Освоение управления имущественными активами: ключевые преимущества и лучшие практики

Лидер рынка управления объектами

Обновлено 30 сентября 2024 года

Оглавление

• Что такое управление имущественными активами?
• Почему управление имущественными активами важно?
• 11 лучших практик управления имущественными активами
• Автоматизация управления имущественными активами с помощью ПО
• Управление имущественными активами начинается с эффективной маркировки

Ключевой вывод

Эффективное управление имущественными активами подразумевает стратегическую закупку, отслеживание, обслуживание и оптимизацию физических имущественных активов организации для контроля затрат, повышения эффективности и максимизации возврата инвестиций.

Отлично, когда у бизнеса есть востребованные продукты, компетентный персонал и оптимизированная цепочка поставок. Но даже так предприятия должны управлять каждым активом внутри своей организации для контроля затрат и более эффективной работы. И да, это включает наличие стратегии для ваших самых дорогих активов: вашей недвижимости.

Это включает всю недвижимость, которую ваш бизнес приобретает, такие как офисные здания, транспортные средства и заводы. Как бизнес, каждый актив, которым вы владеете, имеет потенциал для оптимизации. Вам нужно стратегически закупать и управлять недвижимостью, чтобы получить максимальную отдачу от инвестиций — но на рынке с растущими затратами и дефицитом сделать это никогда не было так сложно.

Узнайте, что такое управление имущественными активами, почему это так важно и лучшие практики, которые помогут вам извлечь максимум из ваших практик управления имущественными активами.

Управление имущественными активами — подмножество управления активами в целом. При обычном управлении активами организации отслеживают каждый актив, принадлежащий компании. Это включает как материальные активы, такие как транспортные средства, так и нематериальные, такие как программное обеспечение.

Управление имущественными активами касается управления физической недвижимостью организации, которую она использует для ведения бизнеса. Оно в значительной степени касается содержания объектов в надлежащем состоянии, а также анализа того, насколько эти активты ценны и эффективны в генерации дохода для бизнеса.

Так что управление имущественными активами смотрит не только на операционные затраты, но и фокусируется на мерах по сокращению затрат, чтобы организация могла работать с более строгим бюджетом без компромиссов.

Каждый бизнес разный, но управление имущественными активами обычно включает отслеживание активов, таких как:

• Оборудование
• Транспортные средства
• Электроника, как планшеты и принтеры
• Офисное пространство
• Заводы
• Инженерная инфраструктура
• Системы внутри зданий, такие как пожарная сигнализация и HVAC

Чаще всего организации, занимающиеся управлением имущественными активами, также нанимают менеджера по имущественным активам для контроля всего процесса. Это выделенный сотрудник, который управляет корпоративной недвижимостью и также может называться «менеджером здания». Менеджер здания составляет список всех имущественных активов, отслеживает, что было приобретено, заменяет устаревшую недвижимость и помогает организации следить за обслуживанием.

Основываясь на потребностях организации, менеджер недвижимости может:

• Бюджетировать новые имущественные активы
• Принимать владение имущественными активами
• Интегрировать имущественные активы в ежедневный рабочий процесс организации
• Управлять коммунальными услугами и арендой
• Контролировать профилактическое и корректирующее обслуживание
• Оптимизировать рабочие станции и планировку офисов
• Организовывать безопасность, уборочные услуги или парковку

По сути, управление имущественными активами смотрит на стоимость недвижимости и все материальные активы внутри этой недвижимости. Это часто упускаемый процесс, который имеет много преимуществ для организаций в плане экономии затрат и производительности.

Хотите БЕСПЛАТНЫЙ чек-лист управления активами?

Нажмите кнопку ниже, чтобы получить бесплатный PDF нашего чек-листа управления активами, содержащий критически важные вопросы для любого проекта маркировки, позволяющий быстрее запустить вашу систему отслеживания обслуживания или управления объектами.

Получить чек-лист ›

Почему управление имущественными активами важно?

Имущественные активы — это капитальные вложения в ваш бизнес. Каждый офис, мастерская, завод или трубопровод, который вы устанавливаете, имеет реальную ценность для бизнеса. Но каждый доходоприносящий актив требует денег для эффективной работы, и именно поэтому управление имущественными активами так важно.

Правильный подход к управлению имущественными активами может помочь организациям:

