Три преимущества автоматизации счетов к оплате

Менеджеры цепочки поставок уже давно сталкиваются с проблемами, когда речь идет о процессах кредиторской задолженности и закупок до оплаты (P2P). Несмотря на переход к цифровым технологиям, происходящий во всех отраслях, многие организации по-прежнему полагаются на ручные бумажные процессы AP для утверждения и оплаты счетов. Это создает множество проблем, в том числе отсутствие контроля над сроками платежей поставщикам, исключения для счетов-фактур, которые отнимают драгоценное время персонала, и плохую прозрачность как для вашей финансовой команды, так и для поставщиков.

Хорошая новость заключается в том, что, переходя на цифровые технологии в процессе обработки счетов к оплате, вы можете исключить медленный и подверженный ошибкам процесс, который является основной причиной многих проблем с вашими поставщиками. Таким образом вы сократите расходы, оптимизируете денежный поток, получите представление о непогашенной кредиторской задолженности в режиме реального времени и предотвратите возможные сбои в цепочке поставок до того, как они произойдут.

Устранение исключений для счетов

В идеальном мире исключения для счетов-фактур были бы редкостью. Но для многих организаций, все еще использующих устаревшие процессы AP, это просто не так. Фактически, недавнее исследование Ardent Partners показало, что 62% специалистов AP согласны с тем, что исключения из счетов-фактур доставляют им самые большие головные боли в их повседневной жизни.

На устранение исключений по счетам-фактурам уходит много времени, но они также приводят к несогласованным платежным циклам.

Как менеджер цепочки поставок вы можете понять, почему AP хочет устранить исключения для счетов. Но вы можете задаться вопросом, зачем вам это нужно.

Представьте, что счета-фактуры поставщика приостановлены, потому что товары не были получены, и AP не может выполнить трехстороннее сопоставление. В этом сценарии многие поставщики будут удерживать клиентов в кредит. Некоторые могут вообще отказаться от отгрузки дополнительных товаров.

Даже если ситуация не доходит до таких крайностей, вашим поставщикам не платят своевременно. В лучшем случае это приводит к плохим отношениям с поставщиками и нестабильности для поставщиков, которые оказываются в затруднительном положении с деньгами.

Масштабирование возможностей получения скидки при ранней оплате

Хотя пандемия COVID-19 нарушила цепочки поставок по всему миру, не все организации почувствовали такой же уровень боли. Те, у кого были автоматизированные процессы с использованием платформ «программное обеспечение как услуга» (SaaS), смогли быстро перейти на удаленную рабочую силу без особых проблем. В области AP это означало, что сотрудники могли обрабатывать счета из любого места - и в любом масштабе.

Если финансовый менеджер хотел досрочно заплатить сотням или тысячам поставщиков, чтобы извлечь выгоду из скидки за досрочную оплату, это не было проблемой. С другой стороны, если целью была оптимизация денежного потока, отложить платеж до последнего возможного дня в рамках сроков было легко.

Обеспечьте прозрачность процессов AP и P2P

Чем более прозрачна ваша цепочка поставок, тем проще прогнозировать денежные потоки, выявлять потенциальные сбои до их возникновения и принимать решения на основе данных. К сожалению, когда вы полагаетесь на рабочий процесс выставления счетов на бумажной основе, практически невозможно увидеть, где обстоят дела в любой момент времени.

Автоматизируя процессы AP / P2P, вы можете получить круглосуточную прозрачность всего процесса выставления счетов. Это устраняет неожиданности и улучшает бизнес-аналитику, что позволяет непрерывно оптимизировать свои операции, используя аналитические данные в реальном времени.

Если ваша организация все еще использует бумажные рабочие процессы AP, ваша цепочка поставок не может быть настолько эффективной, насколько это возможно. Инвестируя в инструменты, автоматизирующие процесс AP, вы можете создать цифровое соединение со своими поставщиками, которое позволит вам:

• Избегайте сбоев в цепочке поставок, избегая приостановки кредита или полного отключения;
• Упростить управление данными о поставщиках, собрав все необходимые данные (например, W-9 и информацию о банковском счете) в одном месте;
• Улучшение отношений с поставщиками за счет прозрачности статуса платежа и своевременности оплаты; и
• Убедитесь, что AP, внутренние закупщики и менеджеры отделов тратят время только на деятельность по добавлению стоимости.

Сложите все это, и автоматизация AP - простой способ убедиться, что ваша цепочка поставок продолжает работать эффективно, одновременно повышая производительность и прибыльность.

Шан Хак - вице-президент по корпоративной стратегии и развитию Transcepta, облачной платформы для оплаты закупок.