Промышленное производство
Промышленный Интернет вещей | Промышленные материалы | Техническое обслуживание и ремонт оборудования | Промышленное программирование |
home  MfgRobots >> Промышленное производство >  >> Manufacturing Technology >> Промышленные технологии

51 совет эксперта по методам управления запасами:выбор метода управления запасами, советы по сбору и анализу данных и внедрение надежных политик управления запасами

Управление запасами является важной функцией для предприятий, охватывающих все отрасли. Без эффективных методов управления запасами страдает цепочка поставок, вы не можете адекватно удовлетворять потребности клиентов, и, в конечном счете, итоговая прибыль вашей компании будет отражать эти несоответствия.
Но выбор правильного метода управления запасами и разработка эффективных политик чтобы обеспечить соблюдение процессов, повысить точность ваших методов управления запасами и собрать точные данные, чтобы понять, как использовать эти данные для информирования других областей бизнеса, – это проблемы, для которых нет простых, универсальных решений.
Вот почему оценка текущего бизнес-сценария вашей компании для определения ключевых потребностей и выбора систем и разработки процессов, которые наилучшим образом удовлетворят эти уникальные потребности, часто является необходимым первым шагом для компаний, которые впервые выбирают систему управления запасами. Компаниям также рекомендуется периодически проводить такие проверки, чтобы убедиться, что существующие системы и процессы адекватны с учетом роста или изменений, происходящих в организации.
Чтобы помочь компаниям выбрать или разработать методологии, которые хорошо подходят для бизнеса. требований, мы составили список из 51 экспертного совета по методам управления запасами, начиная от информации, которая поможет вам выбрать правильную структуру или методологию управления запасами, и заканчивая пониманием уникальных бизнес-потребностей вашей компании, а также созданием и внедрением эффективных политик управления запасами. Чтобы просмотреть советы в определенном разделе, используйте приведенные ниже ссылки для перехода к каждой категории.
Перейти к: 


Выбор правильного метода управления запасами

<сильный>1. Метод управления запасами Min-Max помогает вам определить, сколько запасов вы должны поддерживать для определенных товаров. «После тщательного изучения ваших потребностей в инвентаре вы устанавливаете две строки — одну вверху и одну внизу, сколько каждого продукта вы должны иметь под рукой. Когда вы достигаете нижней строчки, вы заказываете достаточное количество этого продукта, чтобы не подняться выше верхней строчки. Пока вы находитесь где-то посередине, все в порядке.
“Плюсы:этот метод прост и упрощает задачу балансировки запасов.
“Минусы:его простота может привести к проблемы, потому что вы можете заказать слишком много продуктов или они закончатся до того, как они прибудут». – Роберт Локкард, 4 метода управления запасами, которые вам нужно знать , Программное обеспечение системы инвентаризации; Твиттер:@Fishbowl
2. Метод ABC – один из наиболее часто используемых методов управления запасами в некоторых отраслях. «Это один из распространенных методов, используемых в розничной торговле, и иногда он сочетается с другими методами для лучшего контроля над запасами. Это больше похоже на метод классификации запасов, при котором продукты классифицируются на основе вклада в продажи и важности того же самого в их ассортиментном плане.
«Продукты категории А будут максимальными в продажах, а флагманские продукты с более высокой маржой. . Обычно верхние 20% товаров в ассортименте, составляющие 80% от общего объема продаж, относятся к категории А, где требуется жесткий контроль запасов, чтобы гарантировать отсутствие потерь в продажах. 20 % продуктов обеспечивают 80 % продаж. Это известно как правило 80-20 или принцип Парето
«Продукты категории C находятся в нижней части списка и вносят меньший вклад в продажи. Эти товары незначительно важны для бизнеса и хранятся только с единственной целью удовлетворения потребностей клиентов.
«Продукты категории B важны для розничного продавца, но менее важны по сравнению с продуктами категории A». – Суреш Рам, Типы систем управления запасами , Подробно обсудите розничную торговлю
3. Инвентарь, управляемый поставщиком, подходит для некоторых отраслей. «Как следует из названия, запасы, управляемые поставщиком (VMI), — это запасы, которыми управляет продавец (поставщик). И хотя этого может быть больше, как минимум это означает, что поставщик определяет, когда пополнять запасы и в каком объеме.
«Управляемые поставщиком запасы не являются чем-то новым; на самом деле это было давно и гораздо более распространено, чем вы думаете. Если вы когда-нибудь работали в ресторане, вы бы видели, как «хлебный парень» появляется каждый день или около того, проверяет ваш инвентарь (физически смотрит на ваш хлеб, булочки и т. д.), а затем идет к своему грузовику и закупает вас. . В парикмахерской многие продукты для волос, которые продает или использует ваш парикмахер (да, я из старой школы, я хожу к парикмахеру), также управляются поставщиком. В этом случае, вероятно, торговый представитель этого продукта фактически «управляет» запасами, и он может пополнять парикмахерскую из багажника своей машины. В старом независимом хозяйственном магазине такими предметами, как гайки, болты, шайбы, уплотнительные кольца и т. д., часто занимался продавец. В более крупных компаниях вы можете иметь свои транспортные коробки, канцелярские товары или чистящие/технические принадлежности, которыми управляет поставщик». – Дэйв Пясеки, Инвентаризация, управляемая поставщиком (VMI):что это такое и когда имеет смысл ее использовать , InventoryOps.com

4. Метод управления запасами «точно в срок» считается рискованным, но он снижает объем запасов, которые компания держит в наличии, что может снизить накладные расходы. «Метод «точно вовремя» (JIT) работает, чтобы уменьшить объем запасов, которые есть в наличии у бизнеса. Это считается рискованным методом, потому что вы покупаете запасы только за несколько дней до того, как они потребуются для распространения или продажи, чтобы товары были доставлены как раз вовремя для использования.
“Точко вовремя помогает организациям экономить на затратах на хранение запасов, поддерживая уровень запасов. низким и исключает ситуации, когда мертвые запасы лежат на полках месяцами подряд. Вам необходимо провести тщательное исследование покупательских привычек клиентов, сезонного спроса и поиска надежных поставщиков и каналов транспортировки, прежде чем внедрять JIT в свои бизнес-операции, чтобы свести к минимуму риски и ошибки».Методы управления запасами , Торговый геккон; Твиттер:@tradegecko
5. У методов инвентаризации за несколько периодов есть два основных варианта:фиксированный объем заказа и заказ на фиксированный период времени. «Модель инвентаризации за несколько периодов может иметь два варианта. В системах с фиксированным количеством заказов заказы размещаются на фиксированную сумму каждый раз, когда они размещаются. Размещение заказа выполняется, когда происходит событие, например, при достижении минимального уровня запасов. Второй вариант — это модели с фиксированным периодом времени, в которых заказы размещаются в определенное время, например, при ежемесячном обзоре уровня запасов. Сумма заказа будет зависеть от количества необходимых запасов.
«Основные различия между этими моделями заключаются в том, что в модели с фиксированным объемом заказа должен осуществляться постоянный мониторинг, чтобы гарантировать, что заказы размещаются при уровне запасов. снижен до надлежащего уровня. Уровни запасов в модели с фиксированным периодом времени проверяются только в момент размещения заказа. В модели с фиксированным объемом заказа уровни запасов обычно выше, и эта система, как правило, используется для более дорогих и важных товаров. Это также требует больше времени для обслуживания, поскольку модели запасов необходимо постоянно измерять.
«Модели с фиксированным объемом заказа используются в очень стабильных ситуациях, когда спрос на продукт постоянен, время выполнения заказа известно и надежно, цена не меняется, стоимость заказа постоянна, и все заказы на продукт будут выполнены». – Питер Карр, Неделя 7. Управление запасами , BE 603 ​​Operations and Supply Chain Management (предлагается Центром делового предпринимательства и технологий Конрада при Университете Ватерлоо); Твиттер:@UWaterloo
6. Наиболее эффективные методы управления запасами могут различаться в зависимости от компании и даже для отдельных категорий товаров. «Методы управления запасами варьируются от компании к компании, от товара к товару и от SKU к SKU. Метод управления запасами, который лучше всего подходит для товаров с медленным оборотом, может не сработать для товаров с быстрым оборотом. Компания может иметь 1 миллион различных SKU и использовать только пять различных методов управления запасами. Следует помнить одну вещь:идеального метода управления запасами не существует. Священного Грааля или волшебной формулы, которая приводит к идеальным уровням запасов, не существует. Компания может только искать лучший метод, который приводит к снижению затрат и повышению уровня обслуживания». – Кеннет Хэмлетт, Методы управления запасами , Chron.com; Твиттер:@HoustonChron

