Масштабируйте свою программу автоматизации с помощью этой 7-компонентной платформы

Весь рынок роботизированной автоматизации процессов (RPA) сталкивается с широкими системными проблемами, которые могут замедлить масштабирование автоматизации.

По данным Forrester, к 2021 году рынок RPA достигнет 2,9 млрд долларов. Быстрый рост RPA происходит вместе с экосистемами, которые становятся все более сложными из-за новых технологий и все труднее ориентироваться из-за новых правил конфиденциальности, устаревших систем и более жестких бюджетов.

Организации не могут игнорировать эти проблемы, и использование технологий не заставит их исчезнуть.

Хотя учебника «как масштабировать автоматизацию» не существует, мы создали основу, которую вы можете использовать для управления своим ростом. Каждая компания уникальна, но эта структура обеспечивает основу для вашего пути к цифровому преобразованию.

Следующая структура из семи столпов основана на системных проблемах, с которыми сталкиваются многие компании, а также на общих стратегиях, которые они разделяют. Однако путь, по которому вы идете — от разработки видения до организации, ориентированной на автоматизацию, — уникален для вас. .

Основной элемент 1:исполнительное видение

Когда компании переходят от конкретных решений с несколькими программными роботами к масштабам предприятия, они часто обнаруживают, что поддержка высшего руководства, которая у них когда-то была, сократилась.

Существуют барьеры, с которыми столкнется каждая организация, прежде чем перейти к автоматизации. Во-первых, автоматизация — это когда ваша организация рассматривает, как роботы могут помочь, прежде чем решить проблему или завершить процесс. Постоянная поддержка руководства — лучший способ преодолеть возникающие барьеры.

Многие организации начинают с поддержки топ-менеджеров, но со временем не могут поддерживать ее. Выяснение того, почему он исчезает и как мы его поддерживаем, требует плана, основанного на дизайнерском мышлении, для создания целостной экосистемы автоматизации, а не только технологии как автономного решения.

Чистого технологического потенциала или мастерства может быть достаточно, чтобы ослепить, но этого недостаточно, чтобы завоевать доверие. Для поддержания поддержки топ-менеджеров необходимо разработать и сформулировать концепцию, которую руководители смогут поддерживать на каждом этапе пути.

Это видение должно появиться на пересечении бизнес-целей и технологических возможностей. Организации могут преодолеть этот разрыв только с помощью искусства возможного, которое позволяет компаниям отдавать приоритет прогрессу, а не перфекционизму.

Сосредоточение внимания на том, чего мы можем достичь сегодня и завтра, а не на отдаленной абстрактной цели, — вот что делает этот столп основополагающим. Эксперты RPA знают, что автоматизация может служить бизнес-целям, но масштабирование требует демонстрации этой реальности руководителям.

Помогите своему высшему руководству разобраться в основных проблемах, лежащих в основе текущих процессов. Эти проблемы, когда-то сформулированные с помощью искусства возможного, могут привести к новым, трансформационным методам.

Направляйте руководителей через то влияние, которое они могут оказать. Продемонстрируйте, что им нужно сделать, где им нужно переосмыслить подходы и где можно применить технологию.

Основной элемент 2. Операционная модель автоматизации

Для реализации вашего видения требуется операционная модель автоматизации, охватывающая весь бизнес. Задача трансформации всей организации не под силу небольшой команде сторонников RPA, даже при поддержке руководства.

Операционная модель автоматизации должна включать все необходимые заинтересованные стороны и потенциальные зависимости. Создание роботизированного центра передового опыта (CoE) является ключевым компонентом, но это только часть операционной модели автоматизации. Эта модель реализует поддержку развертывания, масштабирования и преобразования RPA на протяжении всего цикла разработки программного обеспечения.

Эта операционная модель включает несколько взаимосвязанных компонентов: 

• Бизнес, в котором существует целевой процесс

• ЦО, в котором находится экспертиза в предметной области

• ИТ-команда, которая внедряет роботов в производство

• Группа внутреннего аудита, которая следит за безопасностью и финансами

• Глобальная группа управления рисками и контроля, которая руководит процессами утверждения

ИТ-команда, о которой часто забывают слишком долго, особенно важно привлечь к работе как можно раньше. Команды внутреннего аудита захотят видеть, если вы коснетесь финансового процесса или столкнетесь с проблемой конфиденциальности данных. Глобальные группы управления рисками и контроля захотят взвесить ваши цели и помочь вам получить одобрение.

На уровне предприятия руководящий комитет исполнительного уровня лучше всего подходит для управления этими сторонами и их проблемами.

Операционная модель автоматизации также учитывает процедуры управления изменениями, которые обеспечат устойчивую трансформацию. Поскольку роботы освобождают ресурсы, вам нужно будет переквалифицировать своих сотрудников, чтобы они могли заниматься более важной деятельностью.

