Управление фиксированными активами 101:как максимизировать ценность основных средств

Компании используют различные типы активов для создания стоимости - от сложного оборудования и цифровых товаров до наличных денег. Среди них основные средства - это те, которые оказывают наибольшее долгосрочное финансовое и операционное воздействие.

Таким образом, эффективное управление основными фондами имеет первостепенное значение для повышения эффективности, снижения эксплуатационных расходов и повышения прибыльности. Оставайтесь с нами на несколько минут, чтобы изучить передовой опыт и избежать распространенных ошибок в управлении основными фондами.

Что такое основные средства?

Основные средства обычно имеют длительный жизненный цикл. Investopedia предлагает отличное определение:

<цитата>

«Основные средства - это долгосрочные материальные объекты собственности или оборудования, которые фирма владеет и использует в своей деятельности для получения дохода. Ожидается, что основные средства не будут израсходованы или конвертированы в наличные в течение года. Основные средства чаще всего отображаются в балансе как основные средства. Их также называют капитальными активами ».

На автомобильном заводе для сборки автомобиля используются различные средства. Сырье включает различные металлы и различные другие компоненты. У них ограниченный срок службы на производственных мощностях, так как они довольно быстро потребляются. По этой причине сырье классифицируется как часть оборотных средств, а не как основные средства.

С другой стороны, роботизированные манипуляторы, используемые для сборки автомобилей, земля, на которой построен завод, и конструкция завода, построенная на нем, имеют долгий ожидаемый срок службы. Таким образом, мы можем классифицировать их как основные средства.

Что такое управление основными фондами?

Основные средства приобретаются с большими капитальными затратами. Увеличение срока полезного использования таких активов является частью разумного финансового планирования. Управление основными средствами (часто сокращенно FAM) это дисциплина, которая отслеживает, управляет, контролирует и обслуживает основные средства.

Раньше при управлении основными фондами приходилось полагаться на физический учет и бумажные следы. Это было громоздко, занимало много времени и приводило к ошибкам. Сегодня различные программные инструменты используются для оптимизации работы по отслеживанию и обслуживанию активов.

Основными задачами управления основными средствами являются:

• Отслеживание основных средств . Используется в финансовом учете для актуализации учета активов и баланса. Это очень важно для составления бюджета, прогнозирования и расчета амортизации активов.
• Обнаружение и предотвращение краж . Основные средства дороги, поэтому кража часто является серьезной проблемой. Это одна из причин, по которой решения для управления основными фондами предлагают специальные функции отслеживания активов для отслеживания местоположения активов.
• Поддержание оптимальных условий труда с помощью графики профилактического обслуживания . Основная часть управления основными средствами - это поддержание активов в хорошем рабочем состоянии. Регулярное обслуживание необходимо, чтобы избежать неожиданных сбоев, которые сокращают срок службы активов и вызывают проблемы в работе.
• Увеличение времени безотказной работы машины . Предотвращение отказов машин с помощью упреждающих действий сокращает время простоя машин и повышает их доступность и надежность.
• Повышение коэффициента использования активов . Регулярный мониторинг активов предупреждает руководство о недогрузке машин и проблемах с производительностью. Таким образом, могут быть предприняты ранние корректирующие действия для повышения показателей OEE и использования активов.
• Увеличение срока службы активов . Постоянный мониторинг и обслуживание помогают поддерживать активы в хорошем состоянии. Предотвращение поломок оборудования и других катастрофических происшествий увеличит срок службы основных средств.

Хороший уход за дорогими активами приводит к снижению оборачиваемости активов и меньшей необходимости в капитальных затратах. На это трудно отказать.

Общие проблемы с FAM

Чтобы быть эффективным, управление основными фондами должно преодолевать определенные препятствия. Общие проблемы на растительном этаже включают:

• Ручные ошибки (например, ошибки ввода данных) могут затруднить точный мониторинг и отслеживание информации об активах.
• Информационный поток должен проходить через несколько отделов. Это может значительно замедлить процесс принятия решений.
• Угрозы кибербезопасности представляют опасность для любой цифровой системы. Критическая инфраструктура в последнее время подвергается регулярным атакам кибербезопасности. Жизненно важно соблюдать лучшие процедуры защиты данных и использовать надежных поставщиков программного обеспечения.
• Сбор данных и создание эффективных отчетов могут быть проблемой, если организация управляет активами с помощью нескольких приложений или полагается на электронные таблицы и бумажные записи.
• Управлять запасами большого количества активов очень непросто. Несмотря на то, что это не основная часть управления основными фондами, отслеживание запасов часто бывает вспомогательным для отслеживания основных средств.
• Отслеживание огромного количества активов в большой организации генерирует большие объемы данных. Хранение, управление и анализ «больших данных» требует правильного управления данными.

Вот хорошие новости. Все эти потенциальные проблемы можно предотвратить, установив правильное программное обеспечение и следуя передовым методам.

Лучшие практики управления основными фондами

Чтобы получить максимальную отдачу от основных средств, вы должны следовать лучшим отраслевым практикам. Они помогут достичь ключевых целей с меньшим сопротивлением.

1) Определите границы проекта

Промышленное предприятие может иметь огромное количество основных средств. Каждый из них можно отслеживать и контролировать с помощью нескольких различных параметров. Учет каждой точки данных может стать контрпродуктивным из-за большого объема генерируемых данных.

Чтобы этого избежать, объем проекта управления основными фондами должен быть определен до этапа планирования. Неограниченные планы обернутся нескончаемыми проектами с огромным перерасходом средств, приносящими очень мало результатов.

