Руководство по созданию и измерению стратегии бережливого обслуживания

Профессиональные гонки - это мастер-класс по эффективности. Команды не просто не любят отходы - они их ненавидят.

У каждой миллисекунды пит-стопа есть цель. Каждый компонент автомобиля анализируется, чтобы убедиться, что он работает наилучшим образом. Стратегии разработаны так, чтобы добраться из точки А в точку Б как можно быстрее.

Когда вы переносите это мышление на производственный цех, вы достигнете бережливой стратегии обслуживания. Экономичное обслуживание - это безжалостное сокращение и устранение потерь на каждом этапе вашей программы обслуживания, чтобы вы могли двигаться дальше, быстрее и с меньшими затратами.

В этом руководстве изложены основы построения и измерения стратегии бережливого обслуживания, в том числе:

• Что такое бережливое обслуживание
• Типы отходов при обслуживании
• Формула для создания бережливой стратегии обслуживания.
• Метрики для отслеживания успешности бережливого обслуживания

Что такое бережливое обслуживание?

Как и бережливое производство, бережливое обслуживание - это непрерывный процесс выявления, сокращения и удаления отходов, связанных с техническим обслуживанием. Отходами считаются все, что не увеличивает объем производства, не снижает затрат или иным образом не повышает производительность.

Существует множество примеров отходов при техническом обслуживании, в том числе:

• Деньги, потраченные на деталь, которая устаревает до того, как она будет использована.
• Время, потраченное на уточнение деталей запроса на обслуживание.
• Усилия, затраченные на сбор данных об обслуживании, которые вы никогда не используете.

Часто бывает трудно обнаружить отходы в программе технического обслуживания. Вот почему стратегия бережливого обслуживания не может работать без итераций. Итерация - это практика внесения небольших изменений с течением времени для поиска наилучшего способа настройки процессов и действий. Другими словами, бережливое обслуживание - это не разовый проект. Это образ мышления и действий, на создание которого уходят годы.

Каковы преимущества бережливого обслуживания?

Скорее всего, вы произнесли слова «Какая трата времени» или «Какая трата денег» за последние пару недель. Бережливое обслуживание устраняет эти моменты. И хотя вы можете иметь в виду тысячу вещей, большинство из них можно сгруппировать по следующим четырем основным преимуществам:

1. Экономия затрат

Стратегия бережливого обслуживания снижает прямые затраты (рабочая сила и ресурсы) и косвенные затраты (деньги, которые вы теряете из-за простоев или производственных потерь). Например, вы можете обнаружить, что можете сократить текущее обслуживание актива с одного раза в неделю до одного раза в месяц, сократив при этом затраты на рабочую силу на 75%.

2. Повышение эффективности

Эффективность - это еще одно слово, обозначающее выполнение большего за меньшее время. Стратегии бережливого обслуживания помогают найти действия и процессы, на которые уходит слишком много времени, чтобы вы могли их изменить или исключить. Команда технического обслуживания Voltalia - отличный пример этого преимущества на практике. Компания заметила, что одна из ее сервисных бригад тратила 40 часов в неделю на дорогу от офиса до удаленного объекта. Решением было построить вспомогательный офис рядом с удаленным объектом, чтобы сэкономить время.

Подробнее о том, как Voltalia обеспечила обслуживание на основе данных

3. Максимальный потенциал

Когда машины и люди не увязли в ненужных обязанностях, они могут работать на полную мощность и работать в меру своих возможностей. Команда технического обслуживания Tom Dufton - прекрасный тому пример. Том, менеджер по техническому обслуживанию, заметил, что его квалифицированные специалисты по техническому обслуживанию уделяют много времени работе с производством. Он использовал эти данные, чтобы призвать дополнительных операторов, чтобы его команда могла вернуться к обслуживанию оборудования.

4. Вовлеченность сотрудников

Удаление ненужной работы и административных задач помогает сотрудникам чувствовать себя более вовлеченными в свою работу. Это также дает им время для повышения квалификации и выполнения важной работы. Один из способов воплощения этого в жизнь - использование нового программного обеспечения для обслуживания. Если у технических специалистов нет времени на изучение системы, ваши большие вложения в технологии могут оказаться напрасными. Устранение лишних задач в других местах даст вашей команде время, чтобы учиться, задавать вопросы и привыкать к новым технологиям.

Три вида отходов при обслуживании

Первый шаг в устранении отходов - это их найти. В процессе технического обслуживания есть три основных области, в которых появляются отходы:экологический, финансовый и человеческий потенциал.

Экологические отходы

Экологические отходы возникают, когда сырье используется неэффективно или утилизируется из-за неэффективного технического обслуживания.

