Мастер CAFM: полное руководство по компьютерно-ориентированному управлению объектами

Ключевое сообщение

Компьютерно-ориентированное управление объектами (CAFM) — это технология, оптимизирующая и улучшающая эксплуатацию объектов. Она использует программное обеспечение и инструменты для управления и поддержки различных аспектов объекта: планирования пространства, обслуживания, управления активами и многого другого.

Управление объектами — сложная и обширная ответственность, особенно для крупных компаний с множеством зданий. Фасилити-менеджеру нужно организовывать и контролировать так много видов деятельности, что без технологий для оптимизации рабочей нагрузки эта работа невозможна.

Компьютерно-ориентированное управление объектами (CAFM) — инструмент, упрощающий организацию и обслуживание объектов фасилити-менеджерами. Рынок CAFM растет: прогнозируется достижение $2 млрд к 2032 году от $987,5 млн в 2021 — темп роста 7,1% CAGR. Эффективно внедренная CAFM-система снижает затраты и упрощает рабочий процесс. Однако важно понимать нюансы использования CAFM для управления объектами.

В этом руководстве мы объясним, что такое CAFM, как оно работает, его преимущества и лучшие практики, чтобы вы могли использовать преимущества этого комплексного цифрового инструмента.

Что такое CAFM?

Эффективное управление объектами критично для организаций во всех отраслях. Традиционные методы сменяются инновационными решениями, например CAFM.

CAFM — это программное обеспечение, которое фасилити-менеджеры используют для организации и оптимизации всех видов деятельности, связанных с эксплуатацией здания. CAFM применяется для задач вроде:

• Планирования обслуживания
• Управления персоналом
• Управления рабочими процессами

CAFM — инструмент, оптимизирующий всё, что происходит в физическом рабочем пространстве: людей, процессы и объекты внутри ваших помещений. Например, крупные объекты могут иметь сотни активов с ярлыками. Фасилити-менеджеры используют CAFM для организации и поддержки этих активов в рабочем состоянии.

В конечном итоге цифровая система экономит время и деньги менеджерам объектов, предоставляя критические данные об эксплуатации зданий. Современный CAFM-софт обладает широкими возможностями. Хотя каждая система может отличаться, CAFM обычно включает несколько функций.

Для быстрого обзора CAFM-софта посмотрите видео ниже:

[Видео]

Общие эксплуатационные задачи здания

CAFM помогает с рутинными задачами эксплуатации здания. Он логирует все повторяющиеся ежедневные задачи в одном месте, упрощая рабочие процессы и предоставляя критичную информацию быстрее.

На практике это значит, что фасилити-менеджеры могут управлять несколькими IoT-элементами здания с единого дашборда:

• Двери
• HVAC-системы
• Оборудование

Вместо переключения между платформами вы управляете всем в одном дашборде.

Управление активами

Независимо от размера бизнеса, управление физическими активами — вызов. CAFM упрощает это, определяя физическое местоположение актива и отслеживая релевантную информацию: производителя, историю обслуживания.

Управление обслуживанием

Управление ТО обязательно для любого объекта, но контроль всего оборудования, машин и систем в каждом здании — задача непростая. CAFM-софт помогает, храня все данные об активах каждого здания, позволяя уйти от реактивного/корректирующего обслуживания к превентивному.

Управление пространством и комнатами

Если у бизнеса несколько зданий, отделов и сотрудников, управление бронированием и настройкой комнат может быть сложным. Некоторые CAFM-системы включают функцию управления бронированием комнат для предотвращения проблем с пространством.

Хотите бесплатный чек-лист управления активами?

Нажмите кнопку ниже, чтобы получить PDF-версию нашего чек-листа управления активами, содержащего ключевые вопросы для любого проекта маркировки. Это ускорит внедрение системы отслеживания обслуживания или управления объектами.

Получить чек-лист ›

Кому подходит CAFM?

CAFM может не подойти, если организация мала, имеет одно здание или вы сейчас справляетесь без CAFM.

Но CAFM — отличный выбор, если ваша организация:

• Имеет большое здание
• Владеет несколькими зданиями в разных локациях
• Проводит сложные функции в своих зданиях
• Владеет множеством активов и управляет большим персоналом

CAFM повышает видимость и оптимизирует рабочие процессы, идеально подходя для бизнеса в отраслях:

• Недвижимость
• Государственный сектор
• Коммерческая недвижимость
• Здравоохранение
• Образование
• Производство

Преимущества CAFM

До CAFM фасилити-менеджеры управляли информацией о планировке, ресурсах и активах здания на бумаге. Это не только занимало больше времени, но и создавало риск человеческих ошибок.

