Автоматизация контрактов - ключевой шаг на пути к эволюции цифровой цепочки поставок

Промышленность и логистика столкнулись со сложными и быстро меняющимися условиями во время пандемии COVID-19. Когда в начале 2020 года произошла вспышка эпидемии, компании в США оказались на неизведанной территории. Линии поставок стали напряженными, поскольку предприятия и поставщики медицинских услуг пытались доставить критически важные материалы, такие как средства индивидуальной защиты (СИЗ).

Девять месяцев спустя производственные и логистические компании по-прежнему стремятся преодолеть логистические препятствия, связанные с COVID-19, при этом обеспечивая безопасность работников. Даже сейчас транспортная отрасль готовится доставлять 9 миллионов вакцин Pfizer и Moderna каждый день в рефрижераторах. Чтобы решить проблемы безопасности и максимально ограничить личные контакты, руководители производства и логистики должны уделять приоритетное внимание цифровой трансформации в цепочке поставок. Главным приоритетом для руководителей является защита здоровья и безопасности сотрудников, при этом продолжая работать и доставлять товары в соответствии с графиком. Технологии играют важную роль в достижении этой цели и преодолении сбоев, вызванных вирусом.

Обязательные остановки и новые требования к безопасности на рабочем месте вызвали огромные задержки отгрузки и серьезную нехватку поставок. По данным World CC (ранее IACCM), 59% предприятий были нарушены из-за проблем с цепочкой поставок. Кроме того, процент компаний, у которых от умеренного до серьезного воздействия на выполнение контрактов подскочили с 37% до 60% за две недели в начале пандемии.

Одна из основных проблем, с которой сталкиваются логистические провайдеры при переходе к удаленной работе, - это управление сотнями тысяч цифровых контрактов. Крупные компании, работающие в цепочке поставок, используют различные решения для управления более чем 100 000 документов и контрактов, охватывающих десятилетия работы. Компании должны обеспечить выполнение всех контрактов, защищая себя от юридических и нормативных проблем.

Чтобы облегчить переход к удаленной работе, платформы управления жизненным циклом контрактов (CLM) стали важным инструментом для оцифровки контрактов в организациях цепочки поставок. CLM гарантирует, что вся информация о поставщиках хранится в одном централизованном источнике правды. Кроме того, системы CLM автоматизируют рабочие процессы и отслеживают истечение и возобновление контрактов, поэтому организации могут ускорить процесс утверждения контрактов и максимизировать прибыль.

Согласно исследованию Oxford Economics, автоматизация рутинных задач, таких как оформление документов и управление контрактами, является главной целью руководителей в цепочке поставок. В то время, когда руководители предприятий стремятся оптимизировать операции и сократить расходы, платформа CLM может обеспечить максимальную отдачу от инвестиций в автоматизацию цепочки поставок. Например, CLM позволил одной из крупнейших транспортных компаний США контролировать огромное количество изменений условий поставщиков, связанных с воздействием COVID-19. Внедряя автоматизированную систему CLM, поставщики решений для цепочки поставок могут более эффективно управлять такими вопросами, как даты продления, названные контрагенты, компенсация и условия перевозки.

Помимо эффективности и облегчения доступа к важным документам, автоматизированная среда CLM помогает организациям обеспечивать прозрачность и подотчетность контрактов. Он хранит контракты и записи в облаке, чтобы при необходимости к ним можно было безопасно получить доступ из любого места. CLM повышает прозрачность в организации и позволяет сотрудникам безопасно обмениваться цифровыми документами и согласовывать их в режиме реального времени. Это оптимизирует циклы продаж и резко снижает риск соблюдения нормативных требований. Например, автоматизированная CLM может указать, будет ли отправка отложена, когда в условиях контракта указано, что она должна быть доставлена ​​к определенной дате, или когда поставщик несет финансовую ответственность. Таким образом, поставщик может ускорить доставку, чтобы уложиться в срок, или, по крайней мере, уведомить другую сторону о том, что товар будет доставлен с опозданием.

В ответ на пандемию производители потребовали большей прозрачности цепочек поставок своих поставщиков. Инновации ускоряются на каждом этапе цепочки поставок из-за проблем, связанных с COVID-19. Более чем когда-либо автоматизация применяется во многих аспектах цепочки поставок, чтобы работать более автономно. CLM остается ключевым элементом цифровой эволюции цепочки поставок за счет оптимизации контрактных процессов.

Когда начинается распространение вакцины против COVID-19, цепочка поставок снова проходит испытания. Благодаря правильным технологиям и инструментам CLM для отслеживания грузов, температуры грузовиков и управления миллионами поставок грузовые компании смогут эффективно доставлять вакцины по всей стране.

Благодаря CLM лидеры цепочки поставок имеют большую гибкость при рассмотрении и утверждении контрактов из любого места, что сокращает время обработки и позволяет цепочке поставок двигаться вперед в эти неспокойные времена. Но поиск эффективных решений может оказаться серьезным мероприятием. Поставщики цепочек поставок, заинтересованные в автоматизированной CLM, должны начать свой поиск со сторонней исследовательской фирмы, желательно на основе реального опыта клиентов. Эти источники предоставляют реальную информацию, не говоря о маркетинге, как о возможностях, так и об опыте работы с клиентами, которую руководители цепочки поставок могут использовать, чтобы сосредоточиться на правильном поставщике CLM.

Колин Эрл - технический директор Agiloft .