Рекомендуемое чтение: Преимущества операционной модели автоматизации (часть 1)

Основной элемент 3. Создание и обеспечение ценности

Все думают о возврате инвестиций (ROI). Независимо от того, где вы находитесь в путешествии, вы должны регулярно создавать бизнес-кейсы, оправдывать инвестиции и отслеживать прибыль.

Относительно легко продемонстрировать рентабельность инвестиций с помощью этих ранних доказательств концепции. У каждого бизнеса есть мучительно медленный и дорогой процесс, который роботы могут сделать лучше. Однако после того, как вы выйдете за рамки этих вариантов использования, ваши ценности должны будут измениться.

Вы добьетесь наиболее эффективного прогресса, если обосновываете инвестиции созданием ценности, а не только снижением затрат. Для этого требуется целостный способ измерения влияния автоматизации с помощью нашего третьего компонента:создание ценности и ее обеспечение.

Снижение затрат важно, но недостаточно. Существуют способы измерения ценности, которые выходят далеко за рамки сокращения затрат:

• Рост доходов:RPA может увеличить доходы, а не только снизить затраты. Для быстрорастущих компаний возможность увеличить доходы и быстрее построить компанию может оказаться более привлекательной, чем сокращение расходов.

• Удобство для клиентов. Автоматизация может упростить и сделать более интуитивно понятными получение клиентами выгоды от вашего бизнеса.

• Опыт сотрудников. Автоматизация позволяет сотрудникам получать ответы практически в режиме реального времени, чтобы они могли продолжать свою работу и оставаться продуктивными.

• Вопросы соответствия и регулирования. Автоматизация может позволить вашей организации быстро приспосабливаться к новым нормативам по мере их появления.

Демонстрация ценности RPA исключительно за счет снижения затрат ограничена. Измерение RPA по сокращению затрат сделает его менее эффективным, если другие бизнес-цели имеют более высокий приоритет.

Основной элемент 4. Приоритизация бизнес-результатов

Как только вы преодолеете низко висящие плоды автоматизации задач, как вы справитесь с 800-килограммовыми гориллами — самыми сложными процессами с наибольшим потенциалом?

Хотя ваша проверка концепции, скорее всего, приведет к немедленной и значительной окупаемости инвестиций, наиболее значительное влияние будет исходить от самых сложных процессов вашей организации. Однако эти успехи не будут мгновенными. Ваша операционная модель автоматизации нуждается в процессе приема, который ставит во главу угла бизнес-результаты — наш четвертый столп.

Для масштабирования ваша операционная модель автоматизации должна иметь процедуры для разделения сложных процессов, привязки задач к бизнес-результатам и определения того, где роботы могут помочь.

Способность создавать проблемы (и, в конечном итоге, решения) из сложных процессов — вот что отличает изолированное развертывание от работоспособного конвейера.

Наиболее эффективное освоение процессов оценивает эти сложные процессы от начала до конца, но начинается с самого верхнего уровня. Начните с определения цели всей работы, связанной с процессом, а затем посмотрите на процессы, лежащие в основе этих рабочих процессов. Как они могут улучшиться? Что можно автоматизировать и как извлечь из этого максимальную пользу?

Согласуйте свои инициативы по автоматизации со стратегическими целями, сосредоточившись на рабочих процессах, поддерживающих бизнес-результаты. Определите желаемый бизнес-результат, вернитесь к процессам и задачам, которые его поддерживают, и посмотрите, где может помочь автоматизация.

Основной компонент 5:готовность к автоматизации ИТ

Когда RPA впервые появился, проблемы, которые он решал, в основном касались бизнеса, и продавцы в основном предлагали бизнес-пользователям. В этой отправной точке нет ничего плохого, но масштабирование требует ИТ-поддержки. Тесное участие вашей ИТ-команды необходимо для планирования, создания и обслуживания инфраструктуры по мере масштабирования предприятия.

Развертывание и масштабирование RPA остановятся, если ИТ-отдел не будет работать совместно с бизнес-пользователями.

ИТ необходимы для внедрения роботов в производство. Без них ваше видение и ваши планы не будут реализованы. Без них вы будете надеяться, а не делать.

Вы можете обеспечить целостность, только привлекая ИТ на раннем этапе. ИТ-отдел должен иметь возможность отслеживать развертывание роботов, обеспечивать поддержку аварийного восстановления и обеспечивать интеграцию с остальной средой.

Этот столп требует мышления с точки зрения ИТ. План, в котором отсутствует готовность к автоматизации ИТ, приведет к тому, что вы застрянете в конце цикла разработки. Без раннего участия ИТ вам, возможно, придется ждать месяцы, прежде чем вы сможете запустить роботов в производство.

