50 советов и рекомендаций по управлению запасами активов

Если у вас есть опыт управления запасами, то вы знаете, насколько важно рассматривать каждый элемент как актив,  как для здоровья, так и для средств к существованию вашей деятельности, будь то Fortune 500 или малый бизнес. И дело не только в артикулах, заполняющих ваш склад, но и в ценном оборудовании, устройствах и других активах, на которые вы полагаетесь в повседневных операциях, и которые необходимо эффективно отслеживать и управлять ими.

Это может показаться фундаментальной концепцией, которой следуют все предприятия, но если учесть, что колоссальные 46% малых и средних предприятий либо полагаются исключительно на ручное управление активами, либо вообще не отслеживают запасы, становится легко понять, почему управление запасами является постоянная проблема с горячей кнопкой для компаний, охватывающих многие отрасли.

К счастью, существует множество проверенных и надежных ресурсов, которые могут помочь даже самым простым операциям перейти в мир управления запасами эффективно и с небольшими первоначальными вложениями. Мы изучили советы властей по этому вопросу, чтобы предложить вам 50 лучших советов и лучших практик, предлагаемых сегодня. Ниже вы найдете цитаты прямо из этих экспертных ресурсов, удобно упорядоченные по категориям.

Перейти к:

• Советы по реализации планов инвентаризации активов
• Рекомендации по управлению запасами активов
• Советы по обучению инвентаризации объектов
• Советы по управлению запасами ИТ-активов

Советы по реализации планов инвентаризации активов

<сильный>1. Потратьте время, чтобы определить все без исключения активы. «Определение активов, которые затем могут быть отфильтрованы в процессе отбора, может быть не таким простым, как кажется. С расширенной точки зрения на управление активами существуют различные уровни, на которых можно управлять активами. На базовом уровне активы рассматриваются индивидуально. Это самый простой и понятный подход.

«Активы также можно определять и рассматривать с точки зрения систем. Примеры систем активов могут включать сети, производственные линии или системы объектов (HVAC, сточные воды, сжатый воздух). И, наконец, третье расширенное представление может определять портфели активов. Примеры включают классы нефтяных вышек, бизнес-единиц, недвижимости и муниципальной инфраструктуры». – Разработка планов управления активами , журнал Uptime Magazine через Life Cycle Engineering; Твиттер: @uptime

<сильный>2. Переосмыслите и/или установите свои методы обработки и исполнения. «Количество заказов — самый важный фактор для бизнеса, потому что он представляет собой доход. Но многие компании не имеют надлежащих систем для обработки, обработки и выполнения этих заказов. Лучше всего создать список задач, которые необходимо выполнить, чтобы полностью обработать и выполнить заказ». – Раад Мобрем, 6 советов по управлению запасами , ресурсы SmallBiz; Твиттер: @Small_BizHelp

<сильный>3. Прежде чем внедрять программное обеспечение, убедитесь, что вы начинаете с чистых данных. «Когда мы начали использовать наше программное обеспечение для управления запасами активов, мы импортировали существующие данные. Когда процесс был завершен, я понял, что у нас было много несоответствий, например, 20 разных наименований продуктов для одной и той же модели документ-камеры. Если бы мы потратили время на сортировку наших данных и их очистку, мы бы обнаружили эти несоответствия. Это избавило бы нас от многих головных болей, потому что теперь нам нужно просмотреть все эти данные и очистить их, чтобы наши отчеты об инвентаризации были последовательными и точными». – 5 советов по созданию успешной программы управления запасами активов в вашем округе, Hayes Software Systems; Твиттер: @HayesSoftware

4. Применять экономичные методы управления. «Вы управляете своими активами в упреждающей или реактивной манере? В большинстве случаев упреждающее управление в долгосрочной перспективе более рентабельно, чем реактивное управление. Например, если вы подождете, пока на одной из ваших улиц не появится серьезная выбоина, прежде чем приступить к ремонту дорог, вы можете в конечном итоге потратить больше денег, чем если бы вы заранее проводили ремонт дорог с течением времени. Вы практикуете рентабельное управление, когда выполняете наиболее рентабельное техническое обслуживание, ремонт или замену в нужное время в течение всего жизненного цикла актива». – 5 шагов к созданию эффективного плана управления активами и планирования активов , активы; Твиттер: @AssetWorks

<сильный>5. Не стоит недооценивать важность пересечения активов и запасов. «Активы и запасы иногда пересекаются в пределах одного и того же предприятия. Некоторые компании используют решения по управлению активами для отслеживания и управления оборудованием (например, серверами, масляными насосами или тяжелой техникой) для обслуживания и ремонта, которое они уже поставили клиентам. В этом случае предмет конечного использования, который отслеживался с помощью решения по управлению запасами во время производства и продаж, теперь отслеживается с помощью решения по управлению активами.

