Мастер-класс по контролю запасов: 51 проверенный совет по выбору методов, анализу данных и внедрению эффективных политик

Контроль запасов — критически важная функция для бизнеса практически в любой отрасли. Без эффективных методов управления запасами страдает цепочка поставок, невозможно адекватно удовлетворять потребности клиентов, и в конечном итоге это негативно сказывается на финансовых результатах компании.
Однако выбор правильного метода контроля запасов и разработка эффективных политик для обеспечения соблюдения процессов, повышение точности методов контроля и сбор точных данных для понимания того, как использовать эти данные для принятия решений в других областях бизнеса — это задачи, для которых не существует универсальных решений.

Именно поэтому оценка текущего бизнес-сценария компании для выявления ключевых потребностей и выбор систем и процессов, которые наилучшим образом соответствуют уникальным требованиям, часто является необходимым первым шагом для компаний, выбирающих систему контроля запасов в первый раз. Также рекомендуется периодически проводить такие аудиты, чтобы убедиться, что текущие системы и процессы остаются адекватными с учетом роста или изменений в организации.

Чтобы помочь компаниям выбрать или разработать методологии, идеально подходящие для бизнес-требований, мы собрали список из 51 экспертного совета по методам контроля запасов — от информации, помогающей выбрать правильную структуру или методологию контроля запасов, до понимания уникальных бизнес-потребностей компании и создания и обеспечения соблюдения эффективных политик контроля запасов. Для перехода к советам в конкретном разделе используйте ссылки ниже.

Перейти к разделу:

• Выбор правильного метода контроля запасов
• Основы контроля запасов
• Советы по сбору и анализу данных для эффективного контроля запасов
• Понимание ваших запасов и потребностей компании
• Создание эффективных политик контроля запасов

Выбор правильного метода контроля запасов

1. Метод Min-Max помогает определить, какой объем запасов необходимо поддерживать для конкретных позиций. «После тщательного анализа потребностей в запасах вы устанавливаете две границы — верхнюю и нижнюю — для количества каждой единицы продукции, которое должно быть на складе. Когда запас достигает нижней границы, вы заказываете столько продукта, чтобы не превысить верхнюю границу. Пока вы находитесь где-то посередине — всё в порядке.
Плюсы: Этот метод прост и делает задачу балансировки запасов довольно прямолинейной.
Минусы: Его простота может привести к проблемам, потому что вы можете заказать слишком много продуктов или остаться без них до их прибытия». — Роберт Локард, «4 метода контроля запасов, которые нужно знать», Inventory System Software; Twitter: @Fishbowl

2. ABC-метод — один из наиболее распространенных методов контроля запасов в некоторых отраслях. «Это один из распространенных методов, используемых в розничной торговле, и он иногда сочетается с другими методами для более эффективного контроля запасов. Это скорее техника классификации запасов, при которой продукты классифицируются на основе вклада в продажи и важности в ассортиментном плане.
A-категория — продукты с максимальным объемом продаж и флагманские товары с более высокой маржой. Обычно верхние 20% продуктов в ассортименте, приносящие 80% от общих продаж, классифицируются как категория A, где требуется жесткий контроль запасов, чтобы избежать потерь продаж. Правило 80/20 или принцип Парето — это 20% продуктов, дающих 80% продаж.
C-категория — продукты внизу списка, дающие наименьший вклад в продажи. Эти товары маргинально важны для бизнеса и хранятся исключительно для удовлетворения требований клиентов.
B-категория — продукты, важные для розничного продавца, но менее важные по сравнению с продуктами категории A». — Суреш Рам, «Типы систем контроля запасов», Discuss Retail in Detail

3. Управление запасами поставщиком (Vendor-Managed Inventory, VMI) — вариант для некоторых отраслей. «Как следует из названия, VMI — это запасы, которыми управляет поставщик. И хотя в этом может быть больше, на минимуме это означает, что поставщик определяет, когда и сколько пополнять.
VMI не новое явление; оно существует давно и встречается гораздо чаще, чем вы можете думать. Если вы работали в ресторане, вы видели «парня с хлебом», который приходит каждый день, проверяет запасы (физически осматривает хлеб, булки и т.д.), а затем идет к своему грузовику и пополняет их. В парикмахерской многие средства для волос, которые парикмахер продает или использует, также управляются поставщиком. В этом случае, вероятно, торговый представитель этого продукта фактически «управляет» запасами и может пополнять парикмахерскую из багажника своего автомобиля. В старом независимом магазине строительных материалов товары вроде гайок, болтов, шайб, прокладочных колец часто управлялись поставщиком. В крупных бизнесах поставщиком могут управляться коробки для отправки, канцелярские принадлежности или средства для уборки/обслуживания». — Дэйв Пясецки, «Управление запасами поставщиком (VMI): что это и когда имеет смысл его использовать», InventoryOps.com

4. Метод Just-In-Time (JIT) считается рискованной практикой, но он снижает объем запасов, которые компания держит на складе, что может уменьшить накладные расходы. «Метод Just-In-Time (JIT) направлен на уменьшение объема запасов, которые есть у бизнеса на руках. Это считается рискованной техникой, потому что вы закупаете запасы всего за несколько дней до того, как они понадобятся для распределения или продажи, так что товары прибывают именно вовремя для использования.
JIT помогает организациям экономить на затратах на хранение запасов, поддерживая низкий уровень стоков, и устраняет ситуации, когда неликвиды лежат на полках месяцами. Вам нужно провести тщательное исследование покупательских привычек клиентов, сезонного спроса и найти надежных поставщиков и каналы транспортировки перед внедрением JIT в бизнес-операции, чтобы минимизировать риски и ошибки». — «Техники управления запасами», Trade Gecko; Twitter: @tradegecko

5. Многопериодные методы управления запасами имеют две основные вариации: фиксированный объем заказа и заказ через фиксированные промежутки времени. «Многопериодная модель запасов может иметь две вариации. Системы с фиксированным объемом заказа — это когда заказы размещаются на фиксированное количество каждый раз. Размещение заказа происходит при наступлении события — например, достижении минимального уровня запаса. Вторая вариация — модели с фиксированным периодом времени, когда заказы размещаются в определенное время, например, при ежемесячном обзоре уровней запасов. Объем заказа будет зависеть от количества запасов, которое необходимо.
Главные различия между этими моделями: в модели с фиксированным объемом заказа необходим постоянный мониторинг, чтобы заказы размещались, когда уровни запасов снижаются до соответствующего уровня. Уровни запасов в модели с фиксированным периодом времени проверяются только в момент, когда должен быть размещен заказ. В модели с фиксированным объемом заказа уровни запасов обычно выше, и эта система чаще используется для более дорогих, важных товаров. Она также требует больше времени на поддержку, потому что модели запасов нужно постоянно измерять.
Модели с фиксированным объемом заказа используются в очень стабильных ситуациях, где спрос на продукт постоянный, время поставки известно и надежно, цена не меняется, затраты на заказ постоянны и все заказы на продукт будут выполнены». — Питер Карр, «Неделя 7: Управление запасами», BE 603 Operations and Supply Chain Management (предлагается Центром Конрада для бизнеса, предпринимательства и технологий в Университете Ватерлоо); Twitter: @UWaterloo

6. Наиболее эффективные методы контроля запасов могут варьироваться от компании к компании и даже для отдельных категорий товаров. «Методы контроля запасов варьируются от компании к компании, от товара к товару и от SKU к SKU. Метод, который лучше всего работает для медленно движущихся товаров, может не так хорошо подходить для быстро движущихся. У компании может быть 1 миллион разных SKU, и она использует только пять разных методов контроля запасов. Одно нужно помнить — идеального метода управления запасов не существует. Святого Грааля или волшебной формулы, приводящей к идеальным уровням запасов, не существует. Компания может только стремиться найти лучший метод, который приведет к снижению затрат и повышению уровня сервиса». — Кеннет Хемлетт, «Методы контроля запасов», Chron.com; Twitter: @HoustonChron

7. Хотя не существует универсальной методологии контроля запасов, разработка четкой системы контроля запасов и связанных с ней политик необходима для успеха любой компании. «Чтобы понять различные техники управления запасами, важно знать, почему это важно.