Получите поддержку от ИТ-специалистов на раннем этапе и регулярно вовлекайте их в процесс автоматизации.

Столп 6:Структура управления

Заморозка прямо перед началом производства — одна из самых распространенных и самых разрушительных ловушек, с которыми может столкнуться команда, пытающаяся масштабировать RPA. Неподготовленная ИТ-команда может затормозить производство, как и отсутствие системы контроля — вот почему мы создали компонент 6.

Даже без явных нормативных указаний по автоматизации ваша операционная модель автоматизации должна удовлетворять внутренних и внешних аудиторов. Если вы не задействуете группы внутреннего аудита и контроля рисков на раннем этапе, ваше развертывание снова рискует застрять.

Ваша среда контроля зависит от вашей отрасли и результатов вашего бизнеса. Это может включать Закон Сарбейнса-Оксли, Общее положение о защите данных, Закон о переносимости и подотчетности медицинского страхования и многое другое.

Ключом к успеху в этом направлении является применение системы управления для автоматизации процессов.

Стандартная отраслевая система контроля ориентирована на превентивный мониторинг. Сопоставьте эти требования с процедурами, которые вы используете для сквозной автоматизации процессов. В то же время помните, что автоматизация изменит роль аудитора и затруднит сохранение разделения обязанностей.

Структура 7. Гражданская модель и стратегия посещаемости

После того, как вы построили операционную модель, обеспечили устойчивое спонсорство со стороны руководства, научились управлять процессами и оправдали финансовые вложения, следующим шагом для роста станет разработка стратегии посещаемых роботов, в которой будут задействованы гражданские разработчики.

Компонент 7 — это ваше будущее:гражданские разработчики, которые могут определить большие и малые возможности, и стратегия роботов с участием, которые могут эффективно выполнять эти запросы.

Роботы с обслуживанием могут расширить автоматизацию за пределы бэк-офиса и заполнить пробелы, которые пропускают роботы без присмотра.

Столпы 3 и 4 важно установить перед тем, как начать этот путь, потому что вы уже должны быть в режиме распутывания сложных процессов и создания драйверов стоимости. Как только вы задействуете эти способности и создадите процедуры для преодоления проблем, связанных с другими столпами, масштаб трансформации расширится.

Поначалу RPA может показаться неприменимым к определенным процессам, но правильное сочетание присутствия роботов и человеческого труда может изменить процесс к лучшему. С автоматизированным обслуживанием вы можете внедрить роботов в сложные, динамичные процессы, которые требуют различного количества творческого участия человека и рутинной черновой работы.

Присутствующие роботы могут, например, взять на себя управление, когда процесс финансовой отчетности требует повторного ввода данных; работать в тандеме с агентами контакт-центра, собирая информацию, чтобы помочь клиенту; или интерфейс между работниками-людьми и автоматическими роботами, передавая задачи и результаты туда и обратно.

Креативность делает возможными эти варианты использования, но потребность в творчестве также их ограничивает. Разрозненная команда RPA находится слишком далеко от большинства процессов, чтобы определить задачи, которые больше всего беспокоят сотрудников организации. Разработчики Citizen лучше всего подходят для поиска этих пробелов и предоставления вашей организации возможности пройти длинный путь автоматизации.

Лидируют ли гражданские разработчики или нет, стратегия с участием также нуждается в модели управления. Управление гарантирует, что эти новые роботы по-прежнему следуют безопасным процедурам и соответствуют долгосрочным стратегиям. Разработайте процедуры управления, которые дадут вам контроль над средой, чтобы вы могли гарантировать, что ваши пользователи получат надлежащее обучение и что никто не нарушит какие-либо системы записи.

На пути к росту

Эти семь столпов взаимосвязаны, но разработка исполнительного видения и операционной модели автоматизации является основополагающей. Прежде чем вы начнете масштабировать RPA до значительного уровня, ваша команда должна твердо установить эти столпы.

Последние четыре столпа — это способы преодоления наиболее распространенных проблем роста. Эти проблемы могут возникать в разные моменты, в зависимости от региона и отрасли, и вы можете лучше всего решить, когда применять каждую из этих стратегий.

Последний столп — это ваш путь к росту. Это призма, через которую вы можете думать о том, чтобы делать большие, творческие вещи и обеспечивать сотни, если не тысячи пользователей с помощью посещаемых роботов.

Эта структура проверена в бою. Мы вывели на рынок каждый из этих столпов, внедрили их, повторили и доказали, что они работают. Ваше путешествие зависит от вас, но с помощью этой платформы вы сможете расти быстрее, лучше и устойчивее.

Я выступал на эту тему на FORWARD III. Вы можете получить запись и слайды из моей презентации и дополнительных презентаций прямо в свой почтовый ящик, когда подпишитесь на бесплатный пакет мероприятий FORWARD III.