«Как отслеживание активов, так и управление запасами являются важными приложениями для компаний, которые пытаются сдерживать затраты и улучшать производство. Знание различий между этими операциями и системами, которые могут их улучшить, поможет предприятиям лучше справляться со своими уникальными проблемами». – В чем разница между управлением запасами и отслеживанием активов , Лоури Солюшнс; Твиттер:@lowrysolutions

6. Установите уровни блокировки безопасности и переоцените их по мере изменения бизнеса. «Управление складскими запасами упрощается благодаря загрузке программного обеспечения для инвентаризации. Вы можете установить уровень страхового запаса для каждого из ваших продуктов. По сути, это минимальное количество запасов, которое вам нужно всегда иметь под рукой, чтобы никогда не пропустить распродажу. Когда ваш товарный запас упадет или приблизится к этому уровню безопасности, вы будете предупреждены, чтобы заказать больше. Важно, чтобы это было пересмотрено, особенно в отношении сезонных продуктов. Вам нужно будет отрегулировать уровень их страховых запасов, чтобы у вас не было слишком много запасов, особенно на рынках, которые подвержены рыночным колебаниям». – 4 передовых метода управления запасами , Развязанный; Твиттер:@unleashedteam

<сильный>7. Создайте и подтвердите свои стратегические местоположения. «Перед днем ​​инвентаризации убедитесь, что местонахождение всех деталей в вашем инвентаре указано в вашей системе управления запасами. Вы также должны убедиться, что эти местоположения указаны правильно.

«Если деталь хранится в двух местах, убедитесь, что ваша система управления запасами показывает это. Этот шаг гарантирует, что счетчики запасов не будут бегать вокруг, пытаясь найти деталь или, что еще хуже, отмечая неправильный счет, потому что они не могут найти деталь. Проверка расположения бункеров во время циклической инвентаризации упрощает эту задачу в конце года». – Советы по успешной ежегодной физической инвентаризации , АссетВоркс; Твиттер:@assetworks

<сильный>8. Правильные методы управления запасами активов сэкономят вам деньги. “ Когда у вас есть надежная система инвентаризации, вы будете точно знать, сколько товара у вас есть, и на основе продаж вы можете спрогнозировать, когда он закончится, и убедиться, что вы замените его вовремя. Это не только гарантирует, что вы не потеряете продажи (что крайне важно для денежного потока), но также позволяет вам заранее планировать покупку большего количества денег, чтобы вы могли быть уверены, что у вас достаточно денег». – Кассандра Кэмпбелл, Предупреждение:вы теряете деньги, не используя эти 8 методов управления запасами , Блоги Shopify; Твиттер:@shopify

<сильный>9. Подготовьтесь к записи ваших исправлений на складе. «После инвентаризации вам может потребоваться изменить количество продуктов в вашей системе, чтобы оно соответствовало вашему подсчету. Лучший способ сделать это — скорректировать акции, следуя этим советам:

• Выберите разумную стоимость  — Если вы добавляете инвентарь, вам нужно ввести себестоимость. Но с поправкой на запасы у вас не будет счетов поставщиков с указанием стоимости, поэтому выберите число, которое имеет смысл.
• Использовать отдельный код учета — Если ваша система их поддерживает, использование отдельных кодов учета поможет вам увидеть прибыль (больше запасов, отсутствие счетов) и убытки (меньше запасов, отсутствие продаж), возникающие в результате корректировки запасов». — 12 советов по управлению инвентаризации и управления запасами , Яркая жемчужина; Твиттер:@BrightpearlHQ

10. Разработайте план предотвращения убытков, адаптированный для вашей деятельности. «За каждой успешной историей предотвращения или сокращения потерь запасов, выявленной Группой, стоят достоверные данные о потерях. Своевременные, точные и действенные данные, доступные всем заинтересованным сторонам, с разбивкой по товарам и магазинам, способствуют улучшению совместной работы, большему количеству правильных действий и позволяют постоянно отслеживать результаты и тенденции производительности. Сегодня единственным способом получить эти данные является регулярный циклический подсчет в магазине. Завтра есть надежда, что технология «умных полок», включая радиочастотную идентификацию (RFID), обеспечит эту видимость быстрее, с гораздо меньшими затратами и с большей степенью точности». – Колин Пикок, 15 рекомендаций по предотвращению потерь ресурсов , инсайдер LPM; Твиттер:@lpmag