• Во-первых, некомпетентное управление запасами может привести к ненужному увеличению оборотного капитала. Излишние средства могли бы быть направлены на рост компании или исследовательские и разработческие работы.
• Во-вторых, эффективное управление запасами приведет к низким затратам на хранение, что, в свою очередь, увеличит прибыль компании. Складское пространство дорогое; если вы можете хорошо управлять запасами и снизить количество товаров, которые нужно хранить, вам потребуется меньше места, что приведет к снижению затрат на аренду склада.
• В-третьих, это может помочь удовлетворить ваших клиентов, предоставляя им нужные продукты максимально быстро. Плохое управление запасами приводит к низкой доступности товаров и увеличению времени доставки. Следовательно, если вы хотите получить высокие оценки сервиса, вам нужно хорошо управлять запасами.
• В-четвертых, товары, хранящиеся на складе длительное время, могут портиться. Это приводит к ненужным накладным расходам в ведении бизнеса. Следовательно, правильное управление запасами может помочь значительно снизить эти затраты.
• В-пятых, если у вас запасы разбросаны по различным локациям, вам нужна правильная система для управления этими запасами на основе спроса и предложения. Техники управления запасами могут помочь вам далеко в управлении множественными запасами».

— Ларан Джозеф, «Техники управления запасами и их важность», блог Udemy; Twitter: @Udemy_Blog

8. Ищите ключевые функции для оценки систем, позволяющих управлять запасами компании в цифровом виде. «Нет, мы не имеем в виду использование Excel для отслеживания запасов. Мы говорим о решении для управления запасами, которое работает для вашего бизнеса. Не все программы подойдут всем, поэтому потратьте время на оценку функций и возможностей, чтобы убедиться, что они соответствуют вашим потребностям и потребностям вашего бизнеса. Вот несколько отличных советов по оценке системы управления запасами.

• Веб-ориентированность: Наличие веб-ориентированного решения окажется бесценным. Этот тип системы контроля запасов часто более бюджетный, предлагает больше функций и обычно проще в внедрении.
• Мобильный инвентарь: Можно ли взять систему управления запасами с собой? Веб-ориентированность недостаточна, убедитесь, что ваша система совместима с iPad, iPhone, Android или Windows Mobile.
• Интеграция штрих-кода: Штрих-кодирование позволяет сократить ошибки ввода данных, ускорить процессы контроля запасов и упростить повседневные операции.
• Конвертация единиц измерения: Использование системы, понимающей, что ваша закупочная единица измерения часто отличается от единицы учета запасов, жизненно важно. Вы можете закупать свой «виджет» по «коробкам» у Acme Supply, но выдавать этот же «виджет» своему персоналу поштучно. Часто встречается сценарий, когда в одной «коробке» заказано 50 штук. Важно, чтобы ваша система управления запасами знала и понимала этот процесс.
• Импорт данных: Импорт ваших данных изначально сэкономит вам часы, если не дни ручного ввода всех материалов. Обязательно проверьте наличие этой функциональности.
• Пакетные процессы: Никто не любит выполнять одну и ту же задачу снова и снова; убедитесь, что выбранная система предлагает массовые транзакции или пакетные процессы, чтобы превратить большие задания в легко выполняемые задачи.
• Циклические / полные пересчеты: В конечном итоге количество материалов на полках не будет равно количеству для этой позиции в вашем ПО для управления запасами, поэтому циклический подсчет или полный пересчет должны быть быстрыми и простыми. Убедитесь, что выбранная система предлагает быстрый и простой способ выполнения этих функций.
• Оповещения и уведомления: Будьте в курсе с оповещениями о низком уровне запасов и другими автоматическими системными уведомлениями. Никто не любит сюрпризы, и с автоматическими оповещениями вы никогда не будете удивлены».

— «5 простых лучших практик для отличного управления запасами», The Toolkit Group; Twitter: @TheToolkitGroup

Основы контроля запасов

9. Ваша система контроля запасов должна содержать несколько ключевых элементов. «Каждому подразделению запчастей нужна система контроля запасов, которая должна включать следующие ключевые элементы:

• Она должна предупреждать персонал заранее о том, что деталь истощается со склада.
• Она должна содержать историческую закупочную цену детали, чтобы при изменении цены менеджер мог разобраться в вопросе и определить, является ли это повышением цены или ошибкой выставления счета.
• Она должна перечислять поставщиков, предлагающих лучшие цены.
• Она должна показывать прошлые показатели использования, чтобы менеджер мог определить правильные уровни запасов.
• Она должна требовать минимум записи, особенно со стороны механиков».

— Джон Долче, «15 советов по улучшению вашего контроля запасов», Utility Fleet Professional; Twitter: @UtilityFleetPro

10. Сначала составьте план, затем выполняйте. «Управление запасами — это непрерывный, сфокусированный процесс, который не должен обрабатываться исключительно на операционном уровне. Успешный план управления запасами должен также задействовать ваши маркетинговый, каталоговый, электронную коммерцию и мерчандайзинговые отделы.
Управляя запасами в соответствии с главным промо-календарем, все выигрывают: ваша закупочная команда понимает, когда и сколько продукции закупать, ваш центр выполнения заказов знает, когда готовить дополнительное складское пространство, а персонал контакт-центра может предвидеть увеличение объема звонков.
Добавьте прогнозы продаж прошлых лет в ваш календарь запасов, чтобы быть еще более подготовленным к сезонным скачкам спроса». — Стив Уоррен, «4 совета для эффективного управления запасами», MultiChannel Merchant; Twitter: @mcmerchant

11. Выявите критические запасные части для обслуживающего инвентаря и обеспечьте их постоянное наличие на складе. «Выявили ли вы свои критические запасные части? Критические запасные части = Длительное время поставки (4-6 недель) × Критичность для производственного оборудования × Высокая стоимость детали. Эти детали — как страховка жизни. Вы надеетесь, что они никогда не понадобятся, но они должны быть на полке, если понадобятся». — «Улучшение контроля запасов обслуживания», Marshall Institute; Twitter: @Marshall_Inst

12. Отгрузки должны тщательно проверяться, поскольку приемка запасов — ключевая точка потерь. «Ключевая точка потерь — это момент приемки запасов. Тщательный обзор упаковочных листов для каталогизации отгрузок необходим для управления запасами. Вы также захотите тщательно осмотреть товары до убытия транспортной компании, в случае если придется подать претензию о повреждении. Каждая отгрузка должна быть тщательно проверена, включая подсчет продуктов и сравнение их с упаковочным листом. Расхождения нужно фиксировать, и при необходимости придется подать претензию вендору, ответственному за отгрузку». — «Управляйте своими запасами», Kabbage; Twitter: @KabbageInc

13. Назначьте правильную команду управления запасами ответственной за процессы контроля запасов организации. «Выберите людей, ответственных за «владение» всем процессом инвентаризации — включая то, как продукт организуется и принимается. Ищите надежных людей с аналитическим складом ума, не боящихся немного математики». — «7 советов по улучшению инвентаризации вашей операции и сокращению пищевых отходов», Gordon Food Service; Twitter: @GFSDelivers

14. Подобные запасы должны иметь одно место хранения, за исключением места для излишков, если это необходимо. «Объедините подобные запасы в одно место хранения. Одна и та же деталь не должна быть в нескольких зонах хранения, если физические размеры не накладывают ограничений. В этом случае храните доступные количества минимум и переместите остаток в место, которое не входит в легко доступное хранение (место для излишков)». — «Советы по управлению складом для физического пересчета запасов», riteSoft

15. Успешный контроль запасов — это поиск правильного баланса между затратами на запасы и выгодами от запасов. «Успешное управление запасами подразумевает баланс между затратами на запасы и выгодами от запасов. Многие владельцы малого бизнеса не полностью ценят истинные затраты на хранение запасов, которые включают не только прямые затраты на хранение, страховку и налоги, но и стоимость денег, замороженных в запасах. Эта тонкая грань между хранением слишком большого количества запасов и недостаточным не единственная забота менеджера. Другие включают:

• Поддержание широкого ассортимента запасов — но не размазывание быстро движущихся позиций слишком тонко;
• Повышение оборачиваемости запасов — но не жертвование уровнем сервиса;
• Поддержание низкого уровня запасов — но не жертвование сервисом или производительностью.
• Получение более низких цен за счет объемных закупок — но не заканчивание медленно движущимися запасами; и
• Наличие адекватных запасов на руках — но не попадание в ловушку с устаревшими товарами.

