Раскрытие потенциала управления освоенным объемом

Управление прибавочной стоимостью (EVM), которое включает сравнение запланированных бюджетов с фактическими затратами и выполненными работами, было основным методом управления проектами на протяжении более полувека. Благодаря сочетанию масштабов проекта, времени и стоимости, он стал известен после ядерной программы ВМС США Polaris, которая привела к значительному усовершенствованию системы учета затрат по проектам, используемой в контрактах Министерства обороны США.

В настоящее время обслуживающие подразделения и военные подрядчики используют один или несколько сложных методов для разработки плана проекта, присвоения показателей стоимости запланированным работам и установления правил для количественной оценки выполненных работ и привязки их к событиям ликвидности или платежам. Поскольку EVM является эффективным инструментом для управления проектами в масштабе предприятия, некоторые организации внедрили программу EVM для повышения внутренней эффективности и подотчетности. Другие участники цепочки поставок Министерства обороны могут быть обязаны по контракту составлять отчеты по EVM.

Поскольку требования к отчетности могут быть конкретными для каждого агентства, филиала или контракта, корпоративное программное обеспечение становится необходимым, чтобы помочь компаниям внедрить методы EVM, соответствующие их обстоятельствам, даже если они работают на несколько государственных органов.

Обеспечьте непрерывность управления проектом

Программы EVM варьируются от простых внутренних процессов для своевременной и бюджетной реализации проектов до сложных многолетних договоренностей по системному проектированию или поддержанию жизненного цикла. Компания должна учитывать, насколько критичны для бизнеса более детальные элементы управления проектами и учета затрат. Не всем компаниям требуется одинаковый уровень строгого бюджетирования и прогнозирования или сбора данных о затратах и ​​достигнутом прогрессе.

Управление проектами - это инструмент, помогающий организациям управлять своими операциями. Если подробный график расходов не требуется, подойдет базовое управление проектом без бюджетирования и прогнозирования. Несмотря на наличие серых областей, на этом континууме есть несколько отличных точек остановки:

Решения, ориентированные на защиту. Некоторые корпоративные программные решения специально разработаны с учетом требований EVM оборонного подрядчика, где пользователи могут создавать контролируемые бюджеты и текущие прогнозы или оценки к завершению (ETC). Прогнозируемые суммы могут быть основаны на материалах, необходимых для доставки конечных товаров заказчику, запланированных часах ресурсов и ручных записях.

Прогнозируемые значения можно планировать линейно на протяжении всего проекта, распределять с использованием любого количества геометрических кривых или вводить вручную в определенные периоды. Программное обеспечение может собирать точные затраты на вспомогательные мероприятия, такие как проектирование или управление проектами, а также производственные затраты на закупки и производство по их конкретным элементам структурной декомпозиции работ (WBS). Кроме того, каждый WBS-элемент может получать информацию о ходе работы по завершении работы.

Правильно настроенная проектная ERP может автоматизировать метрики EVM с минимальным вмешательством человека, предоставляя организациям представление о том, как они работают в рамках своего бюджета, без каких-либо усилий, кроме выполнения обычных функций в программном обеспечении, таких как покупка и оплата времени.

Программное обеспечение для управления проектами. Автономное программное обеспечение для управления проектами имеет свои плюсы и минусы для EVM. Он позволяет компаниям измерять как затраты, так и выполнение графика, а также предоставляет инструменты для анализа и представления данных о производительности в сравнении с бюджетом и графиком. Обратной стороной, однако, является то, что эти данные хранятся в отдельном хранилище от программного обеспечения для планирования ресурсов предприятия (ERP), которое представляет собой корпоративную систему записи, в которой происходят бизнес-транзакции и которые передаются в централизованную отчетность для руководителей высшего звена.

Project ERP. Программное обеспечение ERP могло развиваться в сфере серийного производства, но некоторые продукты ERP перешли на бизнес-модели, в большей степени ориентированные на проекты. Project ERP удовлетворяет потребности таких сред, как производство на заказ, исследования и разработки, проекты инфраструктуры предприятия, а также строительство или разработка новых продуктов. Он поддерживается другими функциями ERP, такими как планирование, сбор затрат и составление графиков. Это интегрированное решение имеет более высокий уровень сложности и предлагает больше преимуществ, чем отдельное программное обеспечение для управления проектами.

