Четыре способа использования электронных коносаментов для цепочки поставок

Коносамент - один из важнейших документов в логистической отрасли. Он защищает потребности трех основных сторон транзакции - грузоотправителей, перевозчиков и розничных продавцов - на всех этапах процесса. Однако физические BOL увеличивают время привода и ожидания и могут привести к неточностям в доставке.

В то время как бумажная работа с документами долгое время была распространенной формой коммуникации в отрасли цепочки поставок, ожидается, что электронные BOL станут стандартом для продвижения вперед. Они обеспечивают заметность и эффективность для грузоотправителей, перевозчиков и розничных продавцов, а также снижают риски для здоровья и безопасности водителей, освобождают пространство и снижают воздействие на окружающую среду.

Видимость

Потеря упаковки из виду в процессе доставки может расстроить потребителей. Поставщики и розничные продавцы чувствуют то же самое, когда не могут найти грузовик с предполагаемым грузом. Пока цепочка поставок продолжает полагаться на физические BOL для передачи важной информации, такой как местоположение водителя и время ожидания, задержка этой информации будет существовать. Электронные BOL обеспечивают четкую и точную информацию от момента получения до высадки. Предоставляя информацию в режиме реального времени, грузоотправители, перевозчики и розничные продавцы могут принимать в режиме реального времени решения о доставке материалов на заводы-производители, участии в планировании пополнения запасов, обработке жалоб клиентов и обеспечении своевременной оплаты. Но для обеспечения прозрачности интеграция электронных BOL должна быть принята каждым партнером в цепочке поставок. Без отраслевой стандартизации сложность системы, управление данными и взаимодействие станут еще более сложными.

Эффективность

Так же, как светофор или пробка во время поездки, физические BOL влияют на время, в течение которого перевозчик находится в пути. Если требуется войти в кабину и выйти из нее, чтобы доставить физические BOL, водители могут почувствовать, что тратят больше времени на поиск бумаги, чем на дорогу к следующей остановке. Использование электронных BOL, напротив, позволяет водителю оставаться в кабине, доставляя и получая необходимую информацию, сокращая время, затрачиваемое на ожидание утверждения и подписания физических BOL. Эти преимущества оказываются полезными не только для водителя, но также для перевозчика, отправителя и получателя.

Кроме того, электронные BOL генерируют важные данные с помощью ключевых показателей эффективности (KPI), включая количество часов в пути, среднее время загрузки и уровни запасов. Хотя многие компании отслеживают ключевые показатели эффективности для отслеживания общего опыта клиентов, данные также важны для обеспечения бесперебойной работы. Часто менеджеры по отгрузке используют его, чтобы снизить вероятность закрытия предприятия из-за нарушения нормативных требований или для предотвращения того, чтобы у групп закончились запасы на складе.

Устойчивое развитие

Фраза «тонуть в бумажной волоките», несомненно, пришла из отрасли цепочки поставок. Хотя BOL являются наиболее важным документом, в конце дня их часто бросают в коробку, на полку или на склад. В результате компании вынуждены приобретать дополнительное пространство для хранения тысяч ящиков, накопленных за год. Напротив, электронные BOL могут храниться на компьютере, внешнем жестком диске или даже в облаке, что позволяет экономить место и может служить более важным целям для компании или сообщества. Более того, отказ от бумаги значительно снижает воздействие на окружающую среду.

Здоровье и безопасность

В условиях нынешней пандемии личные контакты нецелесообразны. Однако использование физических BOL вынуждает водителей попадать в опасные ситуации, подвергая опасности себя и других. Каждая остановка требует, чтобы водитель встречал несколько человек, в том числе в будке охраны, главном офисе и погрузочной платформе. Со временем эти возрастающие взаимодействия значительно повышают фактор риска для водителя. Используя электронные BOL, водители могут оставаться в кабине, продолжая обмениваться необходимой информацией, без необходимости личного общения.

В последние годы электронные BOL стали более популярными, и не без оснований. В связи с воздействием COVID-19 на отрасль грузоотправители, перевозчики и розничные торговцы ищут способы обеспечить безопасность своих сотрудников и своевременность доставки. Электронные BOL обеспечивают большую видимость, эффективность, здоровье и безопасность. Но только время покажет, как скоро они станут отраслевым стандартом.

Уилл Чу - соучредитель и генеральный директор Vector, платформы для бесконтактной доставки и доставки грузов.