«Степень успеха в решении этих проблем легче измерить для некоторых, чем для других. Например, расчет коэффициента оборачиваемости запасов — это простая мера управленческой эффективности. Это значение дает приблизительную ориентировку, по которой менеджеры могут ставить цели и оценивать эффективность, но нужно понимать, что скорость оборачиваемости варьируется в зависимости от функции запасов, типа бизнеса и того, как рассчитывается коэффициент (по продажам или себестоимости проданных товаров). Средние коэффициенты оборачиваемости для отдельных отраслей можно получить от отраслевых ассоциаций». — «Управление запасами — Успешное управление запасами», IPSCMI

16. Запасы имеют плохую репутацию, но это критически важная функция для бизнеса, охватывающего почти каждую отрасль. «Давайте признаем: запасы имеют плохую репутацию, но это необходимый ингредиент для компаний, чтобы поддерживать требования своих клиентов. Они должны иметь то, что нужно их целевым клиентам, чтобы удержать свой бизнес и опередить конкурентов. Именно этот факт объясняет, почему так много компаний держат на полках очень медленно движущиеся или «мертвые» запасы.
Требования к запасам в данной компании варьируются в зависимости от требований поддержки клиентов и типа бизнеса: производитель, розничный продавец, оптовый дистрибьютор или компания электронной коммерции. Даже внутри этих общих категорий каналов будут существовать значительные различия в управлении запасами в фармацевтике/лекарствах, пищевой промышленности, одежде, товарах массового спроса, автомобилестроении, электронике, строительных материалах и других типах бизнеса.
Хотя отрасль и уровни сервиса влияют на практики управления запасами, есть общие бизнес-причины, по которым у некоторых компаний есть излишние запасы, такие как риск и неопределенность цепочки поставок и поставщиков; переменный спрос клиентов и точность прогнозов; выравнивание сезонности; проблемы со временем поставки; хеджирование цен; риск потери верных клиентов; и маркетинг, стимулирующий продажи новой продукцией». — Норм Саенц, управляющий директор St. Onge; Дон Деревецкий, старший консультант St. Onge, «Управление запасами 101: Время пересмотреть принципы», Logistics Management; Twitter: @LogisticsMgmt

17. Плохой контроль запасов — это на самом деле симптом гораздо более глубокой проблемы, такой как плохой план технического обслуживания или управления объектами. «Простой: это слово, которого боится каждый менеджер в сфере технического обслуживания и надежности. В лучшем случае это означает потерю прибыли. В худшем — потерю работы. Хотя не все проблемы, вызывающие простой, полностью избегаемы, полезно знать те, которые можно избежать. В этой статье мы рассмотрим несколько верных способов избавиться от простоя с помощью нескольких советов по контролю запасов.
Вы можете спросить себя, что контроль запасов имеет отношение к тому, испытывает ли цех простой, на что я отвечу: «много». Плохой контроль запасов — это симптом гораздо более глубокой проблемы, а именно плохого плана технического обслуживания и/или управления объектами.
Один из ключевых шагов к любой системе управления техническим обслуживанием — знание каждого оборудования под вашим управлением. Это включает информацию об оборудовании, включая возраст каждого устройства, поставщика, контактную информацию поставщика, срок службы продукта, рекомендуемые процедуры обслуживания… список можно продолжать бесконечно.
Зная эту жизненно важную информацию, вы можете разработать надежный план технического обслуживания, чтобы обеспечить правильную работу вашего оборудования, тем самым помогая избежать возможного будущего сценария простоя». — Лиза Ричардс, «Избавьтесь от простоя с помощью этих советов по контролю запасов», MapCon; Twitter: @MAPCONtech

18. Контроль запасов, несмотря на свою важность, остается устаревшей функцией в некоторых сферах, например, в офисах медицинских учреждений. «Во многих офисах нет системы контроля запасов, и поэтому они сталкиваются с дефицитом расходников, что вынуждает заказывать в последнюю минуту по завышенным ценам. Большинство практик не могут позволить себе или не имеют объема для поддержки систем контроля на основе цифровых сканеров. Стоимость неэффективности врача из-за отсутствия предметов часто выше стоимости расходников.
Следующая ручная система — простая, удобная, которая передает контроль запасов в руки одного человека, позволяя при этом любому в офисе пользоваться расходниками, когда это необходимо, без необходимости сначала консультироваться с кем-то еще. Подсистемы для снабжения каждого кабинета осмотра или рабочей станции также могут быть созданы при желании.
Система:

• Определите цикл закупки для каждого предмета (как часто вы будете закупать его: еженедельно, ежемесячно, ежеквартально и т.д.) в зависимости от использования и складского пространства. Большинство офисов должны заказывать расходники еженедельно или ежемесячно. Если у вас есть подсистема для кабинетов осмотра или рабочих станций, ваш цикл будет применяться к пополнению этих зон из складского помещения.
• Определите количество каждого предмета, обычно используемого в каждом цикле закупки.
• Изначально купите достаточно каждого предмета на два цикла закупки и создайте два пакета каждого предмета. Каждый пакет должен содержать достаточно каждого предмета на один цикл закупки (кроме предметов со сроками годности или сезонных предметов, таких как вакцина от гриппа). Заверните каждый пакет куском веревки или резиновой лентой, или положите каждый пакет в отдельную коробку, пакет или другой контейнер. К каждому пакету прикрепите многоразовый тег с указанием названия предмета, поставщика, последней уплаченной цены за единицу, цикла закупки, объема заказа и количества предметов в пакете.
• Явно повесьте конверт с надписью «Конверт для повторного заказа. Положите теги сюда» в складском помещении.
• Когда нужны расходники, любой сотрудник может взять пакет, снять тег и бросить тег в конверт для повторного заказа. Один полный и один частичный пакет должны остаться для доступного предмета.
• Назначьте клерка по контролю запасов для обработки тегов и ярлыков контроля запасов и заказа новых расходников согласно циклу закупки. Если ваш клерк заказывает расходники онлайн, пусть он проверит, есть ли у онлайн-поставщика функция, позволяющая быстро и легко разместить повторные заказы, равные одному из ваших пакетов.
• Когда расходники прибывают, клерк по контролю запасов должен быть единственным, кто открывает поставку, сравнивает накладную с исходным заказом для подтверждения точности и раскладывает предметы.
• Снова упакуйте предметы и прикрепите использованный тег к новому пакету, чтобы завершить цикл заказа.
• Положите новый пакет предметов за оставшийся пакет, который уже мог быть открыт, если спрос на предмет неожиданно вырос (например, для ротации запасов).

«Вы можете менять поставщиков, циклы закупки, объемы заказов и размеры пакетов в любое время по мере необходимости. Просто измените теги, чтобы отразить изменения». — Кит Борклум, «Вопросы и ответы: Советы по экономии на расходниках и контролю запасов», Modern Medicine Network; Twitter: @MedEconomics

19. Малый бизнес не должен игнорировать необходимость надежной системы контроля запасов. При рассмотрении методов и программных приложений вместо выбора самого дешевого или бесплатного приложения выбирайте систему, которая может расти вместе с вашим бизнесом. «Вы можете думать, что поскольку ваш бизнес небольшой, вам не нужно тратить много времени и денег на отслеживание запасов. С размером вашего бизнеса вы можете просто следить за ним сами, не устанавливая специальную систему.
Такой подход может привести к проблемам. Управление запасами включает не только подсчет запасов. Хорошая система управления запасами также включает отслеживание запасов при отгрузке клиентам. Благодаря правильному управлению запасами вы можете узнать, какие продукты продаются хорошо, а какие нет, чтобы знать, что закупать больше, а какие товары стоит распродать. Если вы можете предсказать, чего хотят клиенты, вы можете обеспечить достаточное количество запасов, расширить ассортимент и предложить похожие продукты, сократить объем плохо продающихся товаров и, возможно, улучшить маржу за счет повышения цен. Все это может не только повысить выручку, но и снизить затраты и улучшить маржу.
Программное обеспечение для управления запасами малого бизнеса также может помочь с управлением денежными потоками. Понимая, какие продукты продаются, и используя это для управления своим закупочным поведением по принципу just-in-time, вы можете сократить цикл конвертации наличности для вашего бизнеса. Так же, устраняя продукты и SKU, которые не продаются, вы можете снизить сумму денег, замороженную в продуктах с длинным циклом конвертации. Все это критически важно для малого бизнеса. Вопрос не в «нужна ли мне система управления запасами», а в «сколько денег и времени я должен вложить». Затем вам также нужно учитывать рост. Смена систем позже может быть очень разрушительной и болезненной. Хотя бесплатное ПО для управления запасами доступно для вашего малого бизнеса, это может не быть лучшей долгосрочной стратегией. Лучше купить сервис или продукт, который может расти с вами». — Джегат, «Советы для владельцев малого бизнеса: Рост выручки через ПО для управления запасами малого бизнеса», блог Ordoro; Twitter: @ordoro

