50 проверенных советов по управлению инвентарем активов для оптимальной эффективности

Если у вас есть какой-либо опыт управления запасами, то вы знаете, насколько важно рассматривать каждый предмет как актив, для здоровья и жизнеспособности вашей операции, будь вы Fortune 500 или малым бизнесом. И это не только SKU, заполняющие ваш склад, но и ценное оборудование, устройства и другие активы, на которые вы полагаетесь для повседневных операций, которые должны быть эффективно отслежены и управляемы.

Это может показаться фундаментальной концепцией, которой следуют все бизнесы, но когда вы учитываете, что целых 46% малых и средних бизнесов либо полагаются исключительно на ручное управление активами — или не отслеживают инвентарь вовсе — легко понять, почему управление инвентарем активов является постоянной горячей темой для компаний, охватывающих многие отрасли.

К счастью, есть много проверенных ресурсов, доступных, которые могут помочь даже самым «голым» операциям перейти в мир управления инвентарем активов эффективно и с малыми предварительными инвестициями. Мы просеяли советы от авторитетов по теме, чтобы принести вам 50 лучших советов и лучших практик по инвентарю активов, предлагаемых сегодня. Ниже вы найдете цитаты прямо из этих экспертных ресурсов, удобно организованные по категориям.

Перейти к:

• Советы по внедрению планов инвентаря активов
• Лучшие практики управления инвентарем активов
• Советы по обучению инвентарю активов
• Советы по управлению IT-инвентарем активов

Советы по внедрению планов инвентаря активов

1. Уделите время определению любых и всех активов

«Определение активов, которые затем могут быть отфильтрованы через процесс отбора, может быть не таким простым, как кажется. С расширенной точки зрения управления активами, есть разные уровни, на которых актив может быть управляем. На базовом уровне активы рассматриваются индивидуально. Это самый простой и наиболее легко понятный подход.

«Активы также могут быть определены и рассматриваться в терминах систем. Примеры систем активов могут включать сети, производственные линии или системные объекты (HVAC, сточные воды, сжатый воздух). И, наконец, третье расширенное представление может определять портфели активов. Примеры включают классы нефтяных буровых установок, бизнес-единицы, недвижимость и муниципальную инфраструктуру».

2. Переосмыслите и/или установите свои практики обработки и исполнения

«Количество заказов — самый важный фактор для бизнеса, потому что он представляет выручку. Но многие компании не имеют правильных систем для обработки, обработки и исполнения этих заказов. Лучшее, что можно сделать — создать список задач, которые нужно выполнить для полной обработки и исполнения заказа».

3. Перед внедрением ПО убедитесь, что вы начинаете с чистых данных

«Когда мы начали использовать наше ПО для управления инвентарем активов, мы импортировали существующие данные. После завершения процесса я понял, что у нас много несоответствий, таких как 20 разных названий продуктов для одной и той же модели документоскопа. Если бы мы уделили время на просмотр наших данных и их очистку, мы бы выявили эти расхождения. Это сэкономило бы нам много головной боли, потому что теперь нам приходится возвращаться через все эти данные и очищать их, чтобы наши инвентарные отчеты были последовательными и точными».

4. Применяйте рентабельные методы управления

«Вы управляете своими активами проактивно или реактивно? В большинстве случаев проактивное управление более рентабельно в долгосрочной перспективе, чем реактивное. Например, если вы ждете, пока на одной из ваших улиц появится глубокая яма, прежде чем выполнять дорожное обслуживание, вы можете потратить больше денег, чем если бы вы проактивно проводили дорожное обслуживание со временем. Вы практикуете рентабельное управление, когда делаете наиболее рентабельное обслуживание, ремонт или замену в правильное время на протяжении всего жизненного цикла актива».

5. Не недооценивайте важность пересечения активов и инвентаря

«Активы и инвентарь иногда пересекаются внутри одного предприятия. Некоторые компании используют решения для отслеживания активов для отслеживания и управления оборудованием (например, серверами, нефтяными насосами или тяжелым оборудованием) для сервиса и обслуживания, которое они уже доставили клиентам. В этом случае конечный продукт, который отслеживался с помощью решения для управления инвентарем во время производства и продаж, теперь отслеживается с помощью решения для управления активами.

