6 шагов процесса маркировки активов

Любая организация, использующая маркировку активов для управления физическими активами, нуждается в четко определенном и эффективном процессе маркировки активов по мере их приобретения и мониторинга активов на протяжении всего срока их использования.

Что такое тегирование объектов?

Маркировка активов — это процесс прикрепления к активам идентификационных тегов или меток, также известных как теги активов. Маркировка активов используется как для основных, так и для движимых активов, чтобы обеспечить способ идентификации отдельных активов на протяжении всего срока их полезного использования. Теги активов, обычно печатаемые со штрих-кодами, сканируются с помощью портативного считывателя штрих-кодов или смартфона, оснащенного приложением для сканирования штрих-кодов, что позволяет пользователям получать и документировать данные о местонахождении актива, истории обслуживания или другие сведения.

Маркировка активов обычно используется для управления запасами, приложений незавершенного производства (WIP), а также для управления процессами обслуживания и ремонта с помощью решений CMMS. Маркировка объектов используется во многих отраслях:от здравоохранения до образования, складского хозяйства, обороны, коммунальных услуг и производства.

Какова цель системы маркировки объектов?

Тегирование активов позволяет компаниям присваивать каждому активу уникальный идентификатор. Напечатанные со штрих-кодами бирки активов устраняют необходимость ручного ввода данных, обеспечивая точное и эффективное отслеживание запасов и упрощенное документирование таких действий, как техническое обслуживание и ремонт. Отслеживая местонахождение каждого актива, историю обслуживания, использование и другие сведения, компании могут упростить ведение учета и рационализировать отчетность для целей бухгалтерского учета и налогообложения. Например, полные данные об использовании позволяют легко рассчитать амортизацию оборудования.

В некоторых отраслях действуют правила, определяющие типы активов, которые необходимо маркировать, материалы, необходимые для маркировки активов, и другие требования к идентификации активов. Например, оборонная промышленность требует уникальной идентификации, также известной как UID или IUID, в соответствии с MIL-STD-130. Теги активов, используемые для оборонных приложений, известные как метки UID, должны соответствовать строгим критериям, включая способность выдерживать суровые условия окружающей среды и оставаться читаемыми на протяжении всего срока службы актива. В оборонной промышленности системы маркировки активов представляют собой ценный инструмент для отслеживания военного имущества на протяжении всего его жизненного цикла, от производства до распределения и возможной утилизации.

Данные, собранные для отдельных активов, позволяют компаниям во всех отраслях принимать более разумные решения, основанные на данных, например, определять, является ли инвестирование в новое оборудование более финансово обоснованным решением, чем ремонт части оборудования, ожидаемый срок службы которого приближается к концу.

Поскольку каждому предмету присваивается уникальный идентификатор, а история его местонахождения задокументирована, маркировка активов также может помочь предотвратить кражу и потерю. Некоторые типы меток активов, например этикетки со штрих-кодом, защищающие от несанкционированного вскрытия, служат дополнительным сдерживающим фактором, препятствующим краже.

Почему важны теги объектов?

Теги активов — это основа системы отслеживания активов, обеспечивающая надежный метод идентификации отдельных активов и эффективное средство сбора данных. Без тегов активов информация о местонахождении и истории актива должна документироваться вручную, процесс, который изобилует человеческими ошибками и подвержен неточностям. Активы с большей вероятностью будут ошибочно идентифицированы, если полагаться на ручные процессы, что приводит к недостоверным данным.

Прикрепляемые к активам с помощью постоянного, чувствительного к давлению клея или механических приспособлений, бирки активов должны оставаться прикрепленными и читаемыми в течение всего срока службы актива. Поскольку теги объектов используются для маркировки объектов, которые могут использоваться десятилетиями, при выборе тегов объектов важно учитывать операционную среду.

Хотя штрих-коды можно печатать на самоклеящихся этикетках, эти этикетки на бумажной основе недостаточно прочны, чтобы выдерживать воздействие дождя, снега и ультрафиолета в течение нескольких месяцев или лет. Теги активов, которые отпадают, выцветают или иным образом становятся нечитаемыми, должны быть заменены, что приводит к более высоким затратам на протяжении всего срока службы актива по сравнению с выбором долговечной бирки актива, которая может выдерживать типичные условия окружающей среды с самого начала.

6 шагов к эффективной системе тегирования объектов

Ниже представлен обзор основных этапов процесса маркировки объектов.

1. Определите тип и категорию объекта.
2. Назначить уникальный идентификационный номер.
3. Определите тип требуемой метки объекта.
4. Введите объект и всю связанную с ним информацию в систему отслеживания объектов.
5. Прикрепите тег объекта к элементу.
6. Внедрить процессы проверки данных.

Вот что вам нужно знать, чтобы внедрить оптимизированный процесс маркировки объектов.

