Улучшение управления поставщиками: оптимизация процессов согласования для быстрых, умных партнерств

Роль сторонних поставщиков

Бизнесы работают со сторонними поставщиками по многим причинам. Будь то использование подрядчиков для дополнения рабочей силы, расширения возможностей или лучшего обслуживания клиентов, поставщики — неотъемлемая часть ежедневных операций.

Проблема узкого горлышка: согласования

Лучшие поставщики делают всё, чтобы держать клиентов довольными. Однако определенные вызовы существуют в каждом взаимодействии с поставщиком, такие как управление контрактами, обеспечение своевременных платежей и надзор за отношениями. Многие достигают узкого горлышка в одной и той же точке: согласования.

Необходимость оптимизации процесса согласований

Чтобы предотвратить поврежденные отношения, потерю времени и потраченных денег, бизнесы должны разобраться, как оптимизировать процесс согласований, который является критичной контрольной точкой для эффективного управления поставщиками.

Вызов множественности платформ

Предприятия уровня enterprise обычно управляют своими операциями через десятки SaaS- и on-premise решений. Средний сотрудник вне ИТ часто никогда не нуждается в использовании более чем малой доли этих платформ и может быстро построить компетенцию в немногих решениях, фактически релевантных для их работы.

Однако менеджеры и другие бизнес-лидеры нуждаются в логинах для доступа к десяткам этих платформ, чтобы они могли управлять согласованиями в каждой. Их повседневная работа не обязательно требует экспертизы платформы, поэтому когда приходит время управлять согласованиями, они либо не знают, как использовать платформу, либо полагаются на серию email-уведомлений для управления согласованиями. В результате они часто пропускают дедлайны или позволяют паре проскользнуть. Без платформы согласований проекты и контракты могут остановиться или развалиться полностью — все потому, что email попал в неправильную папку или входящие.

Последствия сложных цепочек проверки

Сложные или нечеткие цепочки проверки часто вызывают задержки в согласованиях, приводя к пропущенным дедлайнам платежей и штрафам за просрочку. С лучшими процессами и легко понимаемыми системами согласований бизнесы могут даже опередить платежи и получить скидку за раннюю оплату. Оптимизируя цепочку проверки и внедряя лучшие решения для менеджеров и бизнес-лидеров, бизнесы могут перестать терять деньги в виде штрафов за просрочку и упущенных возможностей скидок.

Риск расторжения контрактов

Пропущенные согласования могут отменить недели или даже месяцы проверки и переговоров с подрядчиками. Когда платежи проваливаются, сторонние поставщики расторгают свой контракт с бизнесом, и без подписанного контракта новый поставщик перейдет и найдет другого клиента для заполнения своей мощности. В обоих случаях отдел, требующий поставщика, отбрасывается обратно в ноль и может быть вынужден остановить основные бизнес-операции, пока новый поставщик не идентифицирован. Процесс, вероятно, ухудшится простым фактом, что новый контракт должен пройти через тот же процесс согласований, который вызвал провал в первый раз. Пока новый подрядчик или поставщик идентифицируется и проверяется, задержки в операциях приводят к потере выручки и увеличению организационного риска.

Проактивные шаги для предотвращения потерь

Чтобы избежать дополнительных затрат, связанных с медленными или потерянными согласованиями, есть несколько проактивных шагов, которые бизнесы могут предпринять для предотвращения расторжения контракта. Четко определяя отношения с подрядчиками и предпринимая шаги для улучшения внутренних процессов, согласования могут быть ускорены до точки, где потери выручки, связанные с согласованиями, больше не являются проблемой.

Четкие RFP (запросы на предложение)

RFP должны быть четкими, артикулируя потребности компании с начала отношений. Они также должны очерчивать ожидания от подрядчика, предоставляя легко понятные определения того, как будет выглядеть успех в течение продолжительности отношений. Устанавливая сильные руководящие принципы на стадии RFP до того, как контракт когда-либо подписан, бизнес оснащает себя для выбора высококачественного поставщика, чьи возможности и ожидания лучше всего согласуются с бизнесом.

Важность контракта

Ничто в начальных фазах отношений с поставщиком не важнее контракта. Бизнес должен установить ключевые вехи, включая даты начала и окончания; определить операционные и процедурные требования и четко очертить спецификации работы. Повторяя ожидания, заложенные на стадии RFP, бизнес может продемонстрировать последовательность подрядчику и продолжить закладывать фундамент для своих собственных сотрудников для эффективного управления отношениями.

Scope of Work (SOW) как критичный добавок

Объем работ (SOW) — критический добавок к контракту. Там, где контракт может не содержать все специфики проекта или текущей задачи, SOW может создать открытый канал коммуникации между бизнесом и его поставщиком, устанавливая графики платежей и четко определяя ответственности обеих сторон. Это также может быть возможностью защитить обеих сторон, поставив измеримые ограничения на ответственность.

Исполнение условий после подписания

После подписания контракта и начала работы бизнес должен следовать условиям, очерченным в RFP, контракте и SOW. Если сделано правильно, бизнес будет учитывать, как внедрить инструменты и процессы, способствующие эффективной системе согласований, и сможет позиционировать себя для исполнения этого плана. Следя за периодическими дедлайнами платежей, выполненной работой и любыми непредвиденными внешними факторами, которые могли возникнуть во время исполнения, все, что остается — убедиться, что бизнес-лидеры могут легко получить доступ и подписать все их необходимые согласования, экономя время и деньги и сохраняя хрупкие отношения с поставщиками.

Заключение

Пока отношения с поставщиками могут разрушаться из-за задержанных или потерянных согласований, бизнесы могут держать поставщиков довольными и убрать стресс согласований с правильным планированием и процессами на месте. В результате сотрудники на всех уровнях становятся свободными фокусироваться на других задачах.

Согласования должны быть удалены из email и консолидированы в легко понимаемую enterprise-платформу согласований, чтобы менеджеры и бизнес-лидеры могли быстро и эффективно принимать решения, предпочитают ли они управлять согласованиями используя мобильное устройство, десктопный браузер или даже инструмент коллаборации вроде Slack или Microsoft Teams. Когда согласования идут гладко, они будут иметь глубокое влияние на обеспечение того, что бизнес предотвращает потенциальные потери и ямы в своих третьесторонних отношениях.

Дэйв Чарлзворт — вице-президент продаж в Capriza, enterprise-платформе согласований.