Лучший способ покупки запчастей для обслуживания

Во время недавнего семинара по управлению техническим обслуживанием тема покупки карт (P-карт) была удалена из-за ненадлежащего использования чуть не вызвал бунт среди группы. Одна из наиболее частых жалоб специалистов по обслуживанию заключается в том, что они просто хотят, чтобы детали выполняли свою работу правильно. П-карты помогают в этом, но в то же время они могут быть проклятием.

Как правило, многие организации не имеют хороших партнерских отношений между функциями технического обслуживания, управления материалами и закупками. Иллюзия партнерства существует, но не настоящего партнерства. Таким образом, при техническом обслуживании P-карты используются как метод преодоления трудностей, связанных с закупкой деталей и материалов по обычным каналам. Посмотрим правде в глаза:нам нравится свобода просто бежать или звонить в местный склад, чтобы получить то, что нам нужно. Излишне говорить, что здесь заложено множество проблем, но давайте сосредоточимся только на одной части проклятия П-карты.

Если мы используем P-card для перехода за пределы обычных каналов управления закупками и материалами, это обычно означает, что мы закупаем детали и материалы вне систем CMMS / EAM. В то время как у некоторых групп есть отличные процедуры для внесения покупок с помощью P-карт в CMMS, у большинства нет. Для многих организаций этот процесс работает следующим образом:

• 1) Инспектор по обслуживанию протирает детали на P-карте. Может быть, они получат квитанцию ​​во время покупки, а может быть, нет.
• 2) Примерно через 30–60 дней они сверяют квитанции со счетом по кредитной карте, когда он поступает из бухгалтерского учета, и списывают его на счет центра затрат бюджета в виде общего заказа. Я уже слышу, как некоторые из вас спрашивают:«Так что же плохого в таком подходе?»

Вот проблема с описанным выше сценарием. Отдельные детали и материалы, а также их стоимость не учитывались для каждого отдельного рабочего задания. Поговорим об отстающей метрике! Может пройти 90 дней, прежде чем мы увидим, что фактически потраченные деньги уложатся в бюджет, поэтому мы летим вслепую. Даже в этом случае мы по-прежнему не знаем, сколько денег было потрачено или какие детали использовались на уровне отдельного оборудования. В лучшем случае мы можем знать местность.

Хуже того, мы потеряли возможность создавать нашу ведомость материалов (BOM) в КСУП. Каждый раз, когда мы покупаем товар, даже если его нет в наличии, мы должны присваивать элементу номер детали, не имеющейся в наличии, фиксируя описание, стоимость и информацию о поставщиках, чтобы связать его с нашим оборудованием. Возможно, это единственный способ составить спецификацию материалов.

Нам нужно выработать привычку покупать все через CMMS, даже если для покупок используются P-card. Это дает нам возможность составить список материалов для нашего оборудования. Мы понимаем использование, поэтому можем принимать разумные решения о хранении с помощью управления материалами. Мы знаем свои затраты вплоть до уровня индивидуального оборудования. Мы не ждем 90 дней, чтобы понять стоимость каждого заказа на работу. Кроме того, мы можем использовать данные нашего оборудования в КСУП, чтобы определить, на что мы тратим деньги, и увидеть, есть ли у нас проблемы с типами деталей.

Суть в том, что если вы используете P-карты, убедитесь, что у вас есть процедуры, которые проверены и применяются для преодоления проклятия P-card.