Продукты Project ERP позволяют эффективно управлять проектом в течение его жизненного цикла, разрабатывать гибкие рабочие пакеты или WBS, создавать бюджеты (включая запланированные часы / затраты / доход), собирать различные значения затрат / часов / доходов, планировать и контролировать действия, а также оказывать поддержку такие услуги, как проектирование и администрирование, а также многие другие функции.

Но у ERP проекта есть ограничения. Многие из этих решений будут планировать затраты равномерно на протяжении всего проекта, если только они специально не настроены для другой работы. Компания не должна предполагать, что только потому, что ее поставщик ERP предлагает возможности EVM, она лицензировала эту часть программного обеспечения или что она отвечает всем ее потребностям. Если для этого требуется календарный график расходов, а также инструменты для расчета и планирования частей, которые должны быть построены в правильное время, он должен задавать сложные вопросы, чтобы гарантировать получение этих выгод.

Помните об особых требованиях

Даже среди подрядчиков федерального правительства многим компаниям может не понадобиться такой уровень сложности, предполагающий тщательное планирование, когда расходы и доходы так тесно привязаны к конкретным месяцам. В настоящее время компании часто используют автономное программное обеспечение, такое как Microsoft Project, для управления информацией о проектах. Некоторые не используют специальное программное обеспечение для проектов и вместо этого отслеживают результаты в таблицах. Этому методу не хватает изощренности, но вместо этого такие компании могут просто управлять проектами клиентов или мероприятиями по управлению программами, используя менее сложное ERP-решение для проектов.

Компаниям с более высокими требованиями могут потребоваться возможности прогнозирования решения EVM ERP, которое позволяет им составлять календарь, составлять бюджет и повторно прогнозировать. Это обеспечит контроль изменений и четкое представление календарного бюджета.

Избегайте распространенных промахов при выборе

Ошибки часто возникают, когда исполнительные группы определяют свои требования к программному обеспечению EVM, а также когда они оценивают и в конечном итоге внедряют решения. Во-первых, делаются неверные предположения. Компании часто делают предположения, основываясь на том, как, по их мнению, должно работать программное обеспечение. Например, они предполагают, что получают календарный график затрат, а могут и не получать. Даже если у программного обеспечения есть возможность рассчитать стоимость и график для деталей, которые будут построены в нужное время, это не гарантирует, что прогнозируемые затраты будут в правильные периоды или правильные значения для этих периодов. Компании должны учитывать это требование в своей сфере. Только потому, что модуль управления проектами планирует деятельность, не предполагайте, что он будет планировать расходы в желаемый период.

Компании также должны убедиться, что они понимают основы EVM и то, как программное обеспечение решает эту проблему. Многие имеют конкретное и уникальное мнение о требованиях к EVM, и полезно повторно посетить исходный материал, регулирующий эти требования. Вполне возможно, что программное обеспечение может эффективно удовлетворять требованиям иным образом, чем это делается в настоящее время. Помните об этом при оценке предложений.

В-третьих, важно учитывать доход от инвестиций в результате автоматизации процессов EVM. Система EVM может исключить работу, не добавляющую добавленной стоимости, на протяжении всего проекта ERP. После того, как WBS настроен в программном обеспечении, легко скопировать этот шаблон и ввести требования для новых проектов. Это позволяет вам сделать шаг назад и позволить остальным функциям ERP и планирования идти своим путем, собирая информацию в проектах с помощью других функций в приложении. Такой простой подход к использованию проектов ERP может принести значительную пользу без вложений в более сложную настройку.

Знайте свои цели и ожидания

Дело в том, что важные компании понимают, сколько деталей требуется для EVM, и что они взвешивают свои текущие требования и потребность в этом. Не существует единого программного обеспечения, которое бы отвечало всем целям компании, но сложное решение может помочь вам в этом. Однако компании должны учитывать, сколько времени, энергии и инвестиций потребуется, чтобы оправдать их ожидания.

Кристофер Каммингс - аналитик приложений IFS в Северной Америке.