Как обеспечить аварийную готовность на складе

Пандемия нанесла ущерб бизнесу во всех отраслях, что привело к пересмотру и внедрению ряда правил, процедур и требований в чрезвычайных ситуациях. Для многих бизнес-лидеров это был тревожный сигнал, свидетельствовавший о качестве и уровне их готовности к чрезвычайным ситуациям. Год спустя, и склады, в частности, все еще сталкиваются с нехваткой рабочей силы, мерами безопасности и другими нарушениями, связанными с катастрофой, которая может помешать нормальной работе складских помещений.

Все это происходит одновременно, в то время как непрерывное управление складом имеет важное значение для поддержания функциональности цепочек поставок, обеспечения жизнеспособности бизнеса и обслуживания сообществ. Пока мы еще не выбрались из леса, но все выглядит более позитивно. И когда жизнь начинает возвращаться к некоторой версии нормальной жизни, группы управления складом могут предпринять несколько простых шагов по переоценке и внедрению нового протокола готовности к чрезвычайным ситуациям, чтобы предотвратить неудачи в будущем.

Для складов и распределительных центров по всей стране безопасность является главным приоритетом - возможно, даже в большей степени, чем на большинстве других рабочих мест. В связи с характером работы стандартной практикой является введение правил и положений для предотвращения несчастных случаев с машинами или транспортными средствами, а также для обучения рабочих тому, как лучше всего предотвращать травмы. Однако ни один объект не является по-настоящему безопасным, если не существует тщательного плана аварийной эвакуации.

Что такое катастрофа?

Никто не любит думать о наихудших сценариях, но, как мы видели в прошлом году, это критически важно для вашего дохода, здоровья и безопасности ваших сотрудников. Когда вы садитесь за планирование готовности к чрезвычайным ситуациям, важно сначала определить, что может быть катастрофой. Это будет зависеть от типа бизнеса, в котором вы работаете, и от того, где находится ваш склад. OSHA предлагает провести мозговой штурм в чрезвычайных ситуациях.

Бедствия по своей природе неожиданны, поэтому важно проявлять творческий подход и предвидеть не только общие чрезвычайные ситуации, такие как пожары на складе, но и менее очевидные источники бедствий. Вовлечение всего персонала может стать разницей между страхом и кризисом. Если вы не знаете, что может случиться, вы не будете готовы, когда это произойдет.

Вы находитесь рядом с маршрутом, по которому перевозятся опасные материалы? Что произойдет, если произойдет утечка токсичных веществ? Вы находитесь в районе, где случаются ураганы? Наводнения? Землетрясения?

Готовы ли вы к возможным несчастным случаям на складе? Что бы вы сделали, если бы произошел электрический пожар или случайный взрыв? К сожалению, мы живем в мире, где вам необходимо учитывать возможность того, что кто-то может проникнуть в ваше рабочее место с угрозой насилия.

Независимо от того, насколько велик или мал ваш бизнес, важно учитывать вопрос «Что, если». Как говорит Красный Крест:«Разработка плана готовности к чрезвычайным ситуациям - одно из важнейших стратегических решений, которые вы примете как владелец малого бизнеса».

Подготовьте свой персонал

На любом рабочем месте должны быть планы действий в чрезвычайных ситуациях, адаптированные к различным возможным бедствиям. В некоторых ситуациях может потребоваться безопасное собрание внутри объекта, например, в случае торнадо, тогда как пожар на складе потребует эвакуации в безопасную зону снаружи.

Когда дело доходит до стихийных бедствий, нет никаких шансов на надлежащую реакцию, если вы и ваши сотрудники недостаточно обучены. Кроме того, плохо подготовленный персонал рискует усугубить катастрофу. Они могут нанести ненужный материальный ущерб, и окружающее сообщество также может пострадать от недостаточной подготовки. Поэтому крайне важно, чтобы при планировании безопасности на складе вы учитывали готовность к чрезвычайным ситуациям.

