Закупки в электроэнергетике

В связи с повышенным акцентом на экологически чистую энергию и обязательным соблюдением требований к нулевым выбросам парниковых газов на национальном уровне, запланированным на 2050 г. администрацией Байдена, необходимо предпринять значительные инвестиции для улучшения процессов закупок - более 2 триллионов долларов, по оценкам Министерства энергетики США. .

Значительный процент этих расходов будет сосредоточен в секторе электроэнергетики. Чтобы обеспечить максимальную отдачу от инвестиций, отраслевому управлению закупками необходимо будет использовать передовые методы оптимизации процессов и внедрения технологий следующего поколения. Стремление к оцифровке системы закупок станет основным направлением деятельности электроэнергетической отрасли.

За последнее десятилетие , закупочные организации во многих электроэнергетических компаниях значительно расширили свои возможности, внедрив концепции стратегического снабжения и ища более эффективные способы управления расходами, поставщиками и контрактами. Тем не менее, возможности для улучшения все еще имеются в большом количестве, поскольку функция закупок в коммунальных предприятиях часто развивалась независимо между несколькими операционными подразделениями:

• группа поколений часто имеет собственное централизованное бизнес-подразделение с упором на транзакции. Он управляет расходами на выделенные операции по генерации.
• Закупки для передачи и распределения функции часто сосредоточены на модернизации и обслуживании, а также на новых строительных проектах. В основном они нацелены на соблюдение сроков проекта и, возможно, не имеют стратегической метрики снижения затрат.
• Корпоративные закупки функции чаще функционально согласованы с упором на повседневные закупки, соблюдение условий контрактов, а также на управление жизненным циклом и взаимоотношениями с поставщиками.

Различия в инициативах и целях службы закупок в коммунальных компаниях могут привести к разрозненным операциям и неоптимальной производительности. Анализируя бизнес-процессы, технологии и показатели эффективности, руководство видит значительные несоответствия, а вместе с ними и возможности для улучшения.

Процессы от закупки до оплаты выполняют полный цикл закупок с момента создания заявки на покупку до момента оплаты счета. Полностью интегрированный процесс от закупки до оплаты обеспечит сквозное покрытие и функцию отслеживания.

Как правило, большинство коммунальных предприятий внедрили ручные процессы с ограниченной стандартизацией и интеграцией между операционными подразделениями и поставщиками. В результате компании часто сталкиваются с трудоемкими и дорогостоящими операциями.

На протяжении всего процесса от закупки до оплаты может существовать минимальный уровень автоматизации, требующий высокого уровня ручного взаимодействия. Аналитика расходов должна проводиться каждые несколько лет как постоянная инициатива, чтобы обеспечить больший контроль над затрачиваемыми долларами и производимой стоимостью. Управлению закупками следует изучить такие возможности, как внедрение технологии электронных закупок с перфорированными каталогами, чтобы обеспечить более оптимальное состояние закупок.

Коммунальные предприятия должны запланировать проведение улучшений, чтобы:

• Стандартизация и централизация все транзакционные действия и процессы в организации.
• Внедрение автоматизации и аутсорсинга на протяжении всего процесса закупки до оплаты, включая электронную передачу документов поставщику, портал поставщика с переворотом заказа на покупку и процессы прямой оплаты, управляемые в основном банковской сетью.
• Разработайте сложный процесс утверждения что позволяет принимать соответствующие меры в сфере бизнеса, финансов и закупок.
• Внедрить электронное хранилище документов , маршрутизация и интеграция с кредиторской задолженностью, рабочий процесс утверждения и соблюдение аудиторских, юридических и нормативных требований.
• Инициировать порталы самообслуживания для клиентов и поставщиков, чтобы получить доступ к данным от закупок до оплаты, отправлять счета и получать данные о производительности.

Новые системы помогают в процессе закупок и могут создавать отчеты о результатах для измерения, улучшения и контроля единообразной производительности во всей организации. Желательно, чтобы технология предоставляла единую интегрированную систему, которая полностью автоматизирована и своевременно генерирует аналитику и отчеты для эффективного принятия решений и управления.

