Серия экспертов по CMMS, часть 4:Четыре фактора, влияющие на настройку вашего программного обеспечения

На прошлой неделе в Часть 3 из нашей Экспертной серии CMMS , мы показали вам три типа настройки CMMS с разбивкой по стоимости, срокам внедрения и соображениям, которые вы должны знать, прежде чем принимать решение об интеграции. Чтобы завершить этот выбор, часть 4 дает вам представление о четырех факторах, которые следует учитывать при выборе типа установки.

Мы объединили наши потрясающие основы программного обеспечения CMMS и не только Руководство для вашего удовольствия от загрузки здесь! Не хотите читать всю серию блога? Тогда получите его сейчас.

Мы разработали простую блок-схему, чтобы определить наилучший план действий для быстрого запуска вашей системы. В этом разделе мы рассмотрим вопросы, расположенные в синих кружках на графике и относящиеся к четырем факторам, влияющим на настройку. Поняв четыре фактора, вы сможете использовать блок-схему для определения оптимального типа настройки.

Четыре фактора, влияющие на тип установки

1-Существующее программное обеспечение для управления техническим обслуживанием- Проще говоря, если у вас уже есть программное обеспечение для управления обслуживанием и вы хотите перейти на другого поставщика, большая часть работы по настройке уже может быть выполнена за вас. У вашей команды будет меньше препятствий при первоначальной настройке новой базы данных и интеграции программных процессов в их повседневную деловую жизнь. Это пригодится во время развертывания части 3. На данный момент основной вопрос, который вам нужно задать себе, это «позволяет ли эта текущая система экспортировать ваши данные?». Если ответ да, то вам повезло! Ваша настройка стала намного проще, а отслеживание истории обслуживания стало намного обширнее. Перенося данные истории обслуживания из старой системы в новую, вы получите плавное и последовательное отслеживание с самого начала вместо потери данных во время переключения. В дополнение к истории обслуживания, списки активов и оборудования, пользователей, запасов и запасных частей, а также шаблоны рабочих заданий обычно могут быть перенесены из старого программного обеспечения в новое. Служба поддержки вашего поставщика может помочь вам очистить и импортировать данные, что значительно упростит этот процесс.

Если ваша текущая система не позволяет извлекать ваши данные, возможно, вам предстоит немного больше работы, и именно здесь в игру вступает персонал службы поддержки поставщика. Возможно, вы сохранили старые электронные таблицы с перечисленной информацией об активах и оборудовании, или, возможно, ваш текущий поставщик может получить информацию из вашей старой базы данных. Если ничего не помогает, вы можете, по крайней мере, использовать свою старую учетную запись в качестве руководства для настройки новой, показывая вам оборудование или активы, которые вы использовали для отслеживания, и копируя их в свою новую базу данных. На этом этапе рекомендуется полная или частичная установка, чтобы вы могли быстро и правильно начать работу.

2-Бюджет интеграции- Как указано в Части 1, убедитесь, что в вашем бюджете есть место для платы за интеграцию. Почасовая оплата импорта может составлять от 150 долларов в час. до $250/час. в зависимости от поставщика, в то время как другие могут включать эту плату в лицензию или вообще съедать стоимость. Аудиты на местах имеют широкий диапазон цен, поскольку они обычно добавляют суточные на командировочные расходы и расходы на питание, и они основывают цену на количестве активов, задействованных в аудите. 1000-3000 долларов в день дают вам представление о цене аудита. Независимо от того, какой путь настройки вы выберете, мы настоятельно рекомендуем вам выбрать некоторую помощь в настройке вашей системы, а это означает, что вам нужно будет по крайней мере частично выделить бюджет на эти услуги.

3-Сроки реализации- Вы можете просмотреть временные рамки внедрения в три разных периода:краткосрочный (1–3 месяца), среднесрочный (3–6 месяцев) и долгосрочный (6 месяцев–1 год). Если вы не спешите запускать эту новую систему, у вас может быть больше времени, чтобы медленно и постепенно настроить ее самостоятельно. Вы можете потратить время на подготовку своих списков для импорта, проведение собственного аудита с привлечением внутреннего персонала и получение отзывов от коллег по команде о том, какие разрешения им требуются, или активы, которые они хотели бы отслеживать. Если вам нужно, чтобы ваша система работала быстрее, возможно, имеет смысл нанять профессионала, который сделает эту работу за вас. Благодаря своему опыту в отрасли и простоте использования собственного продукта поставщики могут провести полный аудит и настроить вашу учетную запись в течение месяца или меньше.

4-Выделенный внутренний ресурс- В качестве контактного лица для настройки и текущей поддержки системы должен быть назначен специальный штатный сотрудник. Этот человек должен быть тем, кто будет регулярно использовать систему и может передавать новую информацию своей команде пользователей программного обеспечения. Этот «чемпион программного обеспечения» может помочь настроить новую систему, собрав информацию об активах, заполнив электронные таблицы импорта и интегрировав эту информацию с программным обеспечением. Некоторые организации используют навыки стороннего консультанта по программному обеспечению, чтобы помочь правильно изучить новую систему и настроить ее. Другие организации поручают летним стажерам или стажерам настроить систему, что делает этот крупный текущий проект на время действия их контракта. Этот временный наем может иметь смысл в качестве контакта для первоначальной настройки, но убедитесь, что этот чемпион успешно передал свои знания остальной команде, которая будет использовать систему на постоянной основе. Если в вашей команде есть ответственный сотрудник, которому поручено настроить вашу систему, базы данных могут быть запущены и запущены гораздо быстрее, чем те, кто не делает это приоритетом в отделе обслуживания.

Мы объединили наши потрясающие основы CMMS и не только Руководство для вашего удовольствия от загрузки здесь! Не хотите читать всю серию блога? Тогда получите его сейчас.

Прочитайте часть 5 нашей Экспертной серии CMMS где мы обсуждаем 5 советов по оптимизации стратегии развертывания CMMS.