Укрепление кросс-функционального сотрудничества через сообщества практиков

Лидеры цепочек поставок знают важность сотрудничества лучше большинства.

Хорошо организованная цепочка поставок предполагает координацию со стейкхолдерами из множества функций и географий внутри и за пределами предприятия. Без кросс-функционального сотрудничества лидеры будут бороться с решением проблем в реальном времени, отслеживанием метрик и внедрением улучшений процессов по всей цепи.

И все же многие лидеры находят, что их текущие инструменты и подходы не способствуют достаточно открытому и устойчивому сотрудничеству. Email, встречи, мессенджеры хороши для ад-хок потребностей, но не создают структуру для постоянной командной работы и обмена знаниями. Кросс-функциональные команды поощряют такое тесное сотрудничество, но они не очень открыты. Эти команды состоят из небольшого числа экспертов и менеджеров, некоторые из которых видят команду как нежелательное дополнение к их загруженным расписаниям.

Лидерам цепочек поставок нужен путь сотрудничества, который доступен, целенаправлен и дает четкий стимул сотрудникам оставаться вовлеченными. Решение? Сообщества практиков.

Что такое сообщества практиков?

Сообщество практиков — сеть сотрудников, которые собираются, чтобы учиться друг у друга физлично, виртуально или и то, и другое. Сообщества удерживаются общей целью обмена опытом и инсайтами, связанными с темой. Тема может фокусироваться на:

• процессе (например, планирование продаж и операций),
• дисциплине или функциональной области (например, производство),
• методологии (например, Lean), или
• кросс-функциональной цели (например, инновации).

Сообщества занимаются разнообразной деятельностью для помощи участникам в обмене знаниями и сотрудничестве вокруг темы. Большинство используют существующий интранет или корпоративную платформу сотрудничества для создания виртуального хаба. Хаб дает пространство для вопросов и ответов, обмена советами и ресурсами, поиска экспертов и других коллабораторов, совместного решения проблем. Большинство также проводят вебинары, саммиты и физличные или виртуальные встречи для сбора участников.

Сообщества практиков приносят пользу сотрудникам на каждом этапе карьеры. Новые сотрудники могут использовать ресурсы сообщества для быстрого входа в курс и встречи с важными людьми по всей компании. Порядочные сотрудники средней стадии могут точить экспертизу и брать на себя лидерские роли в сообществе для признания. Сообщества также снижают нагрузку на экспертов с большим стажем. Вместо того чтобы отвечать на одни и те же вопросы снова и снова, эксперты могут делиться знаниями в сообществе, где более широкая база сотрудников может легко находить и использовать их.

Как запустить свое сообщество практиков

Перед запуском своего сообщества сначала поищите ресурсы сообществ практиков, доступные в вашей организации. Если у вас есть корпоративная программа управления знаниями (KM) или сообщества в другой области бизнеса, вы можете использовать их шаблоны, руководства и инструменты для ускорения запуска. Имейте в виду, что некоторые организации фокусируют усилия KM только на технических или инженерных областях. Хотя ваше сообщество может фокусироваться на другой теме, вы все равно можете использовать ресурсы других сообществ в бизнесе.

Если в вашей организации еще нет KM или сообществ, обратитесь к IT-организации об использовании существующих инструментов для создания хаба сообщества. Минимум — возможность хранить/делиться документами и вести дискуссии (форум или чат). IT также может помочь определить права доступа и установить гайдлайны, чтобы участники могли сотрудничать без создания рисков безопасности.

После изучения доступных инструментов и ресурсов выберите тему и определите целевую аудиторию сообщества. Сила сообщества — в его участниках, так что стройте его на фундаменте существующих сетей и отношений где возможно. Если некоторые стейкхолдеры цепочки поставок уже имеют формальные или неформальные группы, включите их в сообщество. Существующие сети также помогут выявить сотрудников с мотивацией и социальным капиталом для роли адвокатов и лидеров в сообществе.