Как правило, большинство коммунальных предприятий управляют закупочной деятельностью в функциональных подразделениях в нескольких операционных единицах, сочетая ручные и электронные процессы с базовыми возможностями отчетности. Как правило, коммунальные предприятия используют ручные системы, такие как базы данных Excel или Access, а также приложения планирования ресурсов предприятия (ERP) для поддержки жизненного цикла закупок в нескольких операционных подразделениях.

Значительные инвестиции в технологии необходимо будет сделать в течение следующих трех-пяти лет, чтобы коммунальные предприятия усовершенствовали свои процессы и усовершенствовали существующие системы. Внедрение новых приложений также будет иметь решающее значение для найма, развития и удержания человеческих ресурсов за счет ограниченного кадрового и кадрового резерва. Если ваша технология старше, чем люди, использующие ее, ваш человеческий капитал находится под угрозой. Новое поколение талантов растет на технологиях NextGen и не потерпит устаревшей инфраструктуры поддержки технологий.

Управление основными данными - еще один ключевой фактор успеха, которого часто не хватает в стареющих многосистемных средах.

Учитывая такое положение дел, коммунальные предприятия должны установить свою стратегию в области технологий закупок для реализации:

• Полностью интегрированный глобальный ИТ. системная инфраструктура который включает в себя операции от закупок до оплаты, как правило, включая заявку на проверку возможности, управление контрактами, анализ расходов и отчетность, а также другие соответствующие решения.
• Автоматизированные рабочие процессы , что позволяет авторизовать и стандартизировать запросы и процессы поиска.
• Консолидированное хранилище данных со стандартным форматом, обеспечивающим электронную систему планирования спроса и предложения на базе Интернета.
• Высокоавтоматизированные процессы использование хранения и передачи электронной документации, аналитика расходов и сложная бизнес-аналитика.
• Электронный доступ для стратегических поставщиков к выбранной информации, такой как данные спроса и прогноза, уровни запасов, производственные и проектные графики, а также документация от закупок до оплаты.

Коммунальные предприятия должны иметь возможность измерять производительность своих сетей электроснабжения. Ценные инструменты включают информационные панели для руководителей, сбалансированные системы показателей, ключевые показатели эффективности и сравнительный анализ.

Как правило, у коммунальных предприятий есть некоторые базовые показатели, а также специальные контрольные тесты для измерения эффективности закупок. Однако не существует стандартизированного подхода к оценочным листам закупок и поставщиков. Не существует четко определенных показателей или процессов для последовательного и содержательного отслеживания и отчетности о результатах закупок. Не существует единого определения или общего значения термина «экономия затрат» без последующего подтверждения фактической достигнутой экономии. А операционные компании часто не ценят экономию средств, если они не участвуют в выборе поставщика.

Чтобы обеспечить единообразную систему измерения производительности, коммунальные компании должны двигаться к следующему:

• Функциональное согласование показателей между внутренними организациями, при этом ключевые показатели эффективности отслеживаются на уровне сотрудников, измеряются как количественно, так и качественно.
• Сбалансированная система показателей s для измерения эффективности закупок с отслеживанием хода выполнения, по крайней мере, еженедельно или ежемесячно, и согласованием показателей с общими бизнес-ключевыми показателями эффективности.
• Внешний сравнительный анализ для выявления пробелов в производительности, постановки целей и выявления изменений в процессе, чтобы устранить пробелы.

Поскольку коммунальные предприятия сталкиваются с проблемами, связанными с пандемией, плохой погодой и сокращением кадрового резерва, им необходимо использовать технологии следующего поколения для повышения эффективности закупок электроэнергии. Коммунальные предприятия должны действовать, чтобы извлечь выгоду из имеющегося финансирования и осведомленности общественности, чтобы они могли и дальше эффективно предоставлять электроэнергию общинам, которым они служат.

Сандип Шах - руководитель международной практики консультирования по закупкам, а Т.К. Субраманиан - директор по взаимодействию с Tata Consultancy Services (TCS).