станут серьезной проблемой. И они смогли сделать это, продолжая работать с местной автономией, которая позволяет каждому учреждению наилучшим образом удовлетворять потребности своего сообщества.

Приняли ли вы программу профилактического обслуживания? В такой отрасли, как производство, где поломка машины может привести к остановке производства, все понимают преимущества профилактического обслуживания, но многие организации здравоохранения до сих пор пренебрегают им. Тем не менее, больницы также имеют критически важную инфраструктуру, которую необходимо регулярно обслуживать. Это не просто ключевое оборудование, такое как система жизнеобеспечения, отказ которого может иметь катастрофические последствия; неожиданный отказ инфраструктуры HVAC, резервных источников питания или дезактивационного оборудования также может снизить уровень производительности и серьезно повлиять на уход за пациентами.

Даже когда на карту не поставлена ​​жизнь, профилактическое обслуживание дает больницам огромные преимущества. От МРТ до холодильных установок наличие формализованной программы планового обслуживания продлит срок службы активов. Это экономит деньги и сводит к минимуму простои, позволяя медицинским учреждениям обеспечивать более высокий и стабильный уровень обслуживания.

Правильное программное обеспечение для профилактического обслуживания позволяет больницам использовать единую систему для планирования, отслеживания и подтверждения регулярного ремонта, от лаборатории крови до кухни столовой. Заказы на работу планируются на основе календарной частоты или показаний счетчиков с плавающими параметрами, установленными для корректировки будущих заказов на работу на основе самой последней даты обслуживания.

В CMMS рабочие задания по профилактическому обслуживанию устанавливаются таким образом, что они автоматически назначаются нужному рабочему или техническому специалисту или отправляются администратору, который затем может их назначать. Сроки выполнения, расширенные напоминания и другие функции планирования упрощают планирование, позволяя работникам расставлять приоритеты для важных задач по обслуживанию, не прерывая свои обычные обязанности.

<час>

Программное обеспечение для управления обслуживанием поддерживает все, что делает ваша больница. Это упрощает достижение целей соответствия, способствует подотчетности, позволяет принимать стратегические решения о поставщиках и персонале, а также увеличивает срок службы больничного и обслуживающего оборудования.

Компания Hippo Health Care CMMS специализируется на предоставлении систем управления техническим обслуживанием для отрасли здравоохранения. Он был успешно внедрен в более чем 200 больницах, пенсионных сообществах, клиниках и домах престарелых. Свяжитесь с Hippo CMMS, чтобы узнать больше о нашем простом программном обеспечении для управления обслуживанием медицинских учреждений.