Как автоматизация предприятия упрощает управление удаленными командами

Удаленная работа — причуда или новая норма? Многие обсуждали этот вопрос до пандемии нового коронавируса (COVID-19) в 2019 году, но в последние несколько месяцев ответ становится все более очевидным:удаленная работа никуда не денется.

Согласно пресс-релизу Gartner, Inc., опубликованному после опроса руководителей отдела кадров, «41% сотрудников, вероятно, будут работать удаленно хотя бы некоторое время» после пандемии.

Доказано, что удаленная работа позволяет предприятиям экономить миллионы долларов. Согласно опросу FlexJobs, проведенному в 2020 году, 65% сотрудников более продуктивны, работая из дома.

Кроме того, во многих странах удаленная работа по-прежнему необходима, поскольку COVID-19 продолжает играть важную роль в «новой нормальности». В июне 2020 года один эпидемиолог из Калифорнийского университета в Беркли даже назвал в то время работу в обычном офисе «самой опасной вещью, которую мы делаем».

Это сочетание необходимости, преимуществ и тенденций в рабочей силе создает веские основания для включения удаленной работы в ваши обычные операции в будущем.

Однако для этого вам нужно выйти за рамки временных мер и краткосрочных решений, которые вы, вероятно, должны были использовать при первоначальном переходе на удаленную работу.

Даже если ваша компания со временем откажется от рассредоточенной работы, вам нужна стратегическая, устойчивая операционная структура, которая решает проблемы управления современной рабочей силой.

В отличие от небольших компаний, устаревшие системы и требования соответствия, с которыми сталкиваются предприятия, затрудняют быструю адаптацию операций. Риск разрозненности коммуникаций и нагрузка на отделы информационных технологий (ИТ) еще больше усложняют ситуацию. Вместе эти факторы создают барьеры для стабильной удаленной рабочей силы.

Технологии автоматизации, такие как роботизированная автоматизация процессов (RPA) и искусственный интеллект (ИИ), обладают уникальной способностью преодолевать разрыв между краткосрочными изменениями в рабочей силе и долгосрочными решениями по модернизации устаревших систем и операций.

Вот почему предприимчивые предприятия используют технологии автоматизации для решения задач управления удаленными командами сейчас и для получения преимуществ в масштабе завтра.

RPA делает устаревшие системы доступными для удаленных сотрудников

Удаленные работники полагаются на гибкие, легкодоступные инструменты, чтобы хорошо выполнять свою работу. Но устаревшие системы были разработаны для другого стандарта работы и не интегрируются естественным образом с современным стеком технологий, который делает возможной удаленную работу. На самом деле, 23% удаленных сотрудников считают работу с устаревшими системами одним из пяти своих главных разочарований.

Источник

Однако предприятия полагаются на устаревшие системы для выполнения большей части своей основной работы. И обычно это происходит потому, что эти системы настолько глубоко интегрированы в бизнес, что затраты и потенциальные риски модернизации кажутся слишком высокими.

Один руководитель банка даже сравнил замену устаревших систем с «заменой двигателей на Боинге 747 во время полета». Это связано с несколькими основными причинами:

• Устаревшие системы сила вашего бизнеса — вы не можете просто остановить работу во время модернизации.

• Устаревшие системы накопляют много технического долга через годы исключений и временных решений

• Устаревшие системы выполняют настраиваемые функции и требуют специальной подготовки, которую сложно воспроизвести.

• Замена устаревшей системы часто занимает годы .

Эти факторы значительно усложняют для компаний поддержание долгосрочной удаленной работы, потому что их основные операции должны быть сначала распутаны и переплетены в каждом конкретном случае.

Без инструментов автоматизации компаниям практически невозможно соединить свои устаревшие системы с инструментами и рабочими процессами, необходимыми для поддержки гибкой удаленной работы.

Погрузитесь глубже: Почему RPA – идеальная технология для интеграции устаревших систем

Опрос NetMotion, проведенный в 2019 году, показал, что удаленные сотрудники больше всего на свете «хотят получить быстрый и легкий доступ ко всем данным, которые им нужны для выполнения их работы, с помощью удобных для мобильных устройств и отзывчивых приложений на надежных устройствах».

