Как облачное EDI повышает эффективность бизнеса канцелярских товаров

Отрасль канцелярских товаров стремится обеспечить своих клиентов — компании различных размеров, государственные организации и некоммерческие структуры — всем необходимым оборудованием для работы. Поставщики могут находиться локально или международно, цены обновляются в реальном времени, а уровни запасов меняются ежедневно.

Необходимость EDI-транзакций

При таких строгих требованиях возникает реальная потребность в транзакциях на базе EDI. Это программное обеспечение помогает компаниям быстро выполнять ключевые задачи: размещение и получение заказов, информирование об отгрузке товаров или получение обновлений, обмен юридически корректными счетами-фактурами.

Преимущества перехода на облачное EDI

Рассмотрим, как миграция на облачное EDI-решение улучшает три типа обмена данными: заказы, уведомления об отгрузке и счета-фактуры.

Реактивность и эффективность

В мире постоянных изменений владельцам бизнеса нужно опережать события. EDI обеспечивает способность быть реактивными, адаптивными и эффективными.

Когда клиент размещает заказ у поставщика канцелярских товаров, поставщик должен быстро отреагировать и собрать все необходимые элементы заказа. Некоторые из них, в свою очередь, должны быть заказаны, и EDI-заказы являются мгновенными и могут быть немедленно подтверждены поставщиком.

Облачное EDI-решение обеспечивает гибкость и реактивность при необходимости технических изменений в ведении бизнеса. Такие запросы на изменения случаются часто с краткими сроками внедрения. Ваш провайдер может обновить облачное EDI-решение в соответствии с запрошенным дедлайном.

Отслеживание в реальном времени

Как и в других отраслях, товары в сфере канцелярских принадлежностей часто состоят из комплектующих, заказываемых у различных поставщиков. EDI позволяет отслеживать отгрузку товаров от поставщиков и тщательно планировать доставку конечному клиенту.

Отрасль часто предоставляет дополнительные услуги, такие как сборка мебели. В этом случае все детали мебели отправляются в одно место, где сторонний подрядчик их собирает.

В такой ситуации облачное решение можно адаптировать для предоставления специфических бизнес-ориентированных рабочих процессов. Это невозможно сделать с on-premise решением без значительных изменений.

Счета-фактуры и налоговое соответствие

Компании сектора работают с многочисленными поставщиками из разных стран, что означает множество налоговых регуляций.

Налоговые органы всё чаще требуют бизнес-валидацию. EDI помогает автоматически проверять все обмениваемые документы. Электронное выставление счетов на базе EDI дает отрасли простой способ обмена счетами с поставщиками и клиентами.

Год за годом способы обмена счетами с бизнес-партнерами или налоговыми органами эволюционируют. Правительства требуют соблюдения новых правил и внедрения новых технических методов.

Италия — одна из последних стран, внедривших изменения. Там налоговые органы создали портал (SdI), куда все компании обязаны отправлять клиентские счета. Портал затем направляет их клиентам.

Облачное EDI-решение изначально покрывает такие специфические регуляции, и бизнесу не нужно тратить время на внедрение запрошенных изменений.

Регуляции будут продолжать эволюционировать, и внедрение облачного EDI обеспечивает конкурентное преимущество для любого бизнеса в сфере канцелярских товаров.

Дополнительные преимущества

Облачное EDI-решение дает не только бизнес-преимущества.

Размещение локального on-premise EDI требует мощной IT-инфраструктуры. Ничего хорошего не выйдет из бизнеса, который не может отправлять заказы поставщикам или счета клиентам. Облачное EDI и надежное соглашение об уровне сервиса (SLA) дают спокойствие.

Миграция на такое решение должна рассматриваться каждым в отрасли, использующим on-premise решения. Срочность особенно велика сейчас, когда изменения от бизнес-партнеров и налоговых органов неизбежны.

Арно Франсуа отвечает за французский рынок, специализируется на EDI, электронном выставлении счетов и системах управления мастер-данными в Comarch.