20. Для организаций обслуживания легко попасть в ловушку мышления, что правильная CMMS также решит проблемы компании с контролем запасов. Однако программное обеспечение для обслуживания только автоматизирует и упрощает уже эффективные процессы. «Эффективное управление запасами — один из лучших способов ускорить ROI внедрения CMMS. Отслеживание запасов может быть сложной и пугающей задачей. Организациям нужно отслеживать разнообразное оборудование, а также запасные части и инструменты, используемые для правильного обслуживания этого оборудования.
Долгое время организации должны были делать управление запасами вручную. Сложность отслеживания запасов в разных количествах и с разными характеристиками усиливается при использовании ручных процедур. Модуль контроля запасов может упростить управление запасами через лучшее ведение записей и автоматизированную отчетность. К сожалению, модули управления запасами часто используются недостаточно.
Многие менеджеры по обслуживанию ошибочно предполагают, что управление запасами идет как автоматическая функция систем управления обслуживанием, но программное обеспечение для обслуживания может только упростить и автоматизировать процесс, который уже эффективен». — Кэрол Оуэнс, «Советы по упрощению управления запасами с помощью программного обеспечения для контроля обслуживания», Business-Software.com; Twitter: @BiznessSoftware

21. Какие бы системы, методы и политики управления запасами вы ни использовали, всегда имейте резервный план для защиты ценных данных вашей компании. «Защитите весь свой тяжелый труд. Даже самая высокотехнологичная, организованная система инвентаризации может быть катастрофически сбита с толку, если у вас нет резервного плана. Что, если, например, ваш современный компьютер будет украден или пожар повредит ваше помещение, превратив ваши письменные записи в горсть пепла? Избегайте этого катастрофического сценария, также создавая резервную копию вашей системы в другом месте, возможно, даже на съемном флеш-накопителе». — Стефани Ховард, «Советы по взятию под контроль ваших менеджеров, поставщиков и запасов», Groovv; Twitter: @GroovvSolutions

Советы по сбору и анализу данных для эффективного контроля запасов

22. Найдите способ оценить, какие продукты движутся, а какие нет. «Один из первых способов использовать информацию о запасах — это изучить по продуктам, что движется, а что нет. Делать это на постоянной основе поможет выявить продукты, которые, возможно, нужно дисконтировать, чтобы заменить их быстрее продаваемыми товарами или для генерации денежных средств. Изучение ваших запасов вместе с паттернами продаж должно помочь увидеть тренды в продажах товаров с высокой маржой против низкой маржи. Вы также можете обнаружить перекрывающиеся продуктовые линейки, которые не являются продуктивными». — Sageworks, «6 советов по улучшению управления запасами», Funding Gates; Twitter: @FundingGates

23. Измерение необходимо. Вы не можете контролировать то, что не измеряете. «Метрики необходимы для хорошо управляемой цепочки поставок. Однако метрики ради метрик бесполезны. Цель метрики — стимулировать изменения, когда измеряемая переменная трендует в неправильном направлении.
Существует ряд различных метрик, полезных для управления запасами. Дни запаса по продукту и локации на основе прогноза — отличная метрика на уровне SKU.
При анализе сводных чисел для продуктовой линейки, склада или любого другого более высокого уровня, однако, дни запаса вводят в заблуждение, потому что низкие значения компенсируют высокие и скрывают дисбалансы. На более высоком уровне скорость оборачиваемости запасов — гораздо лучшая мера здоровья запасов.
Никакая метрика не полезна, если на нее не реагируют. Постоянная бдительность и ранняя реакция на дисбалансы — ключи к обеспечению лучших практик управления запасами». — Джейн Б. Ли, «8 здравых правил управления запасами», Inbound Logistics; Twitter: @ILMagazine

24. Рассчитайте свои общие затраты. «Само собой разумеется, что правильные уровни запасов обязательны, но что насчет правильных количеств ваших самых эффективных брендов и продуктов? Максимизация продаж товаров с самыми привлекательными маржами иногда может быть сложной из-за скидок за объем, специальных заказов и изменений оптовых цен (которые вы можете не знать).
Именно поэтому тщательный анализ общих затрат позволяет узнать, у каких продуктов лучшая маржа, а не просто какие продаются быстрее.
Зачем рассчитывать общие затраты?

• Сфокусируйтесь на брендах и поставщиках, приносящих наибольшую прибыль
• Узнайте, какие продукты показывают лучшие результаты по количественной марже
• Лучше управляйте скидками с точным учетом стоимости позиции»

— Стефани Браун, «Веселые советы! 5 способов улучшить контроль запасов сегодня», Lightspeed POS; Twitter: @LightspeedHQ

25. Отслеживайте данные по запасам и продажам. «Старая поговорка «вы не можете улучшить то, что не можете измерить» иллюстрирует основу надежной системы управления запасами. Если вы еще не начали вести подробные записи, нет времени как настоящее. Создавая эту систему записи, подумайте, как она будет вмещать наиболее важные компоненты запасов:

• заказы на продажу — документы, содержащие заказы покупателей (запросы на ваш продукт или услугу) в формате, адаптированном для вашего бизнеса
• спецификации материалов — документы, указывающие компоненты запасов (и, желательно, трудозатраты), необходимые для завершения продуктов или услуг
• наряды-заказы — если вы занимаетесь производством, вы, вероятно, знакомы с этими документами, включающими детали продуктов и их соответствующие спецификации материалов

«У вас, вероятно, уже есть система записи транзакций, включающая заказы на продажу (надеемся). Но большинство предпринимателей не нашли времени для завершения спецификаций материалов, и на то есть причины: они трудоемки. Но в конце выгоды далеко перевешивают затраты.
Спецификации материалов значительно легче создать для розничного магазина, чем, скажем, для ресторана. В сфере общественного питания один заказ на продажу может относиться к нескольким спецификациям материалов, которые, в свою очередь, могут требовать несколько основных компонентов и многие другие в малых количествах. Если вы попадаете в последнюю категорию, определите количества различных позиций счетов, необходимых для соответствующих спецификаций материалов». — Джесси Баттс, «Как установить практическую систему управления запасами», BizFilings; Twitter: @Toolkit

26. Проверяйте все входящие запасы, чтобы учесть ошибки упаковки и другие проблемы, которые могут быть упущены, если вы просто предполагаете, что цифры совпадают. «Первый фокус всегда должен быть на проверке того, что фактически доставлено, против того, что вы заказали у поставщика. Так легко предположить, что цифры совпадают, но, разговаривая с нашими клиентами, мы отмечаем, что хорошие 1% - 2% заказов на запасы упакованы неверно. Если вы просто предполагаете, что у вас правильное количество продуктов, когда добавляете инвентарь на полки, вы рискуете оказаться с дефицитом, когда получите заказ клиента. Другая проблема — у вас может быть больше запасов, чем нужно, и вы не узнаете, когда снизить цены, чтобы реализовать их, или заказать больше, когда не нужно». — «Советы по контролю запасов и управлению инвентарем», Cloud Fulfillment; Twitter: @CloudFulfillment

27. Централизуйте свои данные. «Независимо от того, как ваши запасы настроены физически, с точки зрения отслеживания они все должны быть консолидированы. Это особенно важно, если у вас есть интернет-магазин и физический. В противном случае вы будете выглядеть дезорганизованно, а процесс покупки может быть запутанным. В качестве бонуса возможность заказывать онлайн и либо забирать, либо возвращать в магазине может серьезно повысить продажи». — «5 советов по оптимизации вашего процесса контроля запасов», Blue Chip Inventory Service Int'l.; Twitter: @rodwalsh98

28. Тренды запасов информируют маркетинговые планы. «Точное управление запасами включает то, что вы знаете о спросе клиентов и продуктах из прошлого и настоящего, чтобы (в идеале) предсказать ваш лучший курс действий в будущем. POS-система может помочь cuantify спрос на уровне продукта в тандеме с повторяющимися паттернами продаж, включая те, что колеблются с некоторой предсказуемостью (как сезонность, события образа жизни, влияющие на вашу целевую аудиторию, и, возможно, местные события).
Оптимизируйте ценность такой информации, связав ваше управление запасами и маркетинговые акции для совместной работы. Например, такие инсайты могут раскрыть потенциальные возможности использовать ценообразование на основе объема, которое могут предлагать поставщики, одновременно уполномочивая вас компенсировать периоды низкого спроса акциями или «упакованными» предложениями, которые стратегически стимулируют продажи, перемещая запасы, приобретенные по низкой цене». — Кристен Грамина, «Отслеживайте свой драгоценный груз: Советы по управлению запасами», Business.com; Twitter: @businessdotcom

