Быстрая верификация и оплата фрахтовых счетов: полное руководство

Есть хорошая причина, почему фрахтовая оплата считается коричневой гофрированной коробкой индустрии цепочки поставок. Это тема без изюминки в мире, полном регуляторных сложностей, ограничений мощности, геополитических вызовов, растущего спроса, глобальной пандемии и меняющегося потребительского поведения. Учитывая эти рыночные силы, фрахтовая оплата обычно не регистрируется среди топ-10 проблем, стоящих перед грузовладельцами.

Это не значит, что фрахтовая оплата не заслуживает близкого внимания. Инвойсы перевозчиков ноторно неточны, угрожая срывать производительность перевозчиков и доступность мощности, если не управляются должным образом.

Но насколько именно неточны инвойсы перевозчиков? Отраслевые аналитики ставят число где-то между 15% и 66%, с одним третьей стороной фрахт-аудитором, сообщающим, что одна из четырех проверяемых инвойсов отклоняется из-за ошибок. Так как обеспечить, что фрахтовые счета верны, и перевозчики оплачены быстро, чтобы держать цепочку поставок бесперебойной?

Почему фрахтовые инвойсы отклоняются

Отклонения исторически использовались для драйвинга поведения перевозчиков. Полностью уместно держать перевозчиков подчиненными стандартам квалификации. Если доставка не предоставлена, инвойс должен быть отклонен. Но держать перевозчика под стандартом валидации инвойса, включающим доставку дополнительной информации, даже когда такая информация не последовательно предоставляется ему, может быть воспринято как суброгация бухгалтерского процесса грузовладельца.

Ничто из этого не предполагает, что стандарты валидации должны быть ослаблены. Есть разница между ошибкой биллинга, позволяющей частичную оплату (такой как неверная скидка) и полным отклонением, результатом в нулевой оплате перевозчику. Проблемы, вызывающие отклонение инвойса полностью — отсутствие поддерживающей документации, например — редки, составляя между 1% и 2% всех отклонений. Большинство инвойсов, представленных фрахт-платежному провайдеру, проходят первый тест: это инвойс клиента для оплаты, и это одобренный перевозчик? Дополнительные валидации, привязанные к специфическим бизнес-правилам грузовладельца, — где происходит большая часть отклонений, и требуют больше всего усилий для разрешения. Следовательно, точность инвойса перевозчика сильно зависит от информации, которую предоставляет грузовладелец. Если у перевозчика есть накладная от грузовладельца, инвойс будет только настолько точен, насколько информация на ней.

Порог отклонения инвойса

В общем, отклонения инвойсов не должны быть выше 4% от всех полученных инвойсов, с 2% как лучшая практика. Если уровень отклонений вашей организации выше 4%, вероятно, проблема не в практиках биллинга перевозчика, а в правилах, наложенных на фрахт-аудит провайдера для управления процессом. Чтобы инвойсы оплачивались правильно и быстро, правильная информация должна быть отправлена перевозчику. Также грузовладельцы должны рассмотреть, не сместило ли бизнес-правило бремя сбора данных, бухгалтерии и даже требований сервиса конечного клиента на перевозчика, который часто не оснащен для разрешения этих проблем. Кроме того, другие силы вроде нового контракта, переговоренных ставок или новых отношений с перевозчиком могут вызвать пробелы в информации и коммуникации, ведущие к отклонению инвойса.

Наиболее частая причина отклонения инвойса — неверные или дополнительные assessorial заряды, применяемые к инвойсу. На стороне перевозчика, он должен спот-чекать и менять основные системы, когда получает обратную связь, что аудит инвойса привел к отклоненному инвойсу, чтобы предотвратить будущие инциденты и задержанные платежи.

В конечном счете, грузовладелец устанавливает правила и перевозчики это знают. Отклонения добавляют напряжение к этой динамике, в конечном счете наклоняя весы в пользу одной стороны за счет другой. Для снижения ставок отклонения инвойсов, фрахтовая оплата требует солидных процессов, обширного захвата данных, строгого аудита и полного соответствия бизнес-правилам, введенным клиентом-грузовладельцем.

Шаги для снижения отклонения инвойсов

Есть множество шагов, которые грузовладельцы могут предпринять для снижения ставок отклонения инвойсов и избежания сбоев цепочки поставок. Во-первых, верифицируйте информацию на накладной включая класс. Обычно для перевозчиков обрабатывать множественные доставки одного типа, и дефолт в системе может привести к ошибке в классификации. Также убедитесь, что каждый раз, когда ставки меняются (из-за новой полосы, локации или контракта и т.д.), валидируйте, что у перевозчика правильная база ставки и эффективная дата изменения. В-третьих, аудит фрахтовых платежей — либо внутренне, либо через третьей стороны аудитора — чтобы убедиться, что вы мониторите assessorial заряды. Некоторые заряды, появляющиеся на инвойсах перевозчиков, даже не применяются к товарам, которые транспортируются.

Последнее, но निश्चленно не менее важное, примите цифровое будущее. Данные движут всем, и система управления транспортом (TMS) позволяет автоматизацию отправки, предоставляя шаблоны с необходимыми полями для установления накладной. Есть также новые авеню для исследования, такие как видимость отправки, обеспечивающая сквозное подтверждение движения с сопровождающими документами. Информация и документация комбинируются в объединенный вид движения, и поэтому инвойса.

Помимо, или вместо этих новых инструментов, лучшая защита от сбоя цепочки поставок — выделить время и ресурсы для проактивного разрешения отклонений. Посмотрите, что отклоняется и почему. Определите, передана ли правильная информация перевозчику, и помогите ему понять важность этой информации. Убедитесь, что ваши сотрудники, поставщики и другие стейкхолдеры следуют вашим протоколам при использовании вашей сети перевозчиков.

Избегание головной боли фрахтовой оплаты

С спросом на высшем за годы, грузовладельцы адаптируются к менее доступной мощности на экспоненциально более высоких ставках. Колбэк к становлению «грузовиком по выбору» обретает возобновленную важность, освещая ценность, которую грузовладелец и его третья сторона привносят в бэк-офис процесс перевозчика. Перевозчики ценят коллаборативные усилия, учитывающие обе стороны в дизайне процесса, требованиях данных и разрешении исключений. Непризнание этого сдвига может оказать вредное влияние.

Отклонения инвойсов — необходимый компонент процесса фрахт-аудита, но они не должны быть подавляющей головной болью. Умные правила, четкие директивы и запланированный фокус на быстром разрешении отклонений держит финансовую и физическую цепочку поставок бесперебойной.

Роберта Тамбуррино — президент фрахт-аудита и оплаты, Чет Ричардсон — президент LTL, в AFS Logistics.