Управление информацией - ключ к эффективности обслуживания

Управление информацией - это одна из областей, которую часто упускают из виду. На самом деле это одна из наиболее важных областей, но в ней отсутствует гламур и азарт. Это требует постоянных, регулярных и запланированных усилий, поэтому мы естественным образом тяготеем к тем областям, которые дают нам периодический прилив адреналина, которого жаждет большинство людей, занимающихся исправлением ситуации. К сожалению, если вы игнорируете преимущества управления информацией, у вас появляется больше возможностей работать долгие часы в стрессе, тушить пожары и «быть героем».

Мое личное представление о герое - это тот, кто тихо и последовательно выполняет незаметную рутинную работу за кулисами, предотвращает эти сбои и закладывает основу для уменьшения их эффектов, когда они все же происходят. Этот незамеченный герой просматривает руководства, читает спецификации, просматривает отраслевые журналы и часами задает продавцам вопросы об их продуктах и ​​услугах.

Затем наш информационный герой тратит больше времени на компиляцию собранной информации в удобные для использования форматы и размещает ее там, где руководители и технические специалисты могут быстро найти ее, когда это необходимо. Работа информационного героя редко признается или вознаграждается, но ее все равно необходимо выполнять, если вы хотите получить максимум от своих технических специалистов.

Все мы говорим о затрачиваемом времени и увеличении производительности, но добиться этого - нелегкое мероприятие в мгновение ока. Вы изо всех сил стараетесь найти хороших людей. Вы покупаете им хорошие инструменты. Вы обеспечиваете им безопасную рабочую среду. Вы даже пытаетесь получить их техническую подготовку. Так почему же вы отказываетесь им в хорошей информации, которая облегчит их работу и повысит их производительность? Никто не делает этого специально, но опять же, это тяжелая работа, которой мы все бессознательно избегаем.

Решение состоит в том, чтобы организовать работу и приступить к работе. Возможно, вы не подходите для информационного героя, но осмотрите свой магазин и посмотрите, не прячется ли за своей персоной Кларка Кента Супермен - тот, кто может и будет выполнять необходимые для вас задания. После того, как вы установили правила, большая часть работы может выполняться офисным персоналом, поэтому не упускайте из виду эти ресурсы для работы. Помощники администраторов привыкли управлять огромными объемами информации, поэтому ваши данные об обслуживании и надежности - это просто еще один формат для них, который они добавляют в смесь.

Ваши руководящие принципы и структура должны быть простыми, а сами файлы должны быть легко доступны для тех, кому нужна информация. Может сработать такая простая вещь, как картотеки, соединенные с файловым деревом в вашей сети предприятия. Мне нравится хранить бумажные копии руководств, чертежей и некоторых процедур, которые вы можете носить с собой на рабочем месте или в магазине, чтобы они попадали в картотечный шкаф. Каждый предмет должен быть помечен номером шкафа и названием файла, чтобы они вернулись домой. Добавьте это в дерево файлов с папками и файлами оборудования в стандартном формате, и у вас будет хорошее место для начала.

Постройте свое файловое дерево на основе функционального расположения, систем, последовательности операций, алфавитного порядка или того, что имеет смысл для вас и ваших сотрудников. (Не забудьте, что должно быть место для обычных вещей.) Используйте имена, общие для всех, или имена, которые вы хотите сделать общими, а затем маркируйте оборудование таким образом, чтобы усилить его. Создайте несколько стандартных шаблонов для форм основных данных, и вы приступите к сбору, сопоставлению и хранению информации.

Имейте документ с основными данными для каждого элемента оборудования, который служит шлюзом ко всему, что вы когда-либо хотели знать об этом элементе оборудования. Вы помещаете всю стандартную базовую информацию, такую ​​как название производителя, модель, серийный номер и емкость, вверху, а затем добавляете краткое описание того, где он находится и для чего он нужен. Вставляйте ссылки на другие документы, и это служит дверью ко всей необходимой информации. Вы даже можете использовать его как документ истории оборудования для модификаций, обновлений и специальных знаний, которые больше нигде не подходят. Использование ограничено только вашим воображением. Имейте в виду, что человеческая природа говорит, что, если он не прост и удобен в использовании, он, вероятно, не будет использоваться.

Как только ваши войска увидят в нем ценность, они будут использовать его как первое место для поиска, поэтому регулярно создавайте резервные копии и просматривайте их не реже одного раза в год, чтобы убедиться, что данные по-прежнему актуальны. Должен быть механизм для добавления новой информации и комментариев, чтобы вы могли получить доступ к своим технологиям для всех.

Не беспокойтесь о грамматике или правописании, вы всегда сможете отредактировать их позже. Если ваша система CMMS или EAM поддерживает эту функцию, отлично! В противном случае или если у вас небольшая операция без этих программ, это способ сохранить данные, которые могут помочь. Даже ссылка на веб-страницу соответствующего производителя оригинального оборудования или поставщика услуг может быть ключом к экономии часов простоя. Наличие легкого доступа к данным и ссылкам позволяет сэкономить на поездках на место работы, вооруженных фонариками, где вы пытаетесь прочитать табличку с именем, которая, вероятно, была нарисована как минимум дважды. Когда вы складываете колоду в свою пользу, это одна из карт, которую вы хотите получить в руке.