Понимание штрих-кодовых систем инвентаризации: как они работают и почему важны

Менеджер рынка основных средств

Обновлено 20 ноября 2024 года

Что такое штрих-кодовая система инвентаризации?
Какие отрасли управляют инвентаризацией?
Ограничения мониторинга инвентаризации
Инструменты и технологии управления инвентаризацией
Преимущества эффективной штрих-кодовой системы инвентаризации
Что искать в штрих-кодовой системе инвентаризации
Как внедрить штрих-кодовую систему инвентаризации
Заключительные мысли
Часто задаваемые вопросы

Ключевой вывод

Штрих-кодовая система инвентаризации — это цифровой метод отслеживания и управления запасами с использованием уникальных штрих-кодов для идентификации и мониторинга продуктов, обеспечивающий эффективное сканирование, обновления в реальном времени и точный учет по всей цепочке поставок.

Предприятия собирают, закупают, используют, перемещают и распределяют множество продуктов, товаров и оборудования. Отслеживание этих предметов было постоянной проблемой, но технологии эволюционировали для облегчения работы. Штрих-кодовые этикетки, сканеры и системы управления инвентаризацией помогают организациям лучше отслеживать свои физические активы.

Бизнесы хотят создавать, продвигать и продавать продукты. Управление инвентаризацией по мере движения предметов от создания до доставки — жизненно важная часть операции. В этом руководстве мы обсудим все, что вам нужно знать о штрих-кодовой системе инвентаризации.

Штрих-кодовая система инвентаризации — это цифровой метод отслеживания и управления запасами, использующий штрих-коды, оборудование и программное обеспечение для автоматизации контроля инвентаризации и повышения точности, эффективности и производительности. Вот ключевые компоненты и функции эффективной штрих-кодовой системы инвентаризации.

Штрих-коды: Уникальные идентификаторы, содержащие информацию о продукте, такую как стиль, размеры и другие детали.
Оборудование:
- Принтеры для производства штрих-кодовых этикеток
- Считыватели или сканеры штрих-кодов для сканирования и загрузки информации
- Мобильные устройства с камерами, которые могут выступать в роли считывателей штрих-кодов
Программное обеспечение: Система управления инвентаризацией, которая хранит и категоризирует данные от сканированных штрих-кодов, позволяя обновления в реальном времени и отслеживание.

Система работает путем кодирования данных в серию вертикальных полос и пробелов, представляющих числа или символы. При сканировании эта информация преобразуется в пригодные для управления инвентаризацией данные.

Преимущества использования штрих-кодовой системы инвентаризации включают:

Повышенную точность отслеживания инвентаризации
Обновления уровня запасов в реальном времени
Более быстрые и эффективные подсчеты инвентаризации
Лучший контроль над движением и местоположением запасов
Сокращение человеческих ошибок при вводе данных
Расширенная способность предотвращать кражи и потери
Улучшенное выполнение заказов и удовлетворенность клиентов

Штрих-кодовая система инвентаризации может быть адаптирована для различных отраслей и бизнес-потребностей, от розничных магазинов до складов и производственных объектов. Она позволяет бизнесам автоматизировать многие ручные задачи контроля инвентаризации, что ведет к повышению производительности и более точному управлению запасами.

Хотите БЕСПЛАТНЫЙ чек-лист по маркировке и отслеживанию активов?

Нажмите кнопку ниже, чтобы получить бесплатный PDF нашего чек-листа управления активами, содержащий критически важные вопросы для любого проекта маркировки, а также ключевые советы по тегированию, позволяющие быстрее запустить вашу систему управления активами.

Получить чек-лист ›

Какие отрасли управляют инвентаризацией?