Когда программное обеспечение работает неэффективно, это снижает производительность, а устаревшие системы определенно мешают новым инструментам работать должным образом.

RPA устраняет разрыв между современными и устаревшими технологиями. В результате удаленные работники получают необходимую им гибкость. В то же время предприятия обладают безопасностью и стабильностью для поддержки основных операций.

RPA имитирует рабочие процессы человека, что упрощает интеграцию со всем программным обеспечением. Сравните это с технологией интерфейса прикладного программирования (API), для работы которой требуется определенная совместимость.

Рекомендуемое чтение: Интеграция RPA и API:как выбрать технологии автоматизации

Благодаря масштабируемой структуре с минимальным кодом, предлагаемой RPA, компании могут быстро адаптировать устаревшие технологии к потребностям своих удаленных команд и одновременно поддерживать долгосрочную модернизацию. Так произошло с одной федеральной организацией, в работе которой были задействованы важные системы мониторинга, которые были заблокированы от удаленных сотрудников их инфраструктурой безопасности.

Вместо того, чтобы идти на компромисс с безопасностью или лишать сотрудников важного инструмента, организация быстро внедрила программных роботов, которые делают снимки экрана инструмента мониторинга и отправляют их сотрудникам через Microsoft Teams, чтобы удаленные сотрудники могли выполнять свою работу в обычном режиме. Добавив к уравнению RPA, эта организация смогла быстро интегрировать свою устаревшую систему с современным стеком технологий, поддерживающим удаленную работу.

Чтобы узнать больше о том, как работает RPA и что он может предложить вашему бизнесу, прочитайте нашу Обзор RPA для руководителей высшего звена .

Автоматизация помогает ИТ-отделам управлять удаленными командами

Внезапный переход на удаленную работу увеличил нагрузку на операционный персонал, особенно на ИТ-отделы, которые должны были поддерживать безопасность, а также помогать новым удаленным работникам адаптироваться на технологическом уровне. Удаленные сотрудники будут по-прежнему обременять ключевые ИТ-ресурсы, отвлекая ИТ-специалистов от критически важной цифровой трансформации и инициатив по обеспечению безопасности, если только не будет создана правильная структура поддержки на долгосрочную перспективу.

«Мы наблюдаем рост спроса на ИТ-услуги, в том числе двукратное увеличение общего количества обращений в ИТ-поддержку. ", — сказал Бхавин Шах, основатель и генеральный директор Moveworks, во время саммита руководителей по информационным технологиям (CIO), посвященного пандемии.

«Мы наблюдаем растущий спрос на автоматизацию, использование ИИ [искусственного интеллекта] и машинного обучения для решения проблем с поддержкой».

Неудивительно, что в условиях такого давления улучшение ИТ-операций и производительности системы является одной из главных задач ИТ-директоров в этом году, согласно опросу IDG, спонсируемому журналом CIO.

Источник

ИТ-директорам необходимо экономичное решение, которое можно быстро внедрить и масштабировать, чтобы успешно управлять удаленными командами в долгосрочной перспективе, а также избежать последствий слабой безопасности. Автоматизация обеспечивает это решение, облегчая ежедневную нагрузку на техническую поддержку и помогая ИТ-специалистам в более сложной работе.

Сценарии использования RPA в ИТ многочисленны и разнообразны, но когда речь идет конкретно об удаленной работе, RPA имеет большое значение для способности компании поддерживать удаленную работу в масштабе. Одна страховая компания развернула программных роботов, чтобы автоматизировать весь процесс настройки новых удаленных сотрудников — от регистрации оборудования до настройки виртуальных частных сетей (VPN) и управления логистическими данными.

Другие ИТ-отделы используют автоматизацию контакт-центров на базе ИИ, чтобы быстро реагировать на заявки в службу поддержки и поддерживать продуктивность своих удаленных сотрудников. Вместо того, чтобы искать информацию в различных приложениях и повторять задачи для нескольких сотрудников, ИТ-специалисты могут создавать интеллектуальные рабочие процессы, которые объединяют данные, автоматизируют стандартные процессы и задействуют человека только в случае возникновения исключения, требующего устранения.