Примеры экологических отходов при техническом обслуживании включают:

• Увеличение количества брака или переделок после технического обслуживания оборудования.
• Чрезмерное использование топлива из-за ненадлежащего технического обслуживания транспортных средств или ненужная транспортировка на место работы и обратно.
• Избыток запасных частей для обслуживания из-за устаревшего графика закупок.

Воздействие экологических отходов от технического обслуживания включает:

• Еще больше загрязнения и мусора.
• Более высокие выбросы углерода
• Некачественные товары
• Повышенная угроза безопасности

Вот некоторые стратегии сокращения экологических отходов при техническом обслуживании:

• Частые циклы инвентаризации и своевременные закупки, чтобы ваша кладовая не была переполнена неиспользованным инвентарем.
• Объединение планового технического обслуживания в один период времени, чтобы сократить командировки.
• Обязательная проверка вторым техническим специалистом после ремонта или замены перед производством, чтобы гарантировать, что запуск не приведет к браку или переделке.

Узнайте, как ваша группа обслуживания может повысить устойчивость вашей компании

Финансовые растраты

Финансовые растраты относятся к дополнительным расходам из-за неэффективного обслуживания. Сюда также входят потери производства из-за ненужных простоев.

Примеры финансовых потерь при техническом обслуживании включают:

• Высокие затраты на рабочую силу и запчасти из-за слишком частого проведения профилактического обслуживания.
• Дефектные продукты из актива, который был неправильно собран или восстановлен.
• Задержка обслуживания из-за того, что техническим специалистам пришлось ждать завершения ремонта детали.

Влияние финансовых потерь включает:

• Более высокие затраты на рабочую силу и запчасти.
• Увеличение капитальных затрат.
• Упущенная выгода
• Упущенные возможности для развития бизнеса

Стратегии, которые помогут стать стройнее, включают:

• Выявление задач в вашем графике профилактического обслуживания, которые можно устранить или выполнять реже.
• Сокращение времени простоя за счет поиска работ по техобслуживанию, которые можно выполнить во время работы актива.
• Создание системы FRACAS для устранения и предотвращения отказов критически важного оборудования.
• Создание комплектов запчастей для критически важного оборудования, чтобы ускорить ремонт и избежать дефицита.
• Организация регулярных встреч с производственным персоналом для согласования технического обслуживания с операциями и получения обновлений при замене оборудования.

Потраченный впустую человеческий потенциал

Административная работа и ненужные задачи утомляют сотрудников и отвлекают их от специализированных задач, которые могут выполнять только они. Выгорание, низкий моральный дух и текучесть кадров увеличиваются, что приводит к еще большим потерям.

Примеры растраты человеческого потенциала при техническом обслуживании:

• Тратить часы каждый день на написание, анализ и сортировку заказов на работу.
• Исправление одного и того же компонента снова и снова.
• Проверка некритического оборудования с низким уровнем отказов или отсутствием их отсутствия.
• Поддержка производства более чем время от времени.
• Поиск запчастей и расходных материалов на складе.

Влияние растраченного человеческого потенциала включает:

• Высокая текучесть кадров и потеря организационных знаний.
• Мало времени на ремонт и большие задержки
• Снижение вовлеченности сотрудников и низкий уровень внедрения новых систем.
• Больше взбивания карандашом и менее точные данные

Стратегии, которые помогут стать стройнее, включают:

• Проводите частые встречи группы технического обслуживания для обсуждения проблем и поиска решений.
• Автоматизируйте часто выполняемые действия, например создание рабочих заданий или отчетов.
• Отказаться от планового обслуживания или сократить его количество, требующее меньшего количества последующих работ.
• Обучите операторов станков выполнять рутинные работы по техобслуживанию.

Получите советы по сокращению текучести кадров в вашей группе обслуживания

Формирование мышления бережливого обслуживания

Первый шаг в создании стратегии бережливого обслуживания - это задавать правильные вопросы, бросать вызов тому, как вы делаете что-то, и быть готовым к изменениям. Это мышление бережливого обслуживания, и важно, чтобы стратегии бережливого обслуживания работали в долгосрочной перспективе.

Есть четыре изменения, которые помогут вам перейти к бережливому обслуживанию:

1. От мелких деталей → Большое изображение

Всегда будут дни, когда ваша команда будет реагировать на все - тушить пожары, получать запросы в последний момент и спешить, чтобы наверстать упущенное.

Но бережливое обслуживание не позволяет этому стать нормой. Это позволяет выстраивать действия по техническому обслуживанию вокруг бизнес-целей и производственных целей, а также снижать приоритетность или исключать работу, которая не связана с этими целями.

Например, вы можете тратить час каждую неделю на создание отчета. Но если этот отчет не поможет вам избавиться от лишних трат, то время само станет тратой. Вы можете потратить время на создание более полезных отчетов или заняться другой работой по сокращению отходов.

