Стоимость и важность документации в проектировании

Плохо написанные рабочие инструкции, стандартные рабочие процедуры, неправильные чертежи и чертежи, Неправильно сконструированные приспособления, неподходящее производственное оборудование и плохо спроектированная компоновка рабочего места - это лишь несколько примеров, которые способствуют человеческой ошибке. Эта плохо написанная документация добавляет проблем, которых можно было бы избежать. Нередко можно встретить компоненты, изготовленные в соответствии с устаревшими инструкциями, потому что правильная информация доходит до рабочего с задержкой. Низкое качество проектирования и документации является основной причиной неэффективности процесса разработки продукта, что напрямую ведет к задержкам, доработкам и изменениям, а также способствует увеличению времени и стоимости проекта как для клиента, так и для вашей компании. Но надлежащая документация не ограничивается только технической документацией, нет, она касается каждого человека, работающего в этой компании. Давайте посмотрим, как плохая документация может задержать работу даже лучших компаний.

---

Как это работает

Качество разработанной конструкции и документации имеет большое влияние на общую производительность и эффективность производственных проектов. Дизайнеры предоставляют базовые чертежи для представления идей и концепций, необходимых производителям для воплощения продуктов в жизнь. Тем не менее, именно качество предоставленной документации определяет, насколько эффективным и действенным будет время оборачиваемости для производства. Несоответствующий и несовершенный дизайн и документация влияют на эффективность производственного процесса, приводя к задержкам, переделкам и изменениям, что способствует увеличению времени и стоимости проекта. Но есть уровни до того, как может произойти производство, которые могут задержать этот процесс или даже остановить производство.

Категории документации

В каждой компании используется бесчисленное количество документации. Они могут варьироваться от гарантии качества до производства. Не просматривая полный список всей документации, которую будет использовать компания, мы вместо этого сгруппируем документацию по нескольким категориям ниже.

• Управленческая документация включает в себя календарную, вспомогательную и плановую документацию, организационную документацию и протоколы собраний.
• Документы по обеспечению качества включать политику обеспечения качества и процедуры, определения, стандарты, шаблоны и инструкции, определенные для поддержки обработки всех документов, чтобы гарантировать, что документы подготовлены единообразно и поддерживаются для оптимальной поддержки разработки.
• Техническая документация включают техническую спецификацию, инженерные чертежи, технические иллюстрации и подготовлены для разработки проекта. Эти документы составляют основу для разработки, которую проводят институты, подрядчики, поставщики и производство.
• Изготовление, сборка, тестирование и установка документы готовы поддержать и задокументировать разработку и валидацию оборудования, особенно того, которое разрабатывается и изготавливается для завершения.

Давайте рассмотрим каждую из этих категорий и посмотрим, каковы последствия плохой документации и то, как это может стоить времени и денег.

Управленческая документация

Сосредоточение внимания на бизнесе - основная функция менеджмента, а отслеживание всего - рутинная работа, которая может сбить с толку даже лучших. Правильное документирование каждой транзакции, того, кто отвечает или какие задания, а также планирование сроков жизненно важно для работы продуктивного предприятия.

При любом бизнесе ведутся финансовые операции от депозитов до поставок. Ведение четких и должным образом задокументированных записей о квитанциях, счетах и ​​расходах важно для отчетов о коммерческих расходах и доходах. Последнее, что кто-то хочет сделать, - это перетасовать и искать пропавшие квитанции о расходах на предметы. В более крупных компаниях управление доходами и расходами ускоряется. Наличие хорошо развитой системы документирования позволит сэкономить время и проблемы в будущем.

Время, проведенное вдали от команды и на сбор документов, может привести к провалу, если не будет проведено должным образом. Время, проведенное вне команды, на самом деле означает, что руководство не посвящает себя руководящим задачам. И что еще хуже, если они действительно дойдут до того момента, когда отслеживание документации отнимет время у других важных задач, ситуация может ухудшиться с приближением сроков.

Документация по обеспечению качества

Гарантия качества - это средство предотвращения ошибок или дефектов в производимой продукции, а также избежания проблем при доставке товаров или услуг клиентам. Контроль качества применяется к физически завершенным предпроизводственным этапам, чтобы убедиться, что продукт соответствует спецификациям и требованиям, а также во время производственных циклов путем проверки части образцов и их соответствия конкретному контролю качества. Контроль качества играет критически важную роль в больших объемах документированных проектов и обеспечивает соблюдение стандартов при достижении или улучшении ограничений по стоимости и времени.

Во многом требуемое качество продиктовано заказчиком или проектными спецификациями, предоставленными инженеру. Для соблюдения этих требований необходима соответствующая документация. Если отобранные образцы оцениваются на основе критериев, которые неправильно указаны в документе спецификации продукта, то проверка образца будет основана на неверной информации.

Гарантия качества - это последний шаг перед тем, как производство получит разрешение на выпуск партии продукции. Что произойдет, если документы неверны и проверка была завершена на основании неверной спецификации?

На этом этапе сотрудник отдела контроля качества только проверяет, соответствует ли продукт целевым характеристикам или превышает их. Если информация была неверно введена в лист проектирования, сотрудник отдела контроля качества пропустил бы партию, поскольку она соответствует заявленным спецификациям.