29. Автоматизируйте отслеживание с помощью штрих-кодных этикеток и/или приложений для управления запасами. «Другая возможная ошибка управления запасами — не отслеживать то, что вы получаете и продаете. Это может привести к потерям, особенно если вы платите за продукты, которые никогда не появляются в вашем бизнесе, поэтому какая-то система отслеживания обязательна. Автоматизация процесса с помощью штрих-кодной системы и/или приложения для управления запасами — самый гладкий способ справиться с этим; обратите внимание, что приложение BizXpert предлагает некоторые полезные функции управления запасами.
Также рекомендуются циклические подсчеты. Каждый день выберите несколько предметов и подсчитайте, сколько у вас их есть, сравнив число с тем, что у вас в записях. Обратите особое внимание на хиты продаж и горячие товары». — «Три ошибки управления запасами (и как их избежать)», BizXpert; Twitter: @BizxpertApp

30. Для многих отраслей, включая здравоохранение, запасы, как правило, следуют правилу 80/20. «Больничные запасы, как многое в жизни, часто следуют правилу 80/20. 80% стоимости ваших запасов будет составлять всего 20% вашего фактического продукта, и большинство этих ценных предметов — будь то активы, медико-хирургические расходники, консигнации или лекарства — попадают в отделы операционной или фармацевтической. Планируйте свои усилия по запасам соответственно. Потратьте 80% своего времени и энергии на оптимизацию заказа и организации оборудования, расходников и фармацевтических продуктов в этих категориях». — «Топ-10 советов по управлению больничными запасами», Reliant Inventory Services

31. Бюджетирование запасов — критический компонент эффективного контроля запасов. «Многие организации имеют ежегодный бюджет запасов, и они обычно готовятся заранее до закупки запасов. Бюджеты должны включать общую стоимость владения для хранения запасов в течение этого отчетного периода. Это включает стоимость материалов, постоянные операционные затраты, затраты на хранение, логистические затраты, затраты на перераспределение и дополнительные разнообразные затраты, способствующие общей стоимости владения». — Дэн Доулинг, «6 техник контроля запасов для оптимизации стоков», блог EazyStock; Twitter: @EazyStock

32. При рассмотрении новых программных приложений для контроля запасов убедитесь, что стоимость соответствует функциональности. «Как вы могли ожидать, существует множество разных типов программного обеспечения для планирования и контроля запасов. Одной из крупнейших различий между многими новыми решениями является то, используют ли они облачные вычисления или остаются локально установленными пакетами. Например, согласно Inc.com, многие провайдеры систем контроля запасов предлагают исключительно онлайн-версии и полнофункциональные гибридные версии своего ПО. Исключительно онлайн-версии обычно более ограничены в функциональности, в то время как полнофункциональные версии имеют более высокую цену, но предлагают большее количество услуг». — Пэт ВанПатт, «Системы контроля запасов защищают вашу чистую прибыль», NSA Computer Exchange Corp.; Twitter: @NSAComputerExch

Понимание ваших запасов и потребностей компании

33. Не попадитесь с слишком большими запасами. «Боясь быть пойманными с дефицитом, легко потратить слишком много на запасы, что может съесть оборотный капитал и размыть прибыли. Хранение не бесплатно, конечно, и запасы, лежащие на полке, подвержены повреждению, обесцениванию и даже устареванию. Старые запасы можно очень трудно реализовать. Ваши варианты не отличные», говорит Поль Хюпперц, эксперт по логистике из The Progress Group, консалтинговой компании по цепочке поставок в Атланте. «Вы можете в итоге снизить цену, продать дисконтерам или отправить зарубежным ликвидаторам».
Чтобы исправить: Начните с приличных прогнозов о том, сколько поставок вам понадобится и когда. Лучший показатель — то, что вы продавали в прошлом. Если вы продавали 100 предметов в месяц в течение последних 12 месяцев, скорее всего, вам понадобится 100 в этом месяце. Затем есть сезонность: обычно ли вы видите скачок в четвертом квартале с праздничными продажами? Или, если вы в бизнесе дома и сада, видите ли вы больше активности в весенний сезон продаж? «Вы также можете выявить и количественно оценить менее очевидные паттерны, такие как скачки в конце месяца», говорит Хюпперц». — Лиза جيرард, «Пять шагов к безболезненному управлению запасами», Entrepreneur; Twitter: @lisagjournalist

34. Вы должны иметь возможность разбить свои запасы на три основные категории: страховочные, пополняемые и излишки или устаревшие запасы. «Такой расклад облегчает принятие обоснованных решений об адекватных уровнях для каждой из этих трех областей. Он помогает определить минимальный страховой запас, необходимый для предоставления страхового полиса против проблем цепочки поставок, будь то производственные сбои или неопределенность распределения, чтобы клиенты получали то, что заказали. Он полезен для определения количества запасов, необходимого для пополнения поставок каждые две недели. И он помогает компаниям найти способы избежать застоя излишков или устаревших запасов». — Пратап Мухарджи, Сэм Израилит, Франсуа Фаэлли, Тьерри Катьфоли и Реймонд Цан, «Десять способов улучшить управление запасами», Bain & Company; Twitter: @BainAlerts

35. Даже с самыми изощренными автоматизированными системами сбора данных регулярный аудит запасов все равно ценен для точного учета ваших запасов. «Убедитесь, что вы регулярно, по возможности ежемесячно, проводите аудит запасов, чтобы достаточно точно отслеживать все ваши стоки. Даже со всей доступной нам отличной технологией нам нужно отслеживать предметы и заказы. Это поможет вам понять, что действительно продается, а что является мертвым запасом. Избавление от мертвого запаса — ключ к эффективной работе склада. Все, что вам нужно сделать, — составить список каждого продукта, который у вас на полках — действительно просто». — «5 полезных советов для легкого контроля запасов», Personal Finance and Business Advisor

36. Не бойтесь переоценивать потребности вашей компании в контроле запасов. «В какой момент вы понимаете, что ваш подход к управлению запасами нужно изменить?

Это когда вы заказываете повторно товар, который знаете, что заказывали на прошлой неделе?
Это когда вы отправляете кого-то за угловой шлифмашинкой 4,5 дюйма, и он отсутствует более часа?
Или, может быть, это когда вы понимаете, что у вас сотни тысяч долларов — может быть, миллионы — заморожено в запасах, но у вас все равно нет именно того, что вам нужно в тот момент, когда вам нужно.
«Если это звучит знакомо, вы не одни.
«Это распространенные практики в производственных средах, где соблюдение производственных стандартов и графиков является приоритетом номер один, مهما была стоимость. В какой-то момент, однако, ваш финансовый отдел может осознать, сколько времени, денег, ресурсов и ценного складского пространства тратится на менее-чем-идеальные практики управления запасами. В наши дни каждая компания хочет оптимизировать операции, улучшить производительность и получить конкурентное преимущество. Если вы еще не сделали этого, переоценка вашей собственной системы управления запасами может помочь вам достичь некоторых из этих целей и значительно улучшить вашу чистую прибыль».