<сильный>7. Хотя не обязательно существует универсальная методология управления запасами, разработка четкой системы управления запасами и связанных с ней политик необходима для успеха любой компании. «Чтобы понять различные методы управления запасами, важно знать, почему это важно.

  • Во-первых, неправильное управление запасами может привести к ненужному увеличению оборотного капитала. Излишки средств можно было бы с пользой направить на инициативы роста компании или исследования и разработки.
  • Во-вторых, эффективное управление запасами приведет к снижению затрат на хранение, что, в свою очередь, приведет к увеличению прибыли компании. Место для хранения стоит дорого; если вы сможете хорошо управлять своими запасами и сократить количество товаров, которые вам необходимо хранить, вам потребуется меньше места, что, в свою очередь, приведет к снижению затрат на аренду склада.
  • В-третьих, это может помочь вам удовлетворить ваших клиентов, предоставляя им продукты, в которых они нуждаются, в кратчайшие сроки. Плохое управление запасами приводит к снижению доступности товаров и увеличению времени доставки. Следовательно, если вы хотите получить эти звезды удовлетворенности обслуживанием, вам нужно хорошо управлять своим инвентарем.
  • В-четвертых, товары, хранящиеся на складе в течение длительного времени, могут испортиться. Это приводит к ненужным накладным расходам при ведении бизнеса. Следовательно, правильное управление запасами может помочь вам значительно сократить эти расходы.
  • В-пятых, если у вас есть запасы, разбросанные по разным местам, вам нужна надлежащая система для управления этими запасами на основе спроса и предложения. Методы управления запасами могут помочь вам в управлении несколькими запасами». – Ларан Джозеф, Методы управления запасами и их важность. , Блог Удеми; Твиттер:@Udemy_Blog

<сильный>8. Ищите ключевые функции для оценки систем, которые позволяют вам управлять запасами вашей компании в цифровом виде. «Нет, мы не имеем в виду использование Excel для отслеживания вашего инвентаря. Мы имеем в виду решение для управления запасами, которое работает для вашего бизнеса. Не все программы будут работать для всех, поэтому потратьте некоторое время на оценку возможностей и функций, чтобы убедиться, что они соответствуют вашим потребностям, а также потребностям вашего бизнеса. Вот несколько полезных советов по оценке системы управления запасами.

  • Интернет: Наличие веб-решения окажется неоценимым. Этот тип системы управления запасами часто более экономичен, предлагает больше функций и, как правило, его проще внедрить.
  • Мобильный инвентарь: Можете ли вы взять с собой систему управления запасами? Одного веб-интерфейса недостаточно, поэтому убедитесь, что ваша система совместима с iPad, iPhone, Android или Windows Mobile.
  • Интеграция штрих-кода: Штриховое кодирование позволяет сократить количество ошибок при вводе данных, ускорить процессы управления запасами и упростить повседневные операции.
  • Конвертация единиц измерения: Крайне важно использовать систему, которая понимает, что ваша единица измерения закупок часто отличается от единицы измерения вашего запаса. Вы можете приобрести свой «виджет» по «кейсу» у Acme Supply, но вы можете выдать тот же самый «виджет» своим сотрудникам в «каждой» единице измерения. Часто вы можете увидеть сценарий, в котором может быть 50 «каждого» в одном «кейсе», который был заказан. Важно, чтобы ваша система управления запасами знала и понимала этот процесс.
  • Импорт данных: Импорт данных на начальном этапе сэкономит вам часы, если не дни ручного набора всех ваших расходных материалов. Обязательно проверьте наличие этой функции.
  • Пакетные процессы: Никому не нравится выполнять одну и ту же задачу снова и снова; убедитесь, что выбранная вами система предлагает массовые транзакции или массовые процессы, чтобы превратить большие задачи в простые задачи.
  • Циклический/физический подсчет: В конечном итоге количество расходных материалов на ваших полках не будет равно количеству этого товара в вашем программном обеспечении для управления запасами, поэтому циклический подсчет или физический подсчет ваших расходных материалов должен быть быстрым и простым. Убедитесь, что выбранная вами система предлагает быстрый и простой способ выполнения этих функций.
  • Оповещения и уведомления: Будьте в курсе с оповещениями о низком номинале и другими автоматическими системными уведомлениями. Никто не любит сюрпризов, а благодаря автоматическим оповещениям вы больше никогда не будете удивлены». – 5 простых рекомендаций по эффективному управлению запасами , Группа инструментов; Твиттер:@TheToolkitGroup


Основы управления запасами
9. Ваша система управления запасами должна содержать несколько ключевых элементов. «Каждой операции с запасными частями нужна какая-то система управления запасами, которая должна включать следующие ключевые элементы:

  • Он должен заблаговременно предупреждать персонал, занимающийся запасными частями, о том, что запас запасных частей заканчивается.
  • В нем должна быть указана историческая цена покупки детали, чтобы в случае изменения цены менеджер мог изучить проблему и установить, является ли это изменение повышением цены или результатом неправильного выставления счетов.
  • В нем должны быть перечислены поставщики, предлагающие лучшие цены.
  • Он должен показывать прошлые показатели использования, чтобы менеджер мог определить надлежащие уровни запасов.
  • Это должно требовать как можно меньше написания, особенно механиками». – Джон Дольче, 15 советов по улучшению управления запасами , Профессионал коммунального флота; Твиттер:@UtilityFleetPro


10. Сначала составьте план, а затем реализуйте его. «Управление запасами — это непрерывная, сосредоточенная работа, и этот процесс не должен выполняться исключительно на операционном уровне. Успешный план инвентаризации должен также охватывать ваши отделы маркетинга, каталогов, электронной коммерции и мерчандайзинга.
«Управляя своими запасами в соответствии с основным календарем рекламных акций, выигрывают все:ваша команда по закупкам понимает, когда и сколько продукта покупать, ваше удовлетворение поставщик знает, когда подготовить дополнительные складские площади, а сотрудники вашего контакт-центра могут предвидеть увеличение количества звонков.
«Добавьте прогнозы продаж за предыдущие годы в свой календарь запасов, чтобы быть еще лучше подготовленными к сезонным скачкам спроса». – Стив Уоррен, 4 совета по эффективному управлению запасами , Многоканальный продавец; Твиттер:@mcmershant
11. Определите критически важные запасные части для технического обслуживания и убедитесь, что они всегда есть на складе. «Вы определили свои критические запасные части? Критически важные запасные части =Длительное время выполнения (4-6 недель) X Критическое значение для производственного оборудования X Высокая стоимость деталей. Эти части подобны страховке жизни. Вы надеетесь, что они вам никогда не понадобятся, но если они понадобятся, лучше оставить их на полке». , Институт Маршалла; Твиттер:@Marshall_Inst
12. Поставки следует тщательно проверять, так как получение инвентаря является ключевым моментом потери. «Ключевой момент потери — момент получения инвентаря. Тщательный просмотр упаковочных накладных для каталогизации отгрузок необходим для управления запасами. Вы также захотите тщательно осмотреть товар перед отъездом транспортной компании на случай, если вам понадобится подать иск о возмещении ущерба. Каждая отгрузка должна тщательно проверяться, включая подсчет продуктов и сравнение их с упаковочным листом. Отклонения необходимо отмечать, и, если необходимо, необходимо подать претензию поставщику, ответственному за отгрузку». – Управление запасами , капуста; Твиттер:@KabbageInc

