Десять лучших советов по RPA:взгляды от UiPath, Blue Prism и Kofax

Совет по передовой практике RPA:следите за тремя Т

Слон в гостиной:развертывание RPA

Компании склонны внедрять RPA понемногу, а затем останавливаться:внедрение останавливается. Это привело к заявлениям о чрезмерной рекламе RPA; степень цинизма.

Главный евангелист Гай Кирквуд UiPath сказал об этом так:«Организации и партнеры по внедрению используют RPA в качестве первого шага на пути к цифровой трансформации, потому что это относительно быстро и дешево. Они говорят:«Мы отправим вас в путешествие по цифровой трансформации, давайте начнем с использования RPA, чтобы сократить расходы, повысить эффективность и настроить вас на цифровое мышление». Однако происходит то, что через определенное время они останавливаются. У них есть лидер, который распространяет информацию по одному отделу, может быть, по нескольким, скажем, по финансам, по кадрам и по закупкам, но как мы собираемся внедрить ее в службу поддержки клиентов?»

Ряд экспертов по RPA, с которыми мы беседовали, давали советы о том, как решить эту проблему.

Совет первый:остерегайтесь сигнала сирены

Согласно греческой мифологии, сирены, существа с внешностью красивых женщин, заманивали моряков, чтобы они подвели свои корабли слишком близко к берегу, где их корабли разбивались о скалы.

РПА вроде бы такой. На первый взгляд он прост в использовании, его можно внедрить в рамках отдела.

Джейн Конрой, директор по работе с клиентами в Blue Prism, говорит:«Похоже, что первоначальные пользователи думают, что, поскольку сам инструмент настолько прост в использовании, они думают, что «мы достигли этого, мы знаем, что мы делаем сейчас». И они этого не делают. Потому что они должны строить фундамент. Они поняли, что у них есть инструмент, с которым потенциально можно что-то сделать, но им еще нужно разработать бизнес-обоснование».

Совет второй:не делайте это в тени

Крис Хафф, директор по стратегии в Kofax, советует с самого начала привлекать к работе рабочую силу, тех, на кого это повлияет, кого это расширит возможности. «Это управление изменениями 101, — говорит он, — но часто при автоматизации упускаются именно эти мягкие вещи».

У Криса есть конкретный совет:он предложил снять короткое двух с половиной минутное видео с записью пилотного этапа. «Начните с интервью с работниками, участвующими в проекте, с самого начала; спросите их, что они думают об автоматизации. Обычно они сидели, скрестив руки, и у них было жесткое выражение лица, потому что они боялись неопределенности. «Это заменит меня, я потеряю работу, я не смогу обеспечить свою семью?» Затем, от 45 до 60 секунд, поговорите с теми же людьми на полпути к пилотной версии, как правило через три или около того недели. Вы часто видите, что они расслабились, и они начали бы говорить о роботе, как будто это действительно коллега, и он помогает им, позволяя им действовать, а не, например, собирать данные. Затем вперед ветер до конца пилота; как правило, вы видите одних и тех же людей, «наклоняющихся к нам и улыбающихся, потому что «мы только что сократили часы транзакционной работы», которой они никогда не хотели заниматься»

Третий совет по передовой практике RPA:центр передового опыта

У Криса Хаффа из Kofax есть свой собственный совет по преодолению проблемы развертывания, который заключается в том, чтобы «спроектировать свой центр передового опыта с первого дня». Для Криса ключ заключается в подготовке, обсуждении RPA и того, как она будет реализована. «Когда вы начинаете говорить об этом, вы начинаете определять роли и обязанности, которые люди должны играть, и вы начинаете составлять план реализации», — говорит он. "Не думайте:"О, мы доберемся до этого на втором этапе, более долгосрочные задачи" обязательно нужно обсудить на первом этапе".

Четвертый совет по передовой практике RPA:три Т:обучение, обучение и еще раз обучение

Джейн Конрой из Blue Prism выразилась следующим образом:«Они не рассматривали возможность обучения бизнес-аналитика тому, как понимать возможности автоматизированного инструмента, потому что они просто рассматривают его так же, как и любое другое приложение в ИТ, и это не так. . Это не тоже самое. Это очень, очень отличается. И вы должны почти полностью изменить свое мышление как организация, когда хотите создать этих цифровых работников в своей организации».

В наши дни все ключевые игроки делают упор на обучение — Гай Кирквуд из UiPath подчеркивает, что это бесплатно. Максимально используйте обучение.

Пятый совет по передовой практике RPA:как вы собираетесь использовать этот инструмент?

«Это философская и культурная вещь для каждой корпорации, — говорит Джон Тойеркауф, главный адвокат по работе с клиентами Blue Prism. «Когда я консультирую клиентов, я предлагаю им подумать о том, чтобы воспроизвести возможности, которые есть у вашей рабочей силы сегодня, но внутри цифровой платформы».

Шестой совет по RPA:как вы собираетесь использовать этот инструмент? Безопасность и масштабируемость продукта RPA

Безопасность становится все более серьезной проблемой по мере развертывания RPA в масштабах всей компании. Для Джона Тойеркауфа безопасность и масштабируемость связаны, «потому что, если вы защищены, вы можете масштабироваться. У вас нет проблем с вашим отделом рисков, вашим отделом соответствия, вашим отделом аудита, вашим операционным отделом. Никто не сомневается, потому что они уже уверены, что это безопасный продукт и им не нужно об этом беспокоиться».

Седьмой совет из лучших практик RPA:подумайте о том, насколько легко использовать этот инструмент в той среде, в которой вы его размещаете

Возвращаясь к Джону Тойеркауфу из Blue Prism:«Когда вы начинаете добавлять все дополнительные компоненты, необходимые для создания полностью автоматизированного решения, вам приходится покупать другие дополнительные компоненты, стоимость возрастает».

Восьмой совет из лучших практик RPA:работайте как завтра

Крис Хафф из Kofax объясняет:«Речь идет о том, чтобы добраться отсюда туда — речь идет о том, чтобы работать над тем, где вы хотите быть. Это связано с цифровой трансформацией — применение RPA для принятия гораздо более быстрого, гибкого и более открытого к изменениям идеала, который поддерживает цифровая трансформация.

Девятый совет по RPA:мыслите иначе

Джейн Конрой из Blue Prism говорит:«Создайте бизнес-кейс. Посмотрите на это стратегически. Вы должны думать, что процессы меняются, организации меняются. Готов ли ваш цифровой работник к этим изменениям? Таким образом, вы также должны смотреть на модели собственности. Вы должны учитывать стоимость внедрения и стоимость обслуживания.

Десять лучших практик RPA:проконсультируйтесь с экспертами

Гай Кирквуд из UiPath говорит:«Мы не претендуем на то, чтобы знать все, поэтому мы рекомендуем всем, кто внедряет RPA, следовать пошаговому руководству по внедрению, подготовленному аналитической фирмой Everest Group.

«Эверест потратил невероятное количество времени на создание учебника RPA. Он не зависит от технологий и является лучшим пошаговым руководством, от пилотного проекта до вершины, где он распространяется по всей организации».

Этот Playbook доступен бесплатно на сайте UiPath