Взгляд ИТ-директора на автоматизацию

На FORWARD IV в прошлом месяце три директора по информационным технологиям (CIO), ведущие специалисты по автоматизации, присоединились к Майклу Херику из Bain Research Company, чтобы обсудить все, что связано с автоматизацией. Пракаш Кота из Autodesk, Навин Зутши из Palo Alto Networks и Питер Цахалис из Wells Fargo рассказали Херику о следующем:

• Как автоматизация влияет на их бизнес-стратегию

• Как реализовать успешную программу автоматизации

• Как работать с ИТ-директором над инициативами по автоматизации

ИТ-директора активно участвуют как в бизнес-стратегиях, так и в ИТ-стратегиях. Это делает их идеальными кандидатами для обсуждения того, как автоматизация может изменить совместную работу ИТ-специалистов и бизнес-лидеров. ИТ-директора тоже очень занятые люди, поэтому сессия FORWARD IV предоставила редкую возможность откровенного разговора с лидерами, которые находятся на переднем крае этой новой эры бизнеса.

Вот краткое изложение затронутых тем.

Роботизированная автоматизация процессов (RPA) — источник ценности или временное решение?

Зутши поделился, что его первоначальное мнение заключалось в том, что роботизированная автоматизация процессов (RPA) была просто механизмом, основанным на правилах. По мере того, как Palo Alto Networks переживала период быстрого роста, ее процессы резко менялись — наряду с признанием возможностей RPA. UiPath помог компании преобразовать основные процессы в операционные, и теперь он ориентирован на варианты использования в продажах, бухгалтерском учете и юриспруденции.

Кота отметил, что RPA создала значительную добавленную стоимость для Autodesk. Идея автоматизации захватывающая. И, как софтверная компания, первым побуждением команды было поэкспериментировать с RPA, чтобы увидеть, что возможно. Вот почему Кота подчеркнул необходимость четко определить, как компания будет использовать RPA. Он считает, что важно иметь структуру управления для использования RPA. Autodesk обнаружила, что RPA идеально подходит для случаев использования со сложными процессами, включающими несколько приложений и вмешательство человека.

Как создать успешную программу автоматизации?

По словам Цахалиса, все начинается с понимания узких мест. Легко прийти в восторг от крупного бизнес-портфеля, который созрел для автоматизации и потенциально может сэкономить десятки миллионов долларов. Но также может быть разочаровывающим узнать, что для того, чтобы собрать правильную команду, требуется время.

«Недостаточно иметь армию гражданских разработчиков», — сказал Цахалис. «Недостаточно иметь центр передового опыта (CoE). Вам нужны эти вещи. Они критичны. Но, в конце концов, инструменты автоматизации, такие как RPA, упрощают, модифицируют и корректируют рабочие процессы. И вам нужно привлечь этих профильных экспертов (МСП)».

Цахалис также объяснил, что эти представители малого и среднего бизнеса, как правило, самые занятые люди в организации, поэтому их времени и внимания не хватает. Вы должны быть терпеливы и разумны в том, как использовать ограниченную полосу знаний о процессах. Процессные SME играют решающую роль мастеров знаний, которые направляют команду автоматизации.

Но не все отрасли работают в одни и те же сроки с одинаковыми приоритетами.

Как сказал Зутши:«Для нас валюта — это скорость. Если мы не будем двигаться достаточно быстро, нас подорвет стартап в сфере безопасности».

Руководители бизнес-процессов обязаны заранее делиться своей стратегией и проблемами с ИТ-отделом. ИТ-отдел отвечает за работу с бизнес-экспертами для автоматизации со скоростью, необходимой для сохранения конкурентоспособности. Он рекомендовал создать руководящий комитет, состоящий из лидеров бизнеса и ИТ-специалистов. Задача комитета состоит в том, чтобы расставить приоритеты в невыполненной работе и определить варианты использования для автоматизации. Затем Совет Европы может выполнить эти директивы.

Для Autodesk успешная программа означала изменение мышления. Кота рассказал, что традиционный подход для большинства ИТ-групп заключается в том, чтобы сосредоточиться на выполнении всей технической работы для бизнес-подразделений. Но когда темпы бизнеса ускоряются, ИТ может стать узким местом, замедляющим внедрение инноваций.

«Роль, которую должны играть ИТ, заключается в том, чтобы быть вспомогательной функцией, — сказал Кота. «Вам необходимо создать систему управления и барьеры, чтобы позволить различным функциональным группам быть самодостаточными. ИТ не нужно строить все. Вы можете участвовать в принятии решений и решении».

Чему вы научились в процессе автоматизации?

Как и во многих других компаниях, COVID означал для Wells Fargo множество незамедлительных и разрушительных изменений. Почти в одночасье компании пришлось разработать процессы для поддержки федеральных программ по кредитам Управления малого бизнеса США (SBA) и Программы защиты зарплаты (PPP). Как объяснил Цахалис, обычно требуется время, чтобы раскрутить механизм для управления новыми программами. Но быстрый ответ был главным приоритетом. Если Wells Fargo медлила с реакцией, ее бизнес-клиенты не могли так быстро подать заявку на получение кредита, что было плохо как для клиентов, так и для Wells Fargo. Итак, компания Wells Fargo задействовала всю мощь автоматизации.

Wells Fargo CoE создал длинную, подключенную автоматизацию, чтобы агентам было проще проходить процесс кредитования быстрее. Компания также разработала сквозной процесс автоматического утверждения, который помог обработать более 25 % заявок без вмешательства человека.

