Как использовать размер вашей организации для выбора лучшего программного обеспечения CMMS 

Поскольку размер организации часто диктует функциональные требования в процессе выбора программного обеспечения CMMS, руководители могут более эффективно разрабатывать свой список требований, учитывая количество своих производственных мощностей и сотрудников.

Отправить по электронной почте

В то же время для всех отраслей и размеров существуют универсальные варианты использования программного обеспечения CMMS.

Более крупные организации часто сосредотачиваются на следующих функциях управления активами.

Улучшение общего отслеживания с помощью программного обеспечения CMMS

Больше означает больше движущихся частей, что приводит к необходимости надежного отслеживания проектов, персонала и запасов.

Лучше всего об этом сказал Питер Друкер:«Если вы не можете что-то измерить, вы не можете это улучшить».

Отслеживание запасов даже на нескольких объектах

Плохой контроль над запасами всегда приводил к увеличению затрат из-за порчи, усадки и затрат на хранение, которых можно избежать.

Программное обеспечение CMMS сокращает затраты на инвентаризацию, поддерживая уровень запасов в актуальном состоянии. Как только отдел технического обслуживания достигает настраиваемого уровня номинала, программное обеспечение отправляет предупреждение, чтобы отдел мог заказать необходимые детали и материалы. Поскольку вы учли время выполнения заказа с номинальным уровнем, вы можете отгружать все, используя наиболее рентабельные методы, избегая дорогостоящих срочных поставок в последнюю минуту.

Сравнительный анализ показателей обслуживания между сайтами и командами

Правильное решение CMMS может показать вам, что работает, а что нет, создавая возможности для переноса передового опыта с одного предприятия или группы на другое. Процесс начинается с простого автоматического сбора данных и заканчивается автоматическими отчетами с ключевыми показателями, такими как показатели выполнения заказов на профилактическое обслуживание.

Только профилактическое обслуживание может привести к экономии от 12% до 18% по сравнению с реактивным заказом на работу. Если у вас есть работающая программа, есть большая ценность в попытке расширить ее на ваших объектах.

Другими ключевыми показателями могут быть затраты на оплату труда и незапланированные простои.

В процессе выбора ищите программное обеспечение, которое позволяет легко использовать ваши данные. В идеале программное обеспечение должно использовать ваши необработанные данные для создания графических отчетов, отображающих общую картину обслуживания, что имеет решающее значение для менеджеров по обслуживанию, а также других отделов, которым необходимо отслеживать затраты и окупаемость инвестиций.

Улучшенная защита данных с помощью программного обеспечения CMMS

Программное обеспечение CMMS упрощает сбор и использование данных, но организациям нужен поставщик CMMS, который также гарантирует, что их данные останутся в безопасности и защищены от повреждения или потери, а также от злоумышленников, как внешних, так и внутренних.

Расширение единого входа

Хотя на первый взгляд это удобно, единый вход также делает ваши системы более безопасными и эффективными, уменьшая:

• Усталость от пароля
• Потрачено время на ввод паролей для каждой платформы
• Узкие места в ИТ из-за билетов на восстановление пароля

Когда от пользователей требуется создать и запомнить несколько паролей, у них часто вырабатываются вредные привычки, которые могут привести к нарушениям безопасности, включая использование простых, легко угадываемых паролей и использование одного и того же пароля для разных учетных записей. Поскольку единый вход означает, что люди должны помнить только один, это побуждает их использовать надежный пароль. Поскольку им нужно войти в систему только один раз, пользователи экономят время, в то время как ИТ-отдел выделяет меньше ресурсов на запросы, связанные с паролями.

В процессе выбора спросите о SSO, а также о том, как CMMS может быть связана с вашей существующей программой.

Ведение журналов действий

Прозрачность и подотчетность сводятся к возможности быстро и надежно ответить на два вопроса:«Кто это сделал?» и «Когда они это сделали?»

Журналы активности хранят записи обо всем, что пользователи делают внутри программного обеспечения. Одним из преимуществ является то, что он препятствует злонамеренному поведению недовольных сотрудников. Кто-то не может войти в программу, а затем удалить или случайным образом изменить ключевые данные, не оставив цифровых отпечатков пальцев.

Второе преимущество связано с соблюдением требований, когда организациям необходимо выполнять работу вовремя и подтверждать это. Журналы действий обеспечивают дополнительный уровень защиты от различных видов ответственности.

Краткая заметка о программном обеспечении и соблюдении требований

Соответствие программного обеспечения многим отраслевым и государственным стандартам невозможно. Вместо этого программное обеспечение позволяет вашей организации создавать и выполнять процессы, обеспечивающие ее соответствие требованиям.

