Освоение управления заказами на работу:основные преимущества и проверенные лучшие практики

Управление рабочими заданиями — это процесс быстрого выполнения, документирования и проверки рабочих заданий. Он включает в себя систематическую обработку запросов на работу, планирование задач, распределение ресурсов и мониторинг хода и завершения этих задач. Этот процесс необходим для эффективного выполнения рабочих заданий, надлежащего обслуживания активов и минимального времени простоя.

Рабочее задание — это официальный документ, содержащий информацию о навыках и инструментах, необходимых для выполнения утвержденных задач по техническому обслуживанию. Он сообщает вам, какие сотрудники имеют право выполнять запрошенные элементы, какие задачи включает в себя рабочий заказ и многое другое.

К важнейшим компонентам управления заказами на работу относятся:

1. Создание рабочего задания: Это включает в себя создание заказов на работу на основе потребностей в обслуживании, будь то превентивное, прогнозное или реактивное. Рабочие задания включают подробное описание задач, задействованных активов и уровня приоритета.
2. Расписание: После создания рабочих заданий их необходимо запланировать соответствующим образом, чтобы обеспечить своевременное выполнение. Сюда входит распределение персонала, инструментов и материалов, необходимых для выполнения задач.
3. Задание: Назначение рабочих заданий правильному персоналу имеет решающее значение для эффективности. Этот шаг гарантирует, что задачи будут переданы техническим специалистам или командам, обладающим необходимыми навыками и доступностью.
4. Отслеживание и мониторинг: Важно отслеживать ход выполнения рабочего задания на протяжении всего его жизненного цикла. Это включает в себя мониторинг статуса работы, выявление любых возникших проблем и обеспечение выполнения техническими специалистами работы в ожидаемые сроки.
5. Завершение и документация: После того как команды завершат рабочий заказ, они должны задокументировать результаты для дальнейшего использования и анализа. Сюда входит запись всех использованных деталей, затраченного времени и любых необходимых последующих действий.
6. Отчетность и анализ: Эффективные системы управления заказами на работу обеспечивают надежные возможности отчетности и анализа. Это позволяет организациям выявлять тенденции, измерять производительность и принимать решения на основе данных для улучшения процессов обслуживания.

Команды часто используют программное обеспечение компьютеризированной системы управления техническим обслуживанием (CMMS) для оптимизации управления рабочими заданиями. Программное обеспечение CMMS предлагает такие функции, как автоматическое создание рабочих заданий, отслеживание в реальном времени и комплексные инструменты отчетности, что упрощает управление и оптимизацию операций по техническому обслуживанию.

Что такое процесс управления заказами на работу? Пошаговое руководство

Управление рабочими заданиями — важнейший компонент хорошо организованной программы технического обслуживания и один из лучших способов избежать незапланированных простоев. Система заказов на работу должна содержать упрощенные и простые для выполнения шаги, чтобы все члены команды могли следовать одним и тем же процессам выполнения и записи задач по обслуживанию.

Вот как выглядит типичный процесс управления заказами на работу.

1. Определите задачу :Первым шагом является выявление проблемы. Например, это может произойти, когда сотрудник сообщает об утечке или датчик обнаруживает, что температура объекта выше, чем должна быть.
2. Создайте заказ на работу :Следующим шагом будет создание рабочего задания. Рабочий заказ включает важную информацию, такую как местонахождение проблемы, затронутый актив, подробные сведения о ситуации, историю предыдущего обслуживания и другую информацию, которая может понадобиться техническому специалисту для выполнения задачи.
3. Получить одобрение руководителя :заказы на работу часто передаются руководству для определения приоритетов и добавления необходимой дополнительной информации.
4. Назначить рабочее задание :заказ на работу затем назначается техническому специалисту на основе его навыков, доступности или других факторов.
5. Выполнить рабочий заказ :техник завершает заказ на работу и документирует выполненную работу, количество времени, потраченное на выполнение задачи, использованные детали и другую важную информацию.
6. Закрыть заказ на работу :После завершения работы техник закрывает заказ на работу. При необходимости заказ на работу может быть отправлен на утверждение руководителю или на окончательную проверку перед его закрытием.

