Топ-5 рисков плохого управления контрактами и как их избежать

По исследованиям Международной ассоциации по управлению контрактами и коммерцией (IACCM), средняя компания теряет около 10% годовой выручки из-за плохих практик управления контрактами.

В погоне за ростом компании оказываются перед лицом увеличенного объема контрактов. Это отличная проблема — пока она не становится реальной. Если в процессе управления контрактами есть внутренние слабости, больше контрактов означает больше шансов для этих слабостей вызвать проблему.

Некоторые проблемы — незначительные неудобства, другие превращаются в серьезные кризисы. В 2013 году Facebook не обнаружил нарушение контрактных условий Cambridge Analytica, и итоговая публичность привела к падению акций, стерев $150 млрд рыночной стоимости за 90 минут после отчета о прибыли.

Иногда нужен кризис, чтобы топ-менеджмент оценил риски работы без надежной системы управления жизненным циклом контрактов (CLM). Лакс доступ, пропущенные дедлайны, нарушения комплаенса, неэффективные процессы согласования и неэффективная отчетность могут привести к тяжелым последствиям. Плохой CLM также вызывает скрытую, стабильную эрозию прибыльности. По IACCM, средняя компания теряет ~10% выручки в год из-за плохого управления контрактами. При типичных маржах ~10%, даже сокращение этих потерь вдвое может увеличить маржу на 50%.

Рассмотрим пять главных рисков неэффективных контрактных процессов:

1. Лакс доступ (Lax access controls)

Кажется очевидным: только те, кому нужен доступ к информации, должны его иметь. Но многие компании не четко прописывают ограничения. Избыточный доступ ведет к недобросовестному обращению сотрудниками с информацией или уходу с ценным IP, ценовыми данными, конфиденциальной информацией клиентов и сотрудников. Гораздо больше организаций пострадало от кражи данных собственными сотрудниками, чем от внешних хакеров.

Лучшие современные CLM-системы предотвращают это с гранулярными контролями доступа: точный просмотр и редактирование по группам пользователей, включая динамические фильтры для специфических нужд отделов, дивизионов, команд и классификаций сотрудников. Лучшие системы позволяют обширную настройку многослойных контролов, безопасно изолируя данные под уникальные нужды организации.

2. Пропущенные дедлайны

Лицензионные соглашения обычно ограничивают время использования чужой интеллектуальной собственности. Если компания позволяет соглашению истечь — случайно или намеренно — но продолжает использовать продукт, она открывает себя риску ответственности. С другой стороны, если бизнес настроил автопродление и потерял из виду, он может платить за сервис, который больше не нужен.

Компания, лицензирующая IP, тоже должна следить за окнами доступа. Иначе теряет выручку каждый день, пока не заметит истечение контракта. А если оказывает сервис клиентам без валидных контрактов поддержки — теряет еще больше.

Некоторые системы управления контрактами активно помогают предотвращать эти проблемы. В отличие от репозиториев, эти решения проактивно отслеживают контракты и алертят сотрудников о приближающихся дедлайнах, чтобы организация защищала бизнес и оптимизировала выручку.

3. Нарушения комплаенса

Бизнесы тратят значительные ресурсы на проблемы вроде неконтролируемых расходов и регуляторного комплаенса. Но во многих случаях люди все равно не выполняют контрактные обязательства вовремя. Как открыл Facebook, включение способов отслеживать соблюдение условий контракта так же критично. Хорошо продуманная CLM-система требует, чтобы контракты соответствовали специфическим условиям на этапах согласования, и может логировать события и действия по мере их возникновения, автоматизируя документацию комплаенса.

Для регуляторного комплаенса CLM-решение помогает аудитить текущие контракты на наличие соответствующих клаузулов: конфиденциальность данных, арбитраж, конфиденциальность или другие регуляции, затрагивающие бизнес. Юридическая команда может автоматически получать уведомления о пробелах, обновлять контракты нужным языком и контактить третьих подписантов.

Для операционного комплаенса CLM помогает обеспечить, чтобы контракты четко определяли обязательства по исполнению, которые система может отслеживать и управлять. Простой пример — платежные термы: у большинства компаний в контрактах есть даты платежей с пеналями за просрочку, но многие не отслеживают просрочки, не то что не взыскивают пени. Со стороны поставщиков — одна из частых форм некомплаенса: переплата из-за неучтенных объемных или других скидок в контракте. Автоматизированный CLM предотвращает обе проблемы.

4. Неэффективный процесс согласования

Проблемы с согласованием могут задерживать и даже убивать сделки. Если утверждающий в отпуске или не видит срочный email, это может сорвать срочную сделку. Даже без явного дедлайна, узкие места в согласовании вызывают сбои в потоке сделок, фрустрацию и потерю бизнеса.

Надежная система управления контрактами снижает трение, автоматизируя сложную маршрутизацию согласований: последовательные, параллельные и условные. Лучшие системы интеллектуально подталкивают, маршрутизируют и эскалируют запросы, чтобы невидимый email или отпуск не остановили процесс. В цифровую эпоху e-подпись через интеграции с DocuSign и Adobe Sign — больше не опция, а необходимость.

Хороший пример — гольф-компания TaylorMade. С 6000+ высокочувствительными контрактами, их CLM включает авто-уведомления об изменениях, SLA и требованиях комплаенса. Адвокаты могут логиниться с мобильных, ревьюить, комментировать и подписывать цифрово за минуты, двигая контракты по циклу согласования без задержек.

5. Неэффективная отчетность

Топ-менеджменту нужны специфичные для компании, KPI-ориентированные отчеты, дающие раннее предупреждение о потенциальных проблемах до катастроф. Много софта для управления контрактами делает упор на репозиторий или контент-менеджмент. Проблема: если данные не активно превращаются в действенные отчеты, уязвимости остаются необнаруженными до проблемы.

В отличие, лучшие CLM предлагают полностью конфигурируемую отчетность по бизнес-владельцам. Юридическая команда может хотеть видеть общий риск-профиль всех контрактов и флагировать проблемные, операционная — как контракты движутся по жизненному циклу и подсвечивать препятствия, лидеры продаж — предстоящие выруточные возможности и важные контракты на продление.

Автор: Колин Эрл, CEO Agiloft, Inc.