<сильный>11. Принимайте решения, которые максимизируют рентабельность инвестиций. «Управление активами помогает предприятиям максимизировать отдачу от каждой инвестиции. Когда вы полагаетесь на управление активами в принятии обоснованных решений о покупке и постоянном обслуживании, вы продлеваете жизнь своим дорогостоящим активам.

«Кроме того, за счет улучшения использования активов в рабочей силе рабочие процессы становятся более эффективными, а производительность увеличивается. Устранение или сокращение потерь от утерянных или украденных активов также сокращается. Наконец, управление активами позволяет эффективно планировать общие активы между командами и отделами, уменьшая потребность в ненужной покупке дублирующих активов». – 4 цели управления активами , камкод; Твиттер:@camcode

12. Инвестируйте и внедряйте технологии больших данных. «Такие инструменты, как ручные сканеры и RFID-метки, могут помочь вам быстро выявить и исправить неточности. В конце концов, информация жизненно важна для любой успешной программы управления активами. Прежде чем выбрать программное обеспечение или оборудование, вы должны разработать и внедрить процедуры мониторинга и оценки оборудования. После того, как вы внедрили новую систему управления активами, необходимо постоянно оценивать и контролировать выбранную программную систему, чтобы убедиться, что она работает должным образом и соответствует установленным процедурам управления. Это включает в себя разработку механизмов выявления и исправления неточностей данных». – Райан Айерс, управление активами вашей строительной фирмы , Бизнес.com; Твиттер:@businessdotcom

Рекомендации по управлению запасами активов

<сильный>13. Интегрируйте любые системы управления. «Чтобы оптимизировать процессы заказа запчастей, возврата, выставления счетов и оплаты, важно посмотреть, как связаны между собой управление парком и другие программные системы. Интеграция также обеспечивает точность данных и снижает требования к административному, финансовому и другому персоналу, а в некоторых случаях даже сокращает потребность в персонале». – Линн Уайт, Наличие под рукой нужных деталей, когда это необходимо, имеет решающее значение для любой успешной мастерской , Чевин; Твиттер:@chevintweet

<сильный>14. Найдите способы автоматизировать инвентаризацию активов. «Некоторые программные решения для управления сетью могут обнаруживать, сопоставлять сетевые ресурсы и создавать реестры, которые автоматически обновляются, отражая изменения в конфигурации и состоянии устройств, и представляют информацию администратору в виде хорошо организованных представлений и подробных отчетов.

«Важно то, что эти инструменты работают с различными технологиями и протоколами — ARP, SNMP, SSH, управлением виртуальной инфраструктурой, IP-адресацией, ICMP, LLDP, WMI и Telnet — для автоматического обнаружения, определения местоположения и сбора исчерпывающей информации об устройствах через маршрутизаторы. принтеры, коммутаторы, серверы и брандмауэры». – Инвентаризация активов передового опыта , WhatsUp Gold

<сильный>15. Установите железные ключевые показатели эффективности инвентаризации. «КПЭ инвентаря измеряют вашу эффективность в определенной области в течение определенного периода времени для достижения определенной цели. Они помогают избавиться от догадок, давая вам четкие вехи, которые нужно выполнять каждую неделю, квартал или год. С ними у вас будут данные, необходимые для принятия разумных стратегических решений для вашего бизнеса». – 10 лучших практик управления запасами для улучшения вашего бизнеса , Уважаемые Системы; Твиттер:@DearInventory

<сильный>16. Примите специальные меры безопасности для вашего отдела запчастей. «Убедитесь, что на складе запчастей приняты эффективные меры безопасности. Следует учитывать несколько критических практик. Ограничение доступа к запасам на складе запчастей имеет решающее значение для поддержания точности запасов. Примите политику, согласно которой запасы запасных частей являются «закрытыми» и доступ к ним имеют только сотрудники отдела запасных частей.

