Масштабирование RPA:прежде чем автоматизировать процессы, улучшите их

Возможно, поставщики RPA слишком сосредоточились на спросе, а не на предложении. Кроме того, как только поставщики услуг уходят, предприятия остаются на произвол судьбы, часто с небольшим штатом сотрудников.

Когда мы на работе занимаемся повседневными делами, мы редко останавливаемся и размышляем о том, как возникла наша роль или почему мы поступаем именно так, а не иначе.

Но это довольно интересно; на самом деле то, как мы работаем сегодня, является результатом многовековых размышлений о том, как нам лучше работать.

От «разделения труда» Адама Смита до «Шести сигм» Motorola наши рабочие процессы подвергались бесчисленным изменениям.

Новое трудовое законодательство, экономические факторы и постоянно развивающиеся технологии также означают, что наши процессы должны постоянно меняться и при необходимости адаптироваться.

Роботизированная автоматизация процессов (RPA) — один из последних агентов изменений, переопределяющий наши рабочие процессы. Несмотря на то, что вокруг RPA много шумихи, его преимущества — при правильном применении — очень интересны. Прежде всего, RPA обещает оцифровать рудиментарные процессы, основанные на правилах, что позволит сотрудникам сосредоточиться на более сложных задачах; естественно, это стало настоящей находкой для бэк-офисных операций. Таким образом, интерес со стороны предприятий растет в геометрической прогрессии. По данным HFS Research, в 2018 году мировой рынок RPA достиг 1,7 млрд долларов США.

Не удалось запустить

Тем не менее, HFS Research совместно с KPMG провела еще одно исследование, чтобы понять, как на самом деле развивается взаимодействие RPA между предприятиями:это не все радуги и единороги.

По данным HFS, несмотря на оценку поставщиков более чем в миллиард долларов, рынок RPA все еще находится в зачаточном состоянии, а стратегии внедрения не приносят результатов:только 13 % корпоративных инициатив RPA достигают масштаба всей организации.

Проблема масштабирования RPA многогранна; организации борются с нехваткой опытных талантов; они не понимают, какие технологии необходимы, и не могут оценить процессы до их автоматизации.

Игра с обвинением

Возможно, поставщики RPA были слишком сосредоточены на спросе, а не на предложении; также после того, как поставщики услуг уходят, предприятия остаются на произвол судьбы, часто с небольшим штатом специалистов.

Очевидно, что производители RPA хотят рекламировать преимущества своих решений, но нельзя не заметить, что возникли определенные мифологии. По словам Елены Кристофер, вице-президента по отраслевым исследованиям и RPA в HFS Research, пора извлечь выгоду из большого ажиотажа вокруг RPA.

«Да, вы можете получить преимущества от RPA в краткосрочной перспективе, но это также может стать чем-то вроде уловки-22», — пояснил Кристофер. «Если все поставщики и предприятия просто внедряют автоматизацию и накладывают ее на ручные процессы, не меняя процесс на самом деле, конечно, вы можете настроить и запустить его довольно быстро, но это может быть совсем не то, что вы хотите. С другой стороны, если вы потратите немного больше времени на размышления о том, чего хотите достичь, вы получите более высокую отдачу от инвестиций».

Поставщики также могут слишком часто использовать стандартизированный подход, думая о том, чтобы автоматизировать процессы, в которых они обычно хороши. Вместо этого поставщики должны думать о проблемах, уникальных для их клиентов.

Однако, по словам Кристофера, когда дело доходит до выбора процессов для автоматизации, сами предприятия должны быть в авангарде.

«Именно предприятие, а не поставщик, больше всего знает о процессах, — пояснила она. «Таким образом, именно они должны судить, находится ли процесс в хорошем состоянии или с ним есть проблемы.

«Поставщик услуг, безусловно, может предоставить нужные инструменты и стимулы, чтобы помочь в идентификации, но именно предприятию действительно нужно подойти к столу и определить, какие процессы являются подходящим кандидатом для автоматизации».