Загрузите этот шаблон, чтобы связать ваши цели обслуживания с бизнес-целями

2. С момента выполнения → Сбор данных на ходу

Многие команды обслуживания работают в режиме выживания. Завершите задание и переходите к следующему. Нет времени на лишние шаги.

Но стратегия бережливого обслуживания зависит от данных и времени на их сбор. Эти пять дополнительных минут, которые требуются для заполнения дополнительных полей в рабочем задании, складываются. Мышление бережливого обслуживания означает создание в вашем расписании буфера для учета этого. Это также означает, что каждый знает важность этих дополнительных шагов и не вынужден подтасовывать цифры, чтобы наверстать упущенное.

3. От больших изменений → итеративных улучшений

Все хотят как можно быстрее добиться больших побед. Наш мозг жаждет финиша и ощутимых результатов.

Но бережливое обслуживание работает не так. Напротив, это зависит от внесения небольших последовательных улучшений. Если все сделано правильно, это процесс, который никогда не заканчивается. Лучший способ справиться с этим сдвигом - поставить перед собой и своей командой небольшие цели и вехи, отслеживать прогресс и праздновать успех.

Например, вы можете исключить ненужные шаги в плановом техническом обслуживании. При бережливом обслуживании вы будете проверять свои рабочие задания один раз в месяц, чтобы сократить задержки и увеличить время на ключ на 10–15% в течение всего года. Очень важно отслеживать прогресс, отмечать его вместе со своей командой и получать предложения от технических специалистов о том, как продолжать побеждать. Технические специалисты почувствуют себя ответственными за эту метрику и будут заинтересованы в достижении прогресса.

4. От «так оно и есть» → «это необходимо?»

Принять статус-кво легко. Меняться неудобно. И это требует большой работы.

Но бережливое обслуживание - это сложная задача для обычного бизнеса. Вам нужно критически смотреть на все, что делает ваша команда, и вносить изменения, если что-то больше не имеет смысла. Это требует, чтобы вы приняли менталитет «выигрывай или учись», а не «выигрывай или проигрывай». Ваша команда сможет задавать вопросы без обвинений и наказаний.

Например, вы могли проводить PM с одним и тем же интервалом в течение десяти лет. Но за это время изменилось все, от оборудования до техника, выполняющего работу. Вам также нужно задаться вопросом, как делается PM. Следует ли это делать более или менее? Это вообще необходимо?

Создание рациональной стратегии обслуживания

Построение стратегии бережливого обслуживания следует трехступенчатой ​​формуле:

1. Понять, что вы делаете в настоящее время и как вы это делаете.
2. Найдите участки с отходами и устраните их.
3. Создавайте процессы, которые позволят вам повторять шаги один и два снова и снова

Шаг 1. Составление схемы вашего процесса обслуживания

На этом этапе вы узнаете, как работает ваша команда в настоящее время, чтобы вы могли найти работу, которую делаете слишком много, и работу, которую делаете недостаточно. Этот этап включает в себя документирование ваших процессов обслуживания, в том числе:

• Основная информация об оборудовании, например о критичности и режимах отказа (этот шаблон FMEA поможет вам собрать эти данные).
• Какие проверки и ремонт проводятся и как часто
• Как выглядит чрезвычайная ситуация и как реагирует ваша команда
• Как создается, назначается и отслеживается последующее или корректирующее обслуживание.
• Встречи команды и что происходит на каждой из них
• Постановка целей, создание показателей, отчетность и сбор данных
• Здоровье, безопасность и соблюдение нормативных требований.
• Закупка запчастей и управление складскими помещениями.

Затем подумайте о потребностях бизнеса:

• Уровни производства по сезонам
• Периоды высоких и низких продаж.
• Реагировать на предыдущие чрезвычайные ситуации
• Цели и ресурсы организации

Шаг 2. Определите возможности для улучшения, над которыми вы можете действовать прямо сейчас

Следующий шаг - выяснить, на что вы тратите слишком много времени, денег или энергии. Вот несколько способов обнаружить скрытые отходы в ваших процессах:

1. Посмотрите на конкретные процессы с членами вашей группы обслуживания. Спросите их, какая часть процесса занимает больше всего времени или где они сталкиваются с трудностями при завершении работы. Используйте эту информацию, чтобы упростить занятия и устранить препятствия.

   Например, такая мелочь, как неправильное определение смазки, может привести к потере времени, поломкам, производственным потерям и покупке слишком большого количества расходных материалов. Цветовая маркировка смазки и подшипников может полностью устранить эти отходы.