«Первый способ обеспечить это — принять меры физической безопасности, такие как счетчики деталей, которые не позволяют сотрудникам входить в складские помещения и извлекать необходимые детали. Предоставление доступа каждому может быстро привести к неточным запасам деталей. Второй способ помочь в достижении этой цели — установить системы камер видеонаблюдения и начать использовать доступ по пропускам к точкам входа и выхода». – Брайан Барри, 7 передовых методов управления запасами запасных частей , Ф. Кертис Барри и компания; Твиттер:@FCurtisBarryCo

<сильный>17. Разработайте систему поддержки инвентаризации, созданную для вашей ситуации. «Оптимизированный инвентарь требует часто получаемых точек данных и
изменения рассматриваемого инвентаря на основе этих измерений
в режиме реального времени. Система поддержки принятия решений, включающая передовые
методологии, предоставляет менеджерам по запасам мощный инструмент для управления
делами их бизнеса и значительного повышения эффективности их команд». – 12 лучших практик оптимизации инвентаря , Ониква; Твиттер:@oniquaanalytics

<сильный>18. Разработайте план хранения, который хорошо сочетается с вашим конкретным складом. «Обычно о складах думают как о тех местах, где товары хранятся до тех пор, пока они не будут распределены. Склады на самом деле представляют собой сложные объекты недвижимости, требующие доступа (например, железной дороги, воды и автомобильных дорог), безопасности, ИТ-технологий, контроля температуры, а также управления жизненным циклом и
цепочкой поставок. Эти факторы влияют на то, как агентства оценивают и анализируют склад как недвижимое имущество в соответствии с текущими и будущими требованиями миссии и программы. Стратегии сокращения для складов должны учитывать функции, поддерживаемые материалами, хранящимися на складах, цепочку поставок, необходимую для наиболее эффективного использования
склада, бизнес-аналитику в режиме реального времени и технологические достижения, требующие меньшего количества ресурсов. для поддержки миссии». – Белая книга по передовым методам управления складом , Административный отдел общих служб государственной политики; Твиттер:@USGSA

<сильный>19. Расставьте приоритеты в планировании действий по требованию. «Возможность упреждать и прогнозировать спрос позволяет максимизировать экономию средств. Что касается управления запасами, это позволяет вашему бизнесу устанавливать минимальный и максимальный уровни запасов. Простой инвентарь обходится дорого из-за затрат на обработку и мониторинг, а также дополнительных затрат на хранение». – Что такое управление запасами и контроль? , Амкап; Твиттер:@amcapaus

<сильный>20. Инвестируйте только в технологии, которые обеспечивают анализ в реальном времени. «Получив самую последнюю информацию об уровне запасов и статусе выполнения, вы должны иметь возможность непрерывно анализировать свою цепочку поставок, чтобы
обеспечить прибыльное удовлетворение спроса. Приведет ли недостаточный уровень запасов к штрафам за обслуживание или потере продаж? Приведут ли избыточные запасы к увеличению устаревших
инвентарных запасов? Итог:каков самый прибыльный ответ на данную ситуацию с акциями? Предоставление планировщикам информации в режиме реального времени, поддерживаемой сложной аналитикой, которая одновременно использует все доступные
данные в сети». – 4 передовых метода гибкого управления запасами , Инфор; Твиттер:@infor

<сильный>21. Разработайте разумный и последовательный план аудита для наименее ожидаемых сценариев. «Другие вопросы, которые могут возникнуть и вызвать беспокойство у аудитора, включают сроки наблюдения за инвентаризацией. Наблюдения обычно проводятся в конце октября или в конце декабря. Как правило, из-за праздников в конце года и/или погодных условий инвентаризация проводится в октябре. Однако, если клиент более склонен к мошенничеству/манипулированию и известен этим, аудиторы могут появиться в конце декабря для получения более надежных данных.

«Другой вопрос заключается в том, нужно ли аудитору привлекать специалиста или проводить стороннее тестирование, чтобы убедиться, что запасы на складе подлинные. Например, для некоторых товаров, таких как ювелирные изделия, зерно или другие высокотехнологичные продукты, обычному аудитору не свойственно проводить различие между настоящими и поддельными товарами. Аудиторы могут захотеть привлечь специалиста для тщательного изучения или отправить несколько образцов в лабораторию для надлежащего тестирования». – Что такое аудит запасов? , КФИ; Твиттер:@InnovationCA