— «5 советов для начала работы с VMI», Grainger; Twitter: @grainger

37. CMMS — основа эффективного управления и контроля запасов для объектов. «CMMS — это основа управления запасами и контроля. Помимо типичных модулей — нарядов-заказов, записей об оборудовании, инвентаря материалов, управления проектами, стандартных отчетов, баз данных планирования работ — система запросов CMMS может выдавать сводные отчеты по запасам, которые нужны супервизорам и менеджерам.
Когда статус каждого наряда-заказа указывает, что материал доступен, наряд-заказ готов к выполнению, и планировщик обслуживания может запланировать его с уверенностью, что отсутствие материалов не задержит работу. Менеджеры также могут следить за трендом нарядов-заказов, ожидающих материалов.
С контролем запасов в реальном времени потребность в физическом инвентаризаторе уменьшается, особенно если записи точны и полны. Тренды дефицита могут оповестить кладовщика о конкретных позициях, требующих срочного пополнения, прежде чем они приведут к простою оборудования. Менеджеры также могут эффективно отслеживать тренды оценки запасов». — Томас А. Вестеркамп, «CMMS: Основа управления запасами и контроля», FacilitiesNet; Twitter: @Maintenance_Mag

38. Проведите оценку бизнеса. «Оцените бизнес-функции и процессы в их текущей среде. Начните с понимания текущего процесса заказ-доставка (OTD). Разработка будущего состояния с выявлением пробелов и возможностей для улучшения задаст импульс для ускорения принятия изменений среди кросс-функциональных команд, задействованных в том числе закупки, планирования, коммерческих операций, кладовой и производства. Ключевые действия на этом этапе должны включать:

• Изучение процесса планирования и исполнения «Как есть» в рамках процесса OTD. Цель — получить беспристрастную оценку текущих процессов и практик. Начните с интервью представительного набора заинтересованных сторон, выполняющих одну и ту же работу в каждой функции процесса OTD. Продолжите мозговыми штурмами с участием ключевых заинтересованных сторон из каждой функции, что поможет им понять их восходящие и нисходящие процессы и решить любые проблемы, возникающие из-за неясности ролей и ответственности. Эти заинтересованные стороны также должны высказать свое мнение о желаемом состоянии «Как есть», чтобы установить базовую линию, относительно которой можно измерять улучшения, и эффективно управлять изменениями через совместную ответственность среди их команд. Организации также должны рассмотреть проведение lean-воркаутов среди кросс-функциональной команды экспертов по предмету и экспертов Six Sigma по процессам, чтобы понять избыточные и не добавляющие ценности шаги в процессе из-за множественных передач между различными функциями в процессе OTD.
• Резюмируйте выводы и пробелы в данных, процессах и практиках. Один из способов эффективно зафиксировать пробелы в практиках планирования и исполнения материалов — через листы самооценки. Лист оценки обычно перечисляет различные категории планирования и исполнения и просит функциональных владельцев оценить их по важности и эффективности каждой практики. Типичные критерии оценки: 1 (низко), 5 (средне) и 9 (высоко), чтобы четко дифференцировать высоковлиятельные пробелы от менее значимых. Для более надежного и объективного взгляда сторонний провайдер услуг также может помочь с бенчмаркингом текущих процессов против некоторых из лучших компаний в отрасли.
• Разработайте процесс планирования и исполнения OTD «Как должно быть». Ограничения ресурсов и систем могут потребовать промежуточного состояния «Как должно быть» перед переходом к идеальному. Цель — обозначить оптимизированный, надежный и устойчивый процесс, выровненный по общей цели оптимизации запасов, уровней сервиса клиентов и переменных затрат. Организации затем начинают миграцию к идеальному состоянию, как только ограничения ресурсов и систем устранены.
• Коммуницируйте всей группе выявленные возможности улучшения и цели. Одной из крупнейших проблем, возникающих во время оценки, является сопротивление изменениям. Данные-ориентированные выводы и выявление катализаторов изменений — ключ к быстрому принятию более легко реализуемых улучшений. Видя немедленные результаты, заинтересованные стороны будут лучше вовлечены для поддержки дополнительных и более масштабных изменений процессов».

— Мани Айер, старший бизнес-менеджер, Genpact, «Оптимизация запасов: Пять шагов к улучшению эффективности процессов», IndustryWeek; Twitter: @IndustryWeek

39. Понимайте свой цикл продаж и паттерны покупок клиентов, чтобы лучше понимать своих клиентов. Эффективный контроль запасов необходим для сервиса клиентов. «Контроль запасов — это вопрос сервиса клиентов. Успешное управление запасами подразумевает поиск баланса между недостаточным количеством запасов на руках и их избытком. Либо у вас затраты на излишки запасов, либо затраты на упущенную продажу. Больно очевидно, какое из двух зол меньше.
Для проведения правильного контроля запасов вы должны иметь возможность смотреть на прошлые продажи и прогнозировать будущий спрос. При прогнозировании спроса вы должны учиться на своих прошлых ошибках. Предыдущие маркетинговые акции должны отслеживаться внимательно, чтобы измерить влияние роста продаж. Понимание вашего цикла продаж и паттернов покупок клиентов поможет вам получить более глубокое понимание ваших клиентов». — Джеймс Эллис из Central Oregon Community College, «Контроль запасов: Необходимый элемент хорошего сервиса клиентов», Cascade Business News; Twitter: @cascadebusnews

40. Эффективный контроль запасов может снизить вредные последствия от инцидентов, таких как использование устаревших или просроченных материалов, используемых в аптечных приготовлениях. «Крупные аптеки, особенно аптеки-компаундинги, часто производят «склады нежелательных химикатов», используемых в приготовлении рецептов. Эти химикаты известны как «химикаты для массового компаундинга» и включают такие вещества, как смола, фенол и сера. Помимо химикатов, используемых для приготовления рецептов, аптеки также должны отслеживать соединения и лекарственные продукты, которые являются ингредиентами конечных лекарств. Учитывая множество материалов и типов химикатов, используемых и производимых, особенно важно для менеджеров использовать системы управления химическими запасами для организации и отслеживания химикатов, входящих и выходящих из объекта.
Как упоминалось выше, NECC использовали просроченные ингредиенты в своих лекарствах, что, вероятно, подвергло عددًا пациентов неблагоприятным эффектам. Кроме того, химикаты не были правильно маркированы. Использование системы управления химическими запасами предотвращает такой промах и, скорее всего, NECC не имели такой системы. Для аптек-компаундингов и других подобных компаний, которые бы значительно выиграли от отслеживания химических запасов, давайте рассмотрим три способа, как система управления химическими запасами может улучшить жизнь как сотрудников, так и клиентов:

• Точные данные: FDA обещала усилить контроль над аптеками-компаундингами в результате инцидента 2012 года; однако случайная инспекция не должна быть причиной стресса, когда у объектов есть система лучших практик управления химическими запасами. Многие системы полностью оцифрованы за счет использования штрих-кодной маркировки и даже предоставляют удаленный контроль запасов. Таким образом, исследователи и фармацевты могут легко обновлять записи запасов, обеспечивая точные и реальные данные о химикатах на складе.

• Больше никаких просроченных сроков: Просроченные лекарства могут быть опасны для пациентов; однако мониторинг сроков годности как для химикатов, используемых для производства лекарственных препаратов, так и для химических компонентов этих препаратов может быть перегружающим. С системой управления химическими запасами менеджеры могут легко мониторить сроки годности удаленно, тем самым открывая новые возможности для экономии денег за счет заказа меньшего количества малоиспользуемого химиката, например.

• Содействие культуре безопасности: Самым обреченным доказательством против NECC была их неспособность создать культуру безопасности, в которой присутствуют четкие стандарты и практики, и люди знают местоположение и правильную утилизацию предметов. Отсутствие такой культуры, возможно, помогло способствовать загрязнению лекарств, и неудивительно, что 14 бывших руководителей и техников NECC были предъявлены федеральные обвинения, связанные с вспышкой. Внедряя систему управления химикатами, лидеры помогают обеспечить, чтобы сотрудники понимали важность безопасности и действовали соответствующим образом для защиты интересов всех.

«То, что произошло в NECC, оказалось фатальной ошибкой для компании. Хотя наличие системы управления химикатами могло не предотвратить вспышку, если бы такая система была внедрена и использовалась в сочетании с цифровым блокнотом, способным записывать результаты тестов на стерильность, например, вероятность такой ошибки была бы намного меньше». — Лилиан Н., «Устранение вредных веществ до того, как они достигнут пациентов, с помощью управления химическими запасами», Biovia; Twitter: @3dsBIOVIA

41. Если вашей компании необходимо поддерживать запасы для ремонта оборудования, рассмотрите детали, которые можно использовать в ряде применений. «Если вы храните хомуты и муфты, которые можно использовать в ряде применений, вам не нужно держать так много на складе, и пространство сокращается. Полные переходные муфты, подходящие для труб различных типов и размеров в вашей водной или сточной инфраструктуре, экономят пространство и помогают вам быть готовыми к множеству сценариев. Существуют также продукты, имеющие универсальность для соединения или ремонта труб». — Дэвид Уит, «Простые шаги для контроля запасов», Municipal Sewer & Water; Twitter: @MSWmagazine

Создание эффективных политик контроля запасов

42. Создание четких политик и процессов позволяет функции контроля запасов вашей компании работать как хорошо отлаженная машина. «Это может быть подъем в гору, чтобы держать запасы вашей компании эффективно организованными и управляемыми. Есть некоторые тонкие нюансы, которые легко упустить, но которые в конечном итоге не должны игнорироваться. Compass Technologies, предоставляющая розничные POS, оптовые и дистрибутивные услуги своим клиентам, предлагает несколько полезных советов для управления запасами и организацией.

