Освоение экстренной подготовленности склада: исчерпывающее руководство

Пандемия разрушила бизнес во всех отраслях, вызвав бурю экстренных правил, процедур и требований к пересмотру и внедрению. Для многих бизнес-лидеров это стало пробуждающим звонком, раскрывающим качество и уровень их экстренной подготовленности. Год спустя, и склады в частности все еще сталкиваются с дефицитом рабочей силы, мерами безопасности и другими сбоями, связанными с катастрофой, способной вставить палку в колеса нормальных складских операций.

Всё это происходит одновременно, в то время как бесперебойное управление складом критически важно для функционирования цепочек поставок, обеспечения жизнеспособности бизнеса и обслуживания сообществ. Пока мы не вышли из леса, вещи выглядят позитивнее. И с жизнью, начинающей возвращаться к какой-то версии нормальности, команды управления складом могут предпринять простые шаги в переоценке и внедрении новых протоколов экстренной подготовленности для предотвращения будущих сбоев.

Для складов и распределительных центров по всей стране безопасность — приоритет №1 — возможно, даже больше, чем на большинстве других рабочих мест. Из-за природы работы стандартной практикой является внедрение правил и регламентов для предотвращения аварий с техникой или транспортом и обучения рабочих тому, как лучше предотвращать травмы. Никакое учреждение не действительно безопасно, однако, если нет тщательного плана экстренной эвакуации.

Что такое катастрофа?

Никто не любит думать о худших сценариях, но как мы видели в этом прошлом году, это критично для вашего существования и здоровья и безопасности сотрудников. Когда садитесь планировать экстренную подготовленность, важно сначала определить, что может быть катастрофой. Это зависит от типа бизнеса, в котором вы работаете, и где расположен ваш склад. OSHA предлагает мозговой штурм экстренных ситуаций.

Катастрофы по своей природе неожиданны, поэтому важно проявить креативность и предусмотреть не только распространенные экстренные случаи вроде пожаров на складе, но и менее очевидные источники бедствий. Привлечение всего персонала может стать разницей между испугом и кризисом. Если вы не идентифицируете, что может случиться, вы не будете готовы, когда это случится.

Вы рядом с маршрутом, где транспортируются опасные материалы? Что будет, если произойдет токсичный разлив? Вы в зоне ураганов? Наводнений? Землетрясений?

Вы готовы к потенциальным складским авариям? Что сделаете, если будет электрический пожар или случайный взрыв? К сожалению, мы живем в мире, где нужно рассматривать возможность, что кто-то может войти в ваше рабочее пространство с угрозой насилия.

Независимо от того, насколько велик или мал ваш бизнес, важно адресовать «Что-если». Как говорит Красный Крест: «Разработка плана экстренной подготовленности — одно из самых важных стратегических решений, которое вы примете как владелец малого бизнеса».

Подготовьте свой персонал

Любое рабочее место должно иметь экстренные планы, адаптированные к различным возможным катастрофам. Некоторые ситуации могут требовать сбора в безопасности внутри объекта, например торнадо, тогда как пожар на складе диктовал бы эвакуацию в безопасную зону снаружи.

Когда речь идет о катастрофах, нет шанса на правильную реакцию, если вы и ваш персонал не хорошо обучены. Более того, плохо подготовленный персонал рискует сделать катастрофу хуже. Они могут создать ненужный ущерб имуществу, и окружающее сообщество может пострадать от этого отсутствия подготовки. Критично, поэтому, что планируя безопасность на складе, вы включаете экстренную подготовленность.

Всегда должна быть четкая экстренная цепочка командования, установленная до возникновения любых проблем. Каждый отдел должен иметь как назначенного лидера, так и резервного, кто будет отвечать за сбор сотрудников в соответствующем месте. Место встречи должно быть известно и согласовано заранее, и подсчет персонала должен быть сделан каждым руководителем секции при прибытии группы в заранее определенное место.

Каждый сотрудник должен быть обучен и протестирован на том, какие экстренные планы для эвакуации здания. Менеджеры склада должны держать множество копий этих планов, видимых по всему объекту, и персонал должен быть часто напоминать, куда им нужно идти и что делать. Рабочим никогда не следует позволять возвращаться внутрь эвакуированного здания или выходить из обозначенной безопасной зоны, пока они не получат разрешение от экстренных служб. Администраторы должны иметь четкий план для контакта с этими службами при первом признаке угрозы или бедствия.

Самое главное, экстренная подготовленность — не план типа «установил и забыл». Делайте пунктом пересматривать процедуры, особенно если вы работаете на складе с высокой текучестью кадров или сезонным персоналом. Важно пересматривать, переоценивать и убеждаться, что все знают, что делать и где быть в разных экстренных ситуациях.

Ваша рабочая среда всегда меняется. Разные времена года представят разные типы потенциальных экстренных случаев. Часто оценивайте свой экстренный план и вносите изменения по необходимости. Несколько рабочих должны быть в рабочей группе, сфокусированной на экстренной подготовленности. Возможности того, что может пойти не так, бесконечны. Чтобы держать весь персонал экстренно-препарированным, включайте экстренное осведомленность в регулярную ротацию в ваши моменты безопасности. Это может быть что-то простое, как просьба каждому сотруднику определить, где их ближайший огнетушитель. Это помогает держать персонал в тонусе по экстренным вопросам.