Розничные продавцы, производители, склады, дистрибьюторы и логистические компании считают управление этими системами ядром своих операций. Но практически каждый бизнес обнаруживает, что ему нужно отслеживать либо продукты, которые он продает другим, либо оборудование и другие товары, жизненно важные для их операций:

Организации здравоохранения накапливают оборудование, необходимое для лечения и размещения пациентов, по мере оказания помощи.
Нефтегазовые компании должны обеспечивать поток своих продуктов от нефтеперерабатывающего завода к конечному пункту назначения.
Коммунальные услуги вложили триллионы долларов в электростанции и умные сети для транспортировки энергии от источника к потребителю.
Телеком и кабельные предприятия прокладывали проводку и широкий спектр сетевого оборудования, обеспечивающего клиентам доступ к сети и доставку желаемого контента.
Государственные и гражданские организации используют оборудование и инвентаризацию, необходимые для полиции, пожарной охраны и муниципальных агентств.
Оборона — область, где необходимо специализированное оборудование для выполнения миссии, которое должно отслеживаться для безопасности и защиты.
Образование начинается с объектов, где проходят занятия, и включает все оборудование и материалы в здании, такие как спортивное оборудование, учебники и компьютеры.

Так что не только ритейлеры, склады, производители и дистрибьюторы должны поддерживать точные подсчеты инвентаризации и нуждаются в эффективной штрих-кодовой системе. У каждого предприятия есть материалы, которые оно должно отслеживать до определенной степени.

Ограничения мониторинга инвентаризации

Мониторинг инвентаризации важен, потому что хорошее выполнение помогает организациям множеством способов, однако редко компании преуспевают в этой области. Эта работа может упускаться из виду, потому что менеджмент фокусируется на основном бизнесе, а не на внутренней логистике.

Кроме того, бизнесы часто находят процесс затратным и раздражающим по множеству причин. Традиционно организации управляли инвентаризацией вручную. Они вводили информацию карандашом и бумагой или в таблицу Excel, а некоторые могли создавать бумажные этикетки, печатаемые на месте.

Затем бизнес проводил регулярные подсчеты инвентаризации, чтобы убедиться, что ручной учет и методы таблиц были более-менее точными. Процесс был трудоемким и предоставлял точную информацию только в течение короткого периода (если вообще), по сути, сразу после завершения подсчета.

Кроме того, люди иногда ошибаются, особенно при подсчете и отслеживании сотен, тысяч и десятков тысяч продуктов. В результате управление инвентаризацией быстро становилось серьезным вычислителем производительности. Сотрудники тратили много времени на это, но не создавали безупречные записи. Поиск первопричины расхождения иногда требовал повторения всего процесса.

Отслеживание продуктов всегда было сложным и становилось еще более сложным по мере появления специалистов в таких областях, как управление цепочкой поставок, но поскольку разные компании по всей цепочке поставок используют разные компьютерные системы, сохранялся недостаток видимости.

Кроме того, движение товаров стало более разрозненным. Малые и крупные компании могут продавать свои товары локально, в непосредственной зоне, по всей стране и даже во всем мире. По мере расширения до новых рынков они должны обеспечивать соблюдение местных правил.

В результате складское пространство часто используется неэффективно. Объект компании или склад заполнен множеством предметов: стеллажи для демонстрации, баннеры, стенды, литература, расходники, торговые приспособления и товары на различных стадиях сборки. Они часто разбросаны по складским помещениям, а не эффективно размещены.

Одна ошибка управления активами создает хаос в цепочке поставок, производственном процессе и доставке. Всякий раз, когда возникают проблемы, работа задерживается, и иногда все приходится останавливать, потому что команда не может двигаться вперед, когда каждый этап процесса зависит от завершения предыдущего шага.

Возникают и другие волновые эффекты. Команды задерживаются на одном проекте, откладывая завершение или доставку продуктов другим клиентам. Компании должны повторно заказывать необходимые поставки. Они часто спешат догнать и совершают другие ошибки, в конечном итоге снижая качество и эффективность своей работы. Они заканчивают один проект поздно и начинают следующий тоже с опозданием. Фрустрация и стресс накапливаются, создавая напряженную рабочую среду.

Подсчеты инвентаризации неточны. Если заказ клиента задерживается, жалобы в службу поддержки клиентов увеличиваются, и клиенты уходят к конкурентам. Слишком много инвентаризации замораживает складское пространство — и капитал. В сущности, неэффективности просачиваются вниз по цепочке поставок и негативно влияют на партнеров, ритейлеров, сервис-провайдеров, потребителей и в конечном счете на стейкхолдеров.

Но управление инвентаризацией становится намного проще благодаря технологическим достижениям. Решения вроде штрих-кодовых этикеток и тегов активов и тегов контроля инвентаризации помогают компаниям получить больше понимания и контроля над своими товарами.

