10 советов для предприятий по улучшению управления рабочими заданиями

За последние три десятилетия управление операциями компании значительно эволюционировало. Неустойчивые экономические условия, усиление конкуренции на рынке и переход к компьютерным технологиям в значительной степени обуславливают то, что компании во всех секторах применяют «более разумный» подход к работе. Чтобы оставаться прибыльными и конкурентоспособными, компании осознают необходимость повышения эффективности бизнеса за счет экономии ресурсов, материалов и времени. Ключевым аспектом эффективного управления операциями является эффективное управление заказами на работу. Ниже приведены десять советов по улучшению этого процесса:

1. Рассмотрите возможность перехода от бумажных методов управления операциями к цифровым форматам.

Электронные таблицы предлагают отличное решение для управления обслуживанием заказов на работу для небольших и некоторых средних операций, которые обрабатывают менее 20 заказов на работу в месяц. Электронная таблица создается с помощью компьютерной программы, такой как Microsoft Excel или Lotus 1-2-3. При использовании программного обеспечения для работы с электронными таблицами данные, расположенные в столбцах и строках, могут быть захвачены, отображены и обработаны данными. Электронные таблицы предназначены для хранения числовых данных и коротких текстовых строк, а также для графического отображения взаимосвязей данных. С другой стороны, для более крупных предприятий, которые управляют более чем 20 ежемесячными рабочими заданиями, программное обеспечение для отслеживания рабочих заданий, такое как компьютеризированное программное обеспечение для управления техническим обслуживанием (CMMS), является более оптимальным выбором, поскольку эти системы могут отслеживать рабочие задания, быстро создавать точные отчеты, и мгновенно определить, какие из их активов требуют профилактического обслуживания или ремонта. Недавние инновации в программном обеспечении включают безопасные облачные интерфейсы, мобильную доступность через смартфоны и планшеты и полное отсутствие бумаги, что делает эти системы еще более привлекательными для бизнеса.

2. Различайте оперативное и профилактическое обслуживание

Реактивное техническое обслуживание проводится, когда часть оборудования неожиданно выходит из строя. В этом случае работы прекращаются до тех пор, пока единица оборудования не будет отремонтирована. Иногда это может потребовать заказа необходимой детали, если ее нет на складе. С другой стороны, профилактическое обслуживание включает в себя проверку оборудования во время его работы с целью проведения настройки и замены мелких деталей для предотвращения неожиданных поломок и отказов. Поскольку профилактическое обслуживание можно планировать во время простоя и при наличии необходимых деталей, сбои в работе сводятся к минимуму, а срок службы оборудования может быть продлен.

3. Внедрите план профилактического обслуживания

Важно разработать план профилактического обслуживания с целью уменьшения незапланированного реактивного обслуживания. При этом затраты могут быть снижены, ресурсы могут быть лучше распределены, а управление временем может стать более эффективным. Планируя профилактическое техническое обслуживание, руководители объектов могут направлять техников для работы с частями оборудования с учетом малой продолжительности использования, а также в зависимости от местоположения объекта, чтобы одновременно можно было обслуживать несколько элементов.

4. Свяжите наряд на работу с активами

При планировании графика профилактического обслуживания, а затем при просмотре всей истории обслуживания полезной стратегией может быть привязка рабочих заданий к активам. Это включает в себя связывание здания и местоположения с его оборудованием (например, крышными блоками, такими как вытяжной вентилятор, вентиляционная установка, кондиционер). Установив эти ассоциации, менеджеры могут сократить время, затрачиваемое техническим персоналом, а также идентифицировать оборудование по его местоположению в своих отчетах об истории обслуживания.

5. Создайте и используйте шаблоны и стандартные рабочие процедуры

Поскольку эффективность и прибыльность являются основными целями, имеет смысл, чтобы менеджеры по техническому обслуживанию внедрили процедуры, которые помогают в этом процессе. Создание шаблонов контрольных списков и протоколов для технического обслуживания избавляет технических специалистов от необходимости догадываться и обеспечивает их соответствие операционным стандартам для каждой единицы оборудования. Стандартизированные шаблоны обслуживания заказов на работу уменьшают количество ошибок и путаницы, повышая при этом вероятность того, что они будут обработаны должным образом.