Чтобы сделать лишнюю милю, проводите регулярные экстренные учения, и все должны относиться к ним как к настоящему. И, как в настоящем, важно, что вы периодически удивляете свою рабочую силу этими учениями. Чем реалистичнее они, тем лучше. Где вы не можете смоделировать обстоятельства — например, дым и жар пожара — напоминайте людям, как может выглядеть сцена. В пожаре, например, видимость может быть плохой и может быть трудно дышать. Встраивайте неожиданные обстоятельства в учения и заставляйте команду разбираться, как с ними справиться.

Учения — также хорошее время для тестирования систем оповещения вроде сирен и систем общественного адресации. Рабочие должны знать, как звучит ваша система оповещения. Также важно, чтобы все сотрудники знали все здание. Периодически прогуливайте пространство с вашей рабочей силой и укажите функции безопасности повсюду. Где экстренные выходы? Огнетушители? Наборы автоматических внешних дефибрилляторов (AED)?

Подготовьте склад

Это ведет нас к важному пункту обеспечения готовности физического складского пространства. Вывод сотрудников в безопасность во время экстренного случая — главный приоритет, но есть другие соображения для бизнеса. Важные документы и информация должны храниться в огнеупорном сейфе или другом безопасном контейнере, выдерживающем любой тип бедствия от наводнений до землетрясений. Управление по охране безопасности и здоровья на труде заявляет, что все работники должны заполнить экстренную контактную форму, которая должна храниться в цифровом файле и быть доступной из любой локации на случай, если кто-то останется неучтенным после эвакуации.

Если складские операции нужно вручную остановить во время эвакуации, важно знать заранее, кто из персонала выполнит необходимые обязанности. Труднее принимать эти решения в момент, поэтому первостепенно важно, чтобы процедуры были заранее определены. Большинство разговоров о безопасности на складе фокусируются на общих вопросах безопасности рабочего места: предотвращение поскальзываний и падений или правильное использование инструментов. Но что, если бедствие ударит?

Есть несколько предосторожностей, которые все рабочие места должны внедрить:

• План эвакуации,
• Список экстренных контактов,
• Процедура информирования сотрудников об экстренном случае,
• Полностью оснащенная аптечка первой помощи,
• Актуальные огнетушители,
• Безопасная точка сбора на открытом воздухе,
• Назначенные работники для выполнения ключевых экстренных лидерских ролей, и
• Список складского оборудования, что нужно отключить.

Помимо баз, несколько людей в рабочей силе должны способствовать созданию протоколов, применяемых к специфическим возможностям бедствий вашего склада.

Составьте план управления рисками

Управление рисками и планирование митигации должны быть непрерывным процессом, включающим постоянные обновления в ответ на изменения в технологиях, рабочей силе, ассортименте продукции и рынке. Конечно, специфические экстренные случаи часто представляют уникальные риски, как определенно الحال с вспышкой COVID-19. Управление складом должно опираться на существующие протоколы и процедуры, также пересматривая и обновляя планы со всеми ответственными сторонами через телеконференц-платформу. Темы для рассмотрения включают:

• Сбои в вышестоящей цепочке поставок. Спросите о производственных планах ваших поставщиков — и их поставщиков. Обсудите, нужно ли отменить существующие заказы, уменьшить входящий объем заказов или найти альтернативного поставщика продуктов и услуг с целью обеспечения стабильного потока критических поставок.
• Отношения с клиентами. Проактивно свяжитесь с клиентами для адресации их опасений. Откройте линию коммуникации для них, чтобы они могли получить ответы на вопросы.
• Входящая и исходящая логистика. Насколько стабильны ваши порты, брокеры, перевозчики и так далее? Где необходимо, сотрудничайте с перевозчиками для внедрения круглосуточных заборов и доставок.
• Дефицит рабочей силы. Если спрос взлетит или отсутствия взлетят из-за болезни или правительственных мандатов укрываться на месте, будет ли у вас достаточно сотрудников для проведения операций? Рассмотрите кросс-обучение отделов для подготовки их к вступлению в новые роли, если необходимо. Планируйте способы поддержания существующей численности и избежания увольнений, если спрос упадет, включая тактику вроде сокращения индивидуальных часов.
• Оборудование и технологическая поддержка. Убедитесь, что запасы и части, которые использует ваша внутренняя команда обслуживания, достаточно загружены и обновлены. Обратитесь к системным и аппаратным вендорам и командам поддержки за информацией о доступности. Если вы не обновляли технологии некоторое время, возможно, сейчас хорошее время, так как самое современное ПО способно не только выполнять работу эффективнее, но и предоставлять коммуникационную платформу, которую можно развернуть во время экстренного случая.
• Гигиена и безопасность здоровья. Это стало топ-of-mind для всех бизнесов. Пандемии, вспышки и эндемии, вовлекающие высокоинфекционные заболевания, требуют специальных предосторожностей. Для бизнесов, остающихся открытыми, строгие лучшие практики гигиены и санитации необходимы, включая требования к мытью рук, ношению СИЗ и другим гигиеническим практикам для ассоциированных. Запасите антисептические салфетки, санитайзер для рук, мыло, цифровые термометры и связанные продукты. Позволяйте персоналу работать из дома когда возможно, и внедряйте правила социального дистанцирования для всех, работающих внутри склада.

Может потребоваться инвестиция, чтобы убедиться, что экстренная подготовленность вашего склада актуальна на регулярной основе, но спокойствие, приходящее от результирующей безопасности и защиты вашего бизнеса и команды, бесценно.

Гейб Грифони — CEO и сооснователь Rufus Labs.