Штрих-кодовая этикетка — это визуальное представление предмета. Обычно код содержит числа, буквы и символы, с символами, закодированными в черном и белом цвете.

Штрих-кодовая система инвентаризации присваивает каждому продукту или единице оборудования уникальный идентификатор. В результате компания может связать несколько точек данных с номером, включая поставщика, размеры продукта, вес и даже переменные данные, такие как количество на складе.

Идентифицирующий номер хранится в базе данных, и система использует сканеры для документирования и отслеживания того, куда идет предмет, использовался ли он и другие данные. На مر السنين развилось несколько стандартов, установивших, как коды конструируются и что они означают, так что сканеры понимают, на что они смотрят и что видят.

Технологии улучшились и стали более интеллектуальными. В наши дни корпорации имеют больше информации, чем когда-либо. Вместе с базовой информацией об идентификации актива приходит его история, включая обслуживание и ремонты, оригинального поставщика, его текущее местоположение и то, где он запланирован быть.

Еще одно преимущество — штрих-кодовые этикетки адаптировались к реальным условиям. Теперь они учитывают переменные, такие как воздействие суровых погодных условий, каустиков и химикатов. Следовательно, появились различные типы штрих-кодовых этикеток для разных сценариев использования:

Фольгированные Metalphoto® этикетки покрыты антипригарной поверхностью для отталкивания краски, кислот, сильных каустиков и других химикатов.
Жесткие этикетки Metalphoto® разработаны для выдержки самых суровых сред, используются для внутреннего и внешнего отслеживания и часто служат десятилетиями.
Премиальные полиэстеровые этикетки разработаны для четкой маркировки и идентификации внутренних активов, такого как офисное оборудование.
Этикетки полиэстера с индикатором вскрытия включают глянцевые белые полиэстеровые клейкие этикетки, которые раскрывают сообщение «VOID» на активе и при удалении этикетки от сопряженной поверхности. Они держат чувствительные предметы четко промаркированными и защищенными.
Двухчастные полиэстеровые этикетки поставляются с соответствующим ID-номером для прикрепления к записям компании.
Саморазрушающиеся виниловые этикетки разработаны так, чтобы их было трудно — почти невозможно — удалить одним куском. Этикетка ломается, если с ней пытаются воздействовать.
Виниловые этикетки и теги хорошо подходят для внутренней маркировки.
Съемные пластиковые этикетки — это биаксиально ориентированные полипропиленовые этикетки с съемным клеевым слоем, которые можно чисто удалить или перепозиционировать.

Помимо множества вариантов, поставщики сотрудничают с клиентами для создания штрих-кодовых этикеток для их уникальных приложений. Например, Camcode работал с Displays2go для разработки индивидуальных полиэстеровых стеллажных этикеток для их склада. Помимо стандартных стеллажных этикеток, они придумали решение для легкого сканирования высоких и низких стеллажей. Вместо того чтобы заставлять сотрудников наклоняться, чтобы достичь очень низких стеллажей, или напрягаться, чтобы дотянуться до более высоких, они внедрили систему двойных этикеток.

В этом случае стеллажная этикетка имела определенный цвет и стрелку, указывающую вниз для нижнего уровня, и другой цвет со стрелкой, указывающей вверх для более высоких уровней. Маркировка облегчила сканирование сотрудникам и привела к меньшему количеству ошибок, потому что разные цвета четко идентифицировали различные уровни.

Преимущества эффективной штрих-кодовой системы инвентаризации

Маркировка оборудования штрих-кодами и развертывание сканеров и программного обеспечения управления инвентаризацией — хорошее бизнес-решение. Существует десятки преимуществ внедрения комплексной штрих-кодовой системы инвентаризации для оптимизации отслеживания активов и усиления контроля инвентаризации:

Улучшение отслеживания местоположения

В конечном счете, цель этих технологий — получить большую видимость в рабочих процессах компании. Штрих-кодовые теги улучшают управление инвентаризацией, повышая отслеживание и точность инвентаризации.

Улучшение отчетности

В наши дни компании собирают больше информации, чем когда-либо. Само по себе сбор данных имеет мало ценности. Но как только данные инвентаризации сохранены в центральной базе данных, компании получают практически бесконечное число возможностей для их использования.

