Пять советов по созданию эффективного процесса адаптации поставщиков

Процесс сбора данных о потенциальных поставщиках, завершения оценки соответствия и рисков и интеграции их в платформу или цепочку поставок в совокупности называется подключением поставщиков. Проще говоря, речь идет о создании плавных и управляемых процессов для развития прочных отношений между покупателем и поставщиком, которые приводят к улучшению результатов для всех вовлеченных сторон.

Наладить отношения с новыми поставщиками может быть непросто. Если у вас нет четкой и устоявшейся методологии привлечения поставщиков, вы рискуете испортить отношения с самого начала. Обеспечение эффективности и упрощения этих процессов перед попыткой нового сотрудника помогает наладить отношения с самого начала.

Хороший бизнес рождается из хороших отношений. Так же, как вы заботитесь о своих клиентах, вы должны поступать так же с оптовыми поставщиками или поставщиками любого другого типа.

Функциональный процесс адаптации сформирует основу надежной системы управления поставщиками и улучшит эти важные партнерские отношения. Также поможет следующее:

• Лучшее отслеживание данных рабочего процесса,
• Автоматизация основных задач,
• Связанная рабочая сила,
• Снижение риска,
• Обеспечение соответствия нормативным требованиям,
• Повышение рентабельности инвестиций,
• Практика оптимизации рабочей силы и
• Уменьшение количества человеческих ошибок.

Без надежного набора поставщиков вы в лучшем случае столкнетесь со спадом производительности. В худшем случае вы рискуете навредить своим отношениям из-за плохого управления, обучения или воспитания.

Ниже приведены пять способов организовать хорошо спланированный процесс адаптации поставщиков.

Разработайте методологию оценки и утверждения. При создании процессов адаптации вам сначала необходимо разработать точные программы оценки и утверждения поставщиков. Тщательная оценка нового поставщика имеет решающее значение для снижения риска и предотвращения мошенничества. Сделайте это путем внедрения и стандартизации рабочих процессов. Убедитесь, что ваши ценности и стандарты соответствуют тем, кого вы принимаете.

Вам необходимо разработать наборы вопросов, которые отвечают на ваши опасения, разделенные на категории, такие как экологические результаты, юридические требования, потребности в страховании, с кем они работают и как они с ними работают. Как только вы освоитесь с ответами, это значительно упростит весь процесс.

Обеспечьте единообразие во всех регионах . Многие компании, особенно с международными операциями, используют разные разрозненные системы, часто с несовместимыми данными о поставщиках. Вам необходимо обеспечить единообразие процесса адаптации сверху вниз для всех мест.

Используйте технологию, которая предлагает вам полный обзор данных ваших поставщиков и услуг, которые они предоставляют. Эти данные могут быть переведены во все филиалы и отделы. Сделайте так, чтобы это оставалось единой методологией для обеспечения плавного развертывания.

Самые успешные кампании по адаптации основаны на культуре общения, но хорошее общение не происходит в вакууме. Ваши процессы должны упростить для разных отделов, заинтересованных сторон и местоположений доступ к данным поставщиков, чтобы каждый действовал на основе нужной информации. Этот шаг повысит эффективность, снизит риск задержек и будет способствовать установлению позитивных отношений с новым поставщиком по всем направлениям.

Создайте портал для поставщиков . Если его еще нет, создайте его, чтобы потенциальные поставщики заявили о своей заинтересованности в сотрудничестве с вами. Электронное письмо с предложением обычно теряется в переполненном почтовом ящике.

Сбор всей необходимой информации, необходимой для процесса адаптации, может занять от нескольких недель до нескольких месяцев. Создание этого портала в сочетании с приложением для управления ускоряет процесс для обеих сторон.

Портал должен содержать все необходимые формы для заполнения, а также контактную информацию и ссылки. Это повышает точность данных, сокращает количество невыполненных работ и повышает прозрачность процесса.

Придавайте стратегическое значение . В процессе адаптации поставщиков следует оценивать на основе их уровня важности для ваших бизнес-операций. Этот фактор следует взвешивать с учетом срочности, стоимости и сложности на борту.

Если поставщик предлагает немедленную выгоду, продвиньте его дальше в списке. Если кто-то другой предлагает что-то, что вы хотите, но не обязательно в данный момент, понизьте его позицию в вашем списке.

Лучше всего сегментировать ваших поставщиков на основе их приоритетов в процессе адаптации, чтобы улучшить управление, управление и развитие отношений. Таким образом, вы сможете лучше распределять сроки и ресурсы, не отвлекаясь от повседневных операций. Все это можно интегрировать в вышеупомянутый портал поставщиков, чтобы все участники знали, где они находятся.

Инвестируйте в правильную технологию. Даже самые продуманные процессы никогда не будут полностью оптимизированы, если они все еще выполняются людьми на бумаге. Автоматизация и искусственный интеллект улучшают ваши процессы, устраняют ошибки и освобождают вашу рабочую силу, чтобы сосредоточиться на важных задачах, таких как набор новых поставщиков или улучшение существующих отношений. Сейчас лучшее время, чтобы переосмыслить офисные технологии:пандемия заставит всех думать по-другому в будущем.

Правильное решение по закупкам может предотвратить многие проблемы, возникающие при подключении нового поставщика. Сохраняя все свои данные в облаке, вы можете сделать их доступными и контролировать, кто их использует, обеспечивая согласованный обмен данными с соответствующими сторонами.

Используйте правильные средства связи, такие как услуги VoIP, во всех командах и офисах, чтобы улучшить удаленное общение. Таким образом, все будут на правильном пути и будут знать, как далеко вы продвинулись в процессе адаптации.

Будь то наем внештатных сотрудников в розничной торговле, добавление нового поставщика, процесс подачи заявки потенциального партнера или просто желание узнать больше о людях, которые хотят работать с вами, вы должны упростить и стандартизировать процесс адаптации.

Не забудьте назначить правильных людей для управления процессом. Автоматизируйте там, где можете. Не бойтесь вносить изменения и составлять план, который поможет вам пройти 90% каждого процесса адаптации. (Каждый поставщик будет немного отличаться от других.) Четко сформулируйте свои ожидания и инвестируйте в подходящую технологию, которая поможет вам в этом.

Правильно воспользуйтесь этими пятью советами, и привлечение новых поставщиков станет методологией, которую легко внедрить и которой еще проще придерживаться.

Джон Аллен - директор по глобальной поисковой оптимизации в RingCentral, глобальном UCaaS, VoIP и поставщик программного обеспечения для контакт-центра