Цифровые инструменты CAFM заменяют горы бумаги, ускоряя рабочие процессы и значительно снижая вероятность ошибок. Оно упрощает стратегические цели и ежедневные задачи управления объектами в одном простом, оптимизированном дашборде.

Каждый CAFM-софт отличается, предлагая безграничный набор полезных инструментов. Преимущества будут варьироваться в зависимости от настройки и болевых точек бизнеса, но обычно включают снижение затрат и повышение эффективности.

1. Улучшенные аналитические данные

CAFM отслеживает важные метрики объекта. Автоматически собирает данные и представляет их в интуитивном дашборде, устраняя необходимость ручных отчётов. Главное — выделяет критические инсайты, показывая, какие задачи важнее всего.

CAFM собирает данные эффективнее, позволяя собирать их по каждому зданию и активу. Если вы переходите к принятию решений на основе знаний — CAFM необходим.

2. Повышение продуктивности

Управление объектами — нелегкая задача. CAFM позволяет быстро взять под контроль все здания, активы и задачи в одном дашборде.

CAFM дает менеджерам точные данные, благодаря чему здание работает эффективнее. У вас быстрый доступ к организованным данным для планового превентивного ТО и аварийных вызовов. Сфокусируйте усилия не на мелочах, а на задачах, требующих человеческого участия.

CAFM-системы обычно предлагают инструменты, полезные не только менеджеру, но и другим сотрудникам. Например, сотрудники, желающие забронировать помещение, могут использовать CAFM для быстрого бронирования конференц-зала. Вместо календаря или ручной системы команды фокусируются на бизнесе.

3. Снижение затрат

Хорошо управляемое здание имеет меньшие затраты. Если бизнесу нужно сократить расходы на объекты — CAFM обязателен. Он снижает затраты множеством способов:

• Максимизация использования пространства на месте, уменьшая необходимость аренды дополнительных складских или офисных площадей
• Увеличение срока службы активов за счет интеллектуальных графиков ТО
• Снижение нагрузки на фасилити-менеджера, уменьшая найм доп. сотрудников
• Анализ энергопотребления для выявления потерь
• Снижение риска непланового простоя за счет мониторинга в реальном времени
• Обеспечение данных для принятия решений в более короткие сроки

4. Лучшее управление подрядчиками

Преимущества CAFM расширяются и на управление персоналом в объектах. Если вы часто координируете сторонний персонал — подрядчиков, субподрядчиков — CAFM держит всех на одной волне.

С CAFM вы легко управляете сторонними подрядчиками через функции:

• Регулярные чек-ины для контроля соблюдения графика проекта
• Обмен актуальной информацией о безопасности со всеми подрядчиками
• Включение соблюдения правил объекта в рабочий процесс подрядчика
• Управление компенсацией подрядчиков

Аутсорсинг ремонтов или других работ часто дешевле найма штатных сотрудников. Управление сторонними командами не всегда просто, но CAFM встраивает эти задачи в существующий рабочий процесс, упрощая аутсорсинг.

5. Улучшение устойчивого развития

Стремитесь к более устойчивому бизнесу? CAFM помогает сократить отходы во всех формах — победа для экологии. Эффективные процессы и меньше отходов экономят деньги и делают компанию экофрендли.

В CAFM можно создать правила для использования только необходимого объема ресурсов на проекте. Например, если нужно снизить водопотребление, CAFM будет отслеживать использование и алертить при приближении к лимиту.

Используйте данные для выявления перерасхода ресурсов, чтобы держать зеленые инициативы (и бюджет) на плаву.

CAFM vs CMMS

Хотя названия похожи, CAFM не то же, что CMMS (система автоматизированного управления ТО). CMMS фокусируется на управлении оборудованием в рабочем пространстве и конкретно на его обслуживании.

CMMS обрабатывает задачи вроде:

• Планирование и отслеживание деятельности по ТО и ремонту в здании
• Измерение ресурсов ТО и производительности активов
• Планирование заказов и закупок запасов
• Использование данных для отслеживания активов

На практике CAFM и CMMS отличаются по:

• Область: CAFM — более широкая система, включающая планирование пространства, распределение ресурсов, учет активов. CAFM может обрабатывать управление ТО, но CMMS фокусируется только на ТО. CMMS управляет планированием, отслеживанием и записями ТО.
• Функция: CMMS отлично мониторит срок службы оборудования и управляет превентивным ТО. CAFM управляет всеми задачами ТО плюс управление недвижимостью и стратегическое планирование.
• Интеграции: CAFM интегрируется с HR, финансами, IT для большего контекста о бизнесе. CMMS не интегрируется с другими системами.