Определите тип и категорию объекта

Если вы уже внедрили систему отслеживания активов, у вас, вероятно, есть система классификации или схема для активов, включая категории и типы активов. Если вы внедряете систему отслеживания активов впервые, создание этой системы категоризации является важным шагом для обеспечения последовательной категоризации с течением времени. Активы могут быть сгруппированы по отделам, стоимости, использованию или любому количеству других переменных.
Возможно, вы захотите выбрать метод категоризации, соответствующий процессу, используемому для категоризации активов в целях учета. Несмотря на то, что ваша система учета включает в себя как материальные, так и нематериальные активы, а процесс маркировки активов относится только к материальным активам, соответствие классификации физических активов вашей методологии учета упрощает интеграцию и отчетность.

Скриншот из Института корпоративных финансов

Вот несколько примеров категорий физических активов:

• Мебель
• ИТ-оборудование (компьютеры, ноутбуки)
• Аудио-визуальное оборудование
• Техническое оборудование (блоки питания, кондиционеры)

Назначить уникальный идентификационный номер

Помимо категоризации активов и их классификации по типу, каждый актив должен иметь уникальный идентификационный номер для точного отслеживания. Этот уникальный идентификатор отличает отдельные активы от других активов той же категории и типа, упрощая управление такими процессами, как повторный заказ, техническое обслуживание и учет.
Уникальные идентификационные номера могут содержать код, указывающий на тип актива или отдел владения. . Например, активы, контролируемые отделом кадров, могут содержать такой префикс, как 013, а активы, контролируемые бухгалтерией, имеют префикс 014. Этот метод позволяет легко определить важную информацию об активе, просто взглянув на тег, а более подробные информация находится на расстоянии сканирования штрих-кода.

Определить тип необходимой метки объекта

Ярлыки и теги активов не являются универсальным решением. Существует множество этикеток и меток для активов, предназначенных для конкретных применений, таких как прочные бирки для активов, которые могут подвергаться воздействию суровых условий, или бирки для обеспечения безопасности для ценных активов, которые могут быть украдены, несанкционированно переданы или взломаны. . Постоянные этикетки оборудования идеально подходят для автоматизации сбора данных в течение всего срока службы актива. Учитывайте категорию и тип объекта, а также условия окружающей среды, которым он будет подвергаться. Будет ли актив очищаться с использованием агрессивных чистящих растворов? Будет ли он подвергаться воздействию химикатов или растворителей? Будет ли он подвергаться воздействию погодных условий на открытом воздухе? Все эти факторы следует учитывать при выборе наилучшего ярлыка для каждого объекта.

Введите актив и связанную информацию в вашу систему отслеживания активов

Активы должны быть введены в систему сразу после их получения. Чтобы упростить этот процесс, полезно иметь письменную документацию по процессу, в которой указано, когда активы должны быть помечены, как они классифицируются, какие типы меток активов запрашивать для определенных типов активов и процедуры ввода данных. Например, в Вашингтонском университете есть документ «Процедура тегирования», в котором содержится конкретная информация о ходе процесса. Требования к вводу данных могут различаться в зависимости от категории и типа активов. Как правило, данные, вводимые в систему отслеживания активов, включают:

• Идентификационный номер объекта
• Серийный номер или номер модели
• Информация о производителе или продавце
• Дата приобретения
• Местонахождение или отдел собственности
• Статус
• Стоимость объекта

Прикрепите тег актива к элементу

Способы прикрепления зависят от типа объекта и ярлыка. В некоторых тегах активов используется чувствительный к давлению клей, в то время как другие имеют механические крепления. Некоторые теги активов предлагают оба метода прикрепления. Если у вас есть возможность клеевого или механического крепления, выберите метод, наиболее подходящий для актива, или метод, требуемый политикой компании.

Внедрение процессов проверки данных

Проверяйте активы как минимум по двум точкам данных, таким как штрих-код и серийный номер товара. При утилизации активов этот шаг имеет решающее значение для обеспечения «точной и поддающейся проверке цепочки поставок», которая может помочь смягчить утечку данных (особенно при утилизации ИТ-активов), а также помочь обеспечить соблюдение нормативных требований.
Внедрение согласованного процесса маркировки активов гарантирует, что все активы, полученные вашей компанией, будут последовательно классифицироваться и отслеживаться, что упрощает поиск активов по всей компании, внедрение регулярных графиков обслуживания и ведение точных записей для целей аудита и бухгалтерского учета. Разработка четких политик и процедур и обучение членов вашей команды утвержденным процедурам маркировки активов оптимизирует процессы и может в конечном итоге оказать положительное влияние на вашу прибыль, позволяя вам улучшить использование ресурсов, уменьшить ненужное дублирование активов и увеличить срок службы вашего оборудования. инвестиции.