2) Настройте цепочку команд

Даже при использовании программного обеспечения кто-то должен быть у руля. Ответственность за отслеживание и мониторинг должна быть возложена на четко определенные, измеримые показатели.

Управляющий операциями / активами, ответственный за управление основными активами, выбирает активы, которые следует отслеживать. Естественно, в зависимости от организационной структуры, будет другой персонал для поддержки и выполнения планов и программ обслуживания активов.

Разделение обязанностей между различными членами команды и отделами должно быть установлено с четко определенной цепочкой подчинения.

3) Обеспечьте правильную маркировку и отслеживание

Отслеживание активов - одна из основных функций управления основными средствами. Каждая организация столкнется с конкретными проблемами, которые необходимо решить.

Рассмотрим бизнес-операцию, при которой основные средства необходимо часто транспортировать в удаленные места. Такие местоположения могут не иметь покрытия сети для отправки информации отслеживания. Менеджеры автопарка часто прибегают к оборудованию GPS-слежения для обеспечения видимости активов в отдаленных районах.

Помимо GPS, отслеживание местоположения и идентификация активов могут осуществляться через Bluetooth, RFID и метки активов (штрих-коды; QR-коды).

Внедрение без надлежащей методологии отслеживания - пустая трата усилий, времени и капитала.

4) Устранение фантомных активов

Активы, которые пришли в негодность или даже не существуют физически, но все еще перечислены в реестре активов, называются фанатическими активами.

Хранение призрачных активов в бухгалтерских книгах имеет негативные финансовые последствия. Налоги на имущество, страховые взносы и т. Д. Необходимо будет уплатить, если они все еще учитываются в бухгалтерских книгах. Они искажают стоимость предприятия в финансовой отчетности.

Компании должны время от времени проводить физический аудит своих активов, чтобы находить и устранять призрачные активы.

5) Внедрить программное обеспечение для управления основными фондами

Цифровые инструменты значительно упрощают управление основными фондами. Однако покупка подходящего программного обеспечения также является долгосрочным вложением. От него нельзя отказаться по прихоти. Выбор программного обеспечения должен производиться на основе тщательного анализа потребностей и бюджета организации.

Ключевые соображения, которые играют роль при выборе процесса выбора программного обеспечения:

• Стоимость программного обеспечения (и оборудования, к которому оно подключается) должна соответствовать операционному бюджету и предлагать подходящую модель оплаты (которая может варьироваться от разовых платежей до ежемесячной / годовой подписки).
• Поставщики программного обеспечения, которые предлагают надежную техническую поддержку и поддержку клиентов, всегда являются более безопасным выбором.
• Функциональность выбранного решения должна соответствовать вашим конкретным требованиям.
• Обратитесь к поставщику, который гарантирует регулярные обновления и исправления безопасности.
• Спросите о вариантах реализации. Большинство поставщиков предлагают облачные решения, но некоторые также открыты для локальной установки.

Система управления основными активами может помочь автоматизировать значительную часть рабочих процессов по управлению основными активами. Автоматизация сокращает количество персонала, необходимого для управления физическими активами, и снижает связанные с этим накладные расходы.

6) Дополнительные советы и рекомендации

В дополнение к методам, упомянутым в предыдущем разделе, есть и другие полезные методы FAM, которые следует учитывать:

• Воспользуйтесь всеми преимуществами финансовой амортизации, чтобы снизить налоги и страховые взносы.
• Соблюдайте все необходимые правила, в том числе правила безопасности данных.
• Избегайте использования таблиц для пометки и отслеживания. Это ошибочное упражнение, которое приносит больше вреда, чем пользы.
• Приобретение и приобретение новых основных средств следует проводить после определения наиболее выгодного времени с финансовой точки зрения.

Правильное решение всех этих вопросов будет чрезвычайно полезно для общего управления активами предприятия (EAM) и управления запасами активов.

Используйте CMMS в качестве программного обеспечения для управления основными фондами

Современные решения CMMS могут удовлетворить все ваши потребности в управлении основными активами. Они позволяют:

• легко создавать и обновлять реестр активов.
• подключайтесь к GPS-трекерам и используйте Bluetooth и штрих-коды, чтобы упростить несколько вариантов отслеживания активов.
• подключиться к оборудованию для мониторинга состояния, чтобы отслеживать состояние и производительность оборудования в режиме реального времени.
• планировать и координировать все работы по техническому обслуживанию и ремонту, а также ресурсы (инструменты, детали, рабочую силу) для поддержания активов в оптимальном рабочем состоянии.
• отслеживание огромного количества данных об активах для создания эффективных отчетов и контроля затрат, связанных с активами.

В качестве вишенки можно отметить такие решения CMMS, как Limble также может быть интегрирован с популярными решениями ERP и SAP. Это может быть важным требованием для предприятий, которые хотят обеспечить беспрепятственный поток данных между всеми отделами.

Управление основными средствами на автопилоте

Основные средства имеют длительный срок службы и часто требуют больших капитальных затрат. Эффективное управление активами необходимо для получения максимальной отдачи от ваших основных средств.

Сегодня управление основными фондами стало проще с помощью масштабируемых программных решений.

Тем не менее, организации должны внедрять передовые методы управления основными фондами и следовать им. Это единственный способ обеспечить бесперебойную работу бизнеса, минимизировать эксплуатационные расходы, сократить время простоя оборудования и повысить общую производительность бизнеса.