2. Определите задачи, которые постоянно требуют больше времени или денег, чем планировалось, и проведите анализ первопричин, чтобы выяснить, почему. Это более полезно, чем сокращение расходов, которое может принести больше вреда, чем пользы, и не устраняет истинную причину потерь.

   Например, затраты на рабочую силу для еженедельного заказа на работу вдвое выше, чем предусмотрено в бюджете. RCA может обнаружить, что время ремонта больше, чем ожидалось, потому что работу выполняют разные техники. Вы можете настроить расписание, чтобы нанять одного и того же техника, чтобы они могли ознакомиться с работой и выполнять ее быстрее.

   Загрузите собственный шаблон анализа основных причин

3. Проверяйте свои плановые работы по техническому обслуживанию, чтобы сделать их более эффективными. Мы обрисовали в общих чертах этапы аудита ваших менеджеров по менеджменту в отдельной статье, но главный вывод - поставить под сомнение необходимость всего регулярного обслуживания, а также частоту, время и ресурсы для каждой задачи.

   Например, PM может запускаться каждые 10 дней, независимо от того, сколько используется актив. Это может быть пустой тратой времени и денег. В этой ситуации попробуйте запустить обслуживание в зависимости от использования, например, каждые 100 часов работы.

4. Разрабатывайте ключевые показатели эффективности и показатели роста и успеха вашей команды. Эти данные позволят вам выявить потерянный потенциал вашей группы технического обслуживания.

   Например, вы можете отслеживать текучесть кадров или возможности обмена знаниями в вашей команде. Эта статистика может выявить сложные процессы или области с низкой производительностью, которые вы можете исправить. Конечным результатом является более высокий моральный дух и более эффективная команда техобслуживания.

Шаг 3. Постройте долгосрочное видение

Основное видение вашей стратегии бережливого обслуживания всегда будет заключаться в постепенном улучшении обслуживания, чтобы оно соответствовало бизнес-целям. Но эти цели могут измениться, как и то, что вам нужно улучшить.

Этот шаг посвящен документированию того, над чем вы работали, влияния изменений и того, что может произойти дальше.

Если ваши итерации дали отрицательный результат, не возвращайтесь сразу же к тому, как все было. Вместо этого подумайте, что вызвало отрицательный результат, и посмотрите, есть ли еще одно итеративное улучшение. Чтобы сделать это правильно, может потребоваться несколько попыток.

Выбор показателей для стратегии бережливого обслуживания и отслеживание успеха

Хотя у каждого проекта будут разные ключевые показатели эффективности и показатели в зависимости от желаемых результатов, вот несколько показателей, с которых можно начать:

Экологические отходы Финансовые траты Потенциальные потери человека Простой по административным задачам Утилизация сырых материалов (например, масла) Чистый запуск после технического обслуживания Количество этапов в процессе технического обслуживания

Хотя это не исчерпывающий обзор показателей бережливого обслуживания, он дает вам хорошую основу. И вам не нужно отслеживать, измерять и улучшать каждый показатель. Выберите показатели, которые вы можете собрать реалистично, и те, которые связаны с производственными и бизнес-целями.

Есть два способа создать планы успеха для каждой метрики и продвинуть вперед свою стратегию бережливого обслуживания. Во-первых, нужно идти маленьким. Выберите несколько показателей и сосредоточьтесь на улучшении конкретных областей вашего технического обслуживания. Например, если вы хотите сократить расходы на обслуживание, выберите 10 самых дорогих задач. Сосредоточьтесь на сокращении отходов в этой деятельности.

Другой метод - расширить кругозор. Стремитесь к цели, которая включает улучшение нескольких показателей. Например, конечной целью может быть повышение эффективности за счет лучшей стандартизации сайтов. В рамках этого проекта вы можете стандартизировать процессы для запросов на работу, отчетности и закупки запчастей. Есть несколько показателей, которые вы можете использовать для создания своего проекта и отслеживания его успеха. Сюда входит количество этапов процесса обслуживания, время, затрачиваемое на административные задачи, скорость реакции на сбои и использование сырья.

Важно делиться своими победами, независимо от вашего подхода. Весь смысл бережливого обслуживания состоит в том, чтобы получать небольшие выгоды, которые со временем складываются в большие. Демонстрация вашего успеха сохраняет импульс, увеличивает заинтересованность и помогает вам привлекать больше ресурсов для расширения вашей программы бережливого обслуживания.

Поддержание бережливого производства продолжается

По своей сути бережливое обслуживание - это привязка методов обслуживания к потребностям бизнеса. Это, скорее всего, вызовет раздражение, но это важный шаг, чтобы переместить обслуживание из центра затрат в фактор роста стоимости. И когда вы это сделаете, мир начнет открываться, чтобы команда технического обслуживания стала настоящим деловым партнером.