«И отслеживание активов, и управление инвентарем — критические приложения для компаний, пытающихся сдерживать затраты и улучшать производство. Знание разницы между этими операциями и системами, которые могут их улучшить, поможет предприятиям лучше адресовать и управлять своими уникальными вызовами».

6. Установите уровни безопасности — и пересматривайте по мере изменений бизнеса

«Управление инвентарным запасом облегчается загрузкой инвентарного ПО. Вы можете установить уровни страхового запаса для каждого из ваших продуктов. Это 본래 минимальное количество инвентарного запаса, которое вам нужно на руках всегда, чтобы никогда не упустить продажу. Когда ваш инвентарный запас падает или приближается к этим уровням безопасности, вы будете оповещены заказать больше. Важно, что это пересматривается, особенно с сезонными продуктами. Вам нужно будет скорректировать их уровни страхового запаса, чтобы у вас не было слишком много инвентарного запаса на руках, особенно на рынках, склонных к колебаниям рынка».

7. Создайте — и проверьте — свои стратегические локации

«Перед днем инвентаризации проверьте, что все детали в вашем инвентаре имеют локацию, указанную в вашей системе управления инвентарем. Вы также должны убедиться, что эти локации верны.

«Если деталь хранится в двух локациях, убедитесь, что ваша система управления инвентарем показывает это. Этот шаг гарантирует, что инвентаризаторы не будут бегать, пытаясь найти деталь или, что еще хуже, ставить неверный счет, потому что они не могут локализовать деталь. Проверка бин-локаций во время цикличных подсчетов делает эту задачу легче в конце года».

8. Хорошие практики управления инвентарем активов сэкономят вам деньги

«Когда у вас надежная инвентарная система, вы точно знаете, сколько продукта у вас есть, и, основываясь на продажах, можете спроецировать, когда вы закончитесь и убедитесь, что вы заменяете его вовремя. Это не только помогает гарантировать, что вы не теряете продажи (критично для денежного потока), но также позволяет планировать закупки вперед, так что вы можете гарантировать, что у вас достаточно денег отложено».

9. Подготовьтесь к записи корректировок запаса

«После подсчета запаса вам может понадобиться изменить количество продуктов в вашей системе, чтобы соответствовать вашему подсчету. Лучший способ сделать это — с корректировкой запаса, следуя этим советам:

• Выберите стоимость, которая имеет смысл — Если вы добавляете инвентарь, вам нужно ввести цену закупки. Но с корректировками запаса у вас нет счетов поставщиков, показывающих стоимость, поэтому выберите число, которое имеет смысл.
• Используйте отдельный бухгалтерский код — Если ваша система поддерживает их, использование отдельных бухгалтерских кодов помогает вам видеть прибыль (больше инвентаря, нет счета) и убытки (меньше инвентаря, нет продажи), которые résultent из корректировок запаса».

10. Установите план предотвращения потерь, адаптированный к вашей операции

«За каждой историей успеха предотвращения или снижения потерь инвентаря, идентифицированной Группой, лежат хорошие данные по потерям. Своевременные, точные и действенные данные, доступные всем правильным заинтересованным сторонам, разбитые по товарам и по магазинам, ведут к улучшенной коллаборации, большим правильным действиям и позволяют текущему отслеживанию результатов и трендов производительности. Сегодня единственный способ получить эти данные — через регулярный цикличный подсчет в магазине. Завтра надежда в том, что умные полочные технологии, включая радиочастотную идентификацию (RFID), обеспечат эту видимость быстрее, с гораздо меньшей стоимостью и с большей степенью точности».

11. Принимайте решения, максимизирующие ваш ROI

«Управление активами помогает бизнесам максимизировать возврат от каждой инвестиции. Когда вы полагаетесь на управление активами для информирования решений о закупках и поддержания текущего обслуживания, вы получите больше жизни из ваших дорогих активов.

«Кроме того, улучшая использование активов по всей рабочей силе, рабочие процессы становятся более эффективными и производство увеличивается. Устранение или снижение отходов от утерянных или украденных активов также сокращается. Наконец, управление активами позволяет эффективно планировать общие активы между командами и отделами, снижая необходимость покупать дублирующие активы ненужно».

