Постоянные наряды-заказы: снижение административных накладных расходов и повышение видимости

Что такое постоянный наряд-заказ?

Даже с современными, идеально оптимизированными рабочими процессами, кажется, что некоторые задачи не оправдывают административных усилий. Стоит ли тратить пять минут на генерацию наряда-заказа для повторяющейся трехминутной работы? Но если вы не вносите их в систему, со временем и как только их накопятся достаточно, вы создаете слепые зоны сначала в данных, а потом в бюджете.

Решением могут быть постоянные наряды-заказы (standing work orders), где вы можете сократить административные накладные расходы на некоторых мелких повторяющихся инспекциях и задачах.

Постоянный наряд-заказ — это наряд-заказ, который вы открываете на длительный период, иногда неопределенно, для рутинных или повторяющихся задач, которые вы не связываете с конкретным активом или оборудованием. Вместо завершения задачи и закрытия наряда-заказа, вы держите наряд-заказ открытым, обновляя его каждый раз, когда делаете больше работы.

Зачем делать так? С постоянным нарядом-заказом вы можете записывать затраты и историю конкретных задач, одновременно снижая общее администрирование нарядов-заказов. В итоге вы получаете такое же количество надежных данных, но за меньшие общие административные усилия.

Постоянные наряды-заказы отличны для задач, которые нельзя назначить конкретному активу, но они еще лучше, когда стоимость задачи минимальна по сравнению с административной стоимостью генерации, назначения и закрытия отдельного наряда-заказа. Постоянные наряды-заказы спасают вас от траты десяти минут на администрирование для пятиминутной работы.

Что такое бланкет-ордер (blanket work order)?

Многие люди используют бланкет-ордер и постоянный наряд-заказ как взаимозаменяемые, но есть мелкие, но важные различия.

Бланкет-ордеры покрывают разные мелкие задачи, в то время как постоянные наряды-заказы более специфичны. Вы можете использовать бланкет-ордеры для захвата затрат на разную работу, выполненную командой, но не деталей, оставляя дыры в данных вашего бюджета обслуживания. Так что в итоге самое важное различие между постоянными и бланкет-ордерами в том, что бланкет-ордеров следует избегать.

Когда следует использовать постоянные наряды-заказы?

Обычно постоянные наряды-заказы используют для мелких повторяющихся задач, которые вы можете не связывать с тем, что обычно считаете реальной работой по обслуживанию, включая проверки инструментов, собрания по безопасности и обучению, и задачи по мелкому уходу. В этих случаях обычно неэкономично создавать новый наряд-заказ для каждой задачи, поэтому вы можете создать постоянный наряд-заказ, который открыт и часто обновляется для отслеживания затрат.

Постоянные наряды-заказы также могут пригодиться, если решение CMMS, которое вы используете, не позволяет списывать транзакции на отдельные активы. В этом случае настройка постоянного наряда-заказа может быть обходным путем, позволяющим отслеживать затраты при снижении административных накладных расходов.

Каковы плюсы и минусы постоянных нарядов-заказов?

Одной из главных выгод постоянных нарядов-заказов является то, что они простой способ отслеживать мирные или повторяющиеся задачи, где вам не нужен полный исторический запись. Они также могут быть полезным способом сократить время и деньги, которые вы тратите на создание и администрирование нарядов-заказов, чтобы улучшить эффективность вашего управления обслуживанием и запасами.

Но постоянные наряды не идеальное решение, поэтому нужно знать об общих подводных камнях, чтобы избежать их. Одной из главных проблем является то, что постоянные наряды-заказы могут потеряться среди множества корректирующих и предупредительных нарядов-заказов в вашем бэклоге. В результате возможно забыть закрыть и обновить постоянные наряды-заказы по установленному графику.

Как та папка «разное» в вашем картотечном шкафу, иногда может быть трудно помнить, что именно ваши постоянные наряды-заказы должны покрывать, особенно если они открыты годами.

Как эффективно использовать постоянные наряды-заказы?

Простое эмпирическое правило для постоянного наряда-заказа для общего обслуживания — использовать его для любой задачи, которая занимает у техников 15 минут или меньше. Обоснование в том, что потому что стоимость и время на создание и закрытие наряда-заказа, вероятно, превысят время и стоимость самой работы.

Если вы хотите создать постоянный наряд-заказ для этих мелких работ, важно установить некоторые правила. Один способ сделать правила — подумать об ответах на следующие вопросы:

• Как долго вы будете держать постоянный наряд-заказ открытым и подходящим для списания?
• Какие типы деталей вы можете списать на постоянный наряд-заказ?
• Каков процесс закрытия наряда-заказа и открытия нового в конце интервала?
• Как вы будете проверять свои постоянные наряды-заказы, чтобы убедиться, что используете их правильно?

Обычно постоянные наряды-заказы закрывают в конце месяца, но вы также можете закрывать их квартально, когда заканчивается ваш финансовый период, помогая держать количество транзакций против наряда-заказа на управляемом уровне.

Как Hippo CMMS может помочь?

Hippo CMMS® позволяет вам утверждать, генерировать, приоритизировать, назначать, отслеживать и закрывать наряды-заказы отовсюду, поэтому вы никогда не теряете из виду свои постоянные наряды-заказы. И поскольку всё цифровое и на одной интуитивной платформе, вам никогда не придется беспокоиться о потере листов бумаги или о том, как критические данные исчезают в бесконечных, разрозненных таблицах.

Легко для бумажных и табличных постоянных нарядов-заказов выпасть в трещины, но Hippo CMMS отслеживает всё, чтобы вы могли избежать переработки и держать команду под ответственностью. Его чистый и легкий макет также делает всё легким для видеть и понимать, в то время как встроенная функция шаблонов нарядов-заказов означает, что вы можете легко брать существующие инструкции и копировать их в новые наряды-заказы. Вы получаете больше времени на работу с ключом и меньше денег, потраченных на администрирование.

Что дальше?

Hippo поможет вам найти решение, которое лучше всего подходит вам — от ответов на вопросы обо всем, что связано с обслуживанием, до записи на живую демонстрацию программного обеспечения.

Исполнительное резюме

Постоянный наряд-заказ — это наряд-заказ, который вы открываете на длительный период, иногда неопределенно, для рутинных или повторяющихся задач, которые нельзя связать с конкретным оборудованием. Обычно используете постоянные наряды-заказы для мелких работ вроде проверок инструментов и общего ухода, потому что неэкономично создавать новый наряд-заказ для каждой задачи.

Одной из главных выгод постоянных нарядов-заказов является то, что они простой способ отслеживать мирные или повторяющиеся задачи, когда вам не нужна запись. Однако они могут потеряться среди множества корректирующих и предупредительных нарядов-заказов в вашем бэклоге, и вы можете забыть закрывать и обновлять их на регулярной основе.

Чтобы использовать постоянные наряды-заказы эффективнее, вы должны установить некоторые правила, такие как как долго наряд-заказ должен быть открыт и что вы можете списать против него. ПО Hippo CMMS для нарядов-заказов может помочь, потому что оно позволяет отслеживать все ваши наряды-заказы, включая постоянные, поэтому вы в итоге получаете дыры в данных в ваших записях и бюджете обслуживания.