Мастерство бизнес-автоматизации: 5 проверенных операционных лучших практик

Отчет The Economist Intelligence Unit опросил 502 руководителя из нескольких отраслей, чтобы лучше понять текущее и будущее состояние автоматизации в компаниях по всему миру. Отчет показывает, что 90,8% компаний уже используют автоматизацию, и 50,6% используют её широко.

Будь вы уже на пути к масштабированию или просто адаптируетесь к новым планам, мы описали пять операционных лучших практик для рассмотрения при определении того, как лучше полностью реализовать потенциал автоматизации на всех уровнях операций.

Лучшая практика автоматизации №1: Разработайте структуру управления

Чем раньше вы настроите процесс управления, тем лучше. Ваша модель управления автоматизацией диктует, как вы структурируете ответственность за оценку и ранжирование возможностей автоматизации. Наиболее эффективные модели предоставляют руководящие принципы и шаблоны для процесса развертывания роботов, включая координацию управления изменениями и подотчетность.

По данным The Economist Intelligence Unit, 33,1% компаний назвали проблемы конфиденциальности и безопасности данных главными вызовами для своих развертываний автоматизации.

Ранняя настройка модели управления помогает обеспечить следование лучшим практикам конфиденциальности и безопасности данных. Она также дает время для итераций и совершенствования руководств по RPA и избегания проблем при развертывании.

Для лучших результатов, однако, ваши бизнес- и ИТ-команды должны общаться с самого начала. Без фундамента прозрачного, регулярного общения между ними интеграция технологий и управление инструментами могут стать монстрозадачами. Перекрестная коммуникация также должна включать команду кибербезопасности, которая обеспечит правильную обработку доступа к изолированным базам данных с конфиденциальной информацией.

Управление, построенное на сотрудничестве бизнеса и ИТ, — ключ к плавной реализации RPA. Две стороны компании должны работать вместе в рамках вашей модели управления для соблюдения политик компании, избежания дублирования, настройки пользовательских контролов и отслеживания проблем соответствия безопасности.

Используйте инструменты вроде UiPath Automation Hub для создания центрального места, где и бизнес-, и ИТ-члены команды могут сотрудничать над вашей стратегией автоматизации.

Лучшая практика автоматизации №2: Создайте роботизированный Центр компетенций

Ключ к масштабированию без жертв лежит в вашем роботизированном Центре компетенций (CoE). Вы, вероятно, знакомы с концепцией CoE из других бизнес-инициатив.

В предприятии «automation first» CoE действует как формализованная центральная единица, управляющая разработкой и развертыванием роботов. Она состоит из кросс-функциональной команды, посвященной масштабированию автоматизации с соблюдением ваших процессов управления. Эта команда обеспечивает высокие стандарты качества автоматизации по мере роста числа и масштаба роботов по всей компании.

Для поддержки плавного масштабирования, 주도емого сотрудниками, ваш CoE должен стандартизировать автоматизацию, распространять осведомленность и предоставлять лучшие практики. С UiPath Automation Hub ваш CoE может централизованно управлять, визуализировать, развертывать и измерять возможности автоматизации во всей компании.

Эта мультидисциплинарная команда CoE — включающая ИТ-лидеров, C-suite, маркетинг и представителей отделов — будет зреть по мере масштабирования.

Будь ваша компания только начинает путь автоматизации или уже на пути к масштабированию стратегии, критически важно понять уникальную и важную роль, которую CoE играет в пути цифровой трансформации.

По мере зрелости стратегии автоматизации CoE начнет брать на себя обучение citizen developers — технически мыслящих сотрудников, которые могут помочь в разработке и развертывании программных роботов. По мере зрелости их знаний эти citizen developers будут создавать новые бизнес-приложения для бизнес-пользователей и расширять внедрение RPA под целями CoE.

Роботизированный CoE — сердце вашей цифровой трансформации. А Automation Hub — операционная система (ОС) для CoE — откуда бизнес-пользователи, ИТ-лидеры и евангелисты RPA будут вести вашу стратегию автоматизации к масштабу.

Лучшая практика автоматизации №3: Уполномочьйте автоматизацию, инициируемую сотрудниками

Около 3%–7% вашей процессной автоматизации будет управляться напрямую вашим CoE, в то время как сотрудники номинируют большую часть остальных рабочих процессов, которые возьмут на себя роботы.

Уполномочивание citizen developers обучением RPA позволяет компаниям использовать навыки технических сотрудников и обилие краудсорсированных идей. Сотрудники могут предлагать автоматизации через Automation Hub и помогать заполнять пайплайн автоматизации компании.