12. Инвестируйте и внедряйте технологии Big Data

«Инструменты, такие как портативные сканеры и RFID-теги, могут помочь вам идентифицировать и исправлять неточности быстро. Информация, в конце концов, жизненно важна для любой успешной программы управления активами. Перед выбором ПО или оборудования вы должны разработать и внедрить процедуры мониторинга и оценки оборудования. После того как вы внедрили новую систему управления активами, необходимо постоянно оценивать и мониторить выбранную программную систему, чтобы убедиться, что она работает правильно и соответствует установленным процедурам управления. Это включает разработку механизмов для выявления и исправления неточностей данных».

Лучшие практики управления инвентарем активов

13. Интегрируйте любые и все системы управления

«Для оптимизации ваших заказов на части, возвратов, выставления счетов и процессов оплаты, важно посмотреть, как ваши системы управления автопарком и другие программные системы связаны. Интеграция также обеспечивает точность данных и снижает требования к административному, финансовому и другому персоналу, в некоторых случаях даже сокращая потребности в персонале».

14. Найдите способы автоматизировать ваш инвентарь активов

«Некоторые решения ПО для управления сетью могут обнаруживать, отображать сетевые активы и создавать инвентари, которые автоматически обновляются для отражения изменений в конфигурации и статусе устройств, и представляют информацию администратору через хорошо организованные виды и исчерпывающие отчеты.

«Что важно, так это то, что инструменты работают через разные технологии и протоколы — ARP, SNMP, SSH, управление виртуальной инфраструктурой, IP-адресация, ICMP, LLDP, WMI и Telnet — для автоматического обнаружения, локализации и сбора исчерпывающей информации об устройствах через маршрутизаторы, принтеры, коммутаторы, серверы и межсетевые экраны».

15. Установите железобетонные KPI инвентаря

«KPI инвентаря измеряют вашу производительность в определенной области за определенное количество времени к определенной цели. Они помогают устранить догадки, давая вам четкие вехи для достижения каждую неделю, квартал или год. С ними у вас будут данные, которые вам нужны для принятия умных, стратегических решений для вашего бизнеса».

16. Принятие специализированных мер безопасности для вашего отдела запчастей

«Обеспечьте, чтобы эффективные меры безопасности принимались в складе запчастей. Несколько критических практик должны быть рассмотрены. Ограничение доступа к инвентарю склада запчастей критично для поддержания точности инвентаря. Примите политику, что инвентари запчастей «запрещены» и только сотрудники отдела запчастей имеют доступ.

«Первый способ обеспечить это — принять физические меры безопасности, такие как стойки запчастей, которые предотвращают вход сотрудников в локации инвентарного запаса и извлечение необходимых частей. Позволение всем иметь доступ может быстро сделать инвентари запчастей неточными. Вторая практика для помощи в этой цели — установить системы камер безопасности и начать использовать доступ по бейджам к точкам входа и выхода».

17. Разработайте систему поддержки инвентаря, сделанную для вашей ситуации

«Оптимизированный инвентарь требует часто получаемых точек данных и эволюции инвентаря в вопросе на основе этих измерений в реальном времени. Система поддержки решений, включающая лучшие практические методологии, дает менеджерам инвентаря мощный инструмент для управления их бизнес-целями и делает их команды значительно более эффективными».

18. Разработайте план хранения, хорошо подходящий к вашему конкретному складу

«Обычно думают о складах как о местах, где товары и коммодити хранятся до их распределения. Склады на самом деле являются сложными активами недвижимости, требующими доступа (такого как ж/д, вода и дороги), безопасности, IT-технологий, температурных контролов и жизненного цикла и управления цепочкой поставок. Эти факторы влияют на то, как агентства оценивают и анализируют склад как актив недвижимости для текущих и будущих миссий и программных требований. Стратегии сокращения для складов должны учитывать функции, поддерживаемые материалами, хранящимися на складах, цепочку поставок, необходимую для наиболее эффективного использования склада, бизнес-интеллект в реальном времени и технологические достижения, требующие меньше ресурсов для поддержки миссии».

