Эффективный онбординг поставщиков: 5 проверенных советов для плавного процесса

Процесс сбора данных о потенциальных вендорах, завершения оценок комплаенса и рисков, и интеграции их в платформу или цепочку поставок коллективно известен как онбординг поставщиков. Просто сказано, это о создании плавных и управляемых процессов для развития сильных покупатель-вендор отношений — такого рода, которые приводят к улучшенным результатам для всех вовлеченных сторон.

Установление новых отношений с поставщиками может быть хитрым. Если у вас нет четкой и установленной методологии на месте для онбординга поставщиков, вы рискуете поврежденными отношениями с самого начала. Обеспечение того, что эти процессы эффективны и оптимизированы перед попыткой нового онбординга, помогает запустить отношения с лучшим возможным стартом.

Хороший бизнес приходит из хороших отношений. Так же как вы воспитываете своих клиентов, так вы должны делать то же с оптовыми поставщиками или любым другим типом вендора.

Функциональный процесс онбординга сформирует фундамент надежной системы управления поставщиками и улучшит эти критические партнерства. Следующее также поможет:

• Лучшее отслеживание данных workflow,
• Автоматизация базовых задач,
• Связанная рабочая сила,
• Снижение риска,
• Обеспечение регуляторного комплаенса,
• Увеличение возврата на инвестиции,
• Практика оптимизации рабочей силы, и
• Снижение человеческих ошибок.

Без надежного онбординга поставщиков, в лучшем случае вы сталкиваетесь со спадом в продуктивности. В худшем, вы рискуете навредить вашим отношениям из-за плохого управления, обучения или воспитания.

Следующие пять способов создать хорошо спланированный процесс онбординга поставщиков.

Разработайте методологию оценки и одобрения. Когда устанавливаете ваши процессы онбординга, вы сначала должны разработать точные программы оценки и одобрения поставщиков. Тщательная оценка нового поставщика критична для смягчения риска и избежания мошенничества. Сделайте это, вводя и стандартизируя workflows. Обеспечьте, чтобы ваши ценности и стандарты совпадали с теми, кого вы онбордите.

Вам нужно разработать наборы вопросов, которые отвечают на ваши заботы, разделенные на категории вроде экологического выхода, правовых требований, страховых потребностей, с кем они работают и как они работают с ними. Как только вы комфортны с ответами, это делает весь процесс с тех пор далеко легче.

Обеспечьте консистентность во всех локациях. Многие компании, особенно те с международными операциями, используют разные, изолированные системы, часто с неконсистентными данными поставщиков. Вам нужно обеспечить, что процесс онбординга, сверху вниз, униформален во всех локациях.

Используйте технологию, которая предлагает вам полный обзор данных ваших поставщиков и услуг, которые они предоставляют. Эти данные могут быть переведены во все филиалы и департаменты. Сделайте так, чтобы это оставалось унифицированной методологией для обеспечения плавного развертывания.

Самые успешные кампании онбординга построены на культуре коммуникации, но хорошая коммуникация не произойдет в вакууме. Ваши процессы должны сделать это простым для разных департаментов, стейкхолдеров и локаций для доступа к данным вендора, так что все действуют на правильной информации. Этот шаг повысит эффективность, в то время как смягчит риск задержек и продвинет позитивные отношения с новым поставщиком через доску.

Создайте вендорский портал. Если его еще не существует, создайте его для потенциальных поставщиков для регистрации их интереса в работе с вами. Предложение по email обычно теряется в переполненном inbox.

Может занять несколько недель до нескольких месяцев собрать всю релевантную информацию, требуемую для процесса онбординга. Создание этого портала, комбинированное с менеджмент приложением, ускоряет процесс для обеих сторон.

Портал должен содержать все релевантные формы для заполнения, так же как контактную информацию и референсы. Это улучшает точность данных, снижает бэклог и повышает видимость процесса.

Назначьте стратегическую важность. Поставщики должны быть оценены во время процесса онбординга на основе их уровня важности для ваших бизнес-операций. Этот фактор должен быть взвешен на основе срочности, затрат и сложности онбординга.

Если поставщик предлагает немедленный выигрыш, толкните их дальше по списку. Если другой предлагает что-то, что вы хотите, но не обязательно нуждаетесь в данный момент, затем понизьте их позицию на вашем списке.

Лучше бы сегментировать ваших поставщиков на основе их приоритета во время процесса онбординга, для лучшего говернанса, управления и развития отношений. Таким образом, вы можете лучше назначать таймлайны и ресурсы, в то время как все еще фокусируетесь на ежедневных операциях. Все это может быть интегрировано в упомянутый выше вендорский портал, так что все вовлеченные знают, где они стоят.

Инвестируйте в правильную технологию. Даже лучшие продуманные процессы никогда не будут полностью оптимизированы, если они все еще делаются на бумаге людьми. Автоматизация и искусственный интеллект усиливают ваши процессы, удаляют ошибки и освобождают вашу рабочую силу для фокуса на высокоценных задачах, таких как рекрутинг новых поставщиков или улучшение существующих отношений. Никогда не было лучшего времени для переосмысления вашей офисной технологии, с пандемией заставляющей всех думать по-другому в будущем.

Правильное закупочное решение может предотвратить многие из проблем зубов, возникающих с новым онбордингом поставщиков. Держа все ваши данные в облаке, вы можете сделать их доступными и контролировать, кто их использует, обеспечивая консистентную коммуникацию с релевантными сторонами.

Применяйте правильные коммуникационные инструменты, вроде VoIP сервисов через все команды и офисы, для улучшения удаленной коммуникации. Таким образом, все на треке и знают, как далеко вдоль процесса онбординга вы есть.

Будь то найм фрилансеров в ритейл онбординг ситуациях, добавление нового вендора, процесс приложения потенциального партнера, или просто желание узнать больше о людях, которые хотят работать с вами, вы должны оптимизировать и стандартизировать ваш процесс онбординга.

Помните назначить правильных людей для управления процессом. Автоматизируйте там, где можете. Не бойтесь корректировать и создавать план, который помогает вам через 90% каждого процесса онбординга. (Каждый поставщик будет немного разным.) Установите четкие ожидания и инвестируйте в правильную технологию, чтобы помочь вам вдоль.

Получите эти пять советов правильно, и онбординг новых поставщиков станет методологией, которая легко внедряется, и даже легче следует.

Джон Аллен — директор глобального SEO в RingCentral, глобальном провайдере UCaaS, VoIP и контакт-центр софта.