Что такое постоянные рабочие задания?

Даже с современными, идеально оптимизированными рабочими процессами кажется, что некоторые задачи не оправдывают усилий администратора. Стоит ли тратить пять минут на создание рабочего задания для повторяющейся трехминутной работы? Но если вы не введете их в систему, со временем и когда у вас их будет достаточно, вы создадите белые пятна сначала в своих данных, а затем в своем бюджете.

Решением могут быть постоянные заказы на работу, где вы можете сократить административные расходы на некоторые небольшие повторяющиеся проверки и задачи.

Что такое постоянное рабочее задание?

Постоянный заказ на работу — это заказ на работу, который вы открываете на длительный период, иногда на неопределенный срок, для рутинных или повторяющихся задач, которые вы не связываете с конкретным активом или частью оборудования. Вместо завершения задачи и закрытия рабочего задания вы оставляете рабочее задание открытым, обновляя его каждый раз, когда выполняете дополнительную работу.

Почему так? С постоянным заказом на работу вы можете записывать затраты и историю конкретных задач, а также сокращать общее администрирование заказа на работу. Таким образом, в конечном итоге вы получаете тот же объем достоверных данных, но с меньшими усилиями администратора.

Постоянные заказы на работу отлично подходят для задач, которые вы не можете назначить конкретному активу, но они еще лучше, когда стоимость задачи минимальна по сравнению с административными затратами на создание, назначение и закрытие отдельного заказа на работу. . Постоянные заказы на работу избавляют вас от необходимости тратить десять минут на администрирование пятиминутной работы.

Что такое общий заказ на работу?

Многие люди используют общий рабочий заказ и постоянный рабочий заказ взаимозаменяемо, но есть небольшие, но важные различия.

Общие рабочие задания охватывают разные задачи, в то время как постоянные рабочие задания более специфичны. Вы можете использовать общие заказы на работу, чтобы фиксировать затраты на разные работы, выполненные командой, но не детали, оставляя дыры в данных в вашем бюджете обслуживания. Итак, в конце концов, самое важное различие между постоянными и общими заказами на работу заключается в том, что вам следует избегать общих.

Когда следует использовать постоянные заказы на работу?

Обычно вы используете постоянные рабочие задания для небольших повторяющихся задач, которые вы, возможно, не связываете с тем, что вы обычно считаете фактическими работами по техническому обслуживанию, включая проверку инструментов, совещания по безопасности и обучению, а также задачи по мелкому обслуживанию. В таких случаях обычно нецелесообразно создавать новое рабочее задание для каждой задачи, поэтому вы можете создать постоянное рабочее задание, которое открыто и часто обновляется для отслеживания затрат.

Постоянные рабочие задания также могут пригодиться, если используемое вами решение CMMS не позволяет начислять транзакции на отдельные активы. В этом случае создание постоянного рабочего задания может быть обходным путем, позволяющим отслеживать затраты и снижать административные издержки.

Каковы плюсы и минусы постоянных заказов на работу?

Одним из основных преимуществ постоянных заказов на работу является то, что они представляют собой простой способ отслеживания рутинных или повторяющихся задач, когда вам не нужна полная историческая запись. Они также могут быть полезным способом сократить время и деньги, которые вы тратите на создание и администрирование рабочих заданий, чтобы повысить эффективность обслуживания и управления запасами.

Но постоянные заказы не являются идеальным решением, поэтому вам нужно знать об распространенных ловушках, чтобы избежать их. Одна из основных проблем заключается в том, что постоянные рабочие задания могут затеряться среди множества корректирующих и профилактических рабочих заданий в вашем журнале невыполненных работ. В результате можно забыть закрыть и возобновить постоянные заказы на работу по установленному графику.

Как и в случае с той папкой «Разное» в вашем шкафу с документами, иногда бывает трудно вспомнить, что именно должны охватывать ваши постоянные рабочие задания, особенно если они были открыты в течение многих лет.

Как эффективно использовать постоянные рабочие задания?

Простое эмпирическое правило для постоянного рабочего задания для общего обслуживания — использовать их для любой задачи, которая занимает у ваших техников 15 минут или меньше. Причина в том, что стоимость и время создания и закрытия заказа на работу, вероятно, превысят время и стоимость фактической работы.

Если вы хотите создать постоянное рабочее задание для этих небольших работ, важно установить некоторые правила. На пути к созданию правил нужно подумать над ответами на следующие вопросы:

• Как долго вы будете держать постоянное рабочее задание открытым и иметь право на взимание платы?
• Какие типы деталей вы можете включить в постоянный заказ на работу?
• Каков процесс закрытия заказа на работу и открытия нового в конце интервала?
• Как вы будете проверять свои постоянные заказы на работу, чтобы убедиться, что вы используете их правильно?

Как правило, вы закрываете постоянные заказы на работу в конце месяца, но вы также можете закрывать их ежеквартально, когда заканчивается ваш финансовый период, помогая вам поддерживать количество транзакций по заказу на работу на управляемом уровне.

Как может помочь Hippo CMMS?

Hippo CMMS® позволяет вам утверждать, генерировать, расставлять приоритеты, назначать, отслеживать и закрывать заказы на работу из любого места, чтобы вы никогда не теряли из виду свои постоянные заказы на работу. А поскольку все в цифровом формате и на одной и той же интуитивно понятной платформе, вам никогда не придется беспокоиться о том, что вы потеряете листки бумаги или увидите, как важные данные растворяются в бесконечных разрозненных электронных таблицах.

Постоянные заказы на работу в бумажном виде и в электронных таблицах легко могут упасть, но Hippo CMMS отслеживает все, чтобы вы могли избежать переделок и обеспечить подотчетность своей команды. Его четкая и простая компоновка также позволяет легко увидеть и понять все, а встроенная функция шаблона рабочего задания означает, что вы можете легко взять существующие инструкции и скопировать их в новые рабочие задания. Вы получаете больше времени на ремонт и меньше денег, потраченных на администрирование.

Что дальше?

Компания Hippo поможет вам найти решение, которое лучше всего подходит для вас, от ответов на ваши вопросы обо всем, что связано с обслуживанием, до помощи в организации демонстрации программного обеспечения в реальном времени.

Резюме

Постоянное рабочее задание — это рабочее задание, которое вы открываете на длительный период, иногда на неопределенный срок, для рутинных или повторяющихся задач, которые вы не можете связать с определенной частью оборудования. Обычно вы используете постоянные рабочие задания для небольших работ, таких как проверка инструментов и общее техническое обслуживание, поскольку создание нового рабочего задания для каждой задачи экономически нецелесообразно.

Одним из основных преимуществ постоянных заказов на работу является то, что они представляют собой простой способ отслеживать рутинные или повторяющиеся задачи, когда вам не нужна запись. Однако они могут затеряться среди множества корректирующих и профилактических рабочих заданий в вашем журнале невыполненных работ, и вы можете забыть закрыть их и обновлять на регулярной основе.

Чтобы более эффективно использовать постоянные заказы на работу, вы должны настроить некоторые правила, например, как долго должен открываться заказ на работу и что вы можете взимать с него. Программное обеспечение для заказов на работу Hippo CMMS может помочь, поскольку оно позволяет отслеживать все ваши заказы на работу, включая постоянные заказы на работу, поэтому в ваших записях и бюджете на техническое обслуживание появляются пробелы в данных.