Как добиться плавного процесса «от заказа до оплаты» с помощью Process Mining

Процесс «от заказа до оплаты» (O2C) — это один из тех процессов, охватывающих все предприятие, которые могут как улучшить, так и разрушить ваш бизнес. Результаты этого критически важного процесса напрямую влияют на удовлетворенность клиентов, насколько хорошо вы управляете денежными потоками и насколько счастливы ваши сотрудники.

Тем не менее, сложность и масштабность процесса O2C делают его одним из самых сложных процессов для отслеживания и оптимизации. Можно с уверенностью сказать, что есть большие возможности для улучшения процесса O2C.

В этой статье мы рассмотрим, как можно улучшить процессы O2C, используя стратегическое сочетание анализа процессов и автоматизации.

Новое в процессе майнинга? Я рекомендую вам начать с прочтения нашего введения в запись в блоге Process Mining.

Начнем с основ O2C.

Что такое процесс "от заказа до оплаты"?

Целью процесса O2C является доставка товаров покупателю в обмен на наличные. В типичном сценарии продажи со склада процесс выглядит следующим образом:

1. Создание заказа

2. Выполнение заказа

3. Заказать доставку

4. Выставление счетов

5. Оплата

Это основные этапы процесса, но если вы немного разбираетесь в процессе O2C, вы поймете, что он никогда не бывает таким простым! Подумайте о дополнительных шагах, составляющих процесс, таких как отправка товаров, создание доставки или проверка кредитоспособности. Существуют миллионы транзакций, которые проходят через разные отделы и системы, что делает практически невозможным четкое представление всего процесса.

Процесс состоит из двух основных частей:управление заказами и дебиторская задолженность. И у них немного разные цели.

Управление заказами включает в себя все шаги от создания заказа до доставки. Доставка заказа вызывает создание счета. Цели управления заказами включают повышение процента совершенных заказов, показателей своевременной доставки и времени цикла выполнения заказов.

Дебиторская задолженность начинается с момента выставления счета и заканчивается при его оплате. Цели в отношении дебиторской задолженности включают сокращение просроченных платежей и просроченных дней продаж (DSO).

Вызовы

В процессе O2C эти две стороны процесса (управление заказами и дебиторская задолженность) в значительной степени зависят друг от друга. Управление заказами не может достичь истинной эффективности без поддержки дебиторской задолженности и наоборот. Однако команды, управляющие этими двумя частями процесса, иногда работают изолированно, что не способствует эффективному процессу.

Другие распространенные проблемы в процессе O2C включают:

• Высокий уровень ошибок из-за ручного ввода заказов, что приводит к дорогостоящим и трудоемким доработкам

• Плохое ведение основных данных клиентов, что приводит к задержкам и упущенной выгоде

• Проблемы с выполнением доставки, влияющие на коэффициент удержания клиентов

• Высокая ставка DSO, влияющая на денежный поток и упущенную возможность для инвестиций в другие сферы бизнеса.

Сложный процесс, такой как O2C, идеально подходит для использования интеллектуального анализа процессов, чтобы найти потенциал автоматизации. Без интеллектуального анализа процессов вы увидите только верхушку айсберга O2C.

Во-первых, используйте интеллектуальный анализ процессов, чтобы обнаружить процесс O2C

Интеллектуальный анализ процессов напрямую подключается к системам, взаимодействующим с процессом O2C, таким как SAP и другие системы планирования ресурсов предприятия (ERP). Используя встроенный уровень преобразования данных, технология преобразует данные в граф процесса, который ведет хронику всего процесса от начала до конца. Он фиксирует все варианты процессов, узкие места, доработки и исключения.

Пример графика процесса

Анализ процессов позволяет точно видеть, что произошло в процессе, выясните почему это произошло, и разработайте план действий по улучшению это.