Прежде чем возникнут какие-либо проблемы, всегда должна быть установлена ​​четкая цепочка действий в чрезвычайных ситуациях. В каждом отделе должен быть назначенный руководитель и дублер, который будет нести ответственность за сбор сотрудников в нужное место. Место встречи должно быть известно и согласовано заранее, и каждый руководитель секции должен провести подсчет персонала, когда группа прибудет в заранее определенное место.

Каждый сотрудник должен пройти обучение и проверить, каковы планы действий в чрезвычайных ситуациях для эвакуации из здания. Руководители складов должны держать несколько копий этих планов на виду на всем предприятии, а персоналу следует часто напоминать, куда им нужно идти и что им нужно делать. Рабочих ни в коем случае нельзя отпускать обратно в эвакуированное здание или из обозначенной безопасной зоны до тех пор, пока они не будут разрешены аварийным персоналом. Администраторы должны иметь четкий план связи с этими должностными лицами при первых признаках угрозы или стихийного бедствия.

Самое главное, что готовность к чрезвычайным ситуациям - это не план типа «установил и забыл». Не забудьте пересмотреть процедуры, особенно если вы работаете на складе с высокой текучестью сотрудников или сезонным персоналом. Важно пересмотреть, переоценить и убедиться, что все знают, что делать и где находиться в различных чрезвычайных ситуациях.

Ваша рабочая среда всегда меняется. В разное время года будут представлены разные типы потенциальных аварийных ситуаций. Часто оценивайте свой план действий в чрезвычайных ситуациях и вносите изменения по мере необходимости. Несколько рабочих должны войти в рабочую группу, занимающуюся подготовкой к чрезвычайным ситуациям. Возможности того, что может пойти не так, безграничны. Чтобы весь ваш персонал был готов к чрезвычайным ситуациям, включите оповещение о чрезвычайных ситуациях в регулярную ротацию в моменты безопасности. Это может быть что-то столь же простое, как попросить каждого сотрудника указать, где находится их ближайший огнетушитель. Это помогает персоналу думать о чрезвычайных ситуациях.

Чтобы пройти лишнюю милю, проводите регулярные аварийные тренировки, и каждый должен относиться к этим упражнениям как к настоящим. И, как и в реальной жизни, важно, чтобы вы периодически удивляли своих сотрудников этими упражнениями. Чем они реалистичнее, тем лучше. Если вы не можете имитировать обстоятельства, такие как дым и жар огня, напомните людям, как может выглядеть сцена. Например, при пожаре может быть плохая видимость и трудно дышать. Включите в свои упражнения некоторые непредвиденные обстоятельства, и пусть ваша команда выяснит, как с ними справиться.

Учения - также хорошее время для тестирования систем оповещения, таких как системы оповещения и оповещения. Работники должны знать, как звучит ваша система оповещения. Также важно, чтобы все сотрудники знали все здание. Периодически ходите по помещению вместе со своими сотрудниками и обращайте внимание на меры безопасности во всем. Где запасные выходы? Огнетушители? Наборы автоматического внешнего дефибриллятора (AED)?

Подготовьте склад

Это подводит нас к важному моменту - подготовить и физическое складское пространство. Обеспечение безопасности сотрудников во время чрезвычайной ситуации является главным приоритетом, но есть и другие соображения, которые следует учитывать в бизнесе. Важные документы и информация следует хранить в огнестойком сейфе или другом безопасном контейнере, который может выдержать любой тип стихийных бедствий от наводнений до землетрясений. Управление по безопасности и гигиене труда заявляет, что все работники должны заполнить контактный лист на случай чрезвычайных ситуаций, который должен храниться в цифровом файле и быть доступен из любого места на случай, если кто-то останется пропавшим без вести после эвакуации.

Если складские операции необходимо остановить вручную во время эвакуации, важно заранее знать, кто из сотрудников будет выполнять необходимые обязанности. В настоящий момент принимать эти решения труднее, поэтому крайне важно, чтобы процедуры были разработаны заранее. Большинство разговоров о безопасности на складе сосредоточено на общих проблемах безопасности на рабочем месте, таких как предотвращение спотыканий и падений или правильное использование инструментов. Но что, если случится катастрофа?

