Как оптимизировать процесс от покупки до оплаты с помощью Process Mining

Нам, людям, свойственно сотрудничать друг с другом. Мы тоже можем конкурировать, но психологи говорят, что, выбирая между ними, мы выбираем сотрудничество.

Сотрудничество очень важно на рабочем месте. Работа без него может отрицательно сказаться на результатах вашего бизнеса в целом, включая производительность, удовлетворенность клиентов и доход.

Теоретически сотрудничество должно быть легким, особенно если это заложено в нашей человеческой природе. Но большинство людей знают, что для сотрудничества на работе или в повседневной жизни требуется определенная самоотверженность.

У каждого отдела и его сотрудников очень разные задачи, болевые точки и цели. Без злого умысла каждый склонен думать в своей области. Плохое сотрудничество часто приводит к тому, что люди и отделы предпринимают собственные инициативы по улучшению. Децентрализованные инициативы могут вызвать проблемы в работе других отделов.

Нигде это не проявляется так очевидно, как в процессе от покупки до оплаты.

Процесс «покупка для оплаты» или «покупка для оплаты» (P2P) — это финансовый процесс, затрагивающий многие отделы. Процесс включает в себя все действия с момента, когда компания запрашивает товар или услугу у поставщика, до момента оплаты этого товара или услуги.

Эффективность процесса P2P влияет на уровень удовлетворенности клиентов и затраты, а также на способность вашей компании достигать более широких бизнес-целей.

В этом посте мы расскажем о преимуществах оптимизации процесса P2P с помощью данных, доступных в корпоративных системах (таких как SAP или Oracle), и интеллектуального анализа процессов. В частности, UiPath Process Mining может помочь вам улучшить процесс P2P, представив ваши существующие данные в комплексный график процесса и предоставив прозрачную информацию.

Лучшее понимание процесса P2P позволяет вам выбрать единую тактику улучшения процессов за счет оптимизации и автоматизации, что приводит к повышению эффективности, снижению затрат и сохранению конкурентоспособности.

Процесс от покупки до оплаты

Процесс P2P включает в себя все покупки, которые делает компания. Это могут быть канцтовары или полуфабрикаты (например, автомобильный двигатель для автопроизводителя) и дорогостоящее оборудование (техника, используемая в производстве, медицинское оборудование и т. д.). В процессе P2P основные задачи включают заказ этих товаров, их получение и оплату.

Основными заинтересованными сторонами в процессе P2P являются отделы закупок или финансов. Иногда это также включает в себя планирование материалов и складирование. Этот процесс также косвенно влияет на работу отдела продаж, поддержки клиентов и т. д.

Широкомасштабный и критический характер процесса P2P означает, что у компаний есть огромный стимул для его оптимизации. Любой неэффективный и устаревший процесс P2P может привести к значительной потере ценности в следующих областях:

• Удовлетворенность клиентов

• Отношения с поставщиками

• Удовлетворенность работой сотрудников

• Межведомственное сотрудничество

• Производительность и рентабельность

Это одни из самых важных целей для бизнеса.

С помощью UiPath Process Mining можно улучшить эти показатели и повысить эффективность бизнеса.

Новое для процессного майнинга? Начните здесь:Ценность Process Mining:что это значит для вашего бизнеса

Технология интеллектуального анализа процессов обеспечивает мощное понимание. Это ворота к таким технологиям, как машинное обучение (ML), искусственный интеллект (AI) и роботизированная автоматизация процессов (RPA). Сочетание этих технологий позволяет использовать всю мощь автоматизации.

Предприятие полагается на данные для стратегического улучшения процессов с помощью RPA и отслеживает результаты, чтобы предлагать новые идеи по улучшению. Автоматизированное предприятие лидирует на рынке благодаря осведомленности о процессах и операционной эффективности. Как часть цикла автоматизации, интеллектуальный анализ процессов играет решающую роль в начале RPA и в его дальнейшем развитии. Интеллектуальный анализ процессов позволяет вам получать выгоду от автоматизации.