13. Назначьте правильную команду по управлению запасами с задачей управления процессами управления запасами в вашей организации. «Выберите людей, ответственных за «владение» всем процессом инвентаризации, включая организацию и получение продукта. Ищите заслуживающих доверия людей, аналитических по своей природе и не боящихся немного математики».  – 7 советов по улучшению производственных запасов и сокращению пищевых отходов , Служба общественного питания Гордона; Твиттер:@GFSDelivers
14. Аналогичный инвентарь должен иметь одно место хранения, за исключением места избытка, если это необходимо. «Объедините одинаковые запасы в одном месте хранения. Одна и та же деталь не должна находиться в нескольких местах хранения, если физический размер не диктует ограничения. В этом случае сведите доступное количество к минимуму и переместите остаток в место, которое не является частью легкодоступного хранилища (место избытка)». – Советы по управлению складом для физической инвентаризации , riteSoft
15. Успешный контроль запасов – это поиск правильного баланса между затратами на запасы и выгодами от них. «Успешное управление запасами предполагает балансирование затрат на запасы с выгодами от запасов. Многие владельцы малого бизнеса не в полной мере оценивают истинные затраты на хранение запасов, которые включают не только прямые затраты на хранение, страхование и налоги, но и стоимость денег, связанных с запасами. Эта тонкая грань между хранением слишком большого количества запасов и их недостатком не является единственной заботой менеджера. Другие включают:

  • Поддержание широкого ассортимента запасов, но не слишком разбросанных по быстро продающимся товарам;
  • Увеличение оборачиваемости запасов без ущерба для уровня обслуживания.
  • Поддерживать низкий уровень запасов, но не жертвовать сервисом или производительностью.
  • Получение более низких цен за счет оптовых закупок, но не оставление запасов с медленным оборотом; и
  • Наличие адекватного инвентаря, но не попадание устаревших товаров.

«Степень успеха в решении этих проблем легче оценить для некоторых, чем для других. Например, вычисление коэффициента оборачиваемости запасов является простой мерой управленческой эффективности. Это значение дает примерный ориентир, с помощью которого менеджеры могут ставить цели и оценивать производительность, но необходимо понимать, что коэффициент оборачиваемости зависит от функции запасов, типа бизнеса и способа расчета коэффициента (будь то объем продаж или себестоимость товаров). продано). Средние коэффициенты оборачиваемости запасов по отдельным отраслям можно получить в торговых ассоциациях». Управление запасами – успешное управление запасами , IPSCMI

16. У инвентаря плохая репутация, но это важная функция для бизнеса практически во всех отраслях. «Давайте посмотрим правде в глаза:у инвентаря плохая репутация, но он является важным компонентом для компаний, чтобы удовлетворить требования своих клиентов. У них должно быть то, что нужно их целевым клиентам, чтобы сохранить свой бизнес и победить в конкурентной борьбе. Этот последний факт объясняет, почему так много компаний держат на полках очень медленно движущиеся или «мертвые» запасы.
«Требования к запасам в данной компании варьируются в зависимости от требований поддержки клиентов и типа бизнеса, будь то производитель, розничный торговец. , оптовый дистрибьютор или компания электронной коммерции. Даже в пределах этих общих категорий каналов будут существовать значительные различия в управлении запасами в фармацевтике/лекарствах, продуктах питания, одежде, товарах общего назначения, автомобилях, электронике, строительных материалах и других видах бизнеса.
«В то время как промышленность и сфера услуг уровни влияют на методы инвентаризации, существуют общие бизнес-причины, по которым некоторые компании имеют избыточные запасы, такие как цепочка поставок и риск поставщика и неопределенность; переменный покупательский спрос и точность прогнозов; выравнивание сезонности; проблемы со сроками выполнения; ценовое хеджирование; риск потери постоянных клиентов; и маркетинг, стимулирующий продажи с помощью новых товаров». – Норм Саенс, управляющий директор St. Onge; Дон Деревеки, старший консультант St. Onge, Управление запасами 101:время пересмотреть принципы , Управление логистикой; Твиттер:@LogisticsMgmt
17. Плохой контроль запасов на самом деле является признаком гораздо более серьезной проблемы, такой как плохой план обслуживания или управления объектами. «Время простоя:это слово, которого боится каждый менеджер в сфере технического обслуживания и обеспечения надежности. В лучших ситуациях это означает упущенную выгоду. В худшем случае это означает потерю работы. Хотя не все проблемы, вызывающие простои, можно полностью избежать, полезно знать, какие именно. В этой записи блога мы собираемся рассмотреть некоторые безошибочные способы сократить время простоя с помощью нескольких советов по управлению запасами.
«Вы можете спросить себя, какое отношение управление запасами имеет к тому, испытывает ли магазин время простоя или нет. , на что я бы ответил:"много". Плохой контроль запасов является признаком гораздо более серьезной проблемы, а именно плохого плана технического обслуживания и/или управления объектами.
"Один из ключевых этапов любой системы управления техническим обслуживанием. это знание каждой единицы оборудования, находящегося под вашим контролем. Сюда также входит информация об оборудовании, в том числе возраст каждой единицы, кто является поставщиком, контактная информация поставщика, ожидаемый срок службы продукта, рекомендуемые процедуры обслуживания… список можно продолжать и продолжать.
«Узнав этой жизненно важной информации вы можете разработать надежный план технического обслуживания, чтобы гарантировать, что ваше оборудование продолжает функционировать должным образом, что поможет избежать возможного сценария простоя в будущем». эм> , МапКон; Твиттер:@MAPCONtech
18. Управление запасами, несмотря на его важность, все еще является функцией, которая остается устаревшей в некоторых условиях, например в офисах поставщиков медицинских услуг. «Многие офисы не имеют системы управления запасами и, следовательно, испытывают нехватку товаров, что вынуждает делать заказы в последнюю минуту по премиальным ценам. Большинство практик не могут позволить себе или не имеют средств для поддержки систем управления цифровыми сканерами. Стоимость неэффективности врача из-за отсутствия предметов часто выше, чем стоимость расходных материалов.
«Следующая ручная система проста и удобна в использовании. по-прежнему позволяя любому в офисе использовать расходные материалы, когда это необходимо, без предварительной проверки с кем-то еще. При желании также могут быть созданы подсистемы для снабжения каждого экзаменационного кабинета или рабочего места.
«Система:

