Принесет ли автоматизация конец роли помощника администратора?

Роль помощника администратора уже много десятилетий является одной из основных в бизнесе. Даже самые маленькие компании считают целесообразным нанять помощника администратора или администратора для выполнения повседневных задач. Их работа — отвечать на электронные письма, планировать встречи, отвечать на звонки и так далее.

Преимущество найма такого человека заключается в том, что он заботится о многих вещах за кулисами, освобождая ваше время, чтобы сосредоточиться на более важных задачах.

Эта работа также была выгодна для сотрудников, поскольку она обычно представляет собой карьеру начального уровня. По сути, вам не нужна никакая квалификация, чтобы стать помощником администратора, но вы сможете подняться по карьерной лестнице в крупной компании.

Однако в последнее время в игру администратора вступил новый игрок. Концепция автоматизации ворвалась в офисы и предприятия по всему миру, предлагая альтернативу традиционному подходу. Вместо помощника администратора, выполняющего множество задач, программа сделает все за вас.

Это подводит нас к главному пункту обсуждения этой статьи:приведет ли автоматизация к концу роли помощника администратора? Чтобы ответить на этот вопрос, нам нужно обсудить, что такое административная автоматизация, какие у нее есть возможности, плюсы и минусы.

Что такое административная автоматизация?

Проще говоря, это относится к любому типу технологий, которые используются для автоматизации административных задач. Конечно, автоматизация — это процесс автоматического выполнения действий с вашей стороны практически без участия.

Как правило, вам просто нужно установить программное обеспечение и задать параметры, а программное обеспечение сделает все остальное. Идея состоит в том, что вам не нужно постоянно проверять вещи и выполнять задачи по мере их поступления. Все это делается за вас с помощью различных программ автоматизации.

Кроме того, автоматизация обычно требует других технологий, таких как искусственный интеллект и машинное обучение. Все эти вещи объединяются вместе, чтобы обеспечить наилучшую функциональность. Как вы увидите в следующем разделе, искусственный интеллект и машинное обучение используются для автоматизации различных задач в деловом мире.

Каковы возможности автоматизации администрирования?

Это ключевой момент, так как вам нужно знать, на что способна автоматизация в сфере администрирования. Какие задачи вы уже можете выполнять с помощью другого программного обеспечения? Это очень важно, чтобы понять, сможете ли вы реально заменить помощника администратора каким-нибудь программным обеспечением!

Автоматизация электронной почты

Одна из наиболее распространенных форм автоматизации администрирования связана с электронной почтой. По сути, вы можете загрузить программное обеспечение или плагины, которые отвечают на электронные письма вместо вас. Когда кто-то отправляет вам сообщение, он получает мгновенный ответ с благодарностью за сообщение и сообщением, что вы должным образом отреагируете в установленном порядке.

В некоторых случаях технология достаточно умна, чтобы напечатать настоящий ответ, особенно если кто-то задает вопрос. Программное обеспечение можно запрограммировать на распознавание определенных вопросов и передачу правильных ответов. Сейчас он не доработан, но у него есть большой потенциал на будущее.

Точно так же вы можете автоматически отправлять электронные письма, когда кто-то что-то купил у вас или подписался на список рассылки. Опять же, они генерируются без необходимости вводить что-либо. Раньше помощник администратора мог получать уведомления о распродажах и рассылать электронные письма вручную.

Создание счета

Создание счетов никогда не бывает забавным, но это необходимо сделать, если вы хотите получать оплату. Опять же, в игру вступает автоматизация, чтобы упростить жизнь.

Вы можете использовать программное обеспечение, которое мгновенно создает счета для отправки другим людям. Вы можете выбрать образец счета-фактуры, а затем создать тот, который вам больше нравится. Это избавляет вас от ручного написания и составления счета для каждой отдельной транзакции.

Точно так же вы можете использовать программное обеспечение, которое генерирует и отправляет счета одним нажатием кнопки. Он справляется с одной из самых трудоемких задач в вашем бизнесе, высвобождая больше времени, чтобы сосредоточиться на самом важном.

Автоматические платежи

Если у вас есть сотрудники, им нужно платить каждый месяц. Опять же, вы можете использовать помощника администратора для работы с вашим платежным программным обеспечением и отправки всего. Но автоматизация позволяет настроить систему, в которой каждый ежемесячно получает свою заработную плату в определенное число.

Вам не нужно ничего делать — если только вам не нужно внести изменения в платежи. Все происходит за кулисами, так что вам не придется сталкиваться со всеми финансовыми трудностями.

Более того, вы можете настроить подобную систему для оплаты любых счетов. Вместо того, чтобы беспокоиться о своевременной оплате, у вас есть система, в которой деньги автоматически снимаются в определенную дату. Это сделает вашу жизнь в десять раз проще!