Интеллектуальный анализ процессов позволяет вам полагаться на науку для обнаружения и ранжирования ваших идей по автоматизации. Это также позволяет вам:

• Получите полное представление о процессах вашей компании

• Узнайте, какие рабочие процессы лучше всего автоматизировать

• Согласуйте цели процесса со стратегическими целями

• Постоянно контролируйте и улучшайте свои процессы

Изучите процесс P2P изнутри

Давайте посмотрим на график процесса от покупки до оплаты.

На изображении выше показан добытый процесс P2P (необработанный набор данных, преобразованный в граф процесса). Он включает пять основных действий типичного процесса от покупки до оплаты:

• Запрос на покупку

• Заказ на покупку

• Товарный чек

• Квитанция об оплате

• Завершение счета

На изображении выше показан идеальный процесс P2P.

UiPath Process Mining (доступный через платформу UiPath) может дать вам более глубокий взгляд на ваши процессы и позволит вам узнать, насколько вы далеки от идеального сценария. Используя данные журнала событий из корпоративного программного обеспечения, такого как SAP, интеллектуальный анализ процессов преобразует данные в четкий график процессов для интуитивно понятного анализа.

Чем глубже вы погружаетесь в граф процесса, тем больше вы заметите, насколько он отличается от того, каким вы хотите видеть свой процесс. В результате простой процесс с картинки выше оказывается хаотичным:

Интуитивно понятная визуализация процесса сообщает вам все, что вы хотите знать о процессе, и служит единственным источником правды для всей вашей команды. Граф процесса устраняет любую неоднозначность процесса, предоставляя каждому консолидированный обзор действий, сроков, затрат, сотрудничества, производительности человека и программного робота и т. д.

Там, где раньше вам приходилось тратить время на выяснение того, как работает процесс P2P, UiPath Process Mining делает это мгновенно, используя фактические данные из систем планирования ресурсов предприятия (ERP) или систем управления взаимоотношениями с клиентами (CRM).

Итак, что вы можете сделать с этими данными?

Определите части процесса "покупка-оплата", которые лучше всего подходят для автоматизации

Роботизированная автоматизация процессов (RPA) — один из самых продуктивных способов повысить эффективность и производительность вашего процесса. Согласно опросу Deloitte Global CPO Survey, спрос на RPA и расширенную аналитику в сфере закупок растет. RPA не является чем-то новым для повышения производительности в командах по работе с кредиторской задолженностью, но она может быть более эффективной при интеллектуальном анализе процессов.

Благодаря анализу процессов вы можете определить, готов ли ваш P2P-процесс к автоматизации. процесс, готовый к автоматизации представляет собой стандартизированный процесс, направленный на еще более высокую производительность. UiPath Process Mining может указывать на некоторые критерии готовности к автоматизации, такие как:

• Большой объем повторяющихся задач на основе правил

• Количество часов, затраченных на задачи, по сравнению с затратами

• Просроченные сроки

• Процесс зацикливается из-за ошибок и необходимости переделывать задачу и т.д.

Плохо спроектированный или выполненный процесс не готов к автоматизации. В таком процессе часто отсутствует надлежащая документация, стандартизация, и людям трудно следовать. Используя интеллектуальный анализ процессов для управления своей стратегией автоматизации, вы полагаетесь на данные, а не на интуицию.

Прочтите этот пост, чтобы оценить, готов ли ваш процесс к автоматизации.

UiPath Process Mining поможет вам рассмотреть детали вашего сложного процесса P2P и автоматизировать действия с максимальной отдачей от инвестиций (ROI).

Давайте рассмотрим пример:есть процесс, который вы добыли. Основываясь на графе процесса, вы замечаете, что в одном из действий процесса сотрудники не выполняют свою работу вовремя. Копаешь глубже и понимаешь, что из-за ошибок в вводе данных сотрудники часто переделывают задачу, что вызывает задержку сдачи. Автоматизируя эту задачу, вы повышаете качество выполняемой работы и высвобождаете время сотрудников. Затем команда может сосредоточиться на других действиях в рамках процесса P2P, таких как улучшение отношений с поставщиками для обеспечения своевременной доставки.