Например, экспорт данных в таблицу для сложного анализа в другой программе делается легко. Люди могут сортировать активы по категориям и анализировать ожидаемый против фактического срока службы. Они могут использовать эту информацию, чтобы определить, чье оборудование поставщика превосходнее. Финансовые прогнозы становятся более точными, потому что они основаны на том, какие активы требуют замены или серьезного обслуживания за определенный период. В сумме, изобилие данных у их кончиков пальцев ведет к лучшему принятию решений.

Автоматизация ручных процессов

Управление инвентаризацией — серьезная боль для многих организаций, чьи устаревшие процессы и ручная документация замедляют процесс. Штрих-кодовые теги инвентаризации позволяют автоматизировать многие процессы инвентаризации, которые иначе трудоемки и неэффективны. Автоматизированные процессы освобождают сотрудников от часто повторяющейся, монотонной работы, экономя значительное время, которое они могут посвятить более ценностным действиям. Автоматизация также снижает человеческие ошибки в документации.

Экономия времени

Новые возможности трансформируют управление производством из реактивного в проактивное. Традиционно компании управляли сзади: опираясь на историческую информацию для понимания производительности и внесения изменений. Теперь они управляют проактивно, имея информацию в реальном времени, поэтому они корректируют на лету.

Оптимизация подсчетов инвентаризации

Эти новые решения не устранят необходимость в периодических подсчетах и аудитах инвентаризации, но они делают процесс проще и менее частым. Без этикеток инвентаризации компании начинают процесс вслепую: у них мало или нет понимания того, что они используют. С ними им не нужно тратить столько времени на ручной подсчет ресурсов. Вместо этого они быстро сканируют свою инвентаризацию и проверяют ее точность.

Улучшение ведения записей

Бизнесы должны вести записи для различных требований соответствия, таких как финансовая и налоговая отчетность. Они должны знать, сколько инвентаризации у них было на руках в разное время. Штрих-коды повышают видимость, сокращая время, необходимое для расчета этих важных деталей.

Улучшение прогнозирования

Слишком много инвентаризации ведет к отходам и увеличивает накладные расходы на долгосрочное хранение. Этикетки помогают вам легко отслеживать точки данных вокруг вашей инвентаризации и более точно предсказывать множество переменных, таких как сколько инвентаризации нужно на следующие несколько недель, следующий месяц или предстоящий квартал.

Становление более прибыльным

Лучшая видимость активов предоставляет компаниям более точные, более своевременные картины их материального потока. Они могут добавить больше предметов, если нужно, и найти способы смягчить влияние любых задержек. Видимость позволяет им лучше планировать персонал и максимизировать возврат на их трудозатраты.

Продвинутая аналитика данных предоставляет им точные прогнозы, поэтому они снижают системные затраты. По сути, эти возможности повышают чистую прибыль за счет более эффективного использования ресурсов компании.

Благодаря множеству преимуществ рынок штрих-кодовых сканеров растет: он оценивался в $6,34 млрд в 2020 году и ожидается рост с CAGR (среднегодовым темпом роста) 7,5% с 2021 по 2027 год, достигая почти $10,52 млрд.

Что искать в штрих-кодовой системе инвентаризации

Каждой компании нужна штрих-кодовая система инвентаризации. Какие функции они должны требовать?

Широкая интеграция

Штрих-кодовые системы предоставляют информацию ряду других приложений: производственных системам, системам управления складом и решениям по управлению объектами. Система должна иметь широкий набор открытых интерфейсов программирования приложений (API), которые подключаются к ведущим решениям.

Легкость сканирования

Штрих-кодовая система должна быть гибкой. Решение должно поддерживать сканирование под углом, которое можно считывать на расстоянии нескольких десятков футов, таких как ретро-рефлективные складские штрих-кодовые этикетки.

Как внедрить штрих-кодовую систему инвентаризации

Внедрение штрих-кодовой системы инвентаризации может революционизировать способ, которым бизнесы управляют своим запасом, оптимизируют операции и улучшают общую эффективность. Этот современный подход к управлению инвентаризацией использует технологии для автоматизации отслеживания, сокращения человеческих ошибок и предоставления реальных инсайтов в уровни запасов и движения.

