Conexiom:измерение влияния стопроцентной точности при вводе данных

Какую частоту ошибок вы считаете приемлемым риском для удовлетворенности и лояльности клиентов...

В сложном мире логистики цепочки поставок быстрая отправка нужного продукта в нужном количестве является конкурентным преимуществом. Для любого оптового производителя или дистрибьютора этот процесс должен быть максимально быстрым и безошибочным. Но это нелегкий подвиг. Когда вы , есть много моментов, когда процесс ввода данных и обработки заказа может пойти не так.

Проблемы с ручным вводом данных

Любая ошибка — плохая новость. Неэффективность и ошибки могут привести к задержке цикла заказов, более медленным платежам, снижению размера прибыли и снижению лояльности клиентов. К сожалению, большинство организаций по-прежнему полагаются на ручную обработку заказов на продажу. Большинство заказов поступает по электронной почте, некоторые из этих заказов могут состоять из сотен строк, что делает ручной ввод данных и обработку заказов настоящей проблемой. Для большинства заказов требуется как минимум одно или несколько ручных прикосновений, прежде чем они будут преобразованы в заказы на продажу. Но каждый случай человеческого вмешательства создает возможность для естественных человеческих ошибок. Несмотря на самые лучшие намерения, ошибки неизбежны.

Улучшение процесса ввода заказов

Лучшее решение? Реализовать максимальное усовершенствование процесса ввода заказов и полностью исключить человеческий фактор из обработки заказов, сохраняя при этом передачу данных в систему ERP. Использование EDI и веб-порталов — хорошее решение для небольшого числа клиентов. Но для заказов, отправленных по электронной почте (а это подавляющее большинство заказов), бесконтактная автоматизация заказов на продажу — это способ беспрепятственно преобразовать заказы на покупку в файлы .

Однако поиск правильного решения — это нечто большее, чем просто компонент автоматизации. Речь идет о поиске решения, обеспечивающего 100% точность в . Почему? Учитывайте влияние меньшей точности. Представьте, что ваш давний клиент Билл размещает один заказ на 300 позиций. При точности 98% это приведет к паре ошибок. Легко понять, почему Билла это не впечатлило. Он может быть даже настолько расстроен, что решит заняться своим бизнесом в другом месте.

Точность обработки заказов имеет ключевое значение

Прежде чем это произойдет, давайте изучим влияние усилий по разрешению проблем. Во-первых, это затраты на дополнительную работу по устранению ошибок. На получение не очень приятного звонка от Билла уходит время, а также на просмотр заказа на продажу, сравнение его с первоначальным заказом клиента и выявление ошибки. И поскольку это чрезвычайная ситуация, ситуация также требует, чтобы вы нажимали паузу при вводе других заказов клиентов, пока проблема не будет решена.

После того, как нужные товары собраны в срочный заказ и проверены дважды (потому что вы не можете допустить еще одну ошибку), заказ отправляется на склад для комплектации и упаковки. Тогда есть стоимость срочной перевозки. В конце концов, вы должны получить там нужные продукты без дальнейших задержек. Заставить Билла ждать дольше, чем необходимо, это только разозлит его, поэтому цена не имеет значения.

Затем следует решение о том, что делать с неправильным продуктом. Это может включать плату за обратную доставку или списание материалов. Иногда в счете-фактуре есть корректировка цены либо для правильных товаров, либо иногда из доброй воли, чтобы получить второй шанс. Тогда пришло время вернуться к обработке узкого места заказов, которые накапливались, пока вы выкапывались из этой неразберихи.

Короче говоря, штрафные расходы складываются. Быстро. автоматизированный ввод данных и обработка заказов, которые являются точными на 100%, верно и обратное. Без ошибок нет растущих дополнительных затрат. И Билл остается довольным. Но более того, вы активно открываете сбережения. Когда вы модернизируете процесс преобразования входящих электронных документов в 100 % точные и машиноемкие транзакции, вы извлекаете огромную выгоду из неиспользованной ценности для бизнеса.

Улучшения ввода данных:Conexiom и Diversey:

Например:с Diversey платформа Conexiom устранила ручной ввод 87% строк заказов (всего 1,9 миллиона). Раньше для ручного ввода заказов требовалось 57 FTE. Теперь 50 из этих 57 могут вместо этого сосредоточиться на деятельности, которая повышает уровень обслуживания клиентов и увеличивает долю рынка. При этом ввод данных и обработка заказов происходят быстрее, чем раньше, с меньшим количеством ошибок.

Улучшения ввода данных:Conexiom и Grainger:

Платформа Conexiom сократила время между отправкой заказа по электронной почте и отправкой груза до 15 минут. 95% заказов обрабатываются менее чем за две минуты без ошибок. 83% заказов не требовали вмешательства персонала, а стоимость заказа снизилась с 4,50 до 0,96 доллара. .

Когда дело доходит до ввода данных и обработки заказов, устранение ошибок стоит дорого. Они разрушают любую надежду на прибыль от сделки и стоят вам денег. Хуже того, вы можете потерять клиента. Затраты на привлечение новых клиентов намного выше, чем на удержание существующих клиентов, поэтому это проигрышное предложение. И именно поэтому выбор решения с точностью менее 100 % неприемлем для современного бизнеса.