Почему религиозные учреждения внедряют программное обеспечение для управления объектами

Не каждая церковь может быть Сикстинской капеллой. Но даже скромные молитвенные дома выигрывают от правильно установленного программного обеспечения для управления объектами.

В отличие от многих коммерческих предприятий, религиозным организациям часто приходится сталкиваться с возросшей финансовой неопределенностью и рабочей силой, состоящей из энтузиастов, но непостоянных добровольцев. В любом случае программное обеспечение для управления объектами поможет вам выбрать правильный путь.

Экономьте деньги

Когда люди садятся планировать семейный бюджет, первое, что они делают, — суммируют все деньги, поступающие каждый месяц. Затем они делят эту сумму между своими различными расходами, а все, что остается, идет на сбережения. Но средний молитвенный дом часто не может позволить себе роскошь знать, сколько денег будет поступать из месяца в месяц. В ящике для пожертвований всегда разная сумма. Иногда распродажа выпечки имеет большой успех. В других случаях явка меньше ожидаемой. Семьям в собрании может внезапно понадобиться финансовая помощь. Кроме того, участник может получить неожиданную прибыль и решить сделать крупное пожертвование.

Поскольку их финансовая картина может быстро измениться, молитвенные дома всегда должны быть бережливыми, экономя сегодня от неопределенности завтра. Места отправления культа экономят деньги благодаря системе управления объектами за счет:

• Увеличение срока службы активов за счет профилактического обслуживания
• Сокращение расходов благодаря отслеживанию запасов
• Заранее планируйте расходы на ремонт и замену

Увеличить срок службы активов

Одним из сильных сторон полнофункционального программного обеспечения для управления объектами является то, что оно позволяет планировать рабочие задания по профилактическому техническому обслуживанию (РМ). Вместо того, чтобы ждать, пока что-то сломается, модель профилактического обслуживания позволяет вам оставаться на шаг впереди, позволяя находить и устранять небольшие проблемы до того, как они перерастут в крупные и дорогостоящие проблемы. Это та же идея, что и при проверке масла и перестановке шин на вашем автомобиле.

Хорошим примером являются системы отопления, вентиляции и кондиционирования воздуха в вашем здании. Они требуют периодического осмотра и, в большинстве случаев, сезонной очистки. Вы можете настроить личные сообщения, которые затем будут напоминать вам по электронной почте о предстоящей работе. Программное обеспечение также может отправлять PM сторонним поставщикам.

Сократите расходы благодаря отслеживанию запасов

Замена даже небольшой дешевой детали может стать дорогостоящей, если вам нужно отправить ее в одночасье. Отслеживание запасов помогает вам избежать этой проблемы, гарантируя, что у вас есть то, что вам нужно, когда вам это нужно. Когда вы впервые настраиваете свою систему управления объектами, вы проведете аудит своих запасов деталей и материалов, а затем загрузите эти цифры в программное обеспечение. Каждый раз, когда вы создаете заказ на работу, вы можете указать, что вы планируете использовать. Когда заказ на работу закрыт, детали и материалы автоматически вычитаются из общего количества. Вот лучшая часть:вы можете установить пороговые значения для каждого из них. Как только запасы опускаются ниже заданного значения, вы получаете оповещение по электронной почте. В полнофункциональной системе управления объектами вы можете настроить программное обеспечение на автоматический заказ дополнительных расходных материалов у поставщиков.

Программное обеспечение для управления церковными помещениями также гарантирует, что у вас не будет больше, чем вам нужно. Легко забыть, что слишком много запасов может быть столь же дорогостоящим, как и слишком мало. Возьмем, к примеру, вакуумные пакеты. Вы никогда не хотите, чтобы вас поймали без достаточного количества сумок, поэтому вы заказываете столько, сколько позволяет ваш бюджет. Вы решили одну проблему, но создали еще две. Во-первых, теперь вы знаете, как найти место для хранения всех этих сумок. Технический термин для этого - расходы на содержание. Во-вторых, вы рискуете, что ваш старый пылесос заменят до того, как вы израсходуете все запасы. И помните, эти сумки подходят только к этой модели. Как только вы замените старую машину на что-то более новое и красивое, сумки станут бесполезными.