Что происходит, когда продукт выходит на рынок и оказывается, что он фактически не соответствует нормативным стандартам? Это особенно плохо для компаний, производящих продукцию, которая прямо или косвенно может затрагивать общественную безопасность. В худшем случае компания осознала бы ошибку и отозвала приказ прежде, чем какие-либо немедленные жертвы. Но довольно часто ошибка состоит в том, что человеческие жертвы превращают простую ошибку в документации в кризис компании.

Отзыв, реализованный до аварии, часто требует только замены детали на проверенный компонент. Но в худшем случае эта деталь приведет к чьей-то смерти, и теперь замена компонента будет наименьшей из проблем для компаний.

Обеспечение качества - это последний шаг перед выходом продукции на рынок, и если проверка не верна, последствия могут быть огромными. Это заключительный этап, на котором можно учесть человеческий фактор на пути от проектирования до производства для проверки стандартов и спецификаций продукта.

Проектно-техническая документация

Разработка и проектирование проектов - сложный и трудный процесс, и его успех во многом зависит от хорошего взаимодействия между членами проектной и инженерной групп. Хороший дизайн эффективен, когда он служит своему прямому назначению, производится в рамках желаемого бюджета, временных ограничений и безопасно. Для эффективной передачи дизайна производственному персоналу требуется документ, в котором четко и подробно описывается вопрос его эффективного и беспрепятственного производства.

Передача текущей проектной документации, например, обычно состоит из двухмерного или трехмерного чертежа, показывающего физическую структуру, а также спецификаций, показывающих процесс производства и установки. Проблемы возникают, когда происходит следующее:

• Необходимая информация отсутствует в проектных чертежах.
• Неполная информация о спецификациях.
• Расхождения в чертежах проекта и детали между чертежами и спецификациями.
• Методы производства невозможны, и производство требует использования альтернативных решений.

Это результат либо плохой документации, либо инженерного понимания возможностей производственного предприятия. Когда возникают подобные проблемы, для их устранения обычно проводится доработка. Переделка чертежа проекта и неполных спецификаций может занять не слишком много времени, но ежедневная доработка лучше, чем когда кто-то использует документацию повторяющегося проекта и сталкивается с аналогичными или худшими проблемами. В любом случае переработка производственных и сборочных процедур приведет к задержке выхода продукта на рынок и может повлиять на общую стоимость производства.

Наличие надлежащей документации важно с самого начала. Разработка передовых методов выявления этих ошибок на раннем этапе позволит сэкономить время и деньги в дальнейшем.

Документация по изготовлению, сборке, тестированию и установке

Производство - это то место, где дизайн и инженерия достигли предела технологичности. Продукт разработан по спецификации клиента и готов к разработке. Производство требует значительной информации, прежде чем они смогут начать производство. Обычно им требуются документы, включая спецификации чертежей, методы производства и заявленные требования к допускам, которые производители должны соблюдать.

Производственная документация должна полностью передавать информацию и дизайн от инженеров производственным сотрудникам, не задавая им слишком много вопросов о конструкции. Если информация передана неточно, продукт может быть разработан с неправильными размерами, деталями, выходящими за пределы допусков, и производить компонент, не соответствующий действующим стандартам и правилам.

Документация на оборудование и валидация для производственного оборудования необходимы, чтобы убедить клиента в приверженности компании высококачественной продукции. Если испытательное или производственное оборудование не было проверено сертифицированными калибровочными компаниями и по-прежнему используется в производстве, это может привести к плохим результатам или неправильному изготовлению. Калибровочные компании всегда должны выбираться в качестве тех, кто произвел оборудование или аккредитован, вместо того, чтобы третья сторона проверяла это с помощью документов, которые могут даже не быть актуальными.

В любом случае документация необходима для точной, эффективной и качественной комплектации продукта. Партия изготовленных деталей, не соответствующих стандартам, потребует переделки. И понимание того, является ли это проблемой с проектной / технической документацией или сертификацией оборудования, может потребовать времени, не связанного с проектом, что приведет к простоям до определения решений, требующим больше денег и больше времени.

Цена плохого общения

В целом документация предназначена для передачи информации между коллегами и сотрудниками. Они предоставляют ценную информацию, которая может ответить на бесчисленные вопросы, чтобы другие могли завершить свою работу. Документация важна, чтобы она была актуальной, согласованной и полной. Несогласованность документов влияет на эффективность производства и сроки выполнения работ. Плохая документация может привести к следующему:

• Доработка
• Задержки
• Редизайн
• Анализ сбоев / устранение неполадок
• Повторное тестирование и повторная проверка
• Время простоя оборудования

Эти проблемы могут возникать из-за плохой управленческой или технической документации и вызывать такие проблемы, как:

• Жалобы клиентов
• Подорванная репутация
• Деловая репутация потерянного клиента
• Ремонт товаров и услуги по восстановлению
• Дополнительные настройки и нарушенные производственные графики
• Потерянное рабочее время и непредвиденное сверхурочное время
• Убытки из-за сокращения продаж

---

Как бы то ни было, важна правильная документация. Примеры, приведенные в этой статье, являются чрезмерным обобщением фактической документации, используемой в каждой компании. Он нужен только для того, чтобы показать вам важность документов и то, как их влияние может просочиться и вызвать серьезные простои или финансовое бремя для любой компании.

---