  • Определите цикл покупки для каждого товара (как часто вы будете его покупать:еженедельно, ежемесячно, ежеквартально и т. д.) в зависимости от использования и места для хранения. Большинству офисов следует заказывать расходные материалы еженедельно или ежемесячно. Если у вас есть подсистема для смотровых кабинетов или рабочих мест, ваш цикл будет применяться к пополнению этих зон из комнаты снабжения.
  • Определите количество каждого товара, которое обычно используется в каждом цикле покупки.
  • Сначала купите достаточное количество каждого товара, чтобы хватило на два цикла покупки, и создайте два набора каждого товара. Каждый набор должен содержать достаточное количество каждого предмета, чтобы хватило на один цикл покупки (за исключением товаров с истекшим сроком годности или сезонных товаров, таких как вакцина против гриппа). Оберните каждый пучок веревкой или резинкой или положите каждый пучок в отдельную коробку, пакет или другой контейнер. К каждому набору прикрепите многоразовую бирку с названием товара, поставщиком, последней ценой, уплаченной за единицу, циклом покупки, суммой заказа и количеством элементов в наборе.
  • На видном месте повесьте конверт с надписью «Заказать конверт повторно. Поместите метки здесь» в комнате снабжения.
  • Когда необходимы расходные материалы, любой сотрудник может получить доступ к набору, снять ярлык и положить его в конверт для повторного заказа. Для доступного элемента должен остаться один полный и один неполный пакет.
  • Назначьте клерка по инвентаризации для обработки бирок и этикеток инвентаризации и заказа новых расходных материалов в соответствии с циклом закупок. Если ваш продавец заказывает расходные материалы в Интернете, попросите его или ее проверить, есть ли у онлайн-поставщика функция, позволяющая быстро и легко размещать повторные заказы, равные одному из ваших наборов.
  • Когда товары прибывают, клерк по инвентаризации должен быть единственным, кто открывает доставку, сравнивает счет за доставку с первоначальным заказом, чтобы подтвердить точность, и убирает товары.
  • Повторно упакуйте товары и снова прикрепите использованный тег к новому набору, чтобы завершить цикл заказа.
  • Поместите новый набор товаров за оставшийся набор, который уже мог быть открыт, если спрос на товар неожиданно вырос (например, для ротации запасов).

«Вы можете менять поставщиков, циклы закупок, суммы заказов и размер пакетов в любое время по мере необходимости. Просто измените теги, чтобы отразить изменения». – Кит Борглум, Вопросы и ответы:советы по экономии денег на расходных материалах и управлению запасами , Сеть современной медицины; Твиттер:@MedEconomics

19. Малые предприятия не должны игнорировать необходимость надежной системы управления запасами. При рассмотрении методов и программных приложений вместо того, чтобы выбирать самое дешевое или бесплатное приложение, выберите систему, которая может расти вместе с вашим бизнесом. «Возможно, вы думаете, что, поскольку ваш бизнес небольшой, вам не нужно тратить много времени и денег на отслеживание моего инвентаря. Учитывая размер вашего бизнеса, вы можете просто следить за ним самостоятельно, без необходимости настраивать специальную систему.
«Такой ход мыслей может навлечь на вас неприятности. Управление запасами включает в себя больше, чем просто подсчет ваших запасов. Хорошая система управления запасами также включает в себя отслеживание запасов по мере их отгрузки клиентам. Благодаря правильному управлению запасами вы можете узнать, какие продукты продаются хорошо, а какие нет, поэтому вы знаете, чего нужно запасать больше и какие предметы рассмотреть для продажи, чтобы их продать. Если вы можете предсказать, чего хотят клиенты, вы можете убедиться, что у вас достаточно запасов, расшириться и предложить аналогичные продукты, уменьшить количество продукта, который плохо продается, и, возможно, повысить прибыль за счет повышения цен. Все это может не только увеличить прибыль, но и снизить затраты и повысить рентабельность.
«Программное обеспечение для управления запасами малого бизнеса также может помочь в управлении денежными средствами. Понимая, какие продукты продаются, и используя это для управления своим покупательским поведением, вы можете сократить цикл конвертации денежных средств для своего бизнеса. Точно так же, исключая продукты и артикулы, которые не продаются, вы можете уменьшить количество денег, связанных с продуктами для конвертации длинных денег. Все это имеет решающее значение для малого бизнеса. Вопрос не в том, «нужна ли мне система управления запасами», а в том, «сколько денег и времени я должен инвестировать». Тогда вам также нужно учитывать рост. Переключение систем позже может быть очень разрушительным и болезненным. Хотя для вашего малого бизнеса доступно бесплатное программное обеспечение для управления запасами, это может быть не лучшей долгосрочной стратегией. Лучше купить услугу или продукт, которые могут расти вместе с вами». – Джегат, Советы для владельцев малого бизнеса:получение дохода с помощью программного обеспечения для управления запасами малого бизнеса , Блог Ордоро; Твиттер:@ordoro
20. Для ремонтных организаций легко попасть в ловушку, думая, что правильная CMMS также решит проблемы управления запасами компании. Однако программное обеспечение для обслуживания только автоматизирует и упрощает процессы, которые уже эффективны. «Эффективное управление запасами — один из лучших способов ускорить окупаемость внедрения CMMS. Однако отслеживание запасов может быть сложной и пугающей задачей. Организации должны отслеживать различное оборудование, а также запасные части и инструменты, используемые для надлежащего обслуживания этого оборудования.
«Долгое время организациям приходилось вручную управлять запасами. Сложность отслеживания запасов в разных количествах и с различными характеристиками возрастает, когда используются ручные процедуры. Модуль управления запасами может упростить управление запасами за счет лучшего ведения учета и автоматизированной отчетности. К сожалению, модули управления запасами часто используются недостаточно.
«Многие менеджеры по техническому обслуживанию ошибочно полагают, что управление запасами является автоматической функцией систем управления техническим обслуживанием, но программное обеспечение для технического обслуживания может только упростить и автоматизировать и без того эффективный процесс». – Кэрол Оуэнс, Советы по упрощению управления запасами с помощью программного обеспечения для технического обслуживания , Business-Software.com; Твиттер:@BiznessSoftware
21. Независимо от того, какие системы инвентаризации, методы и политики вы используете, у вас всегда должен быть план резервного копирования для защиты ценных данных вашей компании. «Защитите всю свою тяжелую работу. Даже самая высокотехнологичная организованная система инвентаризации может выйти из строя, если у вас нет запасного плана. Что, если, например, ваш ультрасовременный компьютер будет украден или пожар повредит ваше предприятие, превратив ваши записи в кучу пепла? Чтобы избежать этого катастрофического сценария, создайте резервную копию вашей системы в другом месте, возможно, даже на съемном флэш-накопителе». – Стефани Ховард, Советы по контролю над вашими менеджерами, поставщиками и запасами , канавка; Твиттер:@GroovvSolutions


Data Collection and Analysis Tips for Effective Inventory Control

22. Find a way to evaluate what products are moving and what products are not. “One of the first ways to use your inventory information is to examine by product what is moving and what isn’t. Doing this on an ongoing basis will help identify products that may need to be discounted in order to replace them with faster selling items or in order to generate some cash. Studying your inventory, along with your sales patterns, should help you see trends in the sale of high-margin vs. low-margin items. You may also discover overlapping product lines that aren’t productive.” – Sageworks, 6 Tips to Improve Inventory Management , Funding Gates; Twitter:@FundingGates
23. Measurement is essential. You cannot control what you don’t measure. “Metrics are essential to a well-run supply chain. Metrics for their own sake, however, are worthless. The purpose of a metric is to drive change when the variable you are measuring trends in the wrong direction.
“A number of different metrics are useful for inventory management. Days supply by product and location based upon forecast is an excellent metric at the SKU level.
“When analyzing roll-up numbers for a product line, warehouse, or any other higher level, however, days supply is misleading because the lows cancel the highs and hide imbalances. At the higher level, inventory velocity is a much better measure of inventory health.
“No metric is useful, however, unless it is acted upon. Constant vigilance and early response to imbalances are the keys to ensuring best-practice inventory management.” – Jane B. Lee, 8 Common-Sense Rules for Inventory Management , Inbound Logistics; Twitter:@ILMagazine
24. Calculate your total costs. “It goes without saying that getting your inventory levels right is imperative, but what about the right quantities of your highest-performing brands and products? Maximizing sales of the goods with the most attractive margins can sometimes be tricky because of quantity discounts, special orders, and changes in wholesale prices (that you might not be aware of).
“It’s why looking carefully at total costs lets you know which products have the best margin, rather than just sell the fastest.
“Why calculate total costs?