1. Ограничьте доступ к запасам. Только те, кому нужно иметь дело с запасами и данными о запасах, должны иметь доступ.
2. Установите четкие, удобные для пользователя политики хранения и управления получением. Чек-листы и таблицы данных.
3. Создайте систему запасов, использующую несколько локаций для пополнения запасов с нескольких сайтов — минимизируйте затраты на распределение.
4. Четко отметьте и подпишите зоны запасов, легко читаемые и понятные с описаниями предметов.
5. Отслеживайте ежегодный и сезонный регулярный анализ спроса запасов. Используйте конкурентные данные для стартап-компаний.
6. Отслеживайте и документируйте процессы запасов, включая обзоры.
7. База данных запасов — GP и аддоны.
8. Используйте оповещения запасов, чтобы информировать менеджмент о лимитах стоков.
9. Управляйте бумажной работой, заказами на покупку, получением и подсчетами запасов с помощью GP для отчетности.
10. Используйте программные аддоны для дальнейшего управления процессом запасов».

— Хиллари Хорнинг, Compass Technologies, «10 советов для гладкого и точного управления и организации запасов», блог ERPSoftware; Twitter: @erpsoftwareblog

43. У всех предметов должен быть SKU, штрих-код и спецификации продукта. «Подобно водительскому удостоверению, каждый продукт должен иметь уникальный идентификационный номер, известный как SKU (Stock Keeping Unit). SKU жизненно важен для внутреннего использования, так как будут случаи, когда конкретный продукт нужно найти быстро, и наличие SKU сделает это легче. Кроме того, наличие SKU императивно, потому что другая компания может иметь продукт с названием «Черные брюки» точно так же, и перепродавцы имеют дело с множеством поставщиков, создавая необходимость дифференцировать похожие продукты.
Во-вторых, при работе с другими компаниями, такими как перепродавцы, будь то независимый интернет-магазин, кирпичный и бетонный магазин или крупная сеть, ожидается универсальный штрих-код / UPC номер. Номер UPC — это еще одна форма SKU, но вместо этого он представлен в виде штрих-кода, который можно сканировать и идентифицировать через живую базу данных, работающую на GS1. Будьте осторожны, не покупайте номера UPC нигде, кроме GS1 или действительного перепродавца. Вся суть штрих-кода — быть отсканированным и найденным через базу данных, поэтому наличие штрих-кода, который вызывает другой продукт от другой компании, вызывает много путаницы и может потенциально потерять клиентов.
Наконец, всегда хорошо иметь систему для перечисления всех спецификаций ваших продуктов. Те спецификации должны включать как минимум следующее:

• Название продукта
• Номер SKU
• Номер UPC
• Описание
• Цвет
• Размер
• Цена
• Вес
• Габариты (в зависимости от продукта)».

— Раад Мобрем, «6 советов по управлению запасами», Small Biz Resources; Twitter: @SmallBiz_Help

44. Выделенные менеджеры по контролю запасов или другие администраторы должны быть поручены административными задачами, связанными с контролем запасов, и эти роли должны быть отделены от бухгалтерии или финансового отдела. «Существует много административных задач, связанных с контролем стоков. В зависимости от размера и сложности вашего бизнеса, они могут выполняться как часть обязанностей администратора или выделенным контролером стоков.
По соображениям безопасности хорошей практикой является наличие разных сотрудников, отвечающих за финансы и стоки.
Типичная бумажная работа для обработки включает:

• накладные и заметки поставщиков для входящих товаров
• заказы на покупку, квитанции и кредитовые ноты
• возвраты
• рекизиции и выдающиеся накладные для исходящих товаров

«Стоки могут заморозить большой кусок вашего бизнес-капитала, поэтому точная информация об уровнях и стоимости стоков необходима для бухгалтерии вашей компании.
Цифры должны проверяться систематически, либо через регулярный аудит стоков — инвентаризацию — либо через постоянную программу проверки стоков — бегущий инвентарь.
Если цифры не сходятся, нужно расследовать, так как могут быть проблемы с безопасностью стоков или сбой в системе.

«Аспекты здоровья и безопасности контроля стоков связаны с природой самого стока. Вопросы такие как где и как хранятся предметы, как они перемещаются и кто их перемещает могут быть значимыми — в зависимости от того, что они такое.

У вас могут быть опасные материалы на территории, товары, которые портятся со временем, или предметы, которые очень тяжелы или неудобны для перемещения».

— «Контроль стоков и инвентаризация», Info Entrepreneurs; Twitter: @chambremontreal

45. Сделайте точность запасов более высоким приоритетом, чем выполнение заказов. «Повышение приоритета точного учета запасов — возможно, самый важный, но и самый сложный шаг к точности запасов. Многие проблемы с запасами возникают из-за пропускания транзакции через систему с намерением вернуться и исправить цифры позже. В суете других чрезвычайных ситуаций мы часто забываем вернуться и исправить цифры в системе. Это приводит к пропущенным записям производства, отрицательным строкам запасов и целой куче других проблем. Только внедряя системы, которые предотвращают возможность для сотрудника двигаться вперед без необходимой системной транзакции, вы можете эффективно вести точные записи запасов.
Один пример успеха, который моя команда недавно внедрила, — изменение нашей бухгалтерской системы так, чтобы она не обрабатывала никакую отгрузку, содержащую больше запасов, чем у нас на руках. Например, если мы пытаемся отгрузить 15 единицы товара, но наша система говорит, что у нас только 5 на складе, то появится предупреждение и заставит нас исправить проблему перед आगे движением. Это помогает нам решать проблемы до того, как продукт выйдет из двери. Заставляя нас решать пропущенные записи производства перед уходом продукта, наша модифицированная система помогла нам устранить большинство наших основных проблем с запасами». — Алекс Фуллер, «10 советов, чтобы физические пересчеты запасов были менее болезненными и более точными», Supply Chain Cowboy

46. Программное обеспечение для управления запасами — ценный инструмент и превосходит устаревшие методы электронных таблиц. «Использование правильных инструментов для работы — обязательно. Многие компании выбирают электронные таблицы для программного обеспечения управления запасами, потому что это кажется знакомым и легким. К сожалению, электронные таблицы имеют встроенные риски: слишком легко потерять изменения или случайно удалить файл электронной таблицы. Также трудно для нескольких людей синхронизировать свои электронные таблицы, что еще больше увеличивает риск ошибок. Найдите недорогое, но эффективное ПО для управления запасами, такое как Peachtree или QuickBooks. Большинство организаций упускают эти варианты для управления запасами, потому что они лучше известны своими бухгалтерскими функциями. Однако они предлагают неоценимые функции ПО для управления запасами и центральную базу данных для оптимизации операций с запасами, повышения точности и минимизации возможности ошибок». — «5 советов по управлению цепочкой поставок и запасами», Women's Distributor Services (WDS); Twitter: @WDSJennifer

47. Оптимизация контроля запасов требует непрерывного улучшения. «Одна из самых больших вещей, которые стоит отметить, стремясь улучшить управление запасами, — это то, что безопасного места нет. Поддержание правильного баланса уровней запасов, правильная организация вашего склада для максимальной эффективности и обеспечение полной видимости в ваши процессы далеко помогут вам улучшить эффективное управление запасами. Однако, когда вы думаете, что преуспели, худшее, что можно сделать — откинуться назад и расслабиться. Критический подход к операциям, включая управление запасами, фундаментален для поддержания вашего конкурентного преимущества. Обязательно следите за затратами, так и производительностью; если вы видите, что затраты на хранение запасов растут, возможно, ваше прогнозирование не так точно, как могло бы быть. Если удовлетворенность клиентов падает, посмотрите на историю заказов. Если вы отправляете неполные заказы или товары не доставляются клиентам вовремя, копните немного глубже. Строя философию непрерывного улучшения в вашей организации и стратегии управления запасами, вы сможете достичь большей эффективности и рентабельности». — «3 совета для улучшенного управления запасами», NavX; Twitter: @NAVX_software

48. Циклические подсчеты могут быть полезной альтернативой полным физическим пересчетам запасов. «Циклические подсчеты стали стандартной процедурой у растущего числа средних фирм, поскольку больше пакетов бизнес-ПО теперь предоставляют эту функциональность. Преимущества использования режима циклических подсчетов вместо периодических полных физических подсчетов огромны. Циклические подсчеты менее разрушительны для операций, предлагают большую специфичность в определении того, какие предметы должны быть подсчитаны, и вообще заставляют большую дисциплину в управлении запасами организации». — «Советы по улучшению контроля запасов: Часть 5/8», TBS Automation Systems