Есть несколько мер предосторожности, которые следует соблюдать на всех рабочих местах:

• План эвакуации,
• Список контактов для экстренных случаев,
• Процедура информирования сотрудников о чрезвычайной ситуации,
• Полностью укомплектованная аптечка.
• Современные огнетушители,
• Безопасное место сбора на открытом воздухе,
• Назначенные сотрудники для выполнения ключевых руководящих ролей в чрезвычайных ситуациях, а также
• Список складского оборудования, которое необходимо закрыть.

Тем не менее, помимо основ, несколько человек из персонала должны внести свой вклад в создание протоколов, применимых к конкретным возможностям вашего склада в случае стихийных бедствий.

Составьте план управления рисками

Планирование управления рисками и смягчения их последствий должно быть непрерывным процессом, включающим постоянные обновления в ответ на изменения в технологиях, кадрах, ассортименте продукции и на рынке. Конечно, конкретные чрезвычайные ситуации часто представляют собой уникальные риски, как, например, в случае вспышки COVID-19. Управление складом должно опираться на существующие протоколы и процедуры, а также анализировать и обновлять планы со всеми ответственными сторонами через платформу телеконференцсвязи. Темы для рассмотрения включают:

• Сбои в восходящей цепочке поставок. Спросите о производственных планах своих поставщиков и их поставщиков. Обсудите, может ли вам потребоваться отменить какие-либо существующие заказы, уменьшить количество входящих заказов или найти альтернативного поставщика продуктов и услуг с целью обеспечения постоянного потока критически важных материалов.
• Отношения с клиентами Проактивно обращайтесь к своим клиентам, чтобы решить их проблемы. Откройте для них линию связи, чтобы они могли получить ответы на свои вопросы.
• Входящая и исходящая логистика. Насколько стабильны ваши порты, брокеры, операторы связи и так далее? При необходимости сотрудничать с перевозчиками для организации приема и доставки в режиме 24/7.
• Нехватка рабочей силы . Если спрос или отсутствие на работе резко возрастут из-за болезни или правительственного распоряжения о предоставлении убежища, будет ли у вас достаточно сотрудников для выполнения операций? Рассмотрите возможность создания отделов перекрестного обучения, чтобы подготовить их к новым ролям, если это необходимо. Спланируйте способы сохранения существующей численности персонала и избежания увольнений в случае сокращения спроса, включая такие методы, как сокращение индивидуальных часов.
• Оборудование и техническая поддержка. Убедитесь, что расходные материалы и детали, используемые вашей внутренней бригадой технического обслуживания, достаточно укомплектованы и обновлены. Обратитесь к поставщикам систем и оборудования, а также к группам поддержки за информацией о доступности. Если вы какое-то время не модернизировали свою технологию, возможно, сейчас самое подходящее время, поскольку самое современное программное обеспечение может не только выполнять работу более эффективно, но и обеспечивать коммуникационную платформу, которую можно развернуть во время чрезвычайной ситуации. .
• Гигиена и безопасность для здоровья . Это стало главным приоритетом для всех предприятий. Особые меры предосторожности требуют пандемии, вспышки и эндемики высокоинфекционных заболеваний. Для предприятий, которые остаются открытыми, необходимы строгие передовые методы гигиены и санитарии, включая требования к мытью рук, ношение средств индивидуальной защиты и другие правила гигиены для сотрудников. Запаситесь антисептическими салфетками, дезинфицирующим средством для рук, мылом, цифровыми термометрами и сопутствующими товарами. Разрешите персоналу работать из дома, когда это возможно, и соблюдайте правила социального дистанцирования для всех, кто работает на складе.

Для обеспечения постоянной готовности вашего склада к чрезвычайным ситуациям могут потребоваться вложения, но душевное спокойствие, связанное с безопасностью и защитой вашего бизнеса и команды, бесценно.

Гейб Грифони - генеральный директор и соучредитель Rufus Labs.