<сильный>22. Разработайте надежное руководство по политикам и процедурам, предназначенное для основных средств вашего бизнеса. «Необходимо установить политику и процедуры для обеспечения последовательного и правильного учета основных средств и управления ими. Такая политика должна охватывать все возможные аспекты основных средств. Рассмотрим такие области, как:порог капитализации; учетные процедуры; процесс утверждения приобретения, передачи и выбытия; срок полезного использования/амортизации; строительство активов; капитализация стоимости долга (US GAAP); периодические инвентаризации основных средств; и так далее." – Рекомендации по работе с основными средствами , Простые исследования; Твиттер:@simplestudies

<сильный>23. Готовьтесь к худшему. «Устаревание — неизбежный факт управления запасами, но, к сожалению, многие организации реагируют на него. Для проактивного управления устареванием организации должны быть в состоянии ответить на следующие вопросы: Как мы можем предвидеть устаревание? Какие планы на случай непредвиденных обстоятельств у нас есть? Каковы наши самые важные потребности? Должны ли мы сохранить элементы или заменить их? Как мы обеспечиваем безопасность?

«Таким организациям следует разработать процесс оценки риска устаревания, помогая менеджерам по запасам оценивать вероятность того, что предметы устареют, и помечать предметы, которые подвержены наибольшему риску устаревания. Чтобы расширить процесс, менеджеры по запасам могут использовать аналитику для выявления уже устаревших элементов, определения элементов, которыми организация может позволить себе оперативно управлять, и сокращения ручных усилий, связанных с вычислением вероятности устаревания. Incorporating analytics into the obsolescence process gives organizations the data they need to apply mitigation strategies such as supplier agreements, systems upgrades or risk mitigation purchases.” – Tristan O’Gorman, 5 Inventory Analytics Best Practices to Achieve Inventory Optimization , IBM Big Data and Analytics Hub; Twitter:@IBMAnalytics

24. Share your management strategy across all departments. “Creating the strategy to change employees’ behavior starts several months before any changes are implemented on the storeroom floor. To establish the scope of the project, you need to define what the changes are going to look like and create the vision of benefits that will result from the project.

“It’s always a good idea to get a new set of eyes to look at a current situation and ask why we do things this way. To assess the barriers and issues facing the storeroom employees, select a team of employees that represent a cross-section of the organization. The team should consist of a team leader, sponsor, and four to five team members. Members of this team should be employees that are viewed as leaders in the organization and that are comfortable brainstorming for new ideas to provide solutions to current storeroom practices that are causing waste.” – Wally Wilson, Changing the Storeroom Culture to Best Practice Performance , Life Cycle Engineering; Twitter:@LCE_Today

<сильный>25. Be aware of all ghost assets. “Remove ghost assets in your inventory. There are times when items that have been lost or stolen are still in the inventory records. These are known as ghost assets. More often than not, ghost assets were items that have been inaccurately recorded.” – Top Ten Reasons Why Asset Management is Important , AER Worldwide; Twitter:@AERWorldwide

<сильный>26. Establish specialized reordering parameters. “The reordering parameters — minimum and maximum levels (MIN/MAX) — used by the ERP materials management system to generate replenishment orders are the main determinants of inventory outcomes. Reordering parameters should be optimized periodically to reflect changes. The optimization process addresses:

• Selection of appropriate algorithms to optimize minimum and maximum stocking levels
• Use of an economic cost model that considers costs of holding inventory, replenishment, expediting and stock-outs as a preferred alternative to a fixed service level approach
• Analysis of groups of items rather than one-by-one, one at a time
• The ability to perform ‘what-if’ modelling and compare optimized results against current inventory performance
• Consideration of ‘real-world’ constraints including maximum bin capacity, storage capacity and more” – Andy Hill, 12 Best Practices of Inventory Optimization , Manufacturing.net; Twitter:@MnetNews

<сильный>27. Diversify your SKU attributes. “The most common of the process improvements is to use many more attributes associated with each SKU to in effect create a much larger number of item classes to which different policies are assigned – well beyond the standard three or four levels most companies still use. These attributes can include lead times, supply and demand variability, consumption patterns, criticality, velocity, and several others. The more dimensions a company uses, the greater the precision a company will have in managing inventories. It is not uncommon to see 10-12 dimensions being used in best-in-class companies.” – Five Strategies for Improving Inventory Management Across Complex Supply Chain Networks , CSCO Insights; Twitter:@cisco

Asset Inventory Training Tips

<сильный>28. Invest in asset inventory training sessions. “Having good, competent staff can make all the difference to a company’s success. Inventory management training equips your employees with the latest ideas and best practice methods of inventory control. Providing your employees with inventory management training is essential if the objectives of an organization are to be suitably met.