49. Примите меры для максимизации как вашей прибыли, так и ресурсов, вовлекая членов команды и дистрибьюторов в ключевые процессы. «Существует много лучших практик, которым должен следовать любой менеджер цепочки поставок, но несколько стратегий, которые, как правило, обеспечивают максимизацию не только прибыли, но и необходимых ресурсов, включают:

• Работу с вашей командой и дистрибьютором для максимизации сервиса и экономии; все должны быть ясны в ожиданиях от стратегии, которую вы определили.
• После внедрения стратегии продолжайте постоянный мониторинг закупочного поведения. Многие veces фокус на эффективности со временем начинает становиться самодовольным, приводя к переплате поставщикам и росту общих затрат цепочки поставок.
• Понимайте разницу между «стоимостью» и «ценой». Многие veces затраты производителя, раскрытые для анализа экономии, не включают наценку дистрибьютора, затраты на хранение или фрахтовые затраты. Также помните, что возможность закупать продукты напрямую у производителя должна применяться ко всем их продуктам в этой категории, а не только к одному из наиболее используемых предметов.
• Установите свою способность закупать в наименьшей единице измерения. Это обеспечит, что вы не заказываете излишне продукты, которые вы можете не использовать часто или на постоянной основе.
• Убедитесь в своих требованиях по соблюдению GPO. [Это] включает не только объем в единицах, но может также включать долларовые обязательства по объему. Важно помнить, что снижение ваших цен на реальные расходники может нарушить или потребовать поправки к вашему соглашению GPO для поддержания соответствия. Многие больницы заключают соглашения, включающие обязательство обработать установленный долларовый объем через базовые соглашения GPO, которые должны быть выполнены для максимизации выгод от всего портфолио».

— Лори Пилла, вице-президент, Amerinet Clinical Advantage и оптимизация цепочки поставок, Amerinet Inc., Сент-Луис, как цитируется в «Еще советы по лучшим практикам управления запасами», HPN Online; Twitter: @HPN_Online, @AmerinetInc

50. Следуйте лучшим практикам проведения физических пересчетов запасов. «Точность запасов — краеугольный камень успеха. Это базовая тема для улучшения уровней сервиса, сокращения сроков выполнения, увеличения марж, повышения эффективности, снижения уровней запасов… и список продолжается. Хотя я рекомендую внедрение программ циклического подсчета как способ замены физических инвентаризаций, есть моменты, когда физическая инвентаризация необходима. Таким образом, стоит подумать о нескольких советах для успешного завершения физической инвентаризации.

1. Подготовка, подготовка и еще раз подготовка: 80% вашего успеха — в подготовке. Организуйте склад, четко отметьте зоны, пометьте исключения, завершите и просмотрите системные транзакции и т.д.
2. Остановите/изолируйте движение: Когда вы начинаете физический подсчет, остановите все физические и системные перемещения и транзакции. Это критическая основа — похоже на строительство дома, если вы начнете добавлять окна до окончания стен, дом может начать рассыпаться.
3. Люди и коммуникация: Убедитесь, что правильные люди на правильных местах для их навыков. И общайтесь, общайтесь, общайтесь. Убедитесь, что у всех есть четкие инструкции, понимают, как получить ответы на вопросы и т.д.
4. Управляйте контрольным столом: Это термин, который я буду использовать для команды, организующей и контролирующей процесс — хаб Grand Central Station. Обычно этот человек/команда следит за листами подсчета, убеждается, что всё «сходится», отвечает на вопросы и держит процесс в движении.
5. Метрики/отслеживание прогресса: Введение ключевых метрик и инструментов для отслеживания прогресса — краеугольный камень успеха. Просматривая эти метрики, лидер может просматривать прогресс, вносить коррективы по мере необходимости и держать процесс на пути. Метрики также предоставляют способ измерения успеха».

— Лиза Андерсон, «Советы для успеха физической инвентаризации», LMA Consulting Group; Twitter: @LisaAndersonLMA

51. Дайте своим сотрудникам инструменты, которые делают их более эффективными, что ведет к более точному контролю запасов. «Помимо сотрудников, запасы — крупнейший актив компании. Снижение уровней запасов и увеличение оборачиваемости могут привести к немедленной экономии в чистой прибыли компании. Также важно учитывать «стоимость доставки» ваших продуктов. Хотя у вашего поставщика может быть книжная цена с объемными скидками, подумайте, сколько продукт на самом деле будет стоить вам от момента покупки до момента прибытия на ваш складской док. Грузовые сборы, таможня и транспорт быстро суммируются и могут сократить маржи прибыли. Для преодоления этих вызовов рассмотрите эти пять советов:

• Сократите накопленный страховой запас: Большинство компаний держат дополнительную подушку запасов для учета неожиданного спроса. Проблема в том, что когда каждый поставщик в цепочке поставок (поставщик сырья, производитель, розничный продавец) поддерживает те дополнительные 5-10% подушки, это складывается в ненужные затраты для каждой организации. Ключ — общайтесь тесно и часто с вашими поставщиками и торговыми партнерами, чтобы предотвратить перепроизводство и увеличение затрат на хранение для них. Найдите способы сотрудничать и устранить излишний страховой запас.
• Дайте сотрудникам инструменты, чтобы сделать их более эффективными: В трудные времена высококачественные сотрудники, которых вы стремитесь удержать, могут выгореть. Они, вероятно, поглотят обязанности своих более расходных коллег. Один из способов держать их счастливыми и более продуктивными — дать им технологические инструменты, которые сделают их работу легче. Технологии, автоматизирующие задачи или предлагающие предсказательные модели о поставке и спросе, помогут сократить ручные аспекты их работы, чтобы они могли сосредоточиться на стимулировании продаж или более широких стратегиях для роста вашего бизнеса.
• Оптимизируйте свои запасы: Просто сказано, вам нужно избавиться от запасов, которые вы не продаете, и получить больше запасов, которые вы продаете. Концепция звучит прямолинейно, но многие малые и средние бизнесы имеют неправильный микс запасов. Хотя может быть больно ликвидировать запасы, на которые вы потратили драгоценные ресурсы для обеспечения, их хранение на складе и требование вашей команды управлять ими будет стоить вам больше в долгосрочной перспективе. То пространство и умственная доля могли бы быть потрачены на запасы, которые горячие и будут оборачиваться быстрее, и это означает больше прибыли в вашем кармане. Примите краткосрочный удар и внедрите систему, которая сбрасывает продукты, которые не продаются, и инвестируйте в те, что продаются.
• Сфокусируйтесь на флагманских продуктах: Растучи, было всего три вида мыла в продуктовом магазине: Dove, Dial и Lava. Теперь посещение прохода с мылом может добавить еще 15 минут к поездке за покупками, потому что выбор слишком велик. Добавляя вариации к вашей продуктовой линейке вместо введения полностью новых и разных продуктов, вы фактически каннибализируете свои собственные продажи и рискуете запутать клиентов до апатии. Сосредоточьтесь на своих лучших продуктах и создайте лояльность клиентов к бренду, что создаст «клиентов на всю жизнь» вместо капризных.
• Управляйте с Blick в будущее: Понимайте, что в сегодняшнем экономическом климате кэш — король. Если вы находитесь в хорошей позиции, сделайте сокращения в расходах, которые вы можете позволить, но инвестируйте в инструменты и людей, которые помогут вам в долгосрочной перспективе растить ваш бизнес и стимулировать большую эффективность. С увольнениями и компаниями, стремящимися держать продажи высокими, вы можете привлечь некоторые топ-таланты и отличные сделки на технологических инструментах, которые вам нужны.

«В такие времена ключевым является оставаться позитивным, но управлять реалистично, сокращая краткосрочные затраты, которые вы можете позволить себе сократить. Важное — понять, какие активы являются миссионно-критическими, а какие нужно сбросить. Правильное управление активом №1 или №2 вашей компании позволит вам сократить расходы и увеличить продажи». — Билл Харрисон, «Топ-5 советов по спасению вашего бизнеса с помощью управления запасами», AllBusiness; Twitter: @AllBusiness_com

Решения для отслеживания активов от Camcode:

• Контроль запасов
• Управление запасами
• Кастомные фольгированные этикетки
• Складские знаки
• Знаки проходов
• Нержавеющие ярлыки
• Напольные этикетки
• Защитные этикетки
• Магнитные этикетки