Выберите правильный тип штрих-кода:
Решите, какой тип штрих-кода лучше всего подходит для ваших нужд, например, UPC, QR-коды или отраслевые штрих-коды.
Выберите подходящее оборудование:
Инвестируйте в необходимое оборудование, включая:
- Принтеры штрих-кодов для производства этикеток
- Сканеры или считыватели штрих-кодов (ручные, стационарные или на базе мобильных устройств)
- Мобильные компьютеры или устройства для ввода данных и сканирования
Внедрите программное обеспечение управления инвентаризацией:
Выберите ПО, которое интегрируется с вашими существующими системами (например, POS, бухгалтерия) и поддерживает функциональность штрих-кодов.
Сгенерируйте и назначьте штрих-коды:
Создайте уникальные штрих-коды для каждого продукта, включая релевантную информацию, такую как детали продукта, SKU и местоположение.
Маркируйте свою инвентаризацию:
Распечатайте и нанесите штрих-кодовые этикетки на все ваши продукты, обеспечивая последовательное размещение и размер.
Настройте свою базу данных:
Введите информацию о продукте в ваше программное обеспечение управления инвентаризацией, связав ее с соответствующими штрих-кодами.
Установите процедуры инвентаризации:
Определите и внедрите стандартизированные процессы для:
- Сканирования входящей и исходящей инвентаризации
- Обновления уровней запасов
- Проведения регулярных подсчетов инвентаризации
- Управления местоположениями продуктов
Обучите свой персонал:
Обучение сотрудников работе с новой системой, включая правильные техники сканирования и процедуры ввода данных.
Тестируйте и уточняйте:
Проведите пробный запуск вашей новой системы, выявите любые проблемы и внесите необходимые корректировки.
Интегрируйте с другими бизнес-процессами:
Соедините вашу штрих-кодовую систему инвентаризации с другими аспектами вашего бизнеса, такими как выполнение заказов, закупки и финансовая отчетность.

Вот удобная таблица, которая проведет вас через процесс внедрения штрих-кодовой системы инвентаризации.

Шаг	Действие	Описание
1	Выбор типа штрих-кода	Выбор UPC, QR-кодов или отраслевых штрих-кодов
2	Выбор оборудования	Инвестиции в принтеры, сканеры и мобильные устройства
3	Внедрение ПО	Выбор ПО управления инвентаризацией, совместимого со штрих-кодами и существующими системами
4	Генерация штрих-кодов	Создание уникальных штрих-кодов для каждого продукта с релевантной информацией
5	Маркировка инвентаризации	Печать и нанесение штрих-кодовых этикеток последовательно на все продукты
6	Настройка базы данных	Ввод информации о продукте в ПО, связывание с соответствующими штрих-кодами
7	Установка процедур	Определение процессов для сканирования, обновления запасов и проведения подсчетов
8	Обучение персонала	Обучение сотрудников использованию системы, техникам сканирования и вводу данных
9	Тестирование и уточнение	Пробный запуск, выявление проблем и внесение необходимых корректировок
10	Интеграция процессов	Соединение штрих-кодовой системы с выполнением заказов, закупками и финансовой отчетностью

Следуя этим шагам, вы можете успешно внедрить штрих-кодовую систему инвентаризации, которая улучшает точность, эффективность и производительность в ваших бизнес-операциях.

Заключительные мысли

Бизнесы полагаются на широкое разнообразие оборудования для бесперебойной работы. Диапазон включает предметы, используемые внутренне, а также продукты, которые они доставляют клиентам.

Отслеживание предметов по мере их движения через различные циклы было сложным, но новые штрих-кодовые решения оптимизируют процесс. Они предоставляют компаниям большую видимость в их бизнес-процессах, снижают отходы в цепочке поставок и улучшают маржинальность, делая бизнес более мощным.

Компании часто не имеют экспертизы, необходимой для развертывания этих решений, и им нужна помощь сторонних экспертов. Camcode предлагает комплексные услуги управления инвентаризацией от опытной, ведущей в отрасли команде. Вы получите экспертный анализ ваших приложений и требований, чтобы помочь вам разработать полностью индивидуализированное решение отслеживания активов для лучшего управления инвентаризацией.

Свяжитесь с Camcode сегодня, чтобы узнать больше.