Зачем использовать программное обеспечение CMMS, а не Excel?

Наступил 2019 год, и пришло время проверить эффективность. Вы по-прежнему отслеживаете рабочие задания и работы по техническому обслуживанию вручную или с помощью электронных таблиц? Если да, то вы не одиноки. Почти 80 % опрошенных нами специалистов по эксплуатации и техническому обслуживанию используют электронные таблицы или вообще ничего не используют для отслеживания рабочих заданий, запросов на техническое обслуживание и профилактического обслуживания в компаниях, в которых они работают. Newsflash, использование этих методов обходится вашему отделу и компании, в которой вы работаете, в огромные суммы денег.

Исследования показывают, что более 88 % электронных таблиц содержат ошибки, из-за которых предприятия теряют миллионы долларов.

Независимо от того, являетесь ли вы небольшим бизнесом, который только начинает свою деятельность, или более устоявшейся компанией, которая работает в бизнесе уже несколько лет, если вы все еще используете электронные таблицы или ручные методы, чтобы «оставаться на вершине» своих операций по техническому обслуживанию, пришло время подумать об изменении, тот, который улучшит то, как вы используете свое время, сократит время простоя оборудования, превратит ваш отдел от реактивного к планированию обслуживания и сократит время ожидания запасных частей и расходных материалов. Изменение, о котором мы говорим, заключается в переходе к использованию программного обеспечения CMMS вместо Excel.

Вот почему.

Мир без CMMS

“ Ошибка кодирования Excel разрушила экономику западного мира?» — спросил Пол Кругман в New York Times. Исследование, проведенное экономистами Рейнхартом и Рогоффом в Гарварде, привело к сомнительным расчетам глобальной налогово-бюджетной политики. В электронной таблице не были включены определенные ячейки в расчеты, и поэтому влияние долгового бремени на экономический рост страны было завышено. Это еще не все!

Помните инцидент с лондонским китом в банке JP Morgan? Это обошлось банку в колоссальные 6,2 миллиарда долларов, и все из-за ошибки в электронной таблице в их модели.

Выше приведены примеры крупных дорогостоящих ошибок, возникающих из-за того, что эксперты полагаются на данные электронных таблиц для принятия решений. Мы не утверждаем, что использование электронных таблиц для отслеживания вашей деятельности по техническому обслуживанию погубит компанию, в которой вы работаете, скорее, данные подвержены ошибкам и часто ненадежны. К другим недостаткам относятся:

Трудоемкость

Электронные таблицы требуют от пользователей ручного ввода данных и иногда требуют совершенно новой позиции для управления вводом данных. Если гарвардские экономисты могут ошибаться, используя электронные таблицы, то, скорее всего, средний одаренный сотрудник Excel сделает то же самое. Компании тратят тысячи долларов на ненужный персонал для ввода и обслуживания данных, тогда как CMMS может делать больше с меньшими затратами, данные более надежны, а результаты автоматизированы.

Не допускайте сложного анализа

Электронные таблицы ограничивают пользователей более простым анализом операций объекта, что приводит к неполной картине текущего состояния объекта. программное обеспечение для управления объектами и другие программы технического обслуживания оснащены гораздо более мощными инструментами отчетности и функциями, которые были разработаны и протестированы экспертами. Эти инструменты отчетности позволяют специалистам по техническому обслуживанию, таким как вы, получать мгновенную информацию о критически важных рабочих заданиях, задержках, узких местах, простоях, уровнях запасов, данных о затратах и ​​многом другом. Наличие этих возможностей в конечном итоге приводит к более эффективному принятию решений, повышению эффективности и снижению затрат.

Потеря данных

Независимо от того, используете ли вы электронные таблицы или картотечный шкаф, вероятность потери, кражи или неправильного управления данными возрастает в десять раз по сравнению с использованием приложения для управления техническим обслуживанием, такого как CMMS. Электронные таблицы требуют частого обновления, тогда как программное обеспечение CMMS часто требует ввода данных по одной или двум точкам данных, таких как рабочее время или проверка состояния до завершения. Эти обновления запускают множество других расчетов, которые предоставляют менеджерам надежные и важные данные. Кроме того, ввод данных не ограничивается одним человеком (владельцем электронной таблицы), а с помощью CMMS технический специалист может обновлять систему в режиме реального времени со своего компьютера или мобильного устройства. Хранение данных в электронных таблицах и картотеках также увеличивает вероятность того, что информация попадет не в те руки, что может поставить под угрозу безопасность компании.

Ненадежные данные

Упоминалось ранее, но стоит подчеркнуть, что 88% всех электронных таблиц содержат ошибки, которые стоят компаниям денег. Переход к использованию программного обеспечения для управления техническим обслуживанием – это шаг в правильном направлении, который поможет сэкономить время и деньги вашего отдела.

Неэкологичный

Если вы все еще используете кучу бумаги для хранения и управления своими данными, вы являетесь причиной того, что мы все еще носим пальто весной. Поскольку глобальное потепление приводит к постоянно высоким (и низким) температурам, самое время начать прилагать усилия к тому, чтобы делать все возможное для окружающей среды. Если вы не хотите этого делать, спасите деревья, как насчет меньшего беспорядка на вашем столе.

Это лишь немногие недостатки, возникающие в результате использования электронных таблиц и бумаги для отслеживания рабочих заданий, ремонта, профилактического обслуживания и других мероприятий по техническому обслуживанию. Эта статья рисует картину искусства возможного с CMMS, но вам нужно попробовать одну из них, чтобы действительно увидеть преимущества CMMS. Кроме того, если у вас был неудачный опыт работы с CMMS в прошлом, знайте, что текущие решения стали дешевле, стали более удобными и доступными.

Мир с CMMS

CMMS позволяет руководителям объектов, техническим специалистам, клиентам и практически всем, у кого есть доступ, отслеживать все аспекты объекта в одной комплексной системе. Будь то программное обеспечение для заказов на работу, программное обеспечение для профилактического обслуживания, управление оборудованием и активами, транспортными средствами, персоналом, поставщиками или управление запасами, вы можете получить все это и многое другое в одном централизованном приложении.

Ознакомьтесь с некоторыми из этих замечательных функций, доступных в программном обеспечении CMMS.

Отчет об истории обслуживания объекта

Ежемесячный календарь технического обслуживания (текущие работы и плановое профилактическое обслуживание)

Интерактивный сайт и планы этажей

Хотите узнать больше о том, почему вам следует использовать программное обеспечение CMMS вместо Excel и других ручных методов? Мы получили вас! Мы составили эту электронную книгу, чтобы помочь вам отделить факты от вымысла и дать вам реальное представление о том, почему электронные таблицы и бумага вредны для вашего бизнеса и как вы можете исправить это.

Спойлер:эта электронная книга покажет вам, как простая CMMS изменит ваш отдел технического обслуживания и сэкономит деньги вашей компании!