• Выявлять неэффективности: Управление вашими имущественными активами и отслеживание оборудования позволяет определить, что не работает. Например, вы можете обнаружить, что ваша HVAC-система неэффективна и стоит вашей компании тысячи долларов ежегодно. Вы никогда не узнаете без сбора правильных данных, и управление имущественными активами помогает вам сделать именно это.
• Вести лучшие записи: Где находятся все ваши имущественные активы? Управление имущественными активами помогает вашей команде вести лучшие записи о том, чем вы владеете, и его ценности для бизнеса. Знайте, что у вас есть, где все находится и сколько еще жизни вы можете извлечь из ваших активов с управлением имущественными активами.
• Оптимизировать офисное пространство: Аренда офисного пространства может стоить $23 или более за кв. фут. Офисное пространство важно, но оно может быстро иссякать ваш банковский счет, если вы не оптимизируете каждый дюйм пространства. Управление имущественными активами поможет вам выяснить, сколько пространства вам нужно и как получить максимальную отдачу от него.
• Удерживать сотрудников: Сотрудникам нужны правильные инструменты для выполнения работы. Хорошо управляемые объекты держат сотрудников счастливыми и продуктивными на работе, что может улучшить удержание. И если вы работаете на заводе, последовательное управление имущественными активами может держать ваших сотрудников в безопасности на работе, что делает управление имущественными активами обязательным для производителей.
• Экономить деньги: От неиспользуемого этажного или вертикального пространства до неэффективных зданий — существует много затрат, связанных с имущественными активами. Но когда вы отслеживаете свои активы во времени, вы можете использовать данные для нахождения творческих решений дорогих проблем. Например, если вы понимаете, что солнце обжигает ваше здание, вы можете попробовать установить солнечные панели для компенсации затрат на охлаждение. С управлением имущественными активами на вашей стороне вы сможете сокращать затраты подходами, которые действительно работают.

11 лучших практик управления имущественными активами

Управление имущественными активами явно приносит пользу организациям, но как можно извлечь больше пользы из отслеживания активов? Каждая организация разная, но эти 11 лучших практик могут помочь вам сэкономить больше денег, лучше понимая имущественные активы, поддерживающие ваш бизнес.

1. Обосновывайте каждую статью расходов доходами

Некоторые бизнесы покупают активы как хранилища стоимости, но насколько ценны ваши имущественные активы на самом деле? Каждый актив, который вы покупаете, должен быть обоснован возвратами, генерируемыми этим активом.

Перед покупкой актива задайте себе вопросы:

• В какой момент вы выйдете в ноль?
• Какова общая стоимость владения?
• Как вы профинансируете покупку этого актива?
• Какова стоимость обслуживания этого имущественного актива?
• Сколько сотрудников нам нужно нанять для управления этим активом?

Соблазн добавить больше активов в вашу организацию велик, но не позвольте восторгу завоевать верх. Убедитесь, что дополнительные активы действительно необходимы и что у вас есть способность поддерживать их долгосрочно.

2. Создавайте протоколы управления имущественными активами

Будь то HVAC вашего офиса или холодильная система на вашем заводе, документация — ваш лучший друг. Управление имущественными активами часто можно свести к действующим чек-листам, которые можно делиться с сотрудниками как полезными справочными руководствами, обеспечивающими хороший уход за вашими активами.

Просто помните обновлять свои протоколы со временем. Люди вряд ли будут использовать ваши SOP, если они устарели на пять лет, поэтому убедитесь, что вы пересматриваете свои протоколы хотя бы раз в год.

3. Сотрудничайте с бухгалтерией и руководством

Управление имущественными активами не может происходить в вакууме. Команда принятия решений должна объединиться для правильного управления активами. Чаще всего менеджеры недвижимости должны встречаться с CEO и менеджерами, а также с бухгалтерией.

Поскольку большую часть управления имущественными активами сводится к доходам, приросту, амортизации и другим налоговым последствиям, всегда хорошая идея иметь бухгалтера за столом. Они могут помочь организациям списывать затраты на имущественные активы наиболее эффективным способом, поэтому никогда не принимайте решений об этих активах без консультации с CPA.

4. Инвестируйте в рутинное обслуживание

Как ваш автомобиль или дом, физические активы вроде вашего офисного здания тоже нуждаются в регулярном обслуживании. Реактивное обслуживание всегда будет необходимо, но хорошая идея — внедрить проактивные планы обслуживания.

Проактивное обслуживание гарантирует, что ваши имущественные активы остаются в пиковом физическом состоянии со временем. Хотя вы не можете предотвратить каждую неожиданную поломку, проактивное обслуживание может значительно снизить сбои. Следуйте рекомендациям производителя для инвестиций в общее здоровье ваших активов. Это включает составление плана для поддержания:

• Принтеров
• Кровли
• Дезинсекции
• Парковки
• Генеральной уборки
• Аварийных систем
• HVAC
• Окон
• Сантехники

5. Маркируйте важные активы

Вам, вероятно, не нужно наклеивать теги активов на целые здания, но идентификационные теги недвижимости — полезный инструмент для отслеживания физических активов и систем внутри здания.

Например, если у вас в здании несколько HVAC-систем, установленных в разное время, они, вероятно, требуют разных графиков обслуживания. Вместо того чтобы ставить все HVAC-системы на один график обслуживания, долговечные теги активов позволяют вашей команде по объектам легко различать различные активы.

Долговечные теги активов Camcode служат долго и дают возможность вашей команде получать немедленную информацию с нажатием кнопки. Со штрих-кодовыми этикетками и тегами активов, разработанными для удовлетворения различных потребностей отслеживания имущественных активов — от тегов CMMS до тегов управления объектами, этикеток безопасности и тегов со штрих-кодом с индикатором вскрытия, и этикеток для использования в суровых средах — Camcode предлагает инструменты отслеживания активов, необходимые для создания прочной основы для эффективного управления имущественными активами.