  • Focus on brands and vendors that yield the highest profits
  • Find out which products perform the best by quantity margin
  • Better manage discounts with a precise account of item cost” – Stephanie Braun, Fun Tips! 5 Ways To Improve Inventory Control Today , Lightspeed POS; Twitter:@LightspeedHQ


25. Track both inventory and sales data. “The old saying ‘you can’t improve what you can’t measure’ exemplifies the backbone of a sound inventory management system. If you haven’t yet started keeping thorough records, there’s no time like the present. As you create this records system, consider how it will accommodate the most vital inventory components:

  • sales orders — documents comprising your customers’ purchase orders (requests for your product or service) in a format tailored for your business
  • bills of materials — documents stating the inventory components (and hopefully labor) required to complete products or services
  • work orders — if you’re involved in manufacturing, you’re probably familiar with these documents that include products’ details and their respective bills of materials

“You likely already have a system for recording transactions that includes sales orders (we hope). But most entrepreneurs haven’t taken the time to complete bills of materials, and for good reason:They are time-consuming. But, in the end, the benefits far outweigh the costs.
“Bills of materials are considerably easier to create for a retail storefront than for, say, a restaurant. In the food service industry, one sales order can relate to multiple bills of materials which, in turn, can require a few primary components and many others in small amounts. If you fall into the latter camp, determine the quantities of various invoice items needed for the appropriate bills of materials.” – Jesse Butts, How to Establish a Practical Inventory Management System , BizFilings; Twitter: @Toolkit
26. Check all stock inwards to account for errors in packing and other issues that may be missed if you simply assume the numbers match up. “The first focus should always be to check what actually gets delivered against what you have ordered from your supplier. It is so easy to assume that the numbers match up, but from talking to our customers we note that a good 1% to 2% of stock orders are incorrectly packed. If you just assume that you have the correct numbers of products when you add the inventory to your shelves you are liable to be short stocked when you receive a customer order. Another issue is that you might actually have more stock than you need and you won’t know when to reduce prices to move it or order more when you don’t need to.” – Stock Control and Inventory Management Tips , Cloud Fulfillment; Twitter:@CloudFulfillment
27. Centralize your data. “Regardless of how your inventory is set up physically, from a tracking perspective it should all be consolidated. This is especially the case if you have a web store and a physical one. Otherwise, you’ll appear disorganized and the process of buying could be confusing. As a bonus, being able to order online and either pick up or return in-store can seriously boost sales.” – 5 Tips for Streamlining Your Inventory Control Process , Blue Chip Inventory Service Int’l.; Twitter:@rodwalsh98

28. Inventory trends inform marketing plans. “Accurate inventory management incorporates what you know about customer and product demand from the past and present to (ideally) predict your best course of action in the future. A point of sale system can help quantify product level demand in tandem with recurring sales patterns, including those that fluctuate with some predictability (like seasonality, lifestyle occasions that impact your target audience and perhaps, local events).
“Optimize the value of such information by coupling your inventory management and marketing promotions to work together. For example, such insights can reveal potential opportunities to leverage quantity-based pricing vendors may offer, while at the same time empowering you to offset times of lower demand with promotions or ‘packaged’ deals that strategically drive sales, while moving the inventory that you acquired at a low cost.” – Kristen Gramigna, Keep Track of Your Precious Cargo:Tips for Inventory Management , Business.com; Twitter:@businessdotcom
29. Automate tracking with barcode labels and/or inventory management applications. “Another possible inventory management error is failure to track what you receive and what you sell. This can lead to losses, especially if you’re paying for products that are never showing up at your business, so some sort of tracking system is imperative. Automating the process with a barcode system and/or inventory management application is the smoothest way to handle this; note that the BizXpert app offers some useful inventory management features.
“Cycle counts are also recommended. Every day, pick a handful of items and count how many you have, comparing the number against what you have in your records. Pay special attention to big-selling and hot ticket items.” – Three Inventory Management Errors (And How to Avoid Them) , BizXpert; Twitter:@BizxpertApp
30. For many industries, including healthcare, inventory tends to follow the 80/20 rule. “Hospital inventory, like many things in life, often follows an 80/20 rule. 80% of the value of your inventory will be composed of just 20% of your actual product and most of those valuable items – whether they be assets, med-surg supplies, consignments or medication – fall into the departments of OR or Pharmacy. Plan your inventory efforts accordingly. Spend 80% of your time and energy optimizing the ordering and organization of the equipment, supplies and pharmaceutical products in these categories.” – Top 10 Tips for Hospital Inventory Management , Reliant Inventory Services 

31. Inventory budgeting is a critical component of effective inventory control. “Many organizations have an annual inventory budget and they are usually prepared well in advance before inventory is procured. Budgets should include the total cost of ownership to keep inventory on hand during that year’s account period. This includes materials cost, fixed operational costs, carrying costs, logistics costs, redistribution costs and additional miscellaneous costs that contribute to the total costs of ownership.” – Dan Dowling, 6 Inventory Control Techniques for Stock Optimization , EazyStock Blog; Twitter:@EazyStock
32. When considering new inventory control software applications, be sure the cost is commensurate with functionality. “As you might expect, there are a lot of different types of inventory planning and control software out there. One of the biggest differences between many new solutions is whether they take advantage of cloud computing, or if they remain as locally installed software packages. For example, according to Inc.com , many providers of inventory control systems offer exclusively online, and full-service hybrid, versions of their software. The exclusively online versions are typically more limited in their functionality, while the full-service versions come with a higher price tag, but offer a greater number of services.” – Pat VanPutte, Inventory Control Systems Protect Your Bottom Line , NSA Computer Exchange Corp.; Twitter:@NSAComputerExch


Knowing Your Inventory and Your Company’s Needs
33. Don’t get caught with too much inventory. “Afraid of being caught short, it’s easy to spend too much on inventory, which can eat up working capital and erode profits. Warehousing isn’t free, of course, and inventory that sits on a shelf is subject to damage, depreciation, and even obsolescence. Old inventory can be very hard to move. Your options aren’t great,’ says Paul Huppertz, a logistics expert with The Progress Group, a supply chain consulting company based in Atlanta. ‘You may end up marking it down, selling to discounters, or shipping it to overseas liquidators.’
“To fix it: Start with some decent projections of how much supply you’ll need and when you’ll need it. The best gauge is what you’ve sold in the past. If you’ve sold 100 items per month for the past 12 months, chances are that you’ll need 100 this month. Then there’s seasonality:Do you usually see a fourth quarter spike with holiday sales? Or, if you’re in the home and garden business, do you see more activity in the spring selling season? ‘You can also identify and quantify less obvious patterns such as month-end spikes,’ says Huppertz.” – Lisa Girard, Five Steps to Painless Inventory Management , Entrepreneur; Twitter:@lisagjournalist
34. You should be able to break down your inventory into three basic categories:safety, replenishment, and excess or obsolete stock. “This breakdown makes it easier to make sound decisions about appropriate levels for each of these three areas. It helps determine the minimum safety stock needed to provide an insurance policy against supply chain problems either from manufacturing glitches or distribution uncertainties so that customers get what they ordered. It’s useful for pinpointing the amount of inventory required to replenish deliveries every two weeks. And it helps companies find ways to avoid a backlog of excess or obsolete inventory.” – Pratap Mukharji, Sam Israelit, Francois Faelli, Thierry Catfolis and Raymond Tsang, Ten ways to improve inventory management , Bain &Company; Twitter:@BainAlerts

35. Even with the most sophisticated automated data collection systems, a regular inventory audit is still valuable for keeping precise tabs on your inventory. “Make sure to regularly, on a monthly basis if possible, audit your inventory to sufficiently keep track of all of your stock. Even with all of the great technology available to us, we need to keep track of items and orders. This will help you to understand what is really selling and what is dead stock. Getting rid of dead stock is key to running an efficient warehouse operation. All you have to do is create a list of every product you have on your shelves – simple really.”  5 Helpful Tips for Easy Inventory Control , Personal Finance and Business Advisor
36. Don’t be afraid to re-evaluate your company’s inventory control needs. “At what point do you realize that your approach to inventory management needs to change?