6. Используйте мобильные устройства для управления рабочими заданиями

Мобильные устройства являются отличным инструментом управления обслуживанием рабочих заданий, добавляя к задаче портативность, экономящую время. С помощью приложения рабочих заданий менеджеры по техническому обслуживанию могут отправлять рабочие задания в полевых условиях, не дожидаясь, пока они вернутся к своим настольным компьютерам. Другими словами, заказы на работу можно отправлять на ходу, сокращая время отклика. При использовании CMMS технические специалисты могут создавать, изменять или обновлять рабочие задания непосредственно со своих телефонов или планшетов. Кроме того, эти системы имеют встроенные камеры и возможности штрихового кодирования, что снижает количество ошибок и еще раз экономит время при заказе запчастей. Благодаря сканированию штрих-кодов с мобильного доступа больше не нужно искать руководства по ключевым словам и фильтрам в базах данных производителей оборудования. Вместо этого заказы на работу могут быть точно созданы, когда штрих-код легко сканируется с помощью смартфона или планшета.

7. Установите реалистичные сроки выполнения

Поскольку время – деньги, очень важно установить реалистичное время ремонта. Точно оценивая количество времени, в течение которого часть оборудования не будет работать, менеджеры по техническому обслуживанию могут составлять альтернативные планы планирования с целью поддержания общих операций.

8. По возможности поручайте работу внутренним специалистам

Поскольку ремонт может быть дорогостоящим, лучше всего искать наиболее экономичный способ его выполнения. Крупные компании с многочисленными активами, скорее всего, сочтут наличие собственных технических специалистов наиболее доступным решением с точки зрения экономии времени и общих затрат. Собственные технические специалисты легко доступны, что сводит к минимуму время простоя оборудования. Используя этот подход, менеджеры по техническому обслуживанию могут управлять отчетностью, контролировать время выполнения, регистрировать затраты на рабочую силу, а также отслеживать тенденции ремонта и планировать будущее. Для небольших операций может оказаться более рентабельным использовать сторонних технических специалистов, а не нанимать внутренних поставщиков услуг. Одновременное обслуживание нескольких единиц оборудования (при использовании программы профилактического обслуживания) делает субподрядное обслуживание оптимальным выбором.

9. Отслеживайте внешние расходы поставщиков и продавцов

При попытке оценить, имеет ли место гарантия на штатного специалиста по ремонту, может быть полезным отслеживание внешних расходов поставщиков и продавцов, а также стоимости простоя оборудования. Когда затраты на использование сторонних ремонтных услуг (включая покупку их запчастей) превышают стоимость найма штатного техника, решение становится очевидным.

10. Отслеживайте и записывайте все расходы, детали, расходные материалы, рабочую силу, внешних подрядчиков

При оценке общих эксплуатационных расходов важными факторами, которые следует учитывать, являются затраты, связанные с поставками, рабочей силой и внешними подрядчиками. Отслеживая эти затраты во времени, менеджеры по обслуживанию могут принимать обоснованные решения о том, как лучше всего распределять средства и ресурсы в будущем.

Заключение

Поддержание эффективной работы оборудования компании, вероятно, является наиболее важной задачей менеджеров по техническому обслуживанию. Упрощение и ускорение заказов на работу является средством достижения этой цели. Знание активов объекта и их местонахождения, разработка плана планового профилактического обслуживания, создание стандартизированных шаблонов нарядов на работу и внедрение технологии мобильных устройств могут свести к минимуму ошибки и ненужные простои оборудования. Кроме того, эти стратегии помогают продлить срок службы оборудования и улучшить управление временем и использованием рабочей силы и, в конечном итоге, снизить общие затраты и увеличить размер прибыли. Поиск оптимального средства для заказа на работу, будь то электронная таблица или программное обеспечение для заказа на работу, – важный первый шаг к достижению операционной эффективности.