Преимущества управления заказами на работу

Надежная система управления заказами на работу дает организациям значительные преимущества за счет оптимизации планирования, отслеживания и управления задачами по обслуживанию. Хорошо организованная система заказов на работу:

• Гарантирует, что команды правильно расставляют приоритеты рабочих заданий, снижая риск задержек и минимизируя время простоя.
• Упрощает процессы обслуживания, обеспечивая технических специалистов необходимой информацией в нужный момент.
• Снижает затраты, позволяя техническим специалистам тратить больше времени на обслуживание и меньше времени на оформление документов и отслеживание.
• Улучшает управление временем за счет автоматического перемещения заказов на работу на следующий этап процесса.
• Сокращает время простоев, предоставляя техническим специалистам информацию, необходимую для эффективного и результативного выполнения задач.
• Предоставляет подробную документацию как техническому специалисту, выполняющему обслуживание, так и будущим техническим специалистам, которым может понадобиться работать с тем же объектом.
• Обеспечивает надежное отслеживание технического обслуживания для организаций, на которые распространяются требования государственных органов.

Типы заказов на работу

Хотя рабочие задания могут охватывать широкий спектр задач, обычно они попадают в одну из трех категорий.

Заказы на оперативное обслуживание

Команды создают реактивные заказы на техническое обслуживание в ответ на проблемы, которые активно снижают производительность актива. Это может быть первое, что приходит на ум, когда вы представляете себе заказы на работу, но они также могут быть самым сложным типом работ для технических специалистов. Заказы на реактивные работы могут варьироваться от таких простых задач, как очистка засоренного воздушного фильтра, до таких сложных, как ремонт крупного актива после полной поломки. Поскольку реактивные рабочие задания не создаются до тех пор, пока что-то не сломается, они могут потребовать устранения неполадок или других трудоемких задач, прежде чем технический специалист сможет их исправить. Реактивные рабочие задания часто имеют приоритет над другими типами рабочих заданий.

Наряды на профилактическое обслуживание

Заказы на профилактическое обслуживание предназначены для регулярно возникающих задач, которые помогают снизить потребность в дорогостоящем реактивном обслуживании. Некоторые примеры заказов на профилактическое обслуживание включают смазку после того, как актив проработает определенное количество часов, или замену фильтра каждые несколько месяцев. Для компаний, использующих программное обеспечение CMMS, этот тип рабочего задания может создаваться автоматически по расписанию.

Заказы на профилактическое обслуживание

Заказы на профилактическое обслуживание планируются, когда какое-либо устройство, например датчик температуры или датчик вибрации, указывает на то, что актив работает за пределами своих идеальных параметров. Этот тип рабочего задания позволяет техническим специалистам решать возникающие проблемы, такие как смещение или выход из строя подшипников, до того, как проблема приведет к полному выходу оборудования из строя и незапланированному простою. С помощью CMMS эти рабочие задания можно автоматически планировать, когда параметр состояния оборудования, например вибрация или температура, достигает заданного порогового значения.

Рекомендации по управлению заказами на работу

1. Классифицируйте заказы на работу по разным шаблонам

Чтобы писать подробные отчеты, вы должны решить, какие элементы относятся к форме заказа на работу. Стандартный контрольный список профилактического обслуживания должен содержать следующую информацию:

• Контактная информация запрашивающего
• Описание предстоящих работ
• Местоположение указанного объекта
• Приблизительное время завершения
• Какие части и детали будут использоваться

Критерии заказа на работу включают задачи PM, безопасность, проверку, ремонт и аварийную ситуацию. Например, заказ на электромонтажные работы может включать проверку проводки устройства, тогда как заказ на ремонт может содержать подробное описание инструментов, необходимых для восстановления руки промышленного робота.

2. Используйте CMMS для управления заказами на работу

CMMS — это тип программного обеспечения для заказов на работу, которое обеспечивает большую прозрачность вашей стратегии управления техническим обслуживанием. Это пример автоматизированного программного решения для заказов на работу. Программное обеспечение CMMS позволяет планировать регулярные мероприятия по техническому обслуживанию и предупреждать вашу команду о сроках их завершения. Отсюда вы можете оценить уровень приоритета, узнать о запасных частях и оборудовании, а также прикрепить изображения или видео к заявке на запрос.