Быстрый прогресс с помощью автоматизации

Интеллектуальный анализ процессов поможет вам найти неиспользованный потенциал автоматизации в ваших процессах. Самый быстрый способ провести трансформацию в O2C — это внедрить роботизированную автоматизацию процессов (RPA) вместе с анализом процессов. Например, с помощью интеллектуального анализа процессов вы можете обнаружить проблему с отправкой товаров (то есть, когда заказ собран и готов к отправке, это никогда не происходит вовремя). Это может привести к задержке доставки покупателю, а также означает, что в системе отображаются неправильные уровни запасов.

Копнув немного глубже, вы обнаружите, что основная причина этой проблемы заключается просто в том, что ваш специалист по доставке должен обработать слишком много отправлений, что приводит к задержке доставки товара. Эффективным решением для этого является использование программного робота для обработки почтовых отправлений, освобождая специалиста по доставке от работы и обеспечивая своевременную доставку отправлений.

Посмотрите эту инфографику, чтобы узнать, почему интеллектуальный анализ процессов стал новым супергероем автоматизации.

Постоянно контролировать и улучшать общий процесс

Но анализ процессов на этом не заканчивается.

После автоматизации ваших процессов с помощью RPA вы можете использовать интеллектуальный анализ процессов для отслеживания результатов и обеспечения ожидаемого эффекта автоматизации. Имеет смысл, что после автоматизации вам нужно получить некоторое представление о влиянии на остальную часть процесса. Например, сокращается ли время производственного цикла? Улучшается ли ваша скорость своевременной доставки? Все эти показатели можно отслеживать с помощью интеллектуального анализа процессов, помогая вам постоянно отслеживать и улучшать процесс.

Также может иметь смысл оптимизировать процесс другими способами, прежде чем внедрять автоматизацию.

Например, один из ваших клиентов постоянно жалуется, что его посылки прибывают позже, чем ожидалось. Используя интеллектуальный анализ процессов, вы можете убедиться, что поставки этому клиенту действительно всегда прибывают на день позже, чем ожидалось. Основной причиной в этом примере является то, что время выполнения заказа в системе на один день меньше, чем фактическое время выполнения заказа, что означает расхождение между датой, когда покупатель ожидает свой заказ, и днем, когда он фактически его получает. В этом примере простая корректировка основных данных делает свое дело и гарантирует, что клиент будет доволен.

Держите процессы в рабочем состоянии и предсказуемыми

Как и все, процессы подвержены изменениям. Таким образом, имеет смысл, что ваша автоматизация меняется вместе с ним. Сочетание интеллектуального анализа процессов и RPA помогает вам следить за своим процессом, чтобы вы могли быстро действовать, когда что-то заставляет процесс измениться, будь то законодательство, конкуренция или даже пандемия.

Улучшение O2C с помощью UiPath

Удобные возможности, поддерживающие процесс O2C, включают возможность назначать роботов для автоматического выполнения задач в UiPath Orchestrator, чтобы они могли устранять любые нежелательные простои или отклонения почти в реальном времени. Центр действий UiPath обеспечивает привлечение нужных людей к работе всякий раз, когда возникают исключения, требующие обработки.

Когда вы сочетаете интеллектуальный анализ процессов с RPA, это может привести к значительному скачку эффективности, экономии средств и удовлетворенности клиентов.

UiPath Process Mining сочетает в себе лучший в своем классе процессный анализ и RPA. В результате вы можете не только обнаружить потенциал автоматизации в вашем O2C-процессе, но также оптимизировать и отслеживать автоматизацию на постоянной основе.

Хотите узнать, как ведущие организации используют UiPath Process Mining? Узнайте, как Grupo Assa использует анализ процессов и RPA для цифровой трансформации.

Готовы увидеть преимущества интеллектуального анализа процессов в своей организации? Используя готовый коннектор UiPath Process Mining для SAP O2C, вы можете практически сразу приступить к улучшению и автоматизации процесса O2C. Свяжитесь с нами, чтобы начать.