19. Приоритизируйте планирование действий по спросом

«Способность предвосхищать и предсказывать спрос позволяет максимизировать экономию затрат. Что касается управления инвентарем, это позволяет вашему бизнесу установить минимальные и максимальные уровни инвентаря. Бездействующий инвентарь стоит дорого из-за расходов, понесенных при обработке и мониторинге, а также дополнительных затрат на хранение».

20. Инвестируйте только в технологии, обеспечивающие анализ в реальном времени

«Как только у вас есть информация в актуальном состоянии о уровнях инвентаря и статусе исполнения, вам нужно иметь возможность непрерывно анализировать свою цепочку поставок для обеспечения прибыльного исполнения спроса. Недостаточные уровни запаса приведут к штрафам по уровню сервиса или потерянным продажам? Перезапасы приведут к увеличению устаревшего инвентаря? Главное: каков самый прибыльный ответ на данную складскую ситуацию? Давая планировщикам видимость в реальном времени, поддерживаемую сложной аналитикой, извлекающей одновременно из всех ваших доступных данных в сети».

21. Разработайте умный и последовательный план аудита для наименее ожидаемых сценариев

«Другие проблемы, которые могут возникнуть и быть проблемой для аудитора, включают сроки наблюдения инвентаря. Наблюдения обычно происходят в конце октября или в конце декабря. Обычно из-за праздников конца года и/или погодных проблем инвентарные наблюдения проводятся в октябре. Однако если клиент более склонен к мошенничеству/манипуляции и известен этим, аудиторы могут появиться в конце декабря для получения более надежных данных.

«Другая проблема — нужно ли аудитору привлекать специалиста или проводить некоторое внештатное тестирование, чтобы убедиться, что инвентарь на складе подлинный. Например, для некоторых товаров, таких как ювелирные изделия, зерно или другие высокотехнологичные продукты, необычно для обычного аудитора дифференцировать между настоящими и поддельными товарами. Аудиторы могут захотеть привлечь специалиста для тщательного осмотра или отправить некоторые образцы в лабораторию для надлежащего тестирования».

22. Разработайте герметичный руководство по политикам и процедурам для фиксированных активов вашего бизнеса

«Политики и процедуры должны быть установлены для обеспечения последовательного и правильного учета и управления фиксированными активами. Такие политики должны охватывать все возможные аспекты фиксированных активов. Рассмотрите такие области, как: порог капитализации; бухгалтерские методы; процесс одобрения приобретений, переводов и утилизации; полезные/амортизационные сроки; строительство активов; капитализация стоимости долга (US GAAP); периодические инвентаризации фиксированных активов; и так далее».

23. Готовьтесь к худшему

«Устаревание — неизбежный факт управления инвентарем, но к сожалению, многие организации управляют им реактивно. Для проактивного управления устареванием организации должны уметь отвечать на вопросы, такие как: Как мы можем предвосхитить устаревание? Какие планы на случай нештатных ситуаций у нас есть? Каковы наши самые важные потребности? Должны ли мы поддерживать предметы или заменять их? Как мы обеспечиваем безопасность?

«Такие организации должны разработать процесс оценки риска устаревания, помогающий менеджерам инвентаря оценить вероятность того, что предметы станут устаревшими, и пометить предметы, которые находятся под наибольшим риском стать таковыми. Для усиления процесса менеджеры инвентаря могут использовать аналитику для выявления уже устаревших предметов, выявления предметов, которые организация может позволить себе управлять реактивно, и сокращения ручных усилий, вовлеченных в вычисление вероятности устаревания. Включение аналитики в процесс устаревания дает организациям данные, которые им нужны для применения стратегий смягчения, таких как соглашения с поставщиками, обновления систем или закупки по снижению риска».

24. Делитесь стратегией управления по всем отделам

«Создание стратегии изменения поведения сотрудников начинается за несколько месяцев до внедрения любых изменений на полу склада. Для установки объема проекта вам нужно определить, как изменения будут выглядеть и создать видение выгод, которые результатом проекта.