Назначение встреч

Здесь все становится очень интересно. Раньше для составления расписания требовался помощник администратора. Если вам нужно было записаться на встречу, вы попросили своего помощника записать это в своем дневнике. Они звонили вам или разговаривали с вами, когда вы были одеты. Теперь все это можно сделать с помощью виртуального помощника на вашем смартфоне.

ИИ, такой как Siri, может прислушиваться к вашим требованиям и автоматически вносить коррективы в ваш календарь. Например, вы можете поговорить со своим телефоном и попросить назначить встречу на пятницу в 12 часов дня. Через мгновение эта встреча будет добавлена ​​в ваш календарь.

Это прекрасный пример совместной работы ИИ и автоматизации. Искусственный интеллект обрабатывает то, что вы говорите, и автоматически выполняет команду.

Честно говоря, есть много других способов использовать автоматизацию в мире администрирования. К сожалению, мы не можем просмотреть их все, иначе вы будете здесь весь день! Вместо этого используйте эти примеры, чтобы подогреть аппетит.

Каковы преимущества автоматизации администрирования?

Очевидным преимуществом автоматизации администрирования является то, что она экономит время и деньги. Когда все делается автоматически, вам не нужно беспокоиться о том, что помощнику потребуется много времени, чтобы выполнить задачу. Если вам нужно, чтобы что-то произошло, это произойдет, когда вы прикажете. С финансовой точки зрения автоматизация намного доступнее.

Нанять работника и платить ему заработную плату стоит много денег. Не говоря уже о преимуществах, которые они также получают. При автоматизации администрирования вы просто платите за любое программное обеспечение, которое вам нужно. Конечно, это может быть ежемесячный платеж, но вы вряд ли потратите на него 20 000 долларов в год!

Есть также аргумент, что автоматизация устраняет человеческие ошибки. В конце концов, все время от времени совершают ошибки.

Это может быть орфографическая ошибка в электронном письме, просчет при отправке счета и так далее. Они кажутся незначительными проблемами, но они могут иметь серьезные последствия. Когда что-то автоматизировано, оно не отклоняется от заданного пути.

Вы запрограммировали его на выполнение одной и той же задачи снова и снова, поэтому он будет делать это без ошибок. В целом, автоматизация может помочь малому бизнесу работать в большем масштабе. У вас есть те же возможности, что и у компании с целым парком помощников администратора, но при этом вы не тратите кучу денег.

Каковы недостатки автоматизации администрирования?

Вы не найдете много недостатков, но есть один, который время от времени всплывает. Что произойдет, если программное обеспечение выйдет из строя? Некоторые люди считают необходимым иметь помощника администратора для наблюдения за всем используемым программным обеспечением.

Они следят за тем, чтобы все работало как надо, а также устраняли некоторые проблемы, с которыми не справилась автоматизация.

Например, можете ли вы автоматизировать телефонные звонки? Это возможно, но люди плохо реагируют на роботизированный голос. Или что, если кто-то посетит ваше помещение, чтобы встретиться с вами лично? Если у вас нет помощника администратора, кто позволит им войти и показать, куда идти?

Опять же, вы можете утверждать, что есть простой способ решить эту проблему с помощью виртуального офиса. Виртуальный офис дает вам служебный адрес, но в основном вы работаете из дома.

Затем вы можете использовать офис, если у вас есть встречи, предоставляя вам доступ к персоналу, который работает в здании. Это не форма автоматизации, а способ обойти личную проблему отсутствия помощников администратора. Честно говоря, сейчас это две основные проблемы, связанные с административной автоматизацией. Есть еще вещи, которые он не может сделать, и всегда есть опасения, что что-то выйдет из строя и вызовет проблемы.

Помнит ли автоматизация администратора роль помощника администратора?

В заключение давайте посмотрим на исходный вопрос. Считаете ли вы, что роль помощника администратора устареет в ближайшие несколько лет?

Конечно, кажется, что это может быть так. Откровенно говоря, это зависит от возможностей, которые может предложить автоматизация администрирования. Прямо сейчас вы можете найти программное обеспечение, которое делает многое из того, что может делать помощник.

Тем не менее, все еще не хватает нескольких вещей. Если технологии удастся заполнить эти пробелы, в будущем помощники администратора отпадут.

Кроме того, многие владельцы малого бизнеса сейчас могут справиться с делами без помощника. Как? Ну, они автоматизируют как можно больше задач, а затем сами берутся за другие.

Вы можете видеть это все чаще и чаще и в деловом мире — не только владельцы бизнеса берут на себя административные задачи, но и другие люди в бизнесе. В сочетании с автоматизацией это устраняет необходимость в помощнике администратора на рабочем месте.

Фото Кристина Морилло из Pexels