Пять рисков, связанных с неэффективным управлением контрактами

Согласно исследованию, проведенному Международной ассоциацией контрактного и коммерческого управления (IACCM), средняя компания теряет около 10 % годовой выручки из-за плохой практики управления контрактами.

Стремясь к росту, компании сталкиваются с увеличением объема контрактов. Это большая проблема — пока она не станет настоящей проблемой. Если в процессе управления контрактами в организации есть какие-либо присущие недостатки, чем больше контрактов, тем больше шансов, что эти недостатки вызовут проблему.

Некоторые проблемы доставляют незначительные неудобства, но другие в конечном итоге перерастают в серьезные кризисы. В 2013 году Facebook не удалось обнаружить нарушения своих договорных условий со стороны Cambridge Analytica, и вызванная этим огласка привела к падению ее акций, уничтожив рыночную стоимость в размере 150 млрд долларов в течение 90 минут после сообщения о прибылях и убытках.

Иногда руководителям требуется кризис, чтобы оценить риски работы без надежной системы управления жизненным циклом контрактов (CLM). Слабый контроль доступа, несоблюдение сроков, несоблюдение требований, неэффективные рабочие процессы утверждения и неэффективная отчетность могут привести к серьезным последствиям. Плохой CLM также может вызвать незаметное, но постоянное снижение прибыльности. Согласно исследованию, проведенному Международной ассоциацией контрактного и коммерческого управления (IACCM), в среднем компания теряет около 10% годового дохода из-за плохой практики управления контрактами. Стандартная маржа прибыли составляет около 10 %, и даже сокращение этого убытка вдвое может увеличить маржу прибыли на 50 %.

Давайте подробнее рассмотрим пять основных рисков, связанных с неэффективными контрактными процессами:

1. Слабый контроль доступа

Кажется очевидным, что только люди и организации, которым необходим доступ к информации, должны иметь доступ, но многие компании не прописывают точно ограничения доступа. Чрезмерный доступ может привести к тому, что недобросовестные сотрудники неправильно обработают информацию или уйдут с ценной интеллектуальной собственностью, информацией о ценах или конфиденциальными данными клиентов и сотрудников. От кражи данных своими сотрудниками пострадало гораздо больше организаций, чем от внешних хакеров.

Лучшее на сегодняшний день программное обеспечение CLM предотвращает это с помощью детального контроля разрешений, который обеспечивает точный доступ к просмотру и редактированию для групп пользователей, включая динамические фильтры для удовлетворения конкретных потребностей в доступе различных отделов, подразделений, групп и категорий сотрудников. Лучшие системы позволяют настраивать многоуровневые элементы управления доступом, которые надежно разделяют данные для удовлетворения уникальных потребностей организации.

2. Сорваны сроки

Лицензионные соглашения обычно ограничивают время, в течение которого компания может использовать интеллектуальную собственность, принадлежащую другой стороне. Если компания допускает истечение срока действия соглашения — случайно или преднамеренно — но продолжает использовать продукт, она подвергает себя риску ответственности. С другой стороны, если компания настроит автоматическое продление и упустит ее из виду, она может платить за услугу, которая ей больше не нужна.

Компания, которая лицензирует интеллектуальную собственность, также должна быть в курсе этих окон доступа. В противном случае он теряет доход каждый день, пока не замечает истечения контракта. А если компания предоставляет услуги клиентам, у которых больше нет действующих контрактов на поддержку, она теряет еще больше.

Некоторые системы управления контрактами активно помогают предотвратить эти проблемы. В отличие от тех, у которых есть функция только репозитория, эти решения могут активно отслеживать контракты и предупреждать сотрудников о приближающихся сроках, чтобы организация могла защитить свой бизнес и оптимизировать доходы.