«Вы должны расширить свой кругозор, когда думаете о наборе инструментов для автоматизации», — советует Цахалис. «Речь идет не только о том, чтобы бот автоматизировал три некачественные системы, чтобы их использовало меньше людей. Автоматизация может быть использована для быстрого реагирования. Но их также можно использовать в качестве инструментов управления рисками и контроля, когда вам нужно обеспечить согласованность рабочего процесса».

Когда Autodesk начинала с RPA, ИТ-команда хотела все автоматизировать. Кота рассказал о том, как его команда стремилась автоматизировать новый процесс до того, как он будет завершен. «Ключевой урок, который мы получили, заключается в том, что нам нужно убедиться, что мы замедляемся. Вам нужно замедлиться, чтобы двигаться быстро. Прежде чем сосредоточиться на автоматизации, вам нужно потратить больше времени на определение правильного процесса и четкого определения владельцев процессов в этой области».

Зутши рассказал, как пандемия перевернула представления о производительности на рабочем месте с ног на голову.

«Люди более продуктивны, так же трудолюбивы и так же преданы своему делу, как и в удаленной обстановке», — заметил Зутши. «И то, что вы видите сейчас в гибридной рабочей силе, останется там навсегда».

Команда Зутши создала новый стек инструментов с нуля, чтобы обеспечить экспериментальное обучение для поддержки гибридной модели работы. Он также ввел программу гибкой работы с другими компаниями в районе Сан-Франциско, чтобы помочь сотрудникам выбирать льготы и выполнять другие задачи.

Гибридная модель работы никуда не денется, а это означает больше проблем в области кибербезопасности, а также новую роль ИТ и автоматизации. «Мы продолжаем учиться. Мы продолжим работать над тем, как вовлекать сотрудников в гибридную рабочую среду», — сказал Зутши.

Рекомендуется прочитать:почему гибридной модели работы нужен новый стек технологий

Какая модель управления подходит для программы автоматизации?

Цахалис считает, что берет деревню.

ИТ-директор понимает, как работают технологии, и может определить, где бизнес нуждается в автоматизации и модернизации. ИТ-отдел также может направлять управление автоматизацией, регулируя, как и когда использовать ботов и какова должна быть продолжительность их жизни. Но тесное сотрудничество специалистов по ИТ и бизнес-процессам необходимо. «Многие вещи, которые мы пытаемся автоматизировать, — это унаследованные бизнес-процессы, поэтому вам очень нужны ваши деловые партнеры в игре», — сказал Цахалис.

Рекомендуется к прочтению:Как добиться согласованности между бизнесом и ИТ для успешной автоматизации

Бизнес-лидеры должны участвовать в руководящих комитетах, занимающихся поиском способов высвободить время для процессных МСП. Для заинтересованных сторон очень важно понимать масштаб проекта автоматизации. Развернуть ботов относительно просто. Более сложная часть — это достижение консенсуса между заинтересованными сторонами и информирование их о том, чего может достичь автоматизация.

Кота объяснил, что нефункциональные аспекты автоматизации так же важны для успеха, как и создание ботов. Организациям нужен план обслуживания, поддержки и вывода из эксплуатации созданных ими средств автоматизации. ИТ-отдел всегда добавляет новые приложения и инструменты, но не задумывается об отказе от существующих ботов, которые могли служить своей цели. «Речь идет не только о строительстве. Речь идет о его поддержании. И в какой-то момент вам понадобится план его вывода из эксплуатации», — подчеркнул Кота.

Для Зутши это был неправильный вопрос. «Все мы здесь считаем, что автоматизация должна происходить в начале пути, а не позже. Мы считаем, что предстоит проделать огромный объем работы, чтобы добиться повсеместной автоматизации», — сказал Зутши. «Мы находимся на ранних стадиях этой миссии. У вас есть много целевых возможностей для решения. Но дело не столько в том, кто им владеет, сколько в том, как вы решаете эти проблемы. Вы решаете их в масштабе и с помощью правильных процессов?»

Он подчеркнул, что мониторинг производительности автоматизации, техническое обслуживание и управление изменениями — это коллективные обязанности, которые должны в равной степени разделяться между ИТ-специалистами и владельцами бизнес-процессов.

Последний совет по более эффективному партнерству с ИТ

Ответственно относитесь к автоматизации. Это сообщение от Цахалиса.

«Каждый раз, когда вы автоматизируете рабочий процесс, вы должны очень четко понимать результат. И этот результат должен быть согласован с бизнес-лидером, ИТ-лидером, а иногда и с руководителями управления рисками и контроля».

Он также подчеркнул необходимость быть честным в отношении того, пытаетесь ли вы продлить срок службы системы или процесса, который вместо этого следует упразднить.

Прощальный совет Коты:«Не автоматизируйте процесс, если он четко не определен и у вас нет надлежащего владельца процесса». Не прыгайте и не автоматизируйте ради автоматизации.

Наконец, Зутши порекомендовал:«Включите ИТ на раннем этапе стратегической автоматизации».

Чем раньше вы это сделаете, тем быстрее сможете решить проблемы, которые могут снежным комом превратиться в препятствия в дальнейшем процессе.

Большое спасибо Tsahalis, Zutshi и Kota за то, что они поделились своими мыслями на этой единственной в своем роде сессии. Вы можете зарегистрироваться, чтобы посмотреть запись сеанса, или участники FORWARD могут найти записи сеанса прямо в приложении UiPath Events.

А если вы хотите подвести итоги прошлого месяца в Лас-Вегасе, подпишитесь на UiPath FORWARD IV «The Best Bits», чтобы получить эксклюзивный контент с конференции.