“By investing in inventory training, you can ensure that your employees are being given the necessary tools to do their jobs effectively. Training helps staff to improve their knowledge, skills and capabilities, enhancing their overall efficiency and reducing inventory waste. This in turn will lead to greater quality performance.” – The Importance of Inventory Management Training for Your Staff , Unleashed; Twitter:@unleashedteam

<сильный>29. To promote accuracy, provide your workers with adequate systems training. “A computerized inventory and asset accounting system helps keep your asset information organized throughout its lifecycle, and reduces the risk of human error. If used regularly during your annual inventory process, a good solution can help to ensure that all data is accurate and up to date. So the next time you’re trying to view the details of an asset, like its serial number or financial information, you can rest assured that the information in your database is correct.

“Maintaining accurate data within your asset management system throughout the year means that you’re more likely to end up with financial reports you can rely on. This information is critical for compliance, and helps to support informed decision making during the budgeting and planning processes.” – Automating Asset Tracking &Inventory Processes | 5 Benefits , AssetWorks; Twitter:@assetworks

30. Focus on building your leadership skills. “Inventory managers need to be effective leaders. They hire and fire and manage a team of employees, and all the challenges that entails. They need to lead their team. They also need to be able to take direction and work as part of a bigger team. Most inventory managers will need to work with marketing and sales departments as well as purchasing managers to organize the efficient flow of inventory in and out of the company.” – Jay Schofield, 6 Things Great Inventory Managers Do , System ID; Twitter:@System ID

<сильный>31. Prioritize product tracking awareness. “From year to year, it’s beneficial to know what sells and what doesn’t. This information helps you plan and make more informed business decisions for the future. You’ll avoid losses due to products sitting on shelves for too long or losing sales because products sell out too quickly for customer demand.” – Brian Sutter, Director of Marketing, Wasp Barcode Technologies, Inventory vs Asset Management:What’s the Difference? , Score; Twitter:@SCOREMentors

<сильный>32. Take advantage of your inventory management system’s onboarding/training solutions. “Many inventory management solution providers in today’s market offer training or onboarding services so both you and your employees can learn how to take full advantage of the system’s features and capabilities. The team behind the service itself will be able to give you the most comprehensive overview of the system, and they’ll be able to provide support and further assistance in any necessary areas.” – Nikki Michaels, 5 Tips to Help Retail Employees Stay on Top of Inventory , Vend; Twitter:@vendhq

<сильный>33. Take a systemic approach to inventory asset management. “A company can get the greatest benefit from an asset management program when it integrates all aspects involved in controlling assets and their costs. The program should cross all lines between departments and disciplines to focus on the total value. Managers should use a systematic approach, applying standards in a structured way.

“Risks must be evaluated and, if necessary, compromises found that best balance risk against performance and cost. The program should allow managers to examine assets in context of their use and value to the company. A good asset management program will also be sustainable, helping to optimize the life of assets while considering long-term effects such as environmental impact.” – Jeffrey Joyner, What is the Purpose of an Asset Management Program? , Chron; Twitter:houstonchron

<сильный>34. Provide sufficient training – and schedule appropriately. “By studying your work order history and your maintenance schedule, you can usually accurately predict how much staff and how many man-hours you can anticipate needing during the year. With this number in mind, you can then schedule your employees appropriately and not just have workers standing around twiddling their thumbs. Or maybe you will find that your problem isn’t over-staffing but under-staffing instead. Missing a routine maintenance here or there happens – but when you begin missing them frequently due to not having enough staff, things can go south very quickly.” – Lisa Richards, 7 Benefits of Inventory Management , Mapcon; Твиттер:@MAPCONtech

<сильный>35. Once you have implemented an asset inventory training program, get the most out of it by shoring up your skills inventory. “A skills inventory summarizes the skills, education, and experiences of current employees.  Depending on the size and complexity of a business, the process for preparing a skills inventory will vary. Some businesses use commercial software. Other firms use database programs. Some small businesses use simple worksheets or even a paper based system to prepare the skills inventory.

