Преобразование процесса закупок с помощью робототехники

Люди были очарованы автоматизацией со времен Средневековья.

Первым крупным шагом на пути к автоматизации в истории человечества было изобретение колеса, которое улучшило транспорт до невозможного ранее. Перенесемся в настоящее, и автоматизация операций, производства, финансов и маркетинга позволила значительно повысить производительность. Так что же дальше с технологиями? Ответ на этот вопрос есть в роботизированной автоматизации процессов (RPA).

В современных организациях цепочка поставок состоит из портфеля специализированных программных приложений, которые выполняют специализированные функции. Обеспечение беспрепятственного взаимодействия между ними - обычная проблема. RPA может помочь предприятиям достичь бесконтактного взаимодействия между ключевыми приложениями, такими как планирование ресурсов предприятия (ERP), управление транспортировкой, управление складом, планирование, закупки и управление продуктами.

Пользователи снабжения и закупок взаимодействуют со многими из этих систем, опираясь на внешние данные для принятия обоснованных решений относительно количества, цены и местоположения продукта. Отдел снабжения часто тратит значительное время на сбор и анализ данных, что напрямую влияет на продолжительность технологического цикла. В исследовании Gartner 2019 года, посвященном поиску поставщиков, закупкам и управлению поставщиками, критические вопросы в области закупок технологий включали прямую (мгновенную) экономию затрат, влияние результатов бизнеса, эффективные переговоры, избежание затрат и время для обработки. RPA может значительно помочь решить проблемы с закупками во всех этих областях.

Отчет Gartner об ИТ за 2020 год. Оптимизация затрат показала, что внедрение или усиление автоматизации может помочь организациям добиться от 10% до 15% чистой экономии на текущих ИТ. стоимость проекта услуг. Организации могут поддерживать свои существующие ИТ. архитектура, получая выгоду от увеличения производительности за счет RPA. Технология может обеспечить повышенную рентабельность инвестиций в существующие цифровые продукты за счет оптимизации продуктовых стратегий.

Выверка запасов с помощью RPA может помочь многонациональным компаниям сократить время цикла выверки более чем на 70%. Например, крупная глобальная логистическая компания внедрила RPA для трансформации операций для достижения совершенства цепочки поставок.

Обеспечивая быструю цифровую трансформацию функций цепочки поставок, RPA оказывается одним из наиболее важных инструментов повышения производительности. По данным Fortune Business Insights, ожидается, что размер глобального рынка RPA значительно вырастет и к 2027 году достигнет 6,10 млрд долларов. В цепочке поставок современной организации RPA может раскрыть скрытую ценность посредством трансформации большинства процессов функции закупок. Ниже приведены некоторые ключевые области, в которых организации могут получить немедленную выгоду от RPA.

Автономный анализ расходов . Сбор расходов и анализ категорий - это ключевая область, в которой RPA может помочь, автоматически собирая данные из различных источников. На организационном уровне RPA может помочь в создании подробных отчетов из приложений ERP, а также ручных файлов, таких как PDF-файлы и электронные таблицы Excel. RPA также может интегрировать существующие локально разработанные инструменты, которые компания может использовать для выполнения процессов закупок. Благодаря автоматическому сбору данных о расходах «боты» также могут включать подробную автоматическую оценку возможностей расходов на основе определенной политики.

Анализ рынка и оптимизированные спотовые покупки . Бот может легко собирать информацию с нескольких веб-сайтов и документов, которые регулярно обновляются ежемесячно или еженедельно сторонними поставщиками данных. Панель анализа рынка может использовать эту собранную информацию без необходимости обновлять или проверять исходные данные. Менеджеры по закупкам могут даже размещать заказы на спотовую покупку с помощью ботов, которые определяют лучших доступных продавцов и цены на рынке на основе маркетинговых исследований. RPA может значительно сократить усилия, затрачиваемые на поиск в Интернете и других источниках.

Автоматический тест и бесконтактный мониторинг производительности . RPA может включать автоматический сбор данных для заполнения информационных панелей ключевых показателей эффективности (KPI) и позволяет компаниям проводить сравнительный анализ без вмешательства человека. Он также может помочь в автоматическом сборе данных из нескольких приложений (включая электронную почту). Если пользователь хочет отправить данные по электронной почте, RPA может помочь интегрировать вводимые по электронной почте данные в информационную панель KPI и улучшить качество закупок и удовлетворенность заинтересованных сторон.

Управление заявками на закупку (PR) и заказами на закупку (PO), а также идентификация поставщика. Бот может собирать данные из PR и искать доступные элементы в каталоге продуктов. Если товар недоступен, бот может искать поставщиков в Интернете и предлагать возможные совпадения поставщиков. RPA может даже помочь начать переговоры и запросить у нескольких поставщиков доступность продукта с предварительными ценовыми предложениями, используя электронную почту или текст SMS. Бот может управлять всем процессом идентификации продукта, исследования рынка и управления отношениями с поставщиками, освобождая значительное количество времени для менеджеров по закупкам. Помимо регулярных уведомлений и отчетов, отправляемых ERP для инициирования PR и PO, RPA может помочь в создании настраиваемых отчетов на уровне категории или продукта.

Автоматическая установка поставщиков и создание мастера-поставщика. Прием на работу поставщиков и создание поставщиков обычно во многих организациях занимает много времени вручную. С помощью бота RPA процесс автоматического создания поставщика может выполняться без вмешательства человека. Бот может добавлять основные данные в корпоративные приложения в любое время.

Индивидуальный аудит поставщиков . Боты могут помочь создавать настраиваемые отчеты для конкретного поставщика, отслеживая текущие контракты, отслеживая претензии и соблюдение контрактов. В соответствии с определенной политикой боты могут автоматически отправлять периодические напоминания по электронной почте или с помощью SMS-сообщений определенным поставщикам. Боты с возможностями электронной почты также могут отправлять автоматические обновления в почтовый ящик или SMS напрямую для любых установленных критериев или исключений.

* Оценки данных для организаций уровня зрелости 3 и 4 в соответствии с TCS Process Excellence Framework

RPA быстро становится неотъемлемой частью закупочной организации и будет продолжать развиваться и развиваться. После согласования с бизнес-стратегией RPA может обеспечить исключительные и устойчивые результаты в короткие сроки.

Бакул Шарма и Мудит Бансал - консультанты в области глобальной цепочки поставок Tata Consultancy Services.