Хотя есть пересечение с задачами CMMS, CAFM — более целостный подход к управлению объектами.

Если компания нуждается только в помощи с задачами ТО, может хватить CMMS — обычно он дешевле. Но если нужна более широкая информация о бизнесе — помимо ТО — CAFM — правильный выбор.

5 экспертных лучших практик CAFM

CAFM-софт — инвестиция в бизнес, делающая его более прибыльным и продуктивным. Но софт сам по себе не даст результатов. Следуйте этим пяти лучшим практикам для достижения целей с CAFM.

1. Определите свои цели

CAFM-система должна реально изменить бизнес. Она должна адресовать ваши главные потребности и боли, поэтому критично сначала определить цели перед покупкой CAFM.

Например, вас больше волнует ТО или поиск способов сократить отходы по множеству объектов? Эти потребности требуют разных подходов, поэтому начните с точного описания ожидаемых результатов. Это упростит поиск правильного CAFM-решения, дающего осязаемые результаты.

2. Настройте свой CAFM

Выбрав CAFM-систему, важно настроить её под решение ваших главных болей. Персонализированный подход необходим, так как CAFM часто имеет много функций. Выберите функции, имеющие смысл для вашего бизнеса, и адаптируйте их.

Настройка CAFM возможна через:

• Добавление модулей для управления пространством, отслеживания активов и др.
• Модификацию ролей пользователей и уровней доступа
• Создание пользовательских полей и форм
• Интеграцию с бухгалтерией, ERP, HR
• Создание шаблонов отчётов

3. Автоматизируйте рабочий процесс

CAFM позволяет создавать рабочие процессы в софте, что сильно упрощает автоматизацию задач управления объектами. Если софт поддерживает автоматизацию, используйте её для повышения продуктивности и снижения ошибок.

Попробуйте автоматизировать:

• Генерацию нарядов-заказов
• Графики превентивного обслуживания
• Генерацию отчётов
• Планирование пространства
• Управление комплаенсом
• Уведомления и алерты

4. Помните о важности ярлыков

CAFM позволяет отслеживать сотни активов и оборудования в одном дашборде. Но даже с самым продвинутым софтом вам всё равно понадобятся качественные ярлыки и теги для дополнения CAFM.

Во-первых, ярлыки позволяют легко сканировать и записывать активность ТО для каждого актива. CAFM использует данные этих сканов и отчёты рабочих для генерации инсайтов об объекте и активах.

Ярлыки Camcode совместимы с софтом, что упрощает отслеживание физических активов простым сканированием штрих-кода или QR. Если нужно отслеживание в реальном времени — RFID-теги также отличный вариант. Они выдерживают самые экстремальные условия, так что ярлыки прослужат весь срок службы активов.

5. Используйте данные для улучшения рабочего места

CAFM собирает много данных о практиках управления объектами. CAFM помогает в повседневных операциях, но также улучшает долгосрочное функционирование объектов. Вместо того чтобы данные лежали неиспользованными, мобилизуйте их для полезных изменений в бизнесе.

Например, CAFM может отметить, что бизнес тратит больше воды летом или что определенный тип актива изнашивается раньше ожидаемого. Выявление проблемы помогает устранить её корневую причину. Это лучший способ снизить затраты и повысить продуктивность со временем.

Программное обеспечение CAFM: как оно оптимизирует управление объектами

CAFM-софт дает фасилити-менеджерам инструменты для выполнения большей работы за меньшее время. От управления документами и рабочими процессами до автоматизированного отслеживания ТО и организации — CAFM-платформы могут значительно увеличить производительность объекта.

Следуйте лучшим практикам этого руководства, чтобы извлечь больше ценности из инвестиций в CAFM, и обеспечьте правильную физическую инфраструктуру для поддержки CAFM-системы. Например, выбор прочных ярлыков для всех активов, объектов и оборудования важен.

Готовы улучшить эффективность вашего CAFM-софта? Закажите бесплатный набор образцов от Camcode сегодня и увидьте, как готовые ярлыки — идеальная пара для любой CAFM-системы.

Часто задаваемые вопросы