Но с помощью автоматизированной системы вы можете увидеть, сколько мешков в среднем вы используете (и сколько жизней, вероятно, осталось в этом старом пылесосе), и сделать соответствующий заказ. Если повезет, вы наполните свой последний мешок как раз в тот момент, когда пылесос издаст последний вздох.

Заранее подготовьте бюджет на ремонт и замену

В основе системы управления объектами лежат рабочие задания, которые включают описание проблемы и любую дополнительную информацию, необходимую для выполнения ремонта или замены. Поскольку система ведет учет всей проделанной работы, гораздо проще посмотреть на любой актив и предсказать, когда его нужно будет заменить.

Возьмем систему громкой связи. Глядя на заказы на работу для этого актива, вы можете увидеть четкую тенденцию. В течение первых трех лет все, что вам нужно было сделать, это заменить немного изношенного кабеля здесь и там. Но в течение последних шести месяцев у вас были проблемы с микрофоном, и один из динамиков то включался, то отключался во время богослужений. Имея перед собой историю заказов на работу, вы можете предсказать, что в ближайшее время ее нужно будет заменить, и начать экономить. Вместо того, чтобы получить неожиданный счет, который вам, возможно, придется покрыть ссудой или урезать что-то еще в бюджете, вы будете финансово подготовлены.

Организуйте волонтеров

Средняя коммерческая компания имеет стабильный штат сотрудников, что позволяет им устанавливать и поддерживать стабильные рабочие процессы. Однако молитвенные дома часто в значительной степени полагаются на добровольцев. Этим организациям нужны простые процессы, которые дают много рекомендаций для временных сотрудников.

Программное обеспечение для управления объектами помогает местам отправления культа выполнять свою работу, последовательно управляя рабочими заданиями и сохраняя институциональную память.

Последовательное управление рабочими заданиями

Когда член собрания замечает перегоревшую лампочку у задней двери, есть ли простой и последовательный способ сообщить вам об этом? Или они скажут об этом главе женской подсобки, которая пообещает рассказать об этом своему мужу, главе молодежного служения, который быстро забудет об этом?

Программное обеспечение для управления объектами решает эту проблему, создавая простую и надежную систему отчетности о проблемах. Используя открытый веб-портал, доступный через веб-сайт организации, члены общины могут подать заявку, которая представляет собой просто краткое описание проблемы и ее местонахождение. Кроме того, заявки могут быть созданы любым сотрудником, который первым услышит о проблеме. После того, как заявка отправлена, она автоматически пересылается тому, кто отвечает за техническое обслуживание. Затем его можно включить в полный рабочий заказ с дополнительной информацией, включая интерактивные планы этажей, контрольные списки и необходимые материалы и детали. Заказ на работу готов к назначению, принятию и закрытию после завершения работы.

Сохранить институциональную память

С таким количеством добровольцев, которые приходят и уходят, организации легко забыть, как выполнять определенные задачи. Но поскольку вы можете упаковать так много информации в заказы на работу, программное обеспечение для управления объектами создает устойчивые коллективные ноу-хау.

В качестве примера мы можем вернуться к перегоревшей лампочке у задней двери. Когда доброволец просматривает заказ на работу, он может увидеть конкретные шаги, которые ему нужно будет предпринять, все изложено в контрольном списке. Есть информация о местонахождении перегоревшей лампочки, а также о том, где найти запасные части. Если в здании две лестницы, а в холле помещается только меньшая, эта информация может быть и в наряде на работу.

Дальнейшие шаги

Поначалу внедрение программного обеспечения для управления объектами может показаться пугающим, но оно имеет явные преимущества. Ваши усилия будут вознаграждены, и у вас будет больше времени, чтобы сосредоточиться на тех частях миссии вашей организации, которые вас больше всего волнуют.