Приложение CMMS — как настольное, так и мобильное — будет контролировать ход выполнения задач и уведомлять вас, когда машины выходят из строя. Это помогает вам отслеживать и создавать отчеты о том, сколько часов посвящено заказам на работу, чтобы понять наиболее эффективные методы выполнения. Еще одна функция, которую имеет большинство приложений CMMS, — это создание счетов на капитальные затраты от текущего поставщика или производителя. Данные также становятся доступными посредством быстрого поиска на панели управления.

3. Подробный отчет о каждой процедуре

Очевидно, вы хотите, чтобы ваша система управления заказами на работу была организована. Рабочие задания должны храниться вместе с другими файлами актива для создания истории обслуживания, которая определяет закономерности сбоев. С помощью CMMS вы можете предоставить своим техническим специалистам всю информацию, необходимую для достижения успеха, на одной платформе, будь то инструкции по ремонту конкретной машины или рекомендации производителя по техническому обслуживанию.

Как менеджер по техническому обслуживанию, вы должны разработать прозрачные процедуры, соответствующие нормам FDA и EPA, чтобы с честью пройти аудит всего предприятия. Используйте удаленные устройства для постоянного мониторинга этих активов и создания точных отчетов. Помимо других критериев, каждый должен показывать точные даты, места и идентификаторы завершенных заказов на работу.

4. Включите критичность активов в протоколы управления рабочими заданиями

Сразу после ввода рабочего задания в эксплуатацию классифицируйте активы по отдельным типам приоритета. Это сэкономит трудозатраты и материальные затраты, поэтому вы не будете тратить лишние ресурсы на низкоприоритетные задачи, встроенные в рутину. С другой стороны, помните, что игнорировать рабочие задания, связанные с безопасностью, рискованно, поскольку это приводит к созданию опасной рабочей среды.

Лучшая политика — определить влияние на производительность, чтобы предотвратить накопление невыполненных работ. Во время анализа заказов на работу проверяйте наличие аномальных ключевых показателей эффективности обслуживания (KPI) в основных функциях, таких как среднее время наработки на отказ (MTBF), чтобы избежать закрытия с ошибочными отчетами.

5. Оцените навыки вашей команды

По номинальной стоимости Может показаться, что управление заказами в компании заключается в основном в назначении задач вашей команде, но оно также требует оценки их сильных и слабых сторон для выбора квалифицированного персонала для этой работы. Для каждого сотрудника сосредоточьтесь на его технических навыках, начиная от опыта работы с тяжелым оборудованием и заканчивая знанием инженерных принципов.

Поощряйте их специализироваться в определенных областях, чтобы со временем они становились лучше. Это более практичный подход, чем случайный выбор их для обработки экстренного запроса.

6. Откажитесь от ручки и бумаги

Попытка выполнить процесс управления заказами на работу вручную больше не имеет смысла, учитывая размер современных организаций. Запихивание документов в шкаф затрудняет их поиск, а оформление документов подвержено человеческим ошибкам — например, прошлые записи не обновляются с учетом меняющихся условий. Хотя электронные таблицы отлично подходят для расчета простых формул, вы не можете легко преобразовать эти значения в аналитические данные или согласовать их с удаленными детекторами. Внедрение программного обеспечения CMMS отличается тем, что оно упрощает управление рабочими заданиями, предоставляя возможности администратора любому авторизованному пользователю на платформе.

7. Добавьте описательные примечания к завершению

Закрытие заказа на работу не означает, что вашей команде больше никогда не придется его просматривать. Даже имея менеджеров по проектам, вам все равно придется сопоставлять риски работы с выгодами, принимая во внимание экономию средств и затраченное время. Попросите своих технических специалистов записывать основную причину или качество работы и отмечать дополнительные проблемы для будущих расследований.

Рабочие задания направлены на оценку состояния актива и определение деталей, требующих технического обслуживания, чтобы у вас был надежный план на будущее. Чтобы создать успешную программу управления заказами на работу, важно знать, как реагировать на реактивные, превентивные и прогнозирующие запросы в контролируемых условиях.  Это начинается с применения лучших практик управления рабочими заданиями.



Среднее время ремонта (MTTR):определение, расчет и влияние на бизнес Почему CMMS обеспечивает больший эффект, чем корпоративные ERP-решения