Производители слушайте! Воспользуйтесь Облаком или выйдите прямо сейчас

Для многих организаций облако по-прежнему предназначено для хранения и резервного копирования. Для организаций, стремящихся выйти за рамки этого, облако может стать трансформационным, позволив...

Для многих организаций облако по-прежнему предназначено для хранения и резервного копирования. Для организаций, стремящихся выйти за рамки этого, облако может стать трансформационным, позволяя предприятиям эффективно конкурировать на рынке, где доминируют крупные корпорации.

Зачем начинать с кредиторской задолженности?

Традиционно производители получают большое количество счетов-фактур от поставщиков. Обработка счетов вручную требует значительного количества времени и ресурсов, как человеческих, так и финансовых. Кроме того, постоянное достижение полной точности во время ручных процессов может быть затруднено, так как всегда есть вероятность ошибки.

Эта трудность усугубляется в современной производственной среде, когда счета-фактуры поступают в разных форматах из разных мест. Счета теперь поступают на бумаге, из онлайн-систем, по электронной почте и в виде PDF-файлов. Сложные ручные процессы могут привести к тому, что время выполнения работ превысит 14 дней, что приведет к риску штрафов за просрочку расчетов и упущению возможности воспользоваться скидками за досрочную оплату и улучшением отношений с поставщиками.

Хотя по статистике более крупные предприятия хуже оплачивают счета вовремя, у них есть наличные деньги и финансовые возможности для погашения комиссий за просроченные расчеты. Это не относится ко многим организациям, которые имеют меньший доступ к надежному и последовательному финансированию и меньше наличных средств для покрытия расходов. Эффективное управление AP решает эту проблему, избегая испорченных отношений с поставщиками, которые могут отказаться от заключения будущих соглашений, если сочтут компанию ненадежной.

Успех производственного бизнеса зависит от эффективности производственных линий. Автоматизация административных процессов высвобождает ресурсы, которые можно использовать для других дополнительных услуг, таких как сохранение производства на месте и снижение потребности в аутсорсинге. Если производство уже распределено между несколькими глобальными офисами, счета-фактуры могут загружаться локально, автоматически обрабатываться и управляться в штаб-квартире.

Закладывая основы автоматизации с помощью AP, организация может начать с основного процесса, а затем распространить его на весь набор финансовых процессов. Затем производители могут автоматизировать обработку заказов на продажу, накладных и заявок на покупку. Автоматизация финансового пакета таким образом максимизирует как производительность, так и рентабельность инвестиций.

Чем может помочь облако?

Облако — это инфраструктура, в которой приложение или программа могут работать на многих разных компьютерах одновременно. Хотя это может относиться к другим типам сетей, облачные вычисления обычно относятся к Интернету. В этом смысле компания может предоставить доступ к программному обеспечению, но будет хранить его на своем центральном сервере, а не выдавать клиенту физическую копию. Затем клиенты могут получить доступ к программному обеспечению и использовать его, подключившись к Интернету и войдя на защищенный сервер. Это модель «программное обеспечение как услуга» (SaaS).

Поскольку программное обеспечение запускается на центральном сервере поставщика, клиенту не нужно хранить и запускать программное обеспечение на своем компьютере, освобождая память на компьютере и повышая производительность.

Облачная точка доступа

Использование облачной модели SaaS для автоматизации функции точки доступа в бэк-офисе позволяет внедрить комплексное решение для сбора и обработки счетов с минимальным участием ИТ-специалистов или инвестициями в дополнительное оборудование и программное обеспечение.

Наиболее эффективные решения будут извлекать данные из документов автоматически, понимая разницу между (например) текстом, который является адресом или названием компании, и номером заказа на поставку. Автоматизируя извлечение этой информации, производители могут автоматически сопоставлять счета-фактуры с заказами на покупку и накладными. Если все соответствующие документы доступны и информация совпадает, программное обеспечение может обрабатывать счета для оплаты и безопасно хранить информацию вместе в облаке.

Сейчас производители находятся в лучшем положении, чем когда-либо прежде, для полной автоматизации бизнес-процессов. Исторически так сложилось, что с самого начала требовалось дорогостоящее дополнительное оборудование, программное обеспечение и инфраструктура, поэтому комплексная автоматизация процессов была доступна исключительно крупным организациям. Модель SaaS позволяет даже небольшим производителям получать те же результаты без первоначальных инвестиций и с очень коротким временем внедрения. Через несколько недель менеджеры смогут утверждать счета на стороне, даже вне офиса.

Для многих организаций перенос автоматизации бизнес-процессов в облако повысит безопасность. Обеспечение уровней безопасности и избыточности, которые будет иметь поставщик SaaS или облачных услуг, чрезвычайно дорого обходится с местной инфраструктурой. Следовательно, переход от локальной ИТ-системы к облачной службе может повысить безопасность и эффективность бизнеса.

Позиционирование производителей для роста

В дополнение к обработке счетов, управлению платежами, планированию движения денежных средств и поддержанию текучести цепочки поставок производителям необходимо обеспечить эффективное документальное сопровождение аудита. Использование облачных функций позволяет компаниям оптимизировать финансовые функции и значительно сократить время, необходимое для обеспечения соответствия требованиям. Сервисы облачной автоматизации позволяют предприятиям любого размера сканировать каждый счет-фактуру, когда он поступает, немедленно гарантируя, что копия надежно хранится в Интернете. Облачные системы выставления счетов позволяют производителям расти, позволяя им использовать преимущества гибкого развертывания ресурсов и возможности эффективного масштабирования бизнес-операций. Экономия времени на 75 процентов для финансовых функций является обычным явлением, особенно для компаний, которые имеют большое количество поставщиков и должны обрабатывать более 5000 счетов-фактур в год.

Обработка счетов больше не отнимает драгоценное время лиц, принимающих решения. Вместо этого менеджеры могут сосредоточиться на небольшом количестве исключений, которые идентифицирует программное обеспечение. Одобрить их можно откуда угодно:со смартфона, ПК или планшета. Вместо того чтобы тратить ценное офисное время на обработку кучи счетов, менеджеры могут свободно развивать бизнес, улучшать отношения с поставщиками и конкурировать с лучшими на рынке.

Исследование, проведенное ReadSoft, показало, что 77% производителей считают, что рост сдерживается ручной обработкой заказов на продажу, при этом 61% компаний по-прежнему получают бумажные заказы на продажу, которые необходимо обрабатывать вручную. Автоматизируя основной процесс AP, организации получают возможность роста за счет технологий. Таким образом, это четкий и простой шаг к автоматизации заказов на продажу и сокращению на 42 процента времени задержки выполнения заказов на продажу.