«Всегда хорошая идея получить новый набор глаз, чтобы посмотреть на текущую ситуацию и спросить, почему мы делаем вещи так. Для оценки барьеров и проблем, стоящих перед сотрудниками склада, выберите команду сотрудников, представляющих перекрестное сечение организации. Команда должна состоять из лидера команды, спонсора и четырех-пяти членов команды. Члены этой команды должны быть сотрудниками, которые рассматриваются как лидеры в организации и которые комфортно мозгового штурма для новых идей для предоставления решений текущим практикам склада, вызывающим отходы».

25. Будьте осведомлены обо всех призрачных активах

«Удалите призрачные активы в вашем инвентаре. Бывают случаи, когда предметы, которые были утеряны или украдены, все еще в записях инвентаря. Эти известны как призрачные активы. Чаще всего призрачные активы были предметами, которые были неточно записаны».

26. Установите специализированные параметры повторного заказа

«Параметры повторного заказа — минимальные и максимальные уровни (MIN/MAX) — используемые системой управления материалами ERP для генерации заказов на пополнение, являются главными детерминантами результатов инвентаря. Параметры повторного заказа должны оптимизироваться периодически для отражения изменений. Процесс оптимизации адресует:

• Выбор подходящих алгоритмов для оптимизации минимальных и максимальных уровней запаса
• Использование экономической модели затрат, учитывающей затраты на хранение инвентаря, пополнение, ускорение и дефициты как предпочтительную альтернативу подходу с фиксированным уровнем сервиса
• Анализ групп предметов вместо одного за одним, по одному за раз
• Способность выполнять моделирование «что-если» и сравнивать оптимизированные результаты против текущей производительности инвентаря
• Учет «реальных» ограничений, включая максимальную емкость бина, емкость хранения и больше

27. Диверсифицируйте атрибуты SKU

«Самый распространенный из улучшений процессов — использовать гораздо больше атрибутов, связанных с каждым SKU, чтобы фактически создать гораздо большее количество классов предметов, которым назначаются разные политики — далеко за пределами стандартных трех или четырех уровней, которые большинство компаний все еще используют. Эти атрибуты могут включать сроки поставки, вариабельность поставки и спроса, паттерны потребления, критичность, скорость и несколько других. Чем больше измерений компания использует, тем большую точность компания будет иметь в управлении инвентарем. Не редкость видеть 10-12 измерений, используемых в лучших в классе компаниях».

Советы по обучению инвентарю активов

28. Инвестируйте в тренировочные сессии по инвентарю активов

«Наличие хорошего, компетентного персонала может сделать всю разницу для успеха компании. Обучение управлению инвентарем оснащает ваших сотрудников последними идеями и лучшими практическими методами контроля инвентаря. Предоставление вашим сотрудникам обучения управлению инвентарем необходимо, если цели организации должны быть надлежаще выполнены.

«Инвестируя в инвентарное обучение, вы можете гарантировать, что ваши сотрудники получают необходимые инструменты для эффективной работы. Обучение помогает персоналу улучшить свои знания, навыки и возможности, повышая их общую эффективность и снижая инвентарные отходы. Это в свою очередь приведет к более качественной производительности».

29. Для продвижения точности предоставьте своим работникам адекватное системное обучение

«Компьютеризированная система инвентаризации и бухгалтерского учета активов помогает держать вашу информацию об активах организованной на протяжении всего жизненного цикла и снижает риск человеческой ошибки. Если используется регулярно во время вашего ежегодного инвентарного процесса, хорошее решение может помочь гарантировать, что все данные точны и актуальны. Так что в следующий раз, когда вы пытаетесь просмотреть детали актива, как его серийный номер или финансовую информацию, вы можете быть спокойны, что информация в вашей базе данных правильная.

«Поддержание точных данных в вашей системе управления активами на протяжении года означает, что вы более вероятно закончите с финансовыми отчетами, на которые можно положиться. Эта информация критична для соблюдения и помогает поддерживать информированное принятие решений в процессах бюджетирования и планирования».

30. Фокусируйтесь на построении ваших лидерских навыков

«Менеджеры инвентаря должны быть эффективными лидерами. Они нанимают и увольняют и управляют командой сотрудников, и всеми вызовами, которые это влечет. Они должны вести свою команду. Они также должны уметь принимать направление и работать как часть большей команды. Большинство менеджеров инвентаря будут работать с маркетинговыми и отделами продаж, а также менеджерами закупок для организации эффективного потока инвентаря в и из компании».