Сообщества всегда успешнее, когда у них четкий план, выровненный с осязаемыми бизнес-целями. Создайте план или хартию сообщества практиков, определяющую:

• цели сообщества,
• как цели сообщества поддерживают бизнес-цели,
• подходы и активности для достижения целей, и
• людей, которые будут вести и спонсировать сообщество.

Рассмотрите пилотирование сообщества с небольшой группой вовлеченных сотрудников перед запуском для широкой аудитории. Это поможет уточнить план, выявить потенциальные проблемы с хабом и сформировать ядро «супер-пользователей» для распространения осведомленности и помощи другим.

После отработки шероховатостей через пилот — время запуска для широкой аудитории. Если возможно, попросите маркетинговую или дизайн-команду помочь с логотипом или «брендом» сообщества. Создайте коммуникационные кампании, объясняющие выгоды для сотрудников и способы участия. Запустите сообщество с виртуальным или физличным kickoff-мероприятием, где известные организационные лидеры выскажут поддержку.

Кейс: Сообщества в Syngenta

Агрохимическая компания Syngenta использует сообщества для фасилитации сотрудничества в функции производства и поставки (P&S), включающей 9500 сотрудников. Syngenta называет свои сообщества практиков «сетями». Они дают сотрудникам возможность связываться с экспертами, делиться советами и идеями, получать доступ к Supply Chain Academy организации для внутренних и внешних лучших практик. Каждая сеть должна иметь четкую бизнес-цель: помощь участникам в решении проблем, выявлении лучших практик, инновациях или управлении знаниями.

Сети P&S Syngenta кросс-функциональны и покрывают 10 операционных областей в end-to-end цепочке поставок, включая закупки, планирование продаж и операций, комплаенс и риск-менеджмент, дизайн цепочки поставок и др. Каждая сеть включает множество суб-сетей, специализирующихся на более специфических темах, связанных с широкой дисциплиной сети. Сети и суб-сети часто сотрудничают и делятся релевантными лучшими практиками.

У каждой сети свой кастомизированный SharePoint-сайт с вики, профилями участников, инструментами обмена документами и дискуссионными досками. Сайты открыты для всех сотрудников Syngenta и связаны так, что сотрудники могут навигировать к релевантным суб-темам и людям из каждой сети. Сайты также интегрированы с корпоративным соцсетевым инструментом Yammer, который участники используют для быстрой неформальной коллаборации.

Лидеры сетей держат сайты активными, публикуя публикации и инициируя дискуссии. Сети также регулярно проводят обучающие и нетворкинговые активности: lunch-and-learn, вебинары. Сети рассылают e-ньюслеттеры, информируя участников о предстоящих событиях и важных дискуссиях в их тематической области.

По словам Брайана Стинсона, менеджера по знаниям в Syngenta, P&S сети компании активны и живы. Благодаря последовательным коммуникациям и сильному брендингу все сотрудники функции хорошо знают о сетях и их выгодах. Сотрудники знают, что могут сэкономить время, обращаясь к сетям при вопросе или проблеме, и что могут растить карьеру через нетворкинг и участие в дискуссиях. Лидеры P&S видят, что сети помогают функции увеличивать инновационные возможности и удерживать таланты.

Вывод: Начинайте маленько, начинайте сейчас

Как показывает пример Syngenta, процветающая сеть сообществ помогает сотрудникам растить экспертизу, связываться с другими и быть более продуктивными. Однако важно знать: вам не нужно множество сообществ для получения выгод. Умно начать с единственного фокусного пилотного группы в области, которая действительно нуждается в сотрудничестве. Затем можно построить на успехе программу сообществ, помогающую сотрудникам делиться ресурсами и укреплять отношения по всей цепочке поставок.

Лорен Трис — главный исследователь по управлению знаниями, Мерси Харпер — писатель-аналитик для APQC.