Освойте управление заработанной стоимостью: ведите проекты с точностью и уверенностью

Управление заработанной стоимостью (EVM), включающее сравнение планируемых бюджетов с фактической стоимостью и выполненной работой, было основной техникой управления проектами более полувека. Сочетая меры объема проекта, времени и стоимости, оно пришло в prominence после программы Polaris ядерного флота США, которое спровоцировало крупное улучшение в проектном бухгалтерском учете затрат, используемом в контрактах Департамента обороны США.

Ветви службы и военные подрядчики теперь используют один или более высоко изощренных методов для разработки плана проекта, назначения метрик стоимости запланированной работе и установления правил для квантификации выполненной работы и привязки ее к событиям ликвидности или платежам. Поскольку EVM — эффективный инструмент для управления энтерпрайз-проектами, некоторые организации внедрили программу EVM для управления внутренними эффективностями и ответственностью. Другие, участвующие в цепочке поставок DoD, могут быть контрактно обязаны выполнять отчетность EVM.

Поскольку требования отчетности могут быть специфичны для каждого агентства, ветви службы или контракта, энтерпрайз-софт становится необходимым для помощи бизнесам в внедрении практик EVM, подходящих их обстоятельствам — даже если они работают для множественных госсубъектов.

Обеспечьте непрерывность управления проектами

Программы EVM варьируются от простых внутренних процессов для своевременной и в рамках бюджета доставки проектов до сложных многолетних договоренностей для системной инженерии или жизненного цикла поддержки. Компания должна учитывать, насколько бизнес-критическими являются более гранулярные элементы управления проектами и бухгалтерского учета затрат. Не все компании требуют одинакового уровня строгого бюджетирования и прогнозирования, или сбора затрат и прогресса.

Управление проектами — инструмент для помощи организациям в управлении их операциями. Если детальное расписание расходов не требуется, базовое управление проектами без бюджетирования и прогнозирования сработает. Хотя есть серые зоны, есть несколько четких остановок вдоль этого континуума:

Решения с фокусом на оборону

Некоторые энтерпрайз-софт решения специально спроектированы с учетом требований EVM подрядчиков обороны, где пользователи могут создавать контролируемые бюджеты и текущие прогнозы или Estimates to Complete (ETC). Прогнозируемые суммы могут базироваться на материалах, необходимых для доставки конечных элементов клиенту, запланированных ресурсных часах и ручных вводах.

Прогнозируемые значения могут планироваться линейно на протяжении длительности проекта, распределяться с использованием любого количества геометрических кривых или вручную вводиться в специфические периоды. Софт может собирать точные затраты поддерживающих усилий, таких как инженерия или управление проектами, и производственные затраты покупок и производства против их специфических элементов структуры разбивки работы (WBS). Более того, каждый WBS-элемент может извлекать прогресс по мере завершения работы.

Правильно сконфигурированный, проектный ERP может автоматизировать метрики EVM с минимальным человеческим вмешательством, предоставляя организациям представление о том, как они выполняются против своего бюджета, без усилий помимо выполнения нормальных функций в софте, таких как закупки и табель учета рабочего времени.

Софт управления проектами

Автономный софт управления проектами имеет свои плюсы и минусы для EVM. Он позволяет компаниям измерять и стоимость, и производительность по расписанию, и предоставляет инструменты для анализа и представления производительности данных против бюджета и расписания. Недостаток, однако, в том, что эти данные находятся в отдельном сило от энтерпрайз ресурсного планирования (ERP) софта, который является корпоративной системой записи, где происходят бизнес-транзакции и свертываются в центральную отчетность для старших decision makers.

Проектный ERP

ERP-софт может был развит в сфере повторяющегося производства, но некоторые ERP-продукты сместились к более проектно-центричным бизнес-моделям. Проектный ERP удовлетворяет нужды сред, таких как engineer-to-order производство, R&D, инфраструктурные проекты заводов, и строительство или разработка новых продуктов. Он поддерживается другой функциональностью ERP, такой как планирование, сбор затрат и планирование. Это интегрированное решение имеет более высокий уровень изощренности и предлагает больше выгод, чем автономный софт управления проектами.