“Whatever the method, if done correctly a skills inventory will provide a collective business inventory of the skills, knowledge, and real-world experience that a firm’s workforce possesses.” – Robert Tanner, MBA, Founder &Principal Consultant of Business Consulting Solutions LLC, What is Skills Inventory? , Management is a Journey; Twitter:@mgmtjourney

<сильный>36. Ensure that all employees are aware of their asset inventory-related responsibilities. “Watching inventory metrics tumble is an exercise in futility without a team to fix it. You may not need a dedicated inventory or stock manager, but if the responsibility falls on another department head, be sure they’re well aware of their role and the targets they’re expected to reach. If your success metrics aren’t where they need to be, it’s time to schedule a meeting.” – 20 Inventory Management Questions You Should be Asking , Action Storage; Twitter:@ActionStorage

<сильный>37. Stamp out internal theft with proper inventory asset bookkeeping. “To prevent theft by administrative staff, practice good bookkeeping. Ensure that no single person controls too many parts of any financial transaction. Purchases, payroll, reimbursements and other disbursements should require review and signoff by a senior staff member.

“Perform bank reconciliations and review business credit card statements each month. Work with a qualified business accountant to ensure that books are properly maintained, transactions are properly posted, and the audit trail shows no suspicious activity.” – 10 Tips to Help Clients Prevent Employee Theft , Xero; Twitter:@Xero

38. Incentivize the participation in asset-related training and professional development programs. “Consider offering a program that will pay some, or even all, of a professional development course for your warehouse staff. These incentives are win-win – your employees will be comfortable with change, and the knowledge they gain can drive both quicker implementation and more effective operation.” – Stephen “Stevie” Hay, General Manager of Aptean’s Distribution &Plant Management Group, Helping Warehouse Employees Thrive in an Era of Automation , Aptean; Twitter:@aptean

IT Asset Inventory Management Tips

<сильный>39. Make use of an all-inclusive asset tracking software. “Chances are you’re already ahead of the curve and have invested in asset tracking software of some kind, but just because you have that base covered doesn’t mean that it’s the best option for your business’ assets.

“To ensure that yours is, make sure that the software allows you to input complex, comprehensive information about your assets, including the locations, equipment, and components. In addition to the hierarchy, also guarantee that these specifics can be easily altered in real-time to reflect changes in maintenance schedules, updates on depreciation, and all other relevant info.

“For the best in asset tracking security, opt for a software that includes GPS technology, especially if your equipment assets move around often. Making use of GPS capabilities makes it so that your most high-value assets are always locatable, even if a theft is in progress.” – 4 Best Practices for Oil and Gas Company Asset Management , Camcode; Twitter:@Camcode

<сильный>40. Be sure that your chosen system includes a comprehensive ‘service desk’ feature. “Well, much as you like to deny it, it is always better to ensure your service desk has an asset management module rather than investing on a stand alone asset management software. Ensuring your asset management software is part of the service desk solution will ensure that data sharing across the organisation is efficient. Additionally, have a service desk solution that has asset management module will ensure a streamlined functioning of all the teams in an organisation.” – Apoorva Ravikrishnan, Product Marketer for Freshservice at Freshworks Inc., 5 Tips for Selecting the Right IT Asset Management Software , Freshservice Blog; Twitter:@freshserviceapp

<сильный>41. Select an asset inventory management system that integrates with your accounting system. “Ideally, you want your inventory management system to integrate with your accounting system so that you have up-to-date financial information to help you understand how your business is doing, so that you can make timely and well-informed decisions. For businesses that already use Intuit’s QuickBooks accounting software, inventory valuations can be tracked in real-time and the financial statements are updated seamlessly for inventory changes.

“Whatever system you decide to use, maintain its effectiveness by conducting regular inventory counts of what you have in stock, and reconcile any differences between your physical inventory account and your inventory records on a timely basis. You should understand why these reconciling differences occur and manage the potential risk of theft.” – Orin Schepps, Seeing Clearly:3 Tips for Effective Sales Inventory Management , Consultance Accounting; Twitter:@Consultancellc

42. Consider IT asset management in terms of centralization. “In reality, all IT shops should have the means (policies, procedures, tools) to support asset management for the enterprise. The ability to record purchases, costs, contracts, locations and disposal data helps the organization make informed decisions about strategic purchases.

“We’re all for minimizing the incremental risks and related costs associated with IT infrastructure projects that are based on old, incomplete and/or less accurate information. So having a central location of these assets helps in performing important upgrades on versions of equipment and software.” – Norm Brien, IT Asset Management:How to Be Efficient , CIO; Twitter:@CIOonline

43. Use your IT to prioritize self audits. “Risk is the main cause of uncertainty in any organization. Thus, companies increasingly focus more on identifying risks and managing them before they even affect the business. In the world of IT inventory management, self-auditing processes can help companies be proactive in finding problems before a real audit occurs. Staying on top of audits can also facilitate smoother projects like data center consolidations or decommissions.