Затем, с руководством вашего CoE, разработчики могут автоматизировать предложенные процессы, помеченные сотрудниками.

Например, кейс-воркеры в медицинских фирмах должны извлекать данные из сотен разных документов для работы над каждым случаем. CoE может не иметь видимости в сложность этого процесса, но с автоматизацией, инициируемой сотрудниками, кейс-воркеры могли бы пометить процесс для потенциальной автоматизации, а затем использовать роботов, предоставленных CoE, для сканирования документов и извлечения нужной информации каждый день.

Прием обратной связи и идей снизу вверх гарантирует, что ваша компания поддерживает культуру, охватывающую автоматизацию.

Эра «automation first» не перестает эволюционировать. Компании, которые будут вести её, систематизируют культуру, укорененную в лучших практиках цифровой трансформации.

Лучшая практика автоматизации №4: Идентифицируйте правильные процессы для автоматизации

Автоматизация имеет много кейсов использования и бесконечный потенциал. Это может затруднить компаниям фокусировку и приоритизацию возможностей для максимального роста. Успешное масштабирование автоматизации зависит от вашей способности построить надежный пайплайн, который держит идеи автоматизации текущими, и CoE, который гарантирует, что эти возможности соответствуют более крупным целям.

Ваш CoE будет приоритизировать возможности автоматизации на основе общих бизнес-целей тремя способами:

1. Ранжируйте задачи по затраченному времени и частоте возникновения для наивысшего влияния ROI.

2. Обучайте бизнес-аналитиков искать высокоповторяющиеся, хорошо документированные и компьютеризированные процессы.

3. Флагируйте потенциальные узкие места и пробелы в процессах, которые можно оптимизировать автоматизацией.

Вышеуказанный трехуровневый подход к идентификации потенциала автоматизации может информировать тепловую карту процессов, которая помогает обнаружить потенциальные кейсы RPA и приоритизировать запуск.

Эта тепловая карта показывает потенциал автоматизации внутри потребительской банковской организации.

Проницательные CoE выходят за рамки традиционной тепловой карты и используют Automation Hub. Automation Hub использует количественный анализ ROI и затем приоритизирует возможности автоматизации все в одном месте:

Лучшая практика автоматизации №5: Используйте экосистему автоматизации

Эра «automation first» представляет огромную серию изменений по компаниям, регионам и экономикам. К счастью, этот рост создал множество экспертов по технологиям, которые могут помочь.

С лучшей сквозной платформой предприятий автоматизации и измеренной разработкой стратегии вы можете пройти путь автоматизации компании в одиночку. Но вам не обязательно. Эксперты существуют в экосистеме автоматизации, чтобы помочь вам быстро достичь успеха, построить стратегию на основе их отраслевой экспертизы и решить любые проблемы, с которыми вы столкнетесь.

UiPath предлагает обширную экосистему партнеров, которые могут обучать вашу команду и предоставлять технологические решения. Ваши сотрудники должны выявлять болевые точки в вашей организации и процессах, которые ваши партнеры по автоматизации затем помогут вам успешно автоматизировать.

Это может потребовать смесь полностью автоматизированных процессов и рабочих процессов, сочетающих человеческие знания и робот-труд. Эти эксперты помогут вам определить, какая комбинация подходит для вашего кейса.

Связанная статья: Топ-5 вещей, которые нужно учитывать при выборе партнера по автоматизации

Кроме того, эксперты автоматизации дают вам экспертные знания, чтобы помочь вам масштабировать полный набор технологий автоматизации, необходимых для инноваций, включая машинное обучение (ML), искусственный интеллект (ИИ) и оптическое распознавание символов (OCR).

При выборе эксперта обязательно сообщите ваши краткосрочные и долгосрочные цели, чтобы найти эксперта, который растет с вами и помогает определять и побеждать проблемы на вашем пути автоматизации.

Используйте топ-даун и боттом-ап модели для успеха автоматизации

Компании, процветающие в эре «automation first», будут иметь и боттом-ап, и топ-даун подходы к операциям. Разные люди будут иметь разную экспертизу, подходы и навыки, но с правильной операционной моделью они могут работать к общей визии.

Получите свою бесплатную копию «Welcome to the Automation First Era: Your guide to a thriving enterprise in an automated world», чтобы узнать, как создать предприятие «automation first».

Или, если вы разгоняетесь сейчас и хотите помощь в начале автоматизации, свяжитесь с нами. Мы будем рады помочь.