Проектные ERP-продукты позволяют вам эффективно управлять проектом в течение его жизненного цикла, разрабатывать гибкие рабочие пакеты или WBS, создавать бюджеты (включая запланированные часы/затраты/выручку), собирать разнообразные стоимости/часы/выручку, планировать и контролировать активности, и доставлять поддерживающие сервисы вроде инженерии и администрирования, среди многих других фич.

Но проектный ERP имеет ограничения. Многие из этих решений будут календаризовать затраты равномерно на протяжении длительности проекта, если они не специально сконфигурированы для иного выполнения. Компания не должна предполагать, что просто потому что ее ERP-вендор предлагает возможности EVM, что она лицензировала ту часть софта, или что она удовлетворяет все ее потребности. Если требуется календаризованное расписание расходов и инструменты для расчета и планирования частей для постройки в правильное время, она должна задавать жесткие вопросы, чтобы убедиться, что она получает эти выгоды.

Осознайте специфические требования

Даже среди федеральных господрядчиков много компаний могут не нуждаться в этом уровне изощренности, вовлекающем строгое планирование, где расходы и выручка связаны так тесно с конкретными месяцами. В настоящее время обычно для компаний использовать автономный софт вроде Microsoft Project для управления проектной информацией. Некоторые не используют специфический проектный софт и вместо этого отслеживают результаты в таблицах. Этот метод лишен изощренности, но такие компании могут вместо этого просто управлять клиентскими проектами или активностями программного управления используя менее сложное проектное ERP-решение.

Компании с большими требованиями могут нуждаться в прогнозирующих возможностях EVM ERP-решения, которое позволяет им календаризовать, бюджетировать и перепрогнозировать. Это даст контроль ревизий поверх четкого вида календаризованного бюджета.

Избегайте частых ошибок выбора

Промахи часто происходят, когда исполнительные команды определяют свои требования к EVM софту, и когда они оценивают и в конечном счете внедряют решения. Первое — делаются неправильные предположения. Компании часто делают предположения на основе того, как они чувствуют, что софт должен работать. Например, они предполагают, что получают календаризованное расписание затрат, когда они могут не получать. Даже если софт имеет способность рассчитывать стоимость и расписание для частей, которые должны быть построены в правильное время, это не гарантирует, что прогнозируемые затраты будут в правильных периодах или правильных значениях для этих периодов. Компании должны учитывать это требование в своем скоупе. Просто потому что модуль управления проектами планирует активность, не предполагайте, что он будет бюджетировать затрату в желаемом периоде.

Компании также должны убедиться, что они понимают фундаментальы EVM и как софт его адресует. У многих есть специфические и уникальные мнения о требованиях EVM, и полезно пересмотреть исходный материал, управляющий этими требованиями. Возможно, софт может эффективно удовлетворить требования способом, отличным от текущих практик. Будьте внимательны к этому при оценке предложений.

Третье, важно учитывать возврат на инвестиции как результат автоматизации EVM процессов. EVM-система может устранить не-добавляющую-ценность работу на протяжении длительности ERP-проекта. Однажды WBS настроен в софте, просто скопировать этот шаблон и ввести требования для новых проектов. Это позволяет вам отступить назад и позволить остальной ERP и планирующей функциональности взять свой путь, собирая информацию в проектах через другие фичи в приложении. Этот прямолинейный подход к использованию ERP-проектов имеет потенциал обеспечить значительную выгоду без инвестиций в более сложную настройку.

Знайте свои цели и ожидания

Это essentially, чтобы компании понимали, сколько детали нужно за EVM, и чтобы они взвешивали свои текущие требования и нужду в нем. Нет единого куска софта, который встречает все цели компаний, но изощренное решение может приблизить вас. То, что компании должны учитывать, однако, — сколько времени, энергии и инвестиций потребуется для встречи их ожиданий.

Кристофер Каммингс — аналитик приложений для Северной Америки с IFS.