Три тенденции, определяющие закупки в период пандемии

В лучшие времена процесс закупок может быть непростым. Работа с тысячами контрактов с поставщиками, соглашениями о неразглашении информации и переговорами при соблюдении требований различных отраслевых норм и одновременном обращении к многочисленным заинтересованным сторонам и лицам, принимающим решения, - непростая задача.

Когда в начале 2020 года пандемия COVID-19 застала мир врасплох, эти вопросы еще больше осложнились возникшими неожиданными изменениями, такими как почти повсеместный и немедленный переход на удаленную работу. В течение года, когда компании по всему миру научились приспосабливаться к новой динамике, одна вещь стала совершенно очевидной. Правильное управление контрактами и обеспечение их выполнения никогда не были так важны. Столкнувшись с беспрецедентными универсальными проблемами, эти критически важные активы необходимо было защитить и оптимизировать сейчас и в будущем.

В ответ на кризис компании, которые подготовились не только к тому, чтобы стать более устойчивыми и устойчивыми изнутри, но и способны учитывать будущие изменения, которые произойдут по мере пересмотра операционных моделей и цепочек поставок, будут намного лучше в долгий пробег.

По мере того, как мы приближаемся к новым реалиям мира после COVID-19, три новых тенденции проливают свет на то, почему управление контрактами и закупки должны быть главным приоритетом для организаций, стремящихся к долгосрочной устойчивости и успеху.

Больше предприятий считают важными. С начала пандемии 16 критических секторов инфраструктуры были определены как те, чьи активы, системы и сети, физические или виртуальные, считаются жизненно важными для Соединенных Штатов. К ним относятся здравоохранение, пищевая промышленность и сельское хозяйство, критическое производство, химическая промышленность и многое другое.

В результате практически каждая организация, важная она или нет, стала лучше осознавать свою значимость для клиентов, которых она обслуживает. Осознание этого помогло компаниям четко сфокусировать внимание на важности концентрации усилий на расстановке приоритетов товаров и услуг в соответствии с критически важными бизнес-потребностями их клиентов. Чтобы сделать это эффективно, процесс управления закупками и контрактами должен быть эффективным и управляться централизованно.

Granite Construction Inc., которая называет себя «Американской инфраструктурной компанией», является примером важного бизнеса. Для Granite это означало, что бизнес должен был продолжаться, несмотря на вспышку COVID-19. С его бригадой на местах, отделам бэк-офиса пришлось перейти к работе из дома, не пропуская ни одного шага. К счастью, у Granite уже была автоматизированная система программного обеспечения для управления контрактами. Но до этого у Granite возникли бы серьезные проблемы, потому что администраторам субподрядчиков пришлось бы тратить большую часть своего времени на управление контрактами, которые исторически хранились в ящиках для входящих сообщений, на локальных жестких дисках или в картотечных шкафах. Завершение проверок и согласований было вопросом их физического проведения по коридору. По очевидным причинам эти методы создали бы множество проблем при работе на дому.

Кризис в области здравоохранения, связанный с COVID-19, выявил важность закупок и заключения контрактов. Хотя основные предприятия, возможно, в первую очередь столкнулись с необходимостью быть готовыми к любой ситуации, все предприятия осознают, что они подвержены риску без централизованного и оптимизированного процесса закупок и системы управления контрактами.

Соглашения сложнее и требуются быстрее. Сегодняшние предприятия работают в мире, в значительной степени руководствующимся контрактами. По мере того, как компании становятся зрелыми и международные границы растворяются благодаря Интернету, контракты становятся все сложнее, поскольку команды, которые их создают и поддерживают, борются с массой новых правил, влияющих на соглашения в глобальном масштабе.

Например, организации групповых закупок для большого количества больниц потребовалось найти новые источники средств защиты на местном уровне, поскольку возникли проблемы с поставками из-за рубежа. Больницы, нуждающиеся в этом, были в авангарде национальных ответных мер на пандемию. Отдел закупок должен был проверить 3000 потенциальных поставщиков в течение восьми недель, обеспечивая при этом их качество и подписывая сложные контракты, которые позволили бы различным и несвязанным юридическим лицам покупать и оплачивать по одним и тем же зонтичным контрактам без ущерба для каких-либо нормативных требований отрасли здравоохранения. Вице-президент по закупкам упомянул, что благодаря новым автоматизированным процессам компании они смогли сделать это примерно за 12 недель. Раньше на создание этого тома у них ушло бы от девяти до двенадцати месяцев, несмотря на то, что все были наготове.

Это прямо говорит о том, почему управление контрактами необходимо для преодоления периодов неопределенности. Чтобы добиться успеха после пандемии, организации должны подумать о том, как справляться со многими сложностями, связанными с контрактами, включая такие важные вопросы, как управление, таким образом, чтобы не подвергать их риску.

Ускорение облачных технологий. Организации перемещают свои данные в облако быстрее, чем когда-либо, в ответ на бизнес-проблемы, вызванные пандемией COVID-19. Фактически, согласно новому исследованию, глобальная пандемия ускорила преобразование облачных технологий почти для половины организаций. Облачные платформы позволяют поддерживать доступность и работу систем без необходимости в выделенных ресурсах или дополнительных капиталовложениях. Поэтому неудивительно, что эта тенденция также влияет на закупки и заключение контрактов.

Облачные решения для управления жизненным циклом контрактов предлагают значительные преимущества. Доступ к централизованному и автоматизированному репозиторию контрактов, размещенному в защищенной облачной среде, предоставляет организациям полную прозрачность контрактов, устраняя потери рабочего времени и повышая эффективность. Предоставляя единый источник достоверной информации о правах и обязательствах компании по своим контрактам, программное обеспечение для управления контрактами значительно снижает риск пропуска сроков и штрафов или, что еще хуже, судебных разбирательств. Кроме того, он ускоряет процесс закупок, обеспечивает соблюдение контрактов и оптимизирует выполнение соглашений, от создания контракта до отчетности.

Ускорение перехода к облаку открывает множество возможностей для организаций, и с точки зрения управления данными контрактов они находят огромную ценность, применяя их к интеллектуальным решениям для управления контрактами в этой критической экономической среде.

Суть в том, что инновации в управлении жизненным циклом контрактов нарушают нормы, а нынешняя пандемия подчеркивает важность управления закупками и контрактами в нестабильном мире. Упреждающие и интеллектуальные подходы к этим ключевым процессам позволят предприятиям иметь гораздо большую прозрачность и получать полезную информацию, которая напрямую влияет на чистую прибыль.

Вивек Бхарти, генеральный менеджер по управлению продуктами в Icertis.