С тегами имущественных активов, объединенными с ПО управления обслуживанием, таким как ПО профилактического обслуживания, ПО CMMS или ПО управления объектами, сотрудники могут сканировать штрих-код или QR-код, чтобы увидеть историю актива. Маркировка обязательна, если вы хотите уменьшить недопонимание и сэкономить больше денег на обслуживании активов.

6. Хорошо знайте свои имущественные активы

Как часто вы физически смотрите на свои имущественные активы? Если вы управляете многонациональной компанией, получить визуальное представление об активах может быть сложно. Тем не менее, инспекция основных имущественных активов хотя бы раз в год — хорошая идея. Быстрый осмотр поможет вам определить, что, если что-то, требует практического управления.

7. Фокусируйтесь на будущих возвратах, а не краткосрочных затратах

Управление имущественными активами — это взгляд в будущее. Скучно стремиться к краткосрочной экономии для сохранения ваших квартальных KPI, но краткосрочное мышление опасно для имущественных активов.

Например, если вы платите из своего кармана за новую телефонную систему во всех ваших локациях, это может сначала выглядеть так, будто вы теряете деньги. Но эти предварительные затраты могут иметь смысл в долгосрочной перспективе, потому что они делают ваши объекты более эффективными и устойчивыми.

Избегайте соблазна резать углы или отказываться от инноваций, потому что они стоят денег вперед. Управление имущественными активами требует инвестиций в ваши активы, чтобы они выдержали испытание временем, поэтому не позволяйте шоку от ценника предотвратить принятие хороших долгосрочных решений для бизнеса.

8. Аутсорсинг по мере необходимости

Некоторые организации имеют внутренние ресурсы для управления имущественными активами самостоятельно. Но МСБ часто не имеют этих ресурсов, и это нормально. Очень распространено для бизнеса аутсорсить задачи по обслуживанию имущественных активов по заранее определенному графику.

Например, вместо того чтобы самостоятельно менять все воздушные фильтры вашего здания, вы можете нанять профессиональную бригаду, которая будет приезжать каждый месяц и делать это за вас. В сомнительных случаях хорошо аутсорсить надоедливые задачи профессионалам. Со временем обычно дешевле аутсорсить эти задачи, чем нанимать штатный внутренний персонал — плюс это гарантирует, что вы никогда не станете слишком перегруженными, чтобы следить за обслуживанием.

9. Расширяйте права сотрудников

Менеджеры зданий имеют много обязанностей, но это не значит, что они единственно отвечают за все ваши имущественные активы. Каждый в организации отвечает за заботу об ваших активах, включая ваших сотрудников. Убедитесь, что сотрудники регулярно обучаются лучшим способам заботы об ваших активах. Это сделает работу менеджера здания намного легче и гарантирует, что вы получите больше срока службы от ваших имущественных активов.

10. Оптимизируйте коммунальные счета

Коммунальные счета обычно основаны на использовании, поэтому они — низко висящий фрукт для оптимизации ваших имущественных активов. Проверьте свои коммунальные счета, чтобы увидеть, сколько энергии, газа и воды потребляет каждый имущественный актив. Если вы видите заметный скачок, вы можете поработать с вашей коммунальной компанией, чтобы договориться о лучших тарифах или придумать изменения для снижения затрат, такие как установка солнечных панелей или унитазов с низким расходом воды.

11. Бенчмаркинг с данными

Бенчмаркинг помогает организациям видеть, что нормально для каждого имущественного актива в реальном времени. Например, вы можете увидеть, что одна локация работает с более низкими затратами, чем все ваши другие локации. Вы можете присмотреться к оптимизированной локации, чтобы увидеть, можно ли эмулировать их процессы на ваших других локациях.

Когда вы знаете, что нормально, вы быстрее можете выявлять проблемы. Поскольку время — деньги, бенчмаркинг буквально может сэкономить вашему бизнесу тысячи долларов в потерянных активах и производительности.

Автоматизация управления имущественными активами с помощью ПО

Управление имущественными активами необходимо, но это много информации для управления. Невозможно точно управлять всеми вашими активами в таблице Excel, и именно поэтому так важно для организаций инвестировать в ПО управления имущественными активами.

С правильным ПО на вашей стороне вы можете автоматизировать:

• Сервисные оповещения
• Отчеты
• Заказы на работу

Автоматизация убирает человеческие ошибки и забывчивость из уравнения. Она также делает возможной оптимизацию ваших имущественных активов с меньшим числом сотрудников, еще больше снижая затраты.

Управление имущественными активами начинается с эффективной маркировки

Конечная цель управления имущественными активами — помочь организациям увидеть больший возврат на их инвестиции. Следуйте этим руководящим принципам, чтобы выжать еще больше ценности из активов, в которые вы уже вложились.

Но вы можете управлять только тем, что измеряете, так как вы можете эффективно измерять физические активы так же эффективно, как нематериальные? Все начинается с долговечных этикеток.

Годами производители и предприятия доверяли долговечным тегам отслеживания активов Camcode. Увидьте разницу сами: получите бесплатный образец тегов активов Camcode сейчас, чтобы оптимизировать ваше управление имущественными активами.