Вот еще несколько примеров задач, с которыми программные роботы UiPath могут справиться, чтобы упростить процесс P2P:

• Сканирование почтового ящика на наличие заказов и ввод их в SAP

• Сопоставление заказа на покупку со счетом

• Создание заказа на покупку после утверждения заявки на покупку и многое другое

С помощью Process Mining вы можете не только предвидеть возможности улучшения, но и оценить рентабельность инвестиций в ваш проект RPA. Таким образом, вы узнаете значение оптимизации процесса P2P по отношению к общей эффективности бизнеса.

Совместите цели RPA с более широкими стратегическими целями

Помните стратегические цели, о которых мы упоминали ранее? Ключевые стратегические цели любой компании связаны с удовлетворенностью клиентов, отношениями с поставщиками, удовлетворенностью сотрудников, прибыльностью и производительностью.

UiPath Process Mining помогает связать ваши стратегические цели с конкретными KPI и тегами. Если вы хотите улучшить отношения с поставщиками для процесса P2P, вы можете установить KPI для своевременной доставки товаров и своевременной оплаты счетов.

Таким образом, вы оптимизируете процесс, чтобы умело способствовать достижению более широких бизнес-целей. По мере изменения приоритетов вы можете настроить ключевые показатели эффективности и теги на информационных панелях UiPath Process Mining. Это еще один ключевой фактор, обеспечивающий соответствие ваших долгосрочных бизнес-целей результатам ваших индивидуальных процессов.

Постоянный мониторинг и улучшение P2P

Но майнинг процессов на этом не останавливается. После того как вы автоматизировали процесс P2P, вам все равно нужно проверить, работает ли RPA должным образом. UiPath Process Mining позволяет вам отслеживать результаты автоматизации, предоставляя обновления данных вашего процесса в режиме реального времени. Отслеживание вашего процесса дает вам сравнение «до и после» RPA. Вы можете увидеть, как работает ваша автоматизация и где она отклоняется от курса.

Согласно упомянутому ранее опросу CPO, проведенному Deloitte, основной проблемой сегодняшних закупок является управление данными — обеспечение качества собранных данных, управление доступом к данным и получение выгоды от этих данных.

Для обеспечения конфиденциальности данных при демократизации аналитики процессов UiPath Process Mining предлагает подход управляемого самообслуживания (GSS). Управление данными GSS гарантирует, что все бизнес-пользователи работают с единым источником достоверной информации, что делает процесс понятным для всех заинтересованных сторон.

В свою очередь, GSS делает ваш процесс прозрачным, поскольку он основан на реальных данных в ваших корпоративных системах. Трудно спорить с фактами. Прозрачные процессы являются ключом к достижению более широких бизнес-целей, изложенных выше.

Постоянный мониторинг и улучшение P2P

Интеллектуальный анализ процессов обеспечивает основу для внутреннего и внешнего сотрудничества, что имеет решающее значение для бесперебойного процесса P2P. Используя UiPath Process Mining, вы сокращаете разрозненные операции между отделами. Когда заинтересованные стороны получают одинаковое представление о процессе, они могут использовать целостный подход в своих инициативах по улучшению процесса. И это прекрасно работает как с внутренними, так и с внешними участниками процесса.

Интеллектуальный анализ процессов позволяет менеджерам высшего звена выявлять неэффективность и согласовывать оптимизацию процессов с бизнес-стратегией. Сотрудники, выполняющие этапы процесса, также получают представление о своей работе и о том, как она влияет на организацию.

Вы также можете использовать граф процесса для общения с поставщиками и инвесторами. Аналитика интеллектуального анализа процессов позволяет вам преодолеть аргументы и построить плодотворную беседу о способах улучшения.

Узнайте, как UiPath Process Mining лидирует в развитии рынка процессного майнинга, в недавнем отчете PEAK Matrix от Everest Group.