Роботизация закупок: революция в эффективности и точности закупок

Человечество увлекается автоматизацией с темных времен. Первый крупный шаг к автоматизации в истории — изобретение колеса, которое невиданным образом улучшило транспорт. Перейдем к настоящему: автоматизация в операциях, производстве, финансах и маркетинге обеспечила значительные приросты продуктивности. Куда движется технология дальше? Ответ — роботизация процессов (RPA).

RPA в современных организациях

В современных организациях цепочка поставок состоит из портфеля специализированных программных приложений. Обеспечение их плавного взаимодействия — частая боль. RPA помогает бизнесу достичь бесшовного сотрудничества между ключевыми приложениями: ERP, транспортным управлением, управлением склада, планированием, закупками и управлением продуктом.

Пользователи сферы закупок взаимодействуют со многими из этих систем, опираясь на внешние данные для принятия решений об объеме, цене и локации продукта. Закупочные команды часто тратят значительное время на сбор и анализ данных, что напрямую влияет на время цикла процесса. Опрос Gartner 2019 года среди специалистов по закупкам и управлению поставщиками выделил критические вопросы: прямая экономия затрат, влияние на бизнес-результаты, эффективные переговоры, избежание затрат и время обработки. RPA может значительно помочь решить проблемы закупок во всех этих областях.

Отчет Gartner 2020 года об оптимизации ИТ-затрат показал, что внедрение или расширение автоматизации может принести организациям 10–15% чистой экономии в текущих затратах на ИТ-проекты. Организации могут сохранять существующую ИТ-архитектуру, получая приросты продуктивности через RPA. Технология обеспечивает устойчивый ROI для существующих цифровых продуктов через оптимизированные продуктовые стратегии.

Сверка запасов через RPA может помочь мультинациональным компаниям достичь более 70% сокращения времени цикла сверки. Крупная глобальная логистическая компания внедрила RPA для операционной трансформации и достижения совершенства в цепочке поставок.

Обеспечивая быструю цифровую трансформацию функций цепочки поставок, RPA доказывает себя одним из самых критичных инструментов улучшения продуктивности. Глобальный рынок RPA ожидает значительного роста до 6,10 млрд долларов к 2027 году по данным Fortune Business Insights. В цепочке поставок современной организации RPA может раскрыть скрытую ценность через трансформацию большинства процессов закупочной функции. Ниже — ключевые области для немедленных выгод от RPA.

Ключевые области применения RPA в закупках

Автономный анализ затрат

Сбор данных о расходах и категорийный анализ — ключевая область, где RPA помогает, автоматически собирая данные из различных источников. На организационном уровне RPA помогает генерировать детальные отчеты из ERP-приложений и ручных файлов (PDF, Excel). RPA также интегрирует существующие локально разработанные инструменты для выполнения закупочных процессов. С автоматическим сбором данных о расходах «боты» могут проводить детальные автоматизированные оценки возможностей экономии на основе заданной политики.

Рыночный анализ и оптимизированные спот-покупки

Бот может легко собирать информацию с множества веб-сайтов и документов, регулярно обновляемых сторонними провайдерами данных на ежемесячной или еженедельной основе. Дашборд рыночного анализа может использовать эту информацию без необходимости обновлять или проверять исходные данные. Закупочные менеджеры могут даже размещать спот-заказы через ботов, которые выявляют лучших продавцов и цены на рынке на основе исследования. RPA в значительной степени сокращает усилия на поиск в интернете и других источниках.

Автобенчмаркинг и бесшовный мониторинг производительности

RPA обеспечивает автоматический сбор данных для наполнения дашбордов KPI и позволяет компаниям проводить бенчмаркинг без человеческого вмешательства. Также помогает автоматически собирать данные из множества приложений (включая email). Если пользователь хочет предоставить данные через email, RPA может интегрировать вводы в дашборд KPI, улучшая опыт закупок и удовлетворенность стейкхолдеров.

Управление заявками на закупку (PR) и заказ-нарядами (PO) и идентификация поставщиков

Бот может собирать данные из PR и искать товары в продуктовом каталоге. Если товар недоступен, бот ищет поставщиков в интернете и предлагает варианты. RPA может даже инициировать диалоги и запрашивать у множества поставщиков наличие товара с предварительными котировками через email или SMS. Бот управляет всем процессом идентификации продукта, рыночного исследования и управления отношениями с поставщиками, освобождая значительное время закупочных менеджеров. Помимо регулярных уведомлений и отчетов ERP для инициации PR и PO, RPA помогает создавать кастомные отчеты на уровне категории или продукта.

Авто-онбординг поставщиков и создание мастер-данных вендора

Онбординг поставщиков и создание записей вендоров — обычно трудоемкая ручная задача. С RPA-ботом процесс автоматического создания вендора выполняется без человеческого вмешательства. Бот может добавлять мастер-данные в корпоративные приложения в любое время.

Кастомный аудит поставщиков

Боты помогают создавать кастомные отчеты для конкретного поставщика: мониторинг текущих контрактов, отслеживание претензий и соблюдения условий. На основе заданной политики боты автоматически отправляют периодические напоминания через email или SMS конкретным вендорам. Боты с email-возможностями также предоставляют автоматические обновления в почту или SMS по заданным критериям или исключениям.

	Автономный анализ затрат	Рыночный анализ и спот-покупки	Автобенчмаркинг и мониторинг	PR/PO и ID поставщиков	Авто-онбординг поставщиков	Кастомный аудит поставщиков
% процесса для автоматизации	> 80%	> 70%	> 60%	> 80%	> 50%	> 60%
Что нельзя автоматизировать	Недокументированные маверик-затраты Руководство менеджмента	Человеческая валидация Интеграция офлайн-продавцов	Планы улучшения производительности Идентификация KPI	Проверка качества продукта Гарантия минимальной цены	Верификация поставщика Подлинность поставщика	Наземные проверки качества Идентификация источника спора
Непосредственно влияемые KPI	% общих затрат, управляемых закупками ROI закупок Стоимость источников	Операционные расходы закупок Прямое снижение затрат Избегание затрат Удовлетворенность сотрудников	Стоимость контрактов под активным управлением Вариация стоимости заказов Риск контракта	% поставщиков с сертификатами Время цикла PR в PO Средняя стоимость обработки PO Удовлетворенность стейкхолдеров	Расходы на мастер-данные как % от затрат Ошибки записей данных Время администрирования контрактов	Уровень соблюдения Коэффициент отклонений Стоимость переработки и брака Рейтинг качества поставщика

*Оценки данных для организаций уровня зрелости 3 и 4 по фреймворку TCS Process Excellence

RPA стремительно становится неотъемлемой частью закупочной организации и будет продолжать эволюционировать и зреть. После согласования с бизнес-стратегией RPA может обеспечить исключительные, устойчивые результаты в короткие сроки.

Бакул Шарма и Мудит Банасал — консультанты в глобальной практике цепочек поставок Tata Consultancy Services.