3. Нарушения соответствия

Компании тратят значительные ресурсы на решение таких проблем, как необоснованные расходы и соблюдение нормативных требований. Но во многих случаях люди по-прежнему не выполняют договорные обязательства в кратчайшие сроки. Как обнаружил Facebook, включение способов отслеживания соблюдения условий контракта не менее важно. Хорошо продуманная система CLM требует, чтобы контракты соответствовали определенным условиям по мере их прохождения через процесс утверждения, а также может регистрировать события и действия по мере их возникновения, автоматизируя документирование соответствия.

Для соответствия нормативным требованиям решение CLM помогает проверять текущие контракты, чтобы убедиться, что в них есть соответствующие положения, касающиеся конфиденциальности данных, арбитража, конфиденциальности или других правил, влияющих на бизнес. Команда юристов может быть автоматически уведомлена о необходимости заполнить любые пробелы, обновить контракты на соответствующем языке и связаться со сторонними лицами, подписавшими договор.

Решение CLM помогает гарантировать, что в контрактах четко определены обязательства по исполнению, которые система может отслеживать и контролировать. Простым примером являются условия оплаты:хотя у большинства компаний в контрактах указаны сроки платежа со штрафами за несоблюдение сроков, многие не могут отследить эти просроченные платежи, не говоря уже о применении штрафов. Со стороны предложения одной из наиболее распространенных форм операционного несоблюдения является переплата из-за того, что не отслеживается объем или другие скидки, оговоренные в контракте. Автоматизированный CLM предотвращает возникновение обеих этих проблем.

4. Неэффективный рабочий процесс утверждения

Проблемы с рабочим процессом утверждения могут задержать и даже разрушить сделки. Если утверждающий находится в отпуске или не видит срочное электронное письмо, это может привести к срыву срочных сделок. Даже если четкого срока нет, узкие места в утверждении вызывают сбои в потоке сделок, что приводит к разочарованию и потере бизнеса.

Надежная система управления контрактами уменьшает трения за счет автоматизации сложной маршрутизации утверждения контрактов, включая последовательное, параллельное и условное утверждение. Лучшие системы интеллектуально подталкивают, направляют и передают запросы на утверждение, чтобы гарантировать, что незамеченное электронное письмо или отпуск не остановят процесс. Наступила эпоха цифровых технологий, поэтому возможности законной электронной подписи, предоставляемые интеграцией с DocuSign и Adobe Sign, больше не являются необязательными.

Хорошим примером компании, которая уменьшает трения в своем рабочем процессе утверждения и управлении контрактами в целом, является компания TaylorMade, специализирующаяся на гольфе. Имея более 6000 высокочувствительных контрактов для управления, система CLM компании обеспечивает автоматическое уведомление об изменениях в контрактах, соглашениях об уровне обслуживания и требованиях соответствия. Юристы могут входить в систему со своих мобильных устройств, чтобы просматривать контракты, оставлять комментарии и подписывать их в цифровом виде за считанные минуты, поэтому контракты могут проходить через цикл утверждения без задержки.

5. Неэффективная отчетность

Руководителям нужны отчеты по конкретным компаниям, основанные на KPI, которые заранее уведомляют о потенциальных проблемах до того, как они превратятся в катастрофы. Во многих программах для управления контрактами особое внимание уделяется репозиторию или функции управления контентом. Проблема с этим подходом заключается в том, что если данные активно не превращаются в действенные отчеты, уязвимости, как правило, остаются незамеченными до тех пор, пока не возникнет проблема.

Напротив, лучшее программное обеспечение CLM предлагает полностью настраиваемую отчетность для владельцев бизнеса. Например, юридическая группа может захотеть увидеть общий профиль рисков по всем контрактам и отметить проблемные, операционная группа может захотеть увидеть, насколько хорошо контракты проходят через жизненный цикл, и выявить препятствия, а руководители продаж могут быть заинтересованы в будущих возможностях получения дохода. и важные контракты, подлежащие продлению.

Автор Колин Эрл, генеральный директор Agiloft, Inc.