Автоматизация неэффективности

По словам Кристофера, похоже, что в спешке с внедрением RPA предприятия могут не использовать комплексный подход к автоматизации и не всесторонне изучить процессы перед их автоматизацией.

«Я слышал, что многие предприятия действительно признают это», — сказал Кристофер. «Перед одним из наших недавних круглых столов по интеллектуальной автоматизации я ходил по комнате, разговаривая с руководителями разных компаний, и многие из них признались, что, когда они только начинали, они смотрели на процессы и говорили:«Давайте просто поменяем автоматизацию». затем они понимают, что у них просто другая форма работника, выполняющего ту же работу».

Кажется, что предприятия первыми предлагают решение, прежде чем определить проблему. «Автоматизацию следует рассматривать как возможность значительного улучшения процессов», — добавил Кристофер.

Оценка процессов

Это, конечно, немалый подвиг. Предположим, например, что вы являетесь многонациональным производителем и хотите улучшить процесс обработки заказов и оплаты. От ввода заказа до доставки товаров и получения платежей — это огромный проект. Прежде чем автоматизировать, вам нужно многое узнать; где время между доставкой и выставлением счета слишком велико и почему? На каких этапах требуется ручная и трудоемкая доработка? Как часто происходят ненужные блокировки доставки и отмены заказов?

В беседе с Information Age Алекс Ринке, генеральный директор Celonis, компании, занимающейся технологиями добычи полезных ископаемых, поделился некоторыми своими мыслями; его фирма помогает предприятиям бороться с плохими процессами. В свое время он слышал о многих неудачных инициативах РПА; и часто это происходит потому, что предприятия не понимают своей неэффективности до внедрения автоматизации.

Celonis также сотрудничает со всеми громкими именами в области RPA:Automation Anywhere, Blue Prism и UiPath, и это лишь некоторые из них.

По словам Ринке, интеллектуальный анализ процессов, тип интеллектуального анализа данных, который выявляет закономерности в данных журнала событий, может помочь предприятиям использовать более стратегический подход к автоматизации. «Это действительно помогает визуализировать деятельность», — сказал он. «Это помогает понять, как взаимосвязаны процессы; он создает карту того, что сотрудники делают и где они застревают».

Оценивая процессы, Ринке утверждал, что предприятия могут сбалансировать плюсы и минусы автоматизации; а лучше перейти к разработке ботов.

«Наш клиент Vodafone смог успешно повысить автоматизацию своего бухгалтерского отдела», — заявил Ринке.

С 446 миллионами клиентов Vodafone является одной из крупнейших телекоммуникационных компаний в мире и, естественно, имеет дело с сотнями тысяч транзакционных данных. Благодаря интеллектуальному анализу процессов компания Vodafone добилась больших успехов:в рамках инициативы «Бесконтактная автоматизация счетов-фактур» их уровень автоматизации счетов-фактур увеличился примерно с 13 % до примерно 40 % (данные за март 2018 г.).

«Вы не можете просто добиться этого с помощью одного только RPA, вы должны внимательно посмотреть на то, что происходит, а затем принять необходимые стратегические меры», — пояснил Ринке.

Однако хотя поставщики и партнеры RPA, такие как Celonis, могут предоставить полезные инструменты и предварительно настроенные приложения, чтобы по-настоящему понять процессы, предприятиям также придется развивать и применять свой собственный опыт.

Интерпретация процессов и сбор данных о событиях требуют набора технических навыков, поэтому организациям действительно потребуется задействовать свой опыт работы с данными.

Также очень важно правильно укомплектовать сотрудников RPA и получить определенную приверженность подходу, основанному на данных и аналитике, для обработки информации и изменений. Вам нужно собрать их и сказать:«Теперь это часть вашей работы», иначе у вас будут проблемы с масштабированием RPA.