“Is it when you’re re-ordering an item you know you just ordered last week?
“Is it when you’re sending someone out for a 4-1/2-inch grinder and they’re gone over an hour?
“Or maybe it’s when you realize that you have hundreds of thousands of dollars—maybe millions—tied up in inventory, but you still don’t have exactly what you need the moment you need it.“If this sounds familiar, you’re not alone.“These are common practices in manufacturing environments where meeting production standards and schedules is the number-one priority, no matter what the cost. At some point, however, your finance department may recognize just how much time, money, resources and valuable shelf space is wasted on less–than–perfect inventory management practices. These days every company wants to streamline operations, improve productivity and gain that competitive edge. If you haven’t done it yet, re-evaluating your own inventory management system can help you accomplish some of these goals and significantly boost your bottom line.”  5 Tips for Getting Started With Vendor-Managed Inventory , Grainger; Twitter:@grainger

<сильный>37. A CMMS is the backbone of effective inventory management and control for facilities. “The CMMS is the backbone of inventory management and control. Besides the typical modules —work orders, equipment records, material stores inventory, project management, standard reports, work-scheduling databases — the CMMS query system can yield summary inventory reports that supervisors and managers need.
“When each work-order status indicates the material is available, the work order is ready to go, and the maintenance planner can schedule it with the confidence that a lack of materials will not delay the job. Managers also can monitor the trend of work orders awaiting material.
“With real-time inventory control, the need for physical inventory decreases, especially if entries are accurate and complete. Out-of-stock trends can alert the stores supervisor to specific items that need expediting before they lead to equipment downtime. Managers also can monitor inventory-valuation trends efficiently.” – Thomas A. Westerkamp, CMMS:Backbone of Inventory Management and Control , FacilitiesNet; Twitter:@Maintenance_Mag

38. Conduct a business assessment. “Assess business functions and processes in their current environment. Start with an understanding of the current order-to-delivery (OTD) process. Devising a future state while identifying gaps and improvement opportunities will set the momentum to accelerate change acceptance among the cross-functional teams involved, including sourcing, planning, commercial operations, stockroom and manufacturing. Key activities in this stage should include:

  • Study “As-Is” planning and execution process within the OTD process . Aim to have an unbiased assessment of current processes and practices. Start by interviewing a representative set of stakeholders who perform the same job within each function of the OTD process. Follow up with brainstorming sessions that involve key stakeholders from each function, which will help them understand their upstream and downstream process and address any issues arising out of lack of clarity of roles and responsibilities. These stakeholders should also voice their opinion on the desired “As-Is” state to establish a baseline against which improvements can be measured, and to effectively manage change through shared responsibility among their teams. Organizations should also consider conducting lean workouts among a cross-functional team of subject matter and Six Sigma process experts to understand redundant and non-value-added steps in the process due to multiple hand-offs between various functions within the OTD process.
  • Summarize findings and gaps in data, process and practices. One of the ways to effectively capture the gaps in material planning and execution practices is through self-evaluation score sheets. A score sheet typically enlists the various planning and execution categories, and asks the functional owners to score according to the importance and effectiveness of each practice. Typical scoring criteria used is 1 (low), 5 (medium) and 9 (high) to clearly differentiate high impact gaps from lesser ones.  For a more robust and objective view,  third party service provider can also assist with benchmarking current processes against some of the best run companies in the industry.
  • Devise “To-Be” planning and execution OTD process. Resource and system limitations may warrant a “To-Be Intermediate” state before moving to the ideal state. The objective is to outline a streamlined, robust and sustainable process that is aligned to the overall objective of optimizing inventory, customer service levels and variable costs. Organizations then begin to migrate to ideal state once resource and system limitations are addressed.
  • Communicate to the whole group the identified improvement opportunities and goals . One of the biggest challenges faced during assessment is change resistance. Data-based inferences and identification of change catalysts is the key to driving fast adoption of more easily implemented improvements. By seeing immediate results, stakeholders will be better engaged to support additional and more sweeping process changes.” – Mani Iyer, Senior Business Manager, Genpact, Inventory Optimization:Five Steps to Improve Process Effectiveness , IndustryWeek; Twitter:@IndustryWeek

39. Understand your sales cycle and customer buying patterns to gain a better understanding of your customers. Effective inventory control is essential for customer service. “Inventory control is a customer service issue. Successful inventory management involves striking that balance between not having enough inventories on hand and having too much.  Either you have the cost of excess inventory or the cost of a lost sale. It is painfully obvious which is lesser evil of the two.
“In order to conduct proper inventory control, you must have the ability to look at past sales and predict future demand. When forecasting your demand, you must learn from your past mistakes.  Previous marketing promotions must be tracked closely to measure the impact of sales increases. Understanding your sales cycle and customer buying patterns will help you gain a greater understanding of your customers.” – James Ellis of Central Oregon Community College, Inventory Control:An Essential Element of Good Customer Service , Cascade Business News; Twitter:@cascadebusnews
40. Effective inventory control can reduce harmful consequences from mishaps such as the use of outdated or expired materials, such as those used in pharmacy preparations. “Large pharmacies, especially compounding pharmacies, often produce “stores of unwanted chemicals” used in the preparation of prescriptions. These chemicals are known as “bulk compounding chemicals,” and include substances such as tar, phenol and sulfur. Between the chemicals used to prepare prescriptions, pharmacies must also keep track of the compounds and drug products that are ingredients of the final medications. Given the many materials and types of chemicals used and produced, it is especially important for managers to use chemical inventory management systems to organize and keep track of the chemicals that enter and leave a facility.
“As mentioned above, the NECC used expired ingredients in their medications, which likely exposed a number of patients to adverse effects. Additionally, chemicals were not properly labeled. Using a chemical inventory management system prevents such oversight and in all likelihood, NECC lacked such a system. For compounding pharmacies and other such companies which would greatly benefit from tracking chemical supplies, let’s examine three ways a chemical inventory management system can help improve life for both employees and customers:

  • Accurate data: The FDA has promised to clamp down on compounding pharmacies as a result of 2012’s incident; however, a random inspection should not be a reason to stress when facilities have a best practices chemical inventory management system in place. Many systems have gone completely digital by using barcode labeling and even providing remote inventory control. In this way, researchers and pharmacists can easily update inventory records, thus providing accurate and real-time data on the chemicals in stock.
  • Expiration no more: Expired medications can be dangerous for patients; however, monitoring the expiration dates for both the chemicals used to produce prescription drugs as well as the chemical components of these drugs can be overwhelming. With a chemical inventory management system, managers can easily monitor expiration dates remotely, thus uncovering new opportunities for saving money by ordering less of a minimally used chemical, for example.
  • Promote a safety culture: The most damning evidence against the NECC was its inability to create a culture of safety, one in which clear standards and practices are present and individuals are aware of the locations and proper disposal of items. The absence of such a culture perhaps helped contribute to the contamination of medications and it is no wonder that 14 former NECC executives and technicians were indicted on federal charges related to the outbreak. By implementing a chemical management system, leaders help ensure that employees understand the importance of safety and may act accordingly to protect the interests of all.