31. Приоритизируйте осведомленность об отслеживании продукта

«Из года в год полезно знать, что продается, а что нет. Эта информация помогает вам планировать и принимать более информированные бизнес-решения на будущее. Вы избежите потерь из-за продуктов, сидящих на полках слишком долго или теряющих продажи, потому что продукты распродаются слишком быстро для клиентского спроса».

32. Воспользуйтесь решениями онбординга/обучения вашей системы управления инвентарем

«Многие провайдеры решений управления инвентарем на сегодняшнем рынке предлагают обучение или услуги онбординга, так что и вы, и ваши сотрудники можете научиться полностью использовать функции и возможности системы. Команда за сервисом сможет дать вам самый исчерпывающий обзор системы, и они смогут предоставить поддержку и дальнейшую помощь в любых необходимых областях».

33. Примите системный подход к управлению инвентарем активов

«Компания может получить наибольшую выгоду от программы управления активами, когда она интегрирует все аспекты, вовлеченные в контроль активов и их затрат. Программа должна переходить все границы между отделами и дисциплинами для фокуса на общей стоимости. Менеджеры должны использовать системный подход, применяя стандарты структурированным образом.

«Риски должны оцениваться и, если необходимо, компромиссы найдены, которые лучше балансируют риск против производительности и затрат. Программа должна позволять менеджерам изучать активы в контексте их использования и ценности для компании. Хорошая программа управления активами также будет устойчивой, помогая оптимизировать жизнь активов, учитывая долгосрочные эффекты, такие как экологическое воздействие».

34. Обеспечьте достаточное обучение — и планируйте соответствующе

«Изучая вашу историю заказов на работу и ваш график обслуживания, вы обычно можете точно предсказать, сколько персонала и сколько человеко-часов вы можете ожидать необходимости в течение года. С этим числом в уме, вы можете тогда планировать своих сотрудников соответствующе и не просто иметь работников, стоящих вокруг и вертящих большие пальцы. Или может быть вы обнаружите, что ваша проблема не в переизбытке персонала, а в недоперсонале. Пропуск рутинного обслуживания здесь или там случается — но когда вы начинаете пропускать их часто из-за недостатка персонала, вещи могут пойти на юг очень быстро».

35. После внедрения программы обучения инвентарю активов, извлеките максимум, укрепив свой инвентарь навыков

«Инвентарь навыков резюмирует навыки, образование и опыт текущих сотрудников. В зависимости от размера и сложности бизнеса, процесс подготовки инвентаря навыков будет варьироваться. Некоторые бизнесы используют коммерческое ПО. Другие фирмы используют программы баз данных. Некоторые малые бизнесы используют простые рабочие листы или даже бумажную систему для подготовки инвентаря навыков.

«Какой бы метод ни был, если сделан правильно, инвентарь навыков предоставит коллективный бизнес-инвентарь навыков, знаний и реального опыта, которым обладает рабочая сила фирмы».

36. Обеспечьте, чтобы все сотрудники знали свои обязанности, связанные с инвентарем активов

«Наблюдение за падением инвентарных метрик — упражнение в бесполезности без команды, чтобы это исправить. Вам может не понадобиться выделенный менеджер инвентаря или запасов, но если ответственность падает на другого руководителя отдела, убедитесь, что они хорошо знают свою роль и цели, которых ожидается достичь. Если ваши метрики успеха не там, где они должны быть, время назначить встречу».

37. Искорените внутреннюю кражу с правильной бухгалтерией инвентаря активов

«Для предотвращения кражи административным персоналом практикуйте хорошую бухгалтерию. Обеспечьте, чтобы ни один человек не контролировал слишком много частей любой финансовой транзакции. Покупки, зарплата, возмещения и другие выплаты должны требовать рассмотрения и подписания старшим сотрудником.

«Проводите банковские сверки и просматривайте выписки по бизнес-кредитным картам каждый месяц. Работайте с квалифицированным бизнес-бухгалтером, чтобы гарантировать, что книги правильно ведутся, транзакции правильно разносились и аудиторский след не показывает подозрительной активности».