UiPath Automation Cloud предоставляет централизованный удаленный инструмент, который обеспечивает безопасность и в то же время достаточно доступен для поддержки всех видов удаленной работы.

Автоматизируя повторяющуюся трудоемкую работу, ИТ-отделы могут создать ресурсы, необходимые им для реализации инициатив цифровой трансформации. Инициативы, которые создают или разрушают организации в нашей быстро меняющейся бизнес-среде.

Автоматизированные рабочие процессы защищают команды от разрозненности коммуникаций

Разрозненность коммуникаций нанесет ущерб продуктивности, сотрудничеству и соблюдению требований любой команды. По данным ClearCompany, «86% сотрудников и руководителей называют отсутствие сотрудничества или неэффективное общение причиной неудач на рабочем месте». Однако когда дело доходит до управления удаленными командами, пробелы в общении, которые можно было бы компенсировать лично, становятся более проблематичными.

Этот эффект разрозненности возникает, когда отделы и команды не имеют достаточной коммуникации, видимости и совместной работы. Что приводит к неэффективным процессам, задержкам и дублированию инициатив. Хуже того, разрозненность компаний часто приводит к тому, что команды упускают из виду клиента, что ухудшает качество обслуживания клиентов.

Автоматизация процессов фронт- и бэк-офиса оптимизирует поток данных в вашей организации и предотвращает образование разрозненных хранилищ, даже когда сотрудники работают удаленно. Автоматизация делает это следующим образом:

• Предоставление единого доступа к данным . Когда информация разбросана по различным системам, используемым отделами продаж, маркетинга, поддержки и ИТ, сотрудники не могут работать эффективно. Программные роботы позволяют сотрудникам вашей организации получать доступ ко всем данным, которые им нужны, чтобы работать лучше, быстрее и эффективнее, одним щелчком мыши.

• Создание согласованных процессов в организации . Разрозненность легко формируется, когда разные команды и отделы имеют свои собственные инструменты и рабочие процессы. Технология интеллектуального анализа процессов позволяет выявлять операционные недостатки и создавать согласованные процессы в вашей организации без серьезных сбоев в работе ваших команд.

• Освобождение времени сотрудников для улучшения совместной работы . У сотрудников, перегруженных повторяющимися задачами, остается меньше времени и энергии, чтобы сосредоточиться на стратегической совместной работе. Неудивительно, что исследование, проведенное Forrester Consulting по заказу UiPath, показало, что «66 % [респондентов] сказали, что RPA реструктурирует существующую работу, позволяя сотрудникам больше общаться с людьми».

Сотрудники, у которых есть инструменты и информация, необходимые для лучшего взаимодействия со своей работой (и друг с другом), остаются продуктивными и предоставляют клиентам ценный опыт.

Автоматизация позволяет вам развивать этот тип рабочей силы и устранять разрозненность за счет повышения согласованности, прозрачности и доступности данных.

Упростите управление удаленной командой с помощью автоматизации

Удаленная работа останется для многих корпоративных организаций (особенно после того, как они увидели преимущества удаленной работы в своих финансовых результатах).

Устаревшие системы, разрозненные коммуникации и ИТ-нагрузка создают препятствия для предприятий, управляющих удаленными командами. Быстро внедряя автоматизацию в этих областях, вы можете обойти негативные последствия этих препятствий и улучшить не только вашу удаленную рабочую силу, но и вашу прибыль.

Платформа UiPath упрощает автоматизацию процессов, расширяет работу экспертов и открывает возможности для повышения эффективности. С помощью UiPath предприятия могут быстро разрабатывать и внедрять решения по автоматизации в масштабируемой среде.

Узнайте больше о том, как компании используют платформу UiPath для перехода к удаленной работе в новых условиях. Или, если вы готовы начать использовать автоматизацию для управления удаленными сотрудниками, ознакомьтесь с нашим бесплатным пакетом готовых роботов-помощников, которые выполняют ряд полезных задач для сотрудников. Все они быстро и легко осваиваются сотрудниками.