“What occurred at the NECC proved to be a fatal flaw for the company. Though the presence of a chemical management system may not have prevented the outbreak, if such a system were in place and used in conjunction with a digital notebook capable of recording the results of sterility tests, for example, the likelihood that such a mistake could occur would have been much less.” – Lilian N., Eliminating Harmful Substances Before They Reach Patients with Chemical Inventory Management , Biovia; Twitter:@3dsBIOVIA

41. If your company must maintain inventory for equipment repairs, consider parts that can be used in a number of applications. “If you store clamps and couplings that can be used in a number of applications, you won’t need to keep as many in stock and space is reduced. Full transition couplings that fit pipes of varying types and sizes within your water or wastewater infrastructure save space and help you stay prepared for multiple scenarios. There are also products that have the versatility to either join or repair pipes.” – David Wheat, Simple Steps For Inventory Control , Municipal Sewer &Water; Twitter:@MSWmagazine


Creating Effective Inventory Control Policies
42. Creating clear policies and processes allows your company’s inventory control function to run like a well-oiled machine. “It can be an uphill battle keeping your company’s inventory effectively organized and managed. There are some subtle nuances that are easy to overlook but should ultimately not be ignored. Compass Technologies, which provides retail point-of-sale, wholesale and distribution services to its customers, offers some helpful advice for inventory and organization management.

  1. Limit access to inventory. Only those who need to have their hands on inventory and inventory data should be allowed access.
  2. Establish well defined, user-friendly storage and receipt management policies. Check lists and data tables.
  3. Create an inventory system that utilizes multiple locations to replenish inventory from multiple sites – minimize distribution costs.
  4. Clearly map and label inventory areas, easy to read and understand with item descriptions.
  5. Track annual and seasonal regular inventory demand analysis. Use competitive data for start-up companies.
  6. Track and document inventory processes, including reviews.
  7. Inventory data base- GP and Add-On solutions.
  8. Use inventory alerts to make management aware of stock limits.
  9. Manage paperwork, purchase orders, receipts and inventory counts with GP for reporting.
  10. Utilize software add-on solutions to further manage the inventory process.” – Hillary Horning, Compass Technologies, 10 Tips for Smooth and Accurate Inventory Organization and Management , ERPSoftware Blog; Twitter:@erpsoftwareblog

43. All items should have an SKU, barcode, and product specifications. “Similar to a driver’s license, every product needs to have a unique ID number known as a SKU (Stock Keeping Unit). A SKU is vital for internal use as there will be instances where a particular product needs to be found quickly and having an SKU will make it easy to find. Additionally, having a SKU is imperative because another company could have a product named “Black Pants” exactly like and resellers are dealing with multiple vendors, thus creating a need to differentiate between similar products.
“Second, when working with other companies such as resellers whether it be an independent e-commerce store, a brick and mortar store or a big-box chain, a universal barcode/UPC number will be expected. A UPC number is another form of a SKU, but instead it comes in the form of a barcode which can be scanned and identified through a live database powered by GS1. Be cautious not to purchase UPC numbers from anywhere but GS1 or a valid reseller. The whole point of a barcode is to be scanned and looked up via a database, so having a barcode that brings up a different product from another company causes a lot of confusion and could potentially lose customers.
“Finally, it is always good to have a system for listing all your products specifications. Those specifications should have at least the following:

  • Product Name
  • SKU Number
  • UPC Number
  • Description
  • Color
  • Size
  • Price
  • Weight
  • Dimensions (depending on product)” – Raad Mobrem, 6 Tips for Inventory Management , Small Biz Resources; Twitter:@SmallBiz_Help


44. Dedicated inventory control managers or other administrators should be tasked with handling the administrative tasks associated with inventory control, and these roles should be separate from accounting or finance departments. “There are many administrative tasks associated with stock control. Depending on the size and complexity of your business, they may be done as part of an administrator’s duties, or by a dedicated stock controller.
“For security reasons, it’s good practice to have different staff responsible for finance and stock.
“Typical paperwork to be processed includes:

  • delivery and supplier notes for incoming goods
  • purchase orders, receipts and credit notes
  • returns notes
  • requisitions and issue notes for outgoing goods

“Stock can tie up a large slice of your business capital, so accurate information about stock levels and values is essential for your company’s accounting.
“Figures should be checked systematically, either through a regular audit of stock – stocktaking – or an ongoing program of checking stock – rolling inventory.
“If the figures don’t add up, you need to investigate as there could be stock security problems or a failure in the system.

“Health and safety aspects of stock control are related to the nature of the stock itself. Issues such as where and how items are stored, how they are moved and who moves them might be significant – depending on what they are.

“You might have hazardous materials on your premises, goods that deteriorate with time or items that are very heavy or awkward to move.” Stock Control and Inventory , Info Entrepreneurs; Twitter:@chambremontreal
45. Make inventory accuracy a higher priority than order fulfillment. “Raising the priority of accurate inventory is perhaps the most important, yet most difficult, step in inventory accuracy. Many inventory problems arise from pushing a transaction through the system with the intent of going back and fixing the numbers later. In the rush of other emergencies, however, we often forget to go back and correct the numbers in the system. This leads to missed production entries, negative lines of inventory, and a whole mess of other problems. Only by putting systems in place that will prevent an employee from moving forward without the necessary system transaction can you effectively keep accurate records of inventory.
“One example of success that my team recently implemented was changing our accounting system so that it will not process any shipment that contains more inventory than we have on hand. For example, if we’re trying to ship 15 of an item, but our system says we only have 5 in stock, then an alert will pop up and force us to fix the problem before moving forward. This helps us address problems before the product goes out the door. By forcing us to address missed production entries before the product leaves, our modified system helped us eliminate most of our major inventory issues.” – Alex Fuller, 10 Tips to Make Physical Inventory Counts Less Painful and More Accurate , Supply Chain Cowboy
46. Inventory management software is a valuable tool and superior to outdated spreadsheet methods. “Using the right tools for the job is a must. Many companies choose spreadsheets for inventory management software because it seems like the familiar and easy thing to do. Unfortunately, spreadsheets come with built-in risks:it’s far too easy to lose changes or accidentally delete a spreadsheet file. It’s also difficult for multiple people to synchronize their spreadsheets, which further increases the risk for error. Find a low-cost but effective software for managing your inventory, such as Peachtree or QuickBooks. Most organizations overlook these options for inventory management because they’re best known for their accounting features. However, they offer invaluable inventory management software features and a central database to streamline inventory operations, increase accuracy, and minimize the possibility of error.”5 Supply Chain Management Inventory Tips , Women’s Distributor Services (WDS); Twitter:@WDSJennifer

47. Optimizing inventory control requires continuous improvement. “One of the biggest things to note when striving to improve inventory management is that there is no safe place. Maintaining the right balance of inventory levels, properly organizing your warehouse for maximal efficiency, and ensuring that you have complete insight into your processes will go a long way in helping you improve effective inventory management however when you think you’ve succeeded, the worst thing you can do it sit back and relax. Taking a critical approach to operations, including inventory management, is fundamental to maintaining your competitive edge. Be sure to monitor costs as well as performance; if you see that inventory carrying costs are rising, maybe your forecasting isn’t as accurate as it could bet. If customer satisfaction falls, take a look at your order history. If you’re sending out incomplete orders, or items aren’t being sent to customers in a timely manner, dig a little bit deeper. By building the philosophy of continuous improvement into your organization and your inventory management strategy, you will be able to achieve greater efficiency and profitability.” – 3 Tips for Improved Inventory Management , NavX; Twitter:@NAVX_software
48. Cycle counts can be a useful alternative to stock-wide physical inventory counts. “Cycle-counts have become SOP with a growing number of mid-sized firms since more business software packages now provide this functionality. The benefits of employing a cycle-count regimen over periodic stock-wide physical counts are great. Cycle-counts are less disruptive to operations, offer greater specificity in determining what items should be counted and generally force greater discipline into the organization’s inventory management.” – Tips for Improved Inventory Control:Part 5/8 , TBS Automation Systems
49. Take steps to maximize both your profit and resources by involving team members and distributors in key processes. “There are many best practices that any Supply Chain Manager should follow, but a few of the strategies that tend to ensure maximizing not only profits but resources needed include:

  • Working with your team and distributor to maximize service and savings; everyone should be clear on the expectations of the strategy you have defined.
  • Once strategy is implemented continue consistent monitoring of purchasing behaviors. Many times a focus on efficiencies over time begins to become complacent resulting in overpayment for suppliers and an increase in overall supply chain costs.
  • Understand the difference between “cost” and “price.” Many times, the manufacturer costs revealed for the savings analysis do not include the distributor mark-up, holding costs, or the freight costs. Also remember to keep in mind that being able to secure products through a manufacturer directly needs to apply to all of their products in that category, not just one of the more highly utilized items.
  • Establish your ability to purchase in the lowest unit of measure. This will ensure that you are not over-ordering on products you may not use frequently or on any consistent basis.
  • Be sure of what your GPO compliance requirements are. [This] includes not only volume in units, but may also include dollar-volume commitments. It is important to remember that reducing your pricing on actual supplies may interfere or require an amendment to your GPO agreement in order to maintain compliance. Many times hospitals secure agreements that include commitment to process a set dollar volume through the GPO base agreements that must be fulfilled to maximize the benefits of the entire portfolio.” –  Lori Pilla, Vice President, Amerinet Clinical Advantage and Supply Chain Optimization, Amerinet Inc., St. Louis, as quoted in More inventory management best practice tips , HPN Online; Twitter:@HPN_Online, @AmerinetInc


50. Follow best practices for conducting physical inventory counts. “Inventory accuracy is cornerstone to success. It is a bedrock topic to improving service levels, reducing lead times, increasing margins, improving efficiencies, reducing inventory levels….and the list goes on.  Although I recommend implementing cycle counting programs as a way to replace physical inventories, there are times when a physical inventory is a must. Thus, it is worth thinking about a few tips to successfully complete a physical inventory.

  1. Prepare, prepare, and prepare: 80% of your success is in preparation. Organize the warehouse, clearly mark areas, label exceptions, complete and review system transactions, etc.
  2. Stop/isolate movement: When you begin your physical count, stop all physical and system movements and transactions. This is a critical foundation – similar to building a house, if you start adding windows prior to finishing the walls, the house might begin to fall apart.
  3. People and communication: Make sure the right people are in the right jobs for their skill sets. And, communicate, communicate, communicate. Make sure everyone has clear instructions, understands how to get questions answered, etc.
  4. Manage the control desk: This is the term I’ll use for the team organizing and controlling the process – the Grand Central Station hub. Typically, this person/team keeps track of count sheets, makes sure everything “adds up”, answers questions and keeps the process moving.
  5. Metrics/tracking progress: Putting the key metrics and vehicles in place to track progress is cornerstone to success. By reviewing these metrics, the leader can review progress, make adjustments as required and keep the process on track. Metrics also provide for a way to measure success.” – Lisa Anderson, Tips for Physical Inventory Success , LMA Consulting Group; Twitter:@LisaAndersonLMA

51. Give your employees tools that make them more efficient, which leads to more accurate inventory control. “Other than employees, inventory is a company’s largest asset. Reducing inventory levels and increasing inventory turns can lead to immediate savings on a company’s bottom line. Also, it’s important to consider the “landed cost” of your products. While your supplier may have a book price with bulk discounts, consider how much the product actually will cost you from the time you purchase it to the time it lands at your warehouse dock. Cargo fees, customs, and transportation add up quickly and can shrink profit margins. To navigate these challenges, consider these five tips:

  • Reduce compounded safety stock: Most companies keep an extra cushion of inventory to account for unexpected demand. The problem is that when every vendor in a supply chain (raw material supplier, manufacturer, retailer) maintains that extra 5 percent to 10 percent of cushion, it adds up to unnecessary costs for each organization. The key is to communicate closely and often with your suppliers and trading partners to prevent overproduction and increased carrying cost for them. Find ways to collaborate and eliminate excess safety stock.
  • Give employees tools to make them more efficient: In tough times, high-quality employees that you strive to retain can get burned out. They likely will absorb the duties of their more expendable colleagues. One way to keep them happier and more productive is to give them the technology tools that will make their jobs easier. Technology that automates tasks or offers predictive models about supply and demand will help reduce the manual aspects of their jobs, so they can focus on driving sales or broader strategies to help grow your business.
  • Optimize your inventory: Simply said, you need to get rid of the inventory you don’t sell and get more of the inventory you do. The concept sounds straightforward but many small and midsize businesses have the wrong mix of inventory. While it may be painful to liquidate the inventory you spent precious resources to secure, having it take up warehouse space and require your team to manage it will cost you more in the long run. That space and mindshare could be spent on inventory that is hot and will turn over quicker, and that means more profit in your pocket. Take the short-term hit and implement a system that sheds products that don’t sell and invest in those that do.
  • Focus on banner products: Growing up, there were just three kinds of soap at the grocery store:Dove, Dial, and Lava. Now a visit to the soap aisle could add another 15 minutes to a shopping trip because there are just too many choices. By adding variations to your product line versus introducing completely new and different products, you actually cannibalize your own sales and risk confusing customers to the point of apathy. Concentrate on your best products and create customer brand loyalty, which will create “customers for life” versus fickle ones.
  • Manage to the future: Understand that in today’s economic climate, cash is king. If you are sitting in a good position, make cutbacks to your spending but invest in tools and people that will help you in the long run to grow your business and drive greater efficiency. With layoffs and companies eager to keep sales high, you can secure some top quality talent and excellent deals on the technology tools you need.

“In times like these, it is key to stay positive but manage realistically, cutting short-term costs that you can afford to cut. The important thing is to understand which assets are mission-critical and which ones need to be shed. Properly managing the No. 1 or No. 2 asset of your company will allow you to cut expenses and increase sales.” – Bill Harrison, Top Five Tips to Rescue Your Business with Inventory Management , AllBusiness; Twitter:@AllBusiness_com

Asset Tracking Solutions from Camcode:

  • Управление запасами
  • Управление запасами
  • Пользовательские этикетки из фольги
  • Складские знаки
  • Знаки прохода
  • Stainless Steel Tags
  • Ярлыки этажей
  • Ярлыки безопасности
  • Магнитные этикетки

Промышленные технологии

  1. Как компании могут использовать Интернет вещей для сбора и анализа широкомасштабных данных
  2. Цифровая трансформация 101 для OEM-производителей нефтегазовой отрасли — 4 важных совета для достижения успеха
  3. Перспективы на будущее:ИИ и анализ данных в управлении кранами
  4. 4 типа систем управления запасами:постоянный и периодический контроль запасов и поддерживающие их системы уп…
  5. 3 совета по управлению запасами в больницах:внедрение процессов отслеживания активов для оптимизации управл…
  6. Что такое инвентаризационный учет? Как это работает, типы учета запасов и многое другое
  7. Штрих-коды против RFID:какая технология сбора данных и отслеживания запасов лучше?
  8. 27 экспертов по управлению запасами раскрывают метод управления запасами №1 для экономии денег на складах
  9. Зачем оцифровывать формы для сбора данных и контрольные списки?
  10. Ключевые параметры для выбора метода 2-осевой прецизионной резки