38. Поощряйте участие в обучении, связанном с активами, и программах профессионального развития

«Рассмотрите предложение программы, которая оплатит некоторые, или даже все, профессиональные курсы развития для вашего складского персонала. Эти стимулы — win-win — ваши сотрудники будут комфортны с изменениями, и знания, которые они получат, могут привести к более быстрому внедрению и более эффективной операции».

Советы по управлению IT-инвентарем активов

39. Используйте всеобъемлющее ПО для отслеживания активов

«Шансы есть, что вы уже опередили кривую и инвестировали в ПО для отслеживания активов какого-то рода, но только потому, что у вас это основание покрыто, не значит, что это лучший вариант для активов вашего бизнеса.

«Чтобы убедиться, что ваш — лучший, убедитесь, что ПО позволяет вводить сложную, исчерпывающую информацию об ваших активах, включая локации, оборудование и компоненты. Помимо иерархии, также гарантируйте, что эти специфики могут быть легко изменены в реальном времени для отражения изменений в графиках обслуживания, обновлений амортизации и всей другой релевантной информации.

«Для лучшего в безопасности отслеживания активов выбирайте ПО, включающее GPS-технологию, особенно если ваши оборудовательные активы часто перемещаются. Использование GPS-возможностей делает так, что ваши самые ценные активы всегда локализуемы, даже если кража в процессе».

40. Убедитесь, что ваша выбранная система включает комплексную функцию «сервис-деск»

«Ну, как бы вы ни хотели это отрицать, всегда лучше гарантировать, что ваш сервис-деск имеет модуль управления активами, а не инвестировать в автономное ПО управления активами. Обеспечение того, что ваше ПО управления активами является частью решения сервис-деска, гарантирует, что обмен данными через организацию эффективен. Кроме того, наличие решения сервис-деска с модулем управления активами гарантирует оптимизированное функционирование всех команд в организации».

41. Выберите систему управления инвентарем активов, интегрирующуюся с вашей бухгалтерской системой

«Идеально, вы хотите, чтобы ваша система управления инвентарем интегрировалась с вашей бухгалтерской системой, так что у вас есть актуальная финансовая информация, чтобы помочь вам понять, как ваш бизнес делает, так что вы можете принимать своевременные и хорошо информированные решения. Для бизнесов, которые уже используют бухгалтерское ПО Intuit's QuickBooks, оценки инвентаря могут отслеживаться в реальном времени и финансовые отчеты обновляются бесшовно для изменений инвентаря.

«Какую систему вы ни решите использовать, поддерживайте ее эффективность, проводя регулярные подсчеты инвентаря того, что у вас на складе, и сверяйте любые различия между вашим физическим инвентарным счетом и вашими инвентарными записями своевременно. Вы должны понимать, почему эти сверочные различия возникают и управлять потенциальным риском кражи».

42. Рассмотрите IT-управление активами в терминах централизации

«В реальности все IT-магазины должны иметь средства (политики, процедуры, инструменты) для поддержки управления активами для предприятия. Способность записывать покупки, затраты, контракты, локации и данные утилизации помогает организации принимать информированные решения о стратегических закупках.

«Мы все за минимизацию инкрементных рисков и связанных затрат, связанных с IT-инфраструктурными проектами, основанными на старых, неполных и/или менее точных информации. Так что наличие центральной локации этих активов помогает в выполнении важных обновлений версий оборудования и ПО».

43. Используйте свой IT для приоритизации самоаудитов

«Риск — главная причина неопределенности в любой организации. Таким образом, компании все больше фокусируются на выявлении рисков и управлении ими до того, как они даже повлияют на бизнес. В мире IT-управления инвентарем, самоаудирующие процессы могут помочь компаниям быть проактивными в поиске проблем до того, как произойдет реальный аудит. Оставаясь на вершине аудитов, можно также облегчить более гладкие проекты, такие как консолидации дата-центров или декомиссионирование.

«Хотя многие компании проводят поверхностные аудиты, а некоторые могут делать более обширные аудиты по случаю, эти поверхностные аудиты вряд ли выявят проблемы, которые будут найдены во время реального аудита соответствия ПО».

44. Воспользуйтесь преимуществами автоматизированного планирования обслуживания для всех активов

«Большинство ПО управления обслуживанием позволяет вам вести детальные заметки по всем аспектам любого данного актива. Воспользуйтесь этим, поддерживая историю обслуживания и затраты. Это может служить точкой сравнения для будущего или как способ оценить, надежна ли определенная модель, когда замена становится необходимой. Аналогично, поддержка событий калибровки и результатов устранения неисправностей для актива докажет полезность через множественные локации и для множественных активов».

45. Используйте проверенную технологию тегов активов для отслеживания ваших активов

«По мере роста вашего бизнеса, он неизбежно приобретет большую базу активов. Со всеми этими дополнительными инструментами и машинами, контроль инвентаря неизбежно станет сложным. Легкий выход — придумать систему отслеживания, которая делает инвентарные процессы гораздо более оптимизированными. Для начала вам нужно ввести все ID активов, расположенные на вашем складе. Это важно, потому что ваши сотрудники должны знать, где находится конкретное оборудование. Мгновенные данные об активах помогают штатным работникам выполнять свои ежедневные задачи гораздо более эффективно!

«Со специальными функциями, включенными в ПО инвентаря активов, вы можете создавать штрихкоды для всех ваших офисных предметов. Штрихкод и QR-ярлыки позволяют вам быстро сканировать и вводить всю релевантную информацию в ваши системы. Например, вы можете сохранить складскую локацию актива X в определенное время. Теги активов также позволяют отслеживать перемещения инвентаря каждый раз, когда сотрудник выдает актив. Мониторьте бизнес-активности с легко доступной информацией для увеличения оптимизации активов».

46. Внедрите лучшую возможную системную поддержку

«Включая отчеты об исключениях, инвентарь на руках и в заказе доступность по локации, а также прогноз того, как SKU продаются против того, когда заказы на закупку нужно разместить для предотвращения дефицитов. Это также включает возможность резервировать количество SKU для заказа клиента и управление поставщиками для мониторинга и отслеживания заказов, отгруженных поставщиками».

47. Опирайтесь на передовую автоматизацию

«Управление активами вручную занимает много времени, усилий и затрат без получения эквивалентных результатов. Для оптимизации вашего управления активами рассмотрите использование автоматизированного решения управления активами. Это ПО автоматизирует ваши процессы управления активами, такие как отслеживание стоимости и амортизации актива, обслуживание актива, управление контрактами, анализ затрат и генерация глубоких отчетов. Автоматизируя сложные задачи управления активами, вы сможете улучшить эффективность, эффективность и продуктивность вашего бизнеса».

48. Используйте IT-данные вашей компании для больших прогнозов

«Понимайте, что в сегодняшнем экономическом климате, кэш — король. Если вы сидите в хорошей позиции, сделайте сокращения в расходах, но инвестируйте в инструменты и людей, которые помогут вам в долгосрочной перспективе растить ваш бизнес и привести к большей эффективности. С увольнениями и компаниями, стремящимися держать продажи высокими, вы можете обеспечить некоторые топовые таланты и отличные сделки на технологических инструментах, которые вам нужны».

49. Обеспечьте, чтобы ваши системы IT-инвентаря активов управления были оснащены легкими инструментами интеграции

«Приложение IT Asset Management должно быть легким для интеграции с другими приложениями. Представьте, тратя часы только на интеграцию приложения IT Asset Management с приложением хелпдеска, которое использует ваша компания. Это будет просто чистой тратой времени и тяжелого труда, а теперь представьте, что случится, если ваша компания решит перейти на другое тикетное ПО. Это будет двойной удар. Теперь вам придется потратить время на изучение нового приложения хелпдеска и в то же время вы придется попросить эксперта потратить значительное количество времени, чтобы разобраться, как интегрировать существующее приложение IT asset management с новым приложением хелпдеска, которое вы только что купили».

50. Интегрируйте все данные ERP с ПО управления на основе активов

«Компании должны рассмотреть интеграцию своего решения планирования ресурсов предприятия с ПО управления инвентарем. Внедрение технологий мобильного сбора данных на склад поможет держать сотрудников и менеджеров на вершине инвентаря и помочь им видеть, где и что у них на полках, позволяя более легкую комплектацию и доставку».