“While many companies do perform cursory audits and some might do more extensive audits on occasion, these surface level audits likely won’t turn up issues that would be found during a real software compliance audit.” – Jeremy Schaller, IT Inventory Management:What, Why, and How (Best Practices) , exIT Technologies; Twitter:@exittech

44. Take advantage of automated maintenance scheduling for all assets. “Most maintenance management software allows you to keep detailed notes on all aspects of any given asset. Take advantage of this by maintaining maintenance history and costs. This can serve as a comparison point for the future, or as a way to gauge if a certain model is reliable once replacement becomes necessary. Similarly, maintaining the calibration events and troubleshooting results for an asset will prove useful across multiple locations and for multiple assets.” – 7 Tips for Better Asset Management with Maintenance Management Software , DPSI; Twitter:@dpsiCMMS

45. Use tried and true asset tag technology to keep track of your assets. “As your business grows, it is bound to acquire a large asset base. With all these additional tools and machines, inventory control is bound to get tough. The easy way out would be to devise a tracking system which makes inventory processes much more streamlined. To begin with, you need to enter all asset IDs located in your warehouse. This is important because your employees should know where a particular piece of equipment is located. Instant data on assets help staff workers carry out their daily tasks much more efficiently!

“With special features included in asset inventory software, you can create barcodes for all your office items. Barcode and QR labels allow you to quickly scan and enter all relevant information in your systems. For example, you can save the warehouse location of asset X at a particular time. Asset tags also let you track inventory movements every time an employee checks out an asset. Monitor business activities with easily accessible information to increase asset optimization.” – The 5 Rules to Simplify Asset Management with Asset Inventory Software , EZOfficeInventory; Twitter:@officeinventory

46. Implement the best system support possible. “Including exception reporting, inventory on hand and on-order availability by location, as well as projection of how SKUs are selling vs. when purchase orders need to be placed to prevent stocks-outs. This also includes having the ability to reserve a SKU quantity to a customer order, and vendor management to monitor and track vendor-shipped orders.” – Curt Barry,  Founder &Chairman of F. Curtis Barry &Company, 10 Tips for Improving Your Inventory Management , Multichannel Merchant; Твиттер:@mcmershant

47. Rely on cutting-edge automation. “Managing assets manually takes a lot of time, effort, and costs without getting the equivalent results. To optimize your asset management, consider using an automated asset management solution. This software automates your asset management processes, such as asset value and  depreciation tracking, asset maintenance, contract management, cost analysis, and in-depth report generation. By automating complex asset management tasks, you will be able to improve the efficiency, effectiveness and productivity of your business.” – 5 Effective Asset Management Tips for Improving Business Efficiency , BusinessTech; Twitter:@HashMicro

48. Use your company’s IT data to make big picture predictions. “Understand that in today’s economic climate, cash is king. If you are sitting in a good position, make cutbacks to your spending but invest in tools and people that will help you in the long run to grow your business and drive greater efficiency. With layoffs and companies eager to keep sales high, you can secure some top quality talent and excellent deals on the technology tools you need.” – Bill Harrison, President of Demand Solutions, Top Five Tips to Rescue Your Business with Inventory Management , All Business; Twitter:@AllBusiness_com

49. Ensure that you IT inventory asset management systems come equipped with easy integration tools. “The IT Asset Management application should be easy to integrate with other applications. Imagine spending hours just to integrate the IT Asset Management application with the helpdesk application that your company uses. It will be just sheer waste of time and hard work, and now imagine what will happen if your company decides to move to a different ticketing software. It will be a double whammy. Now, you will have to spend time to learn the new helpdesk application and at the same time you will have to ask an expert to spend a considerable amount of time to figure it out how to integrate the existing IT asset management application with the new helpdesk application that you have just purchased.” – Vaishali Gopi, Important Tips to Consider in Buying IT Asset Management Software , Maintworld; Twitter:@maintworld

50. Integrate all ERP data with an asset-based management software. “Companies should consider integrating their enterprise resource planning solution with inventory management software. Implementing mobile data collection technologies into the warehouse will help keep employees and managers on top of inventory and help them to see where and what they have on their shelves, allowing for easier picking and delivery.” – Dustin Caudell, 5 Tips for Successful Inventory Management , RFgen; Twitter:@RFgenSoftware