Ремни безопасности могут быть свободной аналогией. В большинстве мест существует закон, согласно которому вы должны пристегиваться ремнем безопасности при вождении автомобиля, и когда вы пристегиваетесь ремнем безопасности во время вождения, вы соблюдаете закон. Но ремень безопасности? Не имеет смысла спрашивать, следует ли это закону или нет. Это просто для того, чтобы вы могли следовать закону.

В то же время существуют отраслевые и государственные стандарты, которые применяются непосредственно к программному обеспечению, и независимо от того, как вы его используете, программное обеспечение может соответствовать или не соответствовать требованиям. Обязательно задавайте потенциальным поставщикам конкретные вопросы при рассмотрении стандартов, которые влияют на вашу отрасль.

Долгосрочное масштабирование для небольших организаций с программным обеспечением CMMS

Хотя небольшим компаниям в настоящее время могут не понадобиться многие функции, которые нравятся более крупным организациям, им необходимо позиционировать себя, чтобы приспособиться к будущему росту.

В процессе выбора ищите поставщика, который уже настроен для продолжения работы с вами по мере роста вашей организации и развития ваших требований. На самом базовом уровне программное обеспечение должно позволять легко добавлять активы, пользователей и даже объекты. Что касается наборов функций, провайдер должен предлагать многоуровневые версии своей платформы, где каждый уровень предоставляет дополнительные возможности. Когда поставщик может удовлетворить растущие требования, просто переведя вас на более высокий уровень, он экономит ваше время, затраты и снижает неопределенность, которые неизбежно возникают при смене поставщика.

В некоторых случаях организации полностью перерастают программную платформу, и поставщик не может просто переместить их на более высокий уровень. Здесь провайдеру, возможно, придется перевести организацию на свою более надежную платформу, что требует дополнительной адаптации и обучения. Но есть еще преимущества преемственности. Вы работаете с одним и тем же поставщиком, что снижает неопределенность, связанную с изменениями; помните, 80% внедрений терпят неудачу, поэтому вы хотите удалить неопределенность и максимально снизить риск.

Но поддержка распространяется на все отрасли и выходит за рамки требований к программному обеспечению CMMS

Хотя существуют некоторые общие тенденции взаимосвязи между размером организации и требованиями к функциям программного обеспечения, существует множество исключений и отклонений. Например, у небольшой компании оборонной промышленности могут быть строгие требования к безопасности данных. Крупной компании может не понадобиться единый вход для своих групп обслуживания.

Независимо от любых вариаций, одной общей чертой является поддержка. Организации всех размеров должны внимательно изучить группы поддержки потенциальных поставщиков, а затем спросить себя:«Насколько сильно этот поставщик CMMS инвестировал в долгосрочный успех клиентов?»

Подготовка и обучение

Поддержка начинается при регистрации, и важно найти поставщика с гибкой инфраструктурой, который предлагает множество вариантов. В зависимости от того, где находится ваша организация с точки зрения данных об активах и стратегии обслуживания, вам может понадобиться что угодно:от небольшой помощи при загрузке данных в базу данных до полной проверки ваших помещений, активов и оборудования на месте. Хороший поставщик может оценить ваши потребности и восполнить любые пробелы в навыках или рабочей силе.

Чем больше ваши команды используют программное обеспечение, тем больше ваша рентабельность инвестиций. Индивидуальное обучение ставит всех в нужное положение. Убедитесь, что провайдер может разместить различные типы учащихся с документацией, видео и сеансами один на один.

Постоянная поддержка

После внедрения вам нужен провайдер, который сможет обеспечить надежную, компетентную, многогранную поддержку.

В процессе выбора спросите о часах работы групп поддержки и о том, сколько существует способов связаться с ними. Это все основано на электронной почте? Вы можете позвонить им по телефону, или все делается онлайн?

Вы также хотите, чтобы была документация, видео и вебинары, посвященные новым функциям и последним улучшениям. Это не только доказывает, что поставщик хочет, чтобы клиенты получали максимальную отдачу от своего программного обеспечения, но также показывает, что они постоянно улучшают его.

Дальнейшие шаги

Независимо от вашего текущего размера, правильное программное обеспечение CMMS поможет вам контролировать расходы с помощью оптимизированных рабочих процессов, лучшего отслеживания и общей картины ваших операций по техническому обслуживанию. Хотя размер вашей организации может повлиять на то, какие функции вам нужно искать, поддержка остается универсальным вариантом использования программного обеспечения для управления обслуживанием.

Если у вас его нет или тот, который у вас есть, не выполняет то, что вам было обещано, пришло время связаться с поставщиками и начать переговоры. Как только они получат представление о ваших конкретных целях и